Акт выполненных работ подписывают электронной подписью на тех же основаниях, что и любой другой первичный учётный документ: пункт 5 статьи 9 закона 402-ФЗ разрешает составлять первичку в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Вопрос не в законности, а в виде подписи. УКЭП по статье 6 закона 63-ФЗ равнозначна собственноручной подписи сама по себе, без дополнительных договорённостей со второй стороной. УНЭП и ПЭП дают акту ту же силу только при действующем соглашении сторон, где описаны порядок создания подписи, порядок её проверки и разбор конфликтных ситуаций. Главное различие, которое определяет исход спора по акту: подписан он квалифицированной подписью или неквалифицированной при отсутствии подписанного регламента обмена.
Дальше разберём, чем отличается присоединённая подпись от откреплённой и почему бухгалтеру приходится хранить пару файлов вместо одного PDF со штампом. Покажем, кто вправе подписать акт от лица компании после перехода на машиночитаемые доверенности, как оформляется МЧД для филиала и зачем нужен обезличенный сертификат при потоковом подписании. Отдельно разберём смену форматов ЭДО с 1 января 2026 года. Чек-лист подготовки, сценарная таблица по типам ситуаций, тарифы на 2026 год и образцы регламента обмена и протокола проверки подписи — во второй половине статьи.
Подписать акт, счёт или целый пакет закрывающих документов можно прямо здесь: загрузите файлы, выберите сертификат и заберите присоединённую или откреплённую подпись вместе с архивом.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Какой электронной подписью можно подписать акт выполненных работ
Закон 63-ФЗ выделяет три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Объединяет их одно свойство: подпись должна позволять установить лицо, подписавшее документ. Дальше начинаются различия, и для акта они принципиальны. Простая подпись фиксирует только факт подписания: никаких вычислений с текстом документа не происходит, поэтому проверить, что акт не менялся после подписания, простая подпись не позволяет. Усиленные подписи, и неквалифицированная, и квалифицированная, получаются в результате криптографического преобразования: сначала вычисляется хэш документа, затем этот хэш подписывается ключом. При проверке принимающая сторона считает хэш заново и сравнивает. Совпали — документ не менялся.
Для бухгалтера практический вывод такой. Квалифицированная подпись работает по закону: акт, подписанный УКЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью, и контрагент, налоговый орган или суд обязаны его принять без дополнительных соглашений. Неквалифицированная и простая подписи работают по договорённости: без соглашения об электронном взаимодействии их юридическая сила не возникает.
Ниже сведены условия, при которых акт с каждым видом подписи считается юридически значимым.
| Вид подписи | Что нужно для юридической силы акта | Ограничение |
|---|---|---|
| ПЭП | Соглашение сторон или правила оператора информационной системы, правила определения подписанта, указание на лицо, подписавшее документ | Не позволяет проверить целостность акта после подписания |
| УНЭП | Соглашение об электронном взаимодействии с порядком создания и проверки подписи и порядком разбора конфликтов, сертификат от внешнего или собственного удостоверяющего центра | Вне рамок соглашения контрагент не обязан признавать подпись |
| УКЭП | Ничего сверх закона: квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированное средство подписи | Подписывать и проверять можно только сертифицированным программным обеспечением, оно платное |
Разница между строками таблицы сводится к одному вопросу: кто отвечает за признание подписи. В случае УКЭП за это отвечает закон, в случае УНЭП и ПЭП — ваш регламент и качество его формулировок.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Юридически значимый обмен актами возможен не только на квалифицированной подписи. Но если вы выбрали неквалифицированную, регламент придётся написать так, чтобы его было трудно оспорить: порядок создания подписи, порядок проверки, порядок разбора конфликтных ситуаций. Слабый регламент — это отложенный спор, в котором вы будете доказывать то, что при УКЭП доказывать не пришлось бы.»
Факт: при использовании квалифицированной подписи никакие дополнительные соглашения с контрагентом или с органом власти заключать не требуется. Документ, подписанный УКЭП, они обязаны принять по закону.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что изменилось в форматах электронного акта с 1 января 2026 года
С 1 января 2026 года прекратили действие приказы ФНС № 551 и № 552, которыми были утверждены электронные форматы акта о выполнении работ и накладной ТОРГ-12. Основание — приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Электронный акт при этом никуда не делся: остаются два рабочих варианта.
Первый — формат по приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, то есть универсальный передаточный документ версии 5.03, применяемый с 1 апреля 2025 года. Он совмещает первичный документ и счёт-фактуру. Печатная форма при этом может выглядеть как привычный акт, без слова «УПД» в документе, а структура XML будет соответствовать 970-му приказу. Второй вариант — неформализованный обмен: акт передаётся файлом произвольного формата, подписанным электронной подписью. Переход на УПД не обязателен.
Для учёта разница практическая. Формализованный документ система контрагента разбирает автоматически и подтягивает реквизиты в учёт. Неформализованный акт придётся заносить руками, зато он не требует перестройки шаблонов и согласования структуры с контрагентом. Проверьте, какой из двух вариантов настроен у вас в системе обмена, до того как отправите первый акт нового года.
Присоединённая и откреплённая подпись: что бухгалтер получает на выходе
Электронная подпись существует в контейнере, и контейнеры бывают двух типов. Присоединённая подпись включается внутрь файла: получаете один документ, внутри которого лежит и содержимое, и подпись. Откреплённая подпись лежит рядом отдельным файлом: акт и парный файл подписи. Для контейнеров используется формат PKCS#7, он же CMS, а также усовершенствованные форматы CAdES.
Отсюда растёт вопрос про расширения. Файл подписи может называться .sig, .p7s, .sgn, .sign или .bin: в настройках программы подписания расширение выбирается из списка. Само содержимое контейнера от расширения не меняется, меняется только то, как файл открывается двойным щелчком. Если контрагент прислал акт и файл с непривычным расширением, это не признак ошибки: проверять нужно подпись, а не имя файла.
Практическое следствие для архива: откреплённая подпись означает, что вы храните не документ, а комплект. Акт, подпись исполнителя, подпись заказчика. Открыв только исходный PDF, сотрудник не увидит признаков того, что документ вообще подписан, и это регулярная причина повторных запросов между бухгалтерией и юристами. В сервисе Добыто.Подпись присоединённая и откреплённая подпись формируются в одном окне, а на выходе можно забрать архив, где документ и файлы подписей лежат вместе.
Внимание: распечатка или PDF со штампиком «документ подписан электронной подписью» сама по себе юридической значимости не несёт. Значимость есть у электронного оригинала с подписью, которую можно проверить.
Проверить чужую подпись можно и без специального программного обеспечения: сервис проверки электронной подписи на портале Госуслуг принимает и присоединённую подпись одним файлом, и пару «документ плюс файл подписи», и показывает данные владельца сертификата. Результат проверки имеет смысл сохранять: протокол проверки пригодится, если позже возникнет спор о том, чем и когда был подписан акт.
Как подписать акт выполненных работ электронной подписью: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте вид подписи и основание. Для УКЭП достаточно закона, для УНЭП и ПЭП нужно действующее соглашение с контрагентом.
- Шаг 2. Зафиксируйте окончательную версию акта. После подписания любое изменение файла, включая пересохранение, ломает проверку хэша.
- Шаг 3. Выберите тип подписи: присоединённую, если документ уходит одним файлом, или откреплённую, если акт подписывают обе стороны и формат файла менять нельзя.
- Шаг 4. Подпишите акт своим сертификатом и, если подписант не руководитель, приложите машиночитаемую доверенность.
- Шаг 5. Передайте контрагенту электронный оригинал вместе с файлом подписи и МЧД, а не печатную форму со штампом.
- Шаг 6. Получите встречную подпись, проверьте её и сохраните результат проверки вместе с комплектом файлов в архив.
Кто подписывает акт от лица компании: МЧД, филиалы и обезличенный сертификат
Сертификаты, в которых рядом с фамилией сотрудника указывалось наименование организации, больше не выпускают. Действует другая схема: руководитель получает квалифицированный сертификат в удостоверяющем центре ФНС, сотрудник — сертификат на себя как на физическое лицо в аккредитованном удостоверяющем центре, а полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью. Подписать акт от лица компании можно двумя способами: подписью руководителя либо подписью сотрудника с приложенной МЧД.
Сама МЧД — это XML-файл, подписанный квалифицированной подписью руководителя. Выглядеть она может как обычная доверенность, если выгрузить её в PDF, но работает не как текст для человека, а как данные для алгоритма: система контрагента автоматически считывает, кому выдана доверенность, какие у представителя полномочия и действует ли она на дату подписания. Полномочия задаются кодами из классификатора, который размещён в Единой системе нормативной и справочной информации. Если нужного полномочия в классификаторе нет, компания вправе направить свой перечень в Минцифры: на рассмотрение отводится 10 дней, а при положительном решении ещё три рабочих дня на присвоение кодов и включение в классификатор.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С 1 февраля 2026 года действуют обновлённые требования к составу сведений МЧД. Право выдавать доверенность получили филиалы, представительства и иные обособленные подразделения: в доверителе указываются данные их руководителя, а идентификация идёт по КПП подразделения, хотя филиал и не является самостоятельным юридическим лицом. Паспортные данные сотрудника переведены в разряд необязательных сведений. Нотариальное удостоверение для передоверия не требуется, если МЧД в порядке передоверия выдаёт директор организации или директор филиала: это следует из пункта 3 статьи 187 ГК РФ. А вот когда полномочия передаёт рядовой сотрудник, к нотариусу идти придётся, и с собой понадобятся паспорт нового уполномоченного лица и актуальная выписка из ЕГРЮЛ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Бухгалтерию чаще всего подводит не сама доверенность, а её срок и объём полномочий. МЧД проверяется алгоритмом на дату подписания: если полномочие описано не тем кодом или доверенность закончилась вчера, контрагент получит отказ автоматически, без человеческого разбора. Перед сдачей отчётного месяца имеет смысл выгрузить список действующих доверенностей и сверить даты окончания.»
Отдельный сценарий — потоковое подписание. Оператор информационной системы вправе получить в удостоверяющем центре ФНС обезличенный сертификат, который выдаётся на юридическое лицо или индивидуального предпринимателя и привязывается к информационной системе. Им подписывают документы, которые система формирует автоматически: счета, квитанции, запросы в государственные органы. Сотрудники таким сертификатом пользоваться не могут, и подписать им произвольный документ вместо своей подписи нельзя.
Полезно знать: обезличенный сертификат выдаётся на организацию и привязывается к информационной системе, а не к человеку. Подписать им можно не любой документ, и сотрудник использовать его вместо личного сертификата не вправе.
Образцы регламентов, соглашений и протоколов для электронного акта
Комплект закрывает три задачи: договориться с контрагентом, зафиксировать проверку подписи и разобрать ситуацию, когда подпись не прошла; начинать стоит с регламента двустороннего обмена.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Акт об отказе от подписания и уведомление второй стороне | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность: образец и структура XML | Скачать |
Что подготовить до первого электронного акта: чек-лист бухгалтерии
Перед первым подписанием проверяется не только наличие подписи, а вся связка: сертификат, носитель, криптопровайдер, программа подписания и договорённость с контрагентом. Разрыв в любом звене останавливает отправку в самый неудобный момент, обычно в последний день сдачи закрывающих документов.
- Сертификат и срок его действия. У ключа подписи и у ключа проверки подписи сроки разные: подписывать можно до истечения срока ключа подписи, проверять полученное — до истечения срока ключа проверки. Сроки задаёт удостоверяющий центр в своём регламенте, и этот регламент опубликован.
- Криптопровайдер. Для квалифицированной подписи подходит только сертифицированное средство электронной подписи. Практический стандарт — КриптоПро CSP версии 5.0.
- Носитель ключа. Ключ, лежащий в реестре компьютера, доступен любому, кто получил доступ к этому компьютеру. Токен физически находится у владельца, и воспользоваться им может тот, у кого есть устройство и ПИН-код. ESMART Token ГОСТ и Рутокен ЭЦП 2.0 работают в режиме неизвлекаемого ключа: ключ создаётся на устройстве и не покидает его память.
- Программа подписания. КриптоАРМ ГОСТ 3 поддерживает подпись с МЧД и сборку единого архива из подписанных данных и файла доверенности. Крипто Эксперт умеет подписывать и проверять PDF и создавать МЧД с выбором полномочий. Литория Desktop ориентирована на трансграничный обмен и поддерживает форматы CMS и CAdES.
- Реестр сертификатов. Журнал, в котором для каждого сотрудника записаны владелец, серийный номер, удостоверяющий центр и дата окончания. Без него отзыв или истечение сертификата обнаруживается по факту отказа контрагента.
- Основание для подписи. Соглашение об ЭДО, если работаете на УНЭП или ПЭП, и действующая МЧД, если подписывает не руководитель.
В практике Добыто чаще всего проваливается пятый пункт: реестр сертификатов либо не ведут вовсе, либо он живёт в переписке. Мы заводим его отдельным файлом с датами окончания и ответственным, потому что перевыпуск сертификата занимает время, а срок сдачи документов не двигается.
Лайфхак: связка КриптоПро CSP 5.0 и токена, работающего с неизвлекаемым ключом, позволяет обеспечить срок действия ключа подписи до 3 лет, если удостоверяющий центр такой срок допускает. Это снижает расходы на перевыпуск сертификатов.
Важный нюанс из практики: отдельная строка чек-листа — что делать, если токен остался в офисе, а акт нужно подписать сегодня. Удалённое подключение к рабочему компьютеру этот вопрос не решает: протокол удалённого рабочего стола не рассчитан на работу с токеном, который физически подключён к другой машине, и такое ограничение заложено разработчиками протокола ради безопасности. Токен должен быть в руках у подписанта, а канал до рабочей станции защищён. Законный обходной путь один — облачная или мобильная подпись, где закрытый ключ хранится на стороне удостоверяющего центра или в приложении на телефоне.
Облачная подпись дешевле, потому что не требует покупки носителя, и позволяет подписать документ с любого устройства. Взамен вы принимаете два ограничения: закрытый ключ находится на сервере удостоверяющего центра, то есть требуется доверие к центру, и работать такая подпись будет только на сервисах, где интегрировано программное обеспечение этого центра. Мобильная подпись встраивается в SIM-карту и приложение, но телефон теряется легче токена.
Когда электронная подпись на акте не сработает
Первый сценарий отказа — подпись формально есть, а основания у неё нет. Простая подпись без соглашения сторон, неквалифицированная подпись без регламента обмена, подпись сотрудника без действующей МЧД. Акт при этом выглядит подписанным, но подтвердить, что его подписало уполномоченное лицо и что содержание не менялось, не получится.
Второй сценарий — недействительный сертификат. Если сертификат отозван и включён в список отозванных сертификатов, все документы, подписанные после публикации отзыва, проверку не проходят. При подозрении на компрометацию ключа порядок жёсткий: уведомить удостоверяющий центр и других участников обмена, отозвать сертификат, выпустить новый. Пользоваться сохранёнными копиями старого ключа нельзя, даже если технически они работают.
Третий сценарий — расхождение хэшей. Оно означает, что после подписания файл менялся: пересохраняли, конвертировали, добавляли страницу. Проверка выдаст ошибку о неверном значении хэша, и восстановить подпись пересчётом не получится, акт придётся переподписывать.
Во что обходится акт с непринятой подписью
Расход подтверждается первичным документом, а первичным документом акт становится только при подписи, которая проходит проверку. Если подпись не признана, у вас нет ни документа для учёта, ни доказательства в споре с контрагентом, и восстанавливать ситуацию придётся задним числом. Порядок действий обычно один: письмо контрагенту о переподписании, повторное подписание корректной подписью, а если вторая сторона недоступна или отказывается — акт об отказе от подписания либо акт о невозможности переподписания. Каждый такой круг занимает недели переписки, а по актам прошлых периодов часто упирается в то, что сертификат подписанта уже не действует и переподписать документ прежним ключом физически невозможно.
Отдельно стоит сказать, когда электронный акт не нужен. Если у вас единичная сделка с контрагентом, который не подключён к ЭДО и не готов подписывать соглашение об электронном взаимодействии, издержки на согласование регламента и выпуск сертификатов не окупятся: бумажный акт закроет задачу быстрее. То же касается ситуаций, когда заказчик своим внутренним порядком требует бумажный оригинал с оттиском печати. Электронная подпись даёт выигрыш на потоке, а не на разовом документе.
Ниже сведено, что критично в разных ситуациях, а что вторично.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Разовый акт с новым контрагентом | УКЭП: работает без соглашения сторон | Формализованный формат, автоматизация |
| Ежемесячный поток актов | Пакетное подписание, формат по приказу № 970, реестр сертификатов | Выбор расширения файла подписи |
| Подписывает не руководитель | Действующая МЧД, коды полномочий, срок доверенности | Тип носителя ключа |
| Акт подписывает филиал | КПП подразделения в МЧД, данные руководителя филиала | Нотариальное удостоверение передоверия |
| Документы автоматически формирует учётная система | Обезличенный сертификат на организацию | Личные сертификаты сотрудников |
| Срок хранения акта больше срока сертификата | Штамп времени и усовершенствованный формат подписи | Визуальный штамп на печатной форме |
Строки таблицы читаются как фильтр: если ваша ситуация в верхней половине, достаточно правильно выбранной подписи, если в нижней — нужен ещё и продуманный архив.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем проверку встречной подписи в тот же день, когда получили документ, а не в конце квартала. Сертификат может быть отозван, и тогда чем раньше вы это увидите, тем выше шанс переподписать акт живым ключом. Через год у подписанта, скорее всего, будет уже другой сертификат, и вопрос перейдёт в долгую переписку с контрагентом.»
Как хранить подписанные акты 5 лет и дольше
Статья 29 закона 402-ФЗ требует хранить первичные документы не менее пяти лет. Отдельное требование касается не самих файлов, а возможности их прочитать: средства воспроизведения электронных документов и средства проверки подлинности электронной подписи хранятся не менее пяти лет после года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчётности. Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные: статья 13 закона 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создавать архив, а порядок хранения, учёта и использования документов задан приказом Минкультуры № 526.
Полезно посмотреть ещё два документа. Приказ Росархива от 15 июня 2020 года утвердил типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: это готовый перечень того, что система обязана уметь, если вы её выбираете. ГОСТ Р 57762-2017 описывает стратегию долговременной сохранности через восемь свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Техническая проблема хранения одна: сертификат подписанта закончится раньше, чем истечёт срок хранения акта. Решается она усовершенствованием подписи. К базовому формату CAdES-BES добавляется штамп времени и ответ службы актуальных статусов сертификатов, что даёт CAdES-T, а затем архивная метка, которая заверяет предыдущие доказательства и обновляется периодическим переподписанием. Такая подпись проверяется и после того, как срок действия сертификата истёк.
Важный нюанс из практики: усовершенствование подписи не делается вручную по одному документу. Архив периодически проверяется целиком, система находит документы, у которых подпись нужно улучшить или переподписать, и выполняет это автоматически. В сервисе Добыто мы закладываем такую проверку архива в регламент обслуживания, чтобы вопрос о действительности подписи не всплывал в момент налоговой проверки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Метка времени в подписанном документе защищает от манипуляций с датой, и прямого требования её ставить закон не содержит. Для актов с длительным сроком хранения это создаёт риск: подпись без штампа времени со временем становится непроверяемой. Если документ живёт дольше срока сертификата, закладывайте усовершенствованный формат сразу, а не в момент, когда документ понадобился.»
Стоимость подключения электронного подписания в Добыто: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 руб. за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника в месяц, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту удостоверяющего центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Подписание и проверка файлов в Добыто.Подпись | бесплатно | сразу |
Итоговая сумма складывается из численности и тарифа, а не из количества подписанных документов: на тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 рублей в год, поэтому компании до 25 человек считать по нему невыгодно. Полный состав опций и условия перехода между тарифами приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Электронная подпись на акте выполненных работ законна, и такой акт признаётся первичным документом, но условия признания разные: квалифицированная подпись работает сама по себе, неквалифицированная и простая — только вместе с соглашением сторон. К виду подписи добавляются три практических вопроса, которые чаще всего и ломают процесс: чем подтверждены полномочия подписанта, в каком формате передаётся документ после смены форматов ЭДО в 2026 году и как акт доживёт до конца пятилетнего срока хранения с проверяемой подписью.
Мы в Добыто выстраиваем эту цепочку целиком: выпуск подписей сотрудникам, подписание и проверку файлов в браузере, интеграцию с 1С и хранение подписанных документов с контролем действительности подписи. Если у вас поток закрывающих документов, а не разовый акт, начинать разумнее с регламента обмена и реестра сертификатов, а инструменты подключать уже под них.
Частые вопросы
Действителен ли акт, если срок сертификата подписанта уже истёк
Подписать документ можно до истечения срока действия ключа подписи, а проверить подпись — до истечения срока действия ключа проверки. Сам факт окончания срока сертификата не отменяет ранее подписанный акт, но проверка подписи со временем перестаёт проходить. Чтобы документ оставался проверяемым весь пятилетний срок хранения, к подписи добавляют штамп времени и ответ службы актуальных статусов сертификатов, а затем архивную метку.
Можно ли отдать токен бухгалтеру, чтобы он подписал акты за директора
Закон 63-ФЗ обязывает участников электронного взаимодействия не допускать использование своих ключей без согласия владельца и обеспечивать их конфиденциальность. При этом ответственность за содержание подписанного документа несёт владелец сертификата: подпись считается принадлежащей ему. Корректная схема другая — сотрудник подписывает своим сертификатом физического лица, а полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность.
Контрагент прислал только PDF со штампом об электронной подписи. Что делать
Запросить электронный оригинал и файл подписи. Штамп в PDF формируется средствами визуализации, проверить по нему подпись нельзя, и юридической значимости у такой распечатки нет. Она годится только для ознакомления с содержанием. Если контрагент передаёт документы по электронной почте, попросите присоединённую подпись одним файлом либо пару «документ плюс файл подписи».
Подписание большого акта или сметы занимает десятки секунд. Это нормально
Да. Основное время уходит на вычисление хэша документа, а не на само подписание: операция подписи хэша на токене занимает около 0,3 секунды. Для больших файлов хэш считается программно средствами криптопровайдера, поэтому скорость зависит от объёма документа и мощности рабочей станции. При медленном канале связи с носителем, например по Bluetooth, задержка ощутимее.
Нужно ли прописывать использование электронной подписи во внутренних документах компании
Для квалифицированной подписи обязательного требования нет, хотя оговорка в инструкции по делопроизводству лишней не будет. Для неквалифицированной и простой подписи комплект внутренних документов обязателен: правила определения лица, подписывающего документ, порядок создания и проверки подписи, обязанность хранить ключ в секрете и подтверждение того, что каждый сотрудник с этим порядком ознакомлен.
Как проверить, что машиночитаемая доверенность контрагента действует
МЧД проверяется автоматически на дату подписания документа: система считывает данные доверителя и представителя, коды полномочий и срок действия. Если доверенность истекла или полномочие описано не тем кодом, документ отклоняется без ручного разбора. При приёме акта от сотрудника контрагента имеет смысл сохранять XML-файл доверенности вместе с актом и подписью: через год восстановить его будет негде.
