Деятельность самозанятого перед поручением ему работ проверяют по пяти пунктам: статус плательщика НПД на дату договора и на дату каждой выплаты, вид работ, отношения с вашей компанией за последние 2 года, доход в пределах 2,4 млн рублей за год и то, как договор будет исполняться на практике. Статус проверяют бесплатно по ИНН в сервисе ФНС. Чек из «Мой налог» с ИНН заказчика нужен, чтобы учесть расходы. Если исполнитель утратил статус, организация с этой даты сама исчисляет НДФЛ и страховые взносы. От первого пункта зависит всё остальное: с новым исполнителем НПД применяется при соблюдении остальных условий, а с бывшим работником, уволенным менее 2 лет назад, его доход по договору облагается НДФЛ и взносами, как у обычного физлица по ГПХ.
Ниже — порядок сборки профиля исполнителя до подписания, перечень видов деятельности и доходов, которые выпадают из НПД, и формулировки договора, по которым ФНС и ГИТ видят подмену трудовых отношений. Отдельно разобраны самозанятый ИП, несовершеннолетний исполнитель и границы законной проверки по 152-ФЗ. Критерии мониторинга ФНС на 2026 год, штрафы по статье 5.27 КоАП, порядок подписания договора и акта электронной подписью, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что проверить у самозанятого до договора: 7 пунктов профиля исполнителя
Профиль исполнителя складывается из налогового статуса, законности режима для конкретных работ и модели отношений с заказчиком. Три пункта проверяются по открытым сервисам за несколько минут, остальные закрываются условиями договора и вашими кадровыми данными.
| Что проверить | Где и как | Норма | Последствие для заказчика |
|---|---|---|---|
| Статус плательщика НПД | Сервис ФНС по ИНН на дату договора и на дату выплаты | 422-ФЗ, ч. 19 ст. 5 | С даты утраты статуса НДФЛ и взносы исчисляет заказчик |
| Доход за год не выше 2,4 млн руб. | Статус на дату выплаты, обязанность исполнителя уведомить об утрате статуса в договоре | 422-ФЗ, п. 8 ч. 2 ст. 4 | Право на НПД теряется с даты превышения |
| Не ваш работник и не бывший работник, уволенный менее 2 лет назад | Кадровый учёт компании по ФИО, ИНН и СНИЛС | 422-ФЗ, п. 8 ч. 2 ст. 6 | Доход не облагается НПД: НДФЛ и взносы как по обычному договору ГПХ |
| Вид работ допустим для НПД | Предмет договора сверяется с перечнями закона | 422-ФЗ, ч. 2 ст. 4 и ч. 2 ст. 6 | Доход по запрещённому виду работ под НПД не подпадает |
| Нет наёмных работников и другого спецрежима | Для ИП — выписка ЕГРИП, для всех — заверение в договоре | 422-ФЗ, пп. 4 и 7 ч. 2 ст. 4 | Исполнитель не вправе применять НПД |
| Личность и реквизиты | Паспорт, ИНН, счёт получателя; ФССП и реестр банкротств по желанию | 152-ФЗ, ГК РФ | Риск выплаты не тому лицу и спора о заключённости договора |
| Модель работы не трудовая | Текст договора, порядок оплаты, акты по результату | ТК РФ, ст. 15 и 19.1 | Переквалификация, доначисления, ч. 4 ст. 5.27 КоАП |
Первые пять строк — налоговые: они определяют, применяется ли к выплате НПД. Две последние касаются самой сделки. Ошибку в налоговых строках исправляет только пересчёт НДФЛ и взносов, а договор с трудовыми формулировками исправляется до подписания правкой текста.
Статус НПД: как проверить самозанятого по ИНН и почему проверку повторяют перед выплатой
На сайте ФНС есть бесплатный сервис: по ИНН физлица и выбранной дате он показывает, состоял ли человек на эту дату на учёте как плательщик налога на профессиональный доход. Официальная проверка статуса самозанятого на сайте ФНС заодно подтверждает, что сформированные им чеки уходят в налоговую и их можно учитывать в расходах. Для потока выплат ФНС открывает к сервису API с документацией.
Дата в запросе ставится осознанно. Статус на день подписания договора не гарантирует статус на день оплаты: по ч. 19 ст. 5 422-ФЗ лицо утрачивает право на НПД со дня, когда возникло препятствующее основание, в том числе со дня превышения лимита 2,4 млн рублей. ФНС в разъяснениях по применению НПД прямо указывает: с даты утраты статуса организация обязана исчислить и уплатить НДФЛ и страховые взносы с выплат физлицу, не являющемуся ИП. Перезаключать договор при этом не требуется, если не меняются его существенные условия.
Налоговые ставки режима — 4% с доходов от физлиц и 6% с доходов от организаций и ИП (ст. 10 422-ФЗ). Налог исчисляет ФНС, исполнитель уплачивает его не позднее 25-го числа следующего месяца. Эксперимент с НПД продлится до 31 декабря 2028 года включительно, и договоры с долгим сроком исполнения стоит писать с учётом этой даты.
Как проверить статус самозанятого перед договором и выплатой: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Запросите у исполнителя ИНН физлица. У самозанятого ИП он совпадает с ИНН, указанным в ЕГРИП.
- Шаг 2. Введите ИНН в сервисе ФНС и выберите дату подписания договора. Сохраните результат: скриншот или выгрузку с датой запроса.
- Шаг 3. Включите в договор заверение исполнителя о статусе НПД и его обязанность письменно сообщить об утрате статуса, в том числе при превышении 2,4 млн рублей дохода за год.
- Шаг 4. Перед каждой выплатой повторите проверку на дату платежа. Если статуса нет, согласуйте с бухгалтерией удержание НДФЛ и начисление взносов до перечисления денег.
- Шаг 5. После оплаты получите чек из «Мой налог» с ИНН вашей организации и наименованием работ. При безналичной оплате исполнитель передаёт его не позднее 9-го числа следующего месяца.
- Шаг 6. Сверьте в чеке ИНН исполнителя, сумму и указание на режим НПД и храните чек вместе с договором и актом.
Без чека организация на налоге на прибыль не учитывает расходы на работы самозанятого: это ч. 8 ст. 15 422-ФЗ. Акт, по позиции ФНС, остаётся дополнительным документом о периоде и дате оказания услуги, но чек не заменяет.
Какую деятельность самозанятый не может вести на НПД и кому режим закрыт
Статус в сервисе ФНС подтверждает регистрацию, но не допустимость конкретных работ. Исполнитель может состоять на учёте и при этом получить от вас доход, который по закону объектом НПД не является. Поэтому предмет договора сверяют с двумя перечнями 422-ФЗ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
По ч. 2 ст. 4 применять НПД не вправе:
- лица, которые продают подакцизные товары, за исключением сахаросодержащих напитков, а также товары, подлежащие обязательной маркировке;
- перепродавцы товаров и имущественных прав, кроме продажи имущества для личных нужд;
- лица, которые добывают или продают полезные ископаемые;
- лица, у которых есть работники по трудовым договорам;
- посредники по договорам поручения, комиссии и агентским договорам;
- курьеры, которые принимают платежи за товар в интересах других лиц без ККТ продавца;
- лица, применяющие другие спецрежимы или ведущие предпринимательскую деятельность с доходами под НДФЛ;
- плательщики, чей доход в текущем году превысил 2,4 млн рублей;
- лица, занятые майнингом, продажей или покупкой цифровой валюты.
Отдельно ч. 2 ст. 6 выводит из-под НПД доходы, даже если исполнитель на учёте. Для заказчика работ здесь главные пункты: доходы в рамках трудовых отношений; доходы госслужащих и муниципальных служащих, кроме сдачи жилья в аренду; доходы по договору простого товарищества и доверительного управления; доходы от арбитражного управления, деятельности медиатора, оценщика, нотариуса с частной практикой и адвоката. Сюда же относятся работы и услуги по договорам ГПХ, когда заказчик — работодатель исполнителя или был им менее двух лет назад.
Правило двух лет считается от даты увольнения из вашей компании. Проверка здесь внутренняя: сверьте ФИО, ИНН и СНИЛС исполнителя с кадровой базой за 2 года. Если совпадение есть, выплаты по договору облагаются НДФЛ и взносами как по обычному договору ГПХ.
Самозанятый ИП: что проверить дополнительно
Индивидуальный предприниматель вправе перейти на НПД: ч. 1 ст. 4 422-ФЗ прямо относит ИП к возможным плательщикам. Для заказчика у такого исполнителя две точки проверки: статус НПД по ИНН в сервисе ФНС и запись в ЕГРИП. На НПД ИП не совмещает режим с УСН, ПСН или другим спецрежимом и не нанимает работников по трудовым договорам. Если в выписке ЕГРИП видны признаки работы по другой системе налогообложения, а в сервисе ФНС статус НПД есть, запросите у исполнителя уведомление о переходе. Сделка с ИП на НПД в остальном проверяется так же: чек из «Мой налог» с ИНН заказчика обязателен и для него.
Несовершеннолетний исполнитель
ФНС подтверждает, что НПД вправе применять граждане от 14 до 18 лет. Статус в сервисе ФНС при этом не решает вопрос о дееспособности: несовершеннолетний от 14 до 18 лет по общему правилу статьи 26 ГК РФ совершает сделки с письменного согласия законных представителей. К договору с таким исполнителем прикладывается согласие родителя или опекуна либо документ об эмансипации.
Проверка личности и репутации исполнителя: паспорт, ФССП, банкротство
Для договора ГПХ заказчику достаточно убедиться, что исполнитель — тот, за кого себя выдаёт, и что деньги уйдут на его счёт. Данные, нужные для заключения и исполнения договора, обрабатываются без отдельного согласия: основание дают п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ. Расширенная проверка, по аналогии с проверкой кандидата службой безопасности, требует письменного согласия исполнителя на обработку персональных данных.
Базовый набор открытых источников для проверки физлица: банк данных исполнительных производств ФССП, Единый федеральный реестр сведений о банкротстве, сервис МВД по недействительным паспортам, реестр дисквалифицированных лиц ФНС и картотеки судов. Для исполнителя-ИП к ним добавляется выписка из ЕГРИП. Долги у приставов сами по себе не запрещают заключить договор, но показывают риск ареста счёта, на который вы перечисляете оплату.
Внимание: подрядчик, который проверяет физлиц по заказу компании, работает как оператор персональных данных и начинает проверку только после того, как заказчик получил согласие проверяемого на обработку его данных. Без согласия передавать паспортные данные исполнителя внешнему сервису проверки нельзя.
Результаты автоматической проверки по ФИО нуждаются в ручной сверке. Реестры ФССП и суды выдают совпадения по однофамильцам, а ошибка в одной букве фамилии даёт чужие долги и чужие штрафы.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В автоматизированных отчётах о физлицах много нестыковок: совпадения по датам, по фамилии, запись с ошибкой в одной букве. Человек без опыта может приписать исполнителю чужие штрафы на крупную сумму. Поэтому каждое найденное совпадение сверяйте с паспортными данными и датой рождения, прежде чем отказываться от исполнителя.»
Сверьте данные исполнителя перед подписанием договора
В сервисе Добыто эта форма запускается из браузера: для проверки понадобятся данные исполнителя, которые он передал для договора, и его согласие на обработку персональных данных, если проверка выходит за рамки заключения договора.
Признаки трудовых отношений: что проверяет ФНС в договорах с самозанятыми в 2026 году
С 16 февраля 2026 года действуют критерии из приказа Минтруда от 19.11.2025 № 657н. По ним ФНС отбирает компании, сведения о которых передаёт в трудовые инспекции и межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости. Попадание под критерий не означает нарушения, но запускает внимание к договорам.
| Уровень мониторинга | Число самозанятых у заказчика | Доход каждого | Дополнительное условие |
|---|---|---|---|
| Годовой | 35 и более (до 2026 года — 10) | Свыше 35 000 руб. в месяц (было 20 000 руб.) | Сотрудничество дольше 3 месяцев |
| Квартальный (новый) | 10 и более | От 25 000 руб. в месяц | В предыдущем квартале были работниками этой же компании |
Квартальный критерий настроен на схему «уволить работника и оформить его самозанятым». Для небольшого заказчика с 2-3 исполнителями мониторинг по численности не сработает, но индивидуальная переквалификация по заявлению исполнителя или по итогам проверки ГИТ остаётся возможной при любом числе договоров.
Суд и инспекция оценивают не название договора, а фактические отношения по статьям 15 и 19.1 ТК РФ. Признаки, которые ФНС и ГИТ считают указывающими на трудовой характер:
- исполнитель выполняет одну и ту же функцию на постоянной основе, по сути занимает должность;
- подчиняется распоряжениям руководителя и правилам внутреннего трудового распорядка, работает по графику штатных сотрудников;
- работает на оборудовании и рабочем месте заказчика;
- получает оплату дважды в месяц в одинаковом размере, не связанном с результатом;
- получает доход только от одного заказчика;
- в договоре есть трудовые формулировки: должность, оклад, рабочее время, отпуск;
- акты подписываются без конкретного результата, одной фразой «услуги оказаны»;
- заказчик оплачивает командировки, больничные, отпуск или материальную помощь.
Сколько стоит ошибка в квалификации договора
При переквалификации заказчику доначисляют НДФЛ и страховые взносы за весь период, пени и штраф налогового агента 20% от неудержанного НДФЛ по статье 123 НК РФ. Административная ответственность за уклонение от оформления трудового договора — часть 4 статьи 5.27 КоАП: для организации от 50 000 до 100 000 рублей, для должностного лица от 10 000 до 20 000 рублей, для ИП от 5 000 до 10 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 обходится организации в 100 000-200 000 рублей, а должностное лицо рискует дисквалификацией на срок от 1 года до 3 лет. Расчёт показателен на одном исполнителе: при выплатах 60 000 рублей в месяц за год набирается 720 000 рублей, с которых доначисляются НДФЛ и взносы, плюс пени и штрафы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда самозанятый не подходит и нужен трудовой договор
Договор с самозанятым — неподходящая форма, если вы ищете человека на постоянную функцию в штате: секретаря, кассира, линейного продавца, водителя на ежедневных рейсах по вашему графику. Не подходит он и для бывшего работника в течение 2 лет после увольнения, и для работ, которые закон выводит из-под НПД. В этих случаях честный вариант — трудовой договор или обычный договор ГПХ с удержанием НДФЛ и взносами. Самозанятый уместен там, где есть отдельный результат, срок и цена: разработка, дизайн, перевод, ремонт, разовая перевозка, консультация.
Договор, акт и чек: как оформить работу с самозанятым и подписать документы электронно
С самозанятым заключают договор подряда, если заказчику нужен материальный результат (глава 37 ГК РФ), или договор возмездного оказания услуг, если важен сам процесс (глава 39 ГК РФ). В тексте фиксируют конкретный результат или перечень услуг, срок, цену, порядок приёмки, заверение о статусе НПД, обязанность передавать чек с ИНН заказчика и уведомлять об утрате статуса. Слова «должность», «оклад», «рабочий день» и «подчиняется» в договор не включают.
Письменная форма соблюдена и при электронном обмене: по п. 2 ст. 434 ГК РФ договор можно заключить электронными документами, которые позволяют достоверно установить, что документ исходит от стороны. ФНС в разъяснениях по НПД отдельно отмечает, что по сделке, исполняемой сразу при заключении, письменный договор не требуется: расходы подтверждает чек с ИНН организации и наименованием услуг.
Какой электронной подписью подписывать договор с самозанятым
Договор ГПХ и акты к нему подписывают любой из трёх видов электронной подписи по 63-ФЗ. ПЭП и УНЭП приравниваются к собственноручной подписи только при соглашении сторон по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ, УКЭП соглашения не требует. Выпуск УКЭП требует личного визита в удостоверяющий центр и оплачивается ежегодно, поэтому для исполнителей в регионах обычно выбирают ПЭП или УНЭП.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение о признании УНЭП нужно всегда, неважно, кто подписант: работник по трудовому договору или исполнитель по ГПХ. Этого требует п. 2 ст. 6 закона об электронной подписи. Единственное исключение — Госключ: для его подписи отдельное соглашение не заключают. Если исполнитель готов подписывать через Госключ, начните с этого варианта.»
Факт: исполнителя по ГПХ, в том числе самозанятого, можно завести в систему КЭДО и подписывать с ним договоры и двусторонние акты. Согласие на КЭДО с него не берут, и покупать ему электронную подпись заказчик не обязан.
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП — через партнёров-удостоверяющие центры. Отчётность в Социальный фонд система КЭДО не сдаёт: по исполнителю в ней хранятся договор, акты и переписка по согласованию.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах работает с 12 000 перевозчиков и, по её оценке, выполняет 5 000 рейсов в месяц. По каждому рейсу нужен договор-заявка до начала перевозки и закрывающий акт, при этом заявка приходит в 18:00, а договор нужен к 8:00 утра, и перевозчик может находиться в 1 200 км от ближайшего офиса. Выдача УКЭП занимала минимум день и требовала приезда в удостоверяющий центр. После перехода на мобильную УНЭП выпуск подписи и подписание первого договора занимают 5-10 минут, и пакет документов передаётся заказчику перевозки до выполнения заказа.
Кто подписывает договор со стороны заказчика
Если договоры с исполнителями подписывает не руководитель, а, например, руководитель проекта, при электронном подписании ему нужна машиночитаемая доверенность. Бумажная доверенность к электронному документу не прикладывается.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Документ, подписанный электронной подписью по доверенности, должен сопровождаться МЧД: её прикладывают к каждому такому документу. В МЧД можно ограничить полномочия конкретными видами документов, например только договорами и актами с исполнителями. Если директор физически не успевает подписывать, это закрывает вопрос без передачи ему всех полномочий.»
Кейс из практики: страховая группа с агентской сетью в 5 500 агентов — физлиц, ИП и компаний — выплачивает вознаграждение после подписания акта выполненных работ. Раньше 90% агентов обменивались документами через ЭДО с УКЭП: выпуск подписи, по оценке компании, стоил 3 000 рублей, занимал день и требовал поездки в удостоверяющий центр, которого нет во многих городах. После подключения мобильной подписи агент выпускает её за 5 минут по паспорту, а акт подписывается без визита в офис.
Стоимость КЭДО Добыто для подписания договоров и актов с исполнителями
Стоимость зависит от числа пользователей, нужных видов подписи и интеграций: тарифы считаются за пользователя в месяц, подписи ПЭП и УНЭП включены.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в рамках подключения |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итог по компании складывается из численности пользователей и выбранного набора функций, тариф можно повысить или понизить в любой момент с пропорциональным пересчётом. Условия и актуальные цифры собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, цены указаны на дату публикации.
Выводы
Самозанятого проверяют в два слоя. Налоговый слой — статус НПД на дату договора и каждой выплаты, лимит 2,4 млн рублей, допустимость вида работ и отсутствие трудовой связи с вашей компанией за 2 года; он закрывается сервисом ФНС, кадровой базой и чеком с ИНН заказчика. Слой сделки — договор с конкретным результатом, акты по итогам работ и отсутствие трудовых признаков, которые с февраля 2026 года ФНС отслеживает по новым критериям Минтруда.
Добыто закрывает электронную часть этой работы: договор, акты и документы исполнителя подписываются в одном контуре КЭДО без курьеров и визитов в удостоверяющий центр, а подписи ПЭП и УНЭП выпускаются в рамках тарифа.
Частые вопросы о проверке и оформлении самозанятого
Что делать, если самозанятый не передал чек после оплаты?
Передача чека — обязанность исполнителя по ст. 14 422-ФЗ: при безналичной оплате не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. Если чека нет, заказчик вправе сообщить об этом в ФНС через сервис обращений на официальном сайте налоговой. Исполнителю за нарушение порядка передачи сведений грозит штраф по ст. 129.13 НК РФ: 20% от суммы расчёта, при повторном нарушении в течение 6 месяцев — вся сумма расчёта. Организация без чека не учитывает эти расходы по налогу на прибыль.
Может ли самозанятый аннулировать чек, который уже передал заказчику?
Корректировка допускается в двух случаях: при возврате денег, полученных в оплату или в предоплату, и при некорректном вводе сведений, с пояснением причины. Если исполнитель вернул деньги, заказчик корректирует свою налоговую базу по правилам своего режима. Аннулирование чека без возврата денег ФНС рассматривает как занижение дохода: исполнителя ждёт проверка и штраф 20% от суммы неучтённого дохода. Заказчику аннулированный чек без возврата денег создаёт риск непризнания расходов, поэтому статус чека стоит проверять при закрытии периода.
Что будет с уже выплаченными суммами, если исполнитель превысил лимит в середине года?
Доходы, учтённые по НПД до даты утраты права, облагаются в прежнем порядке: пересчитывать прошлые выплаты не нужно. Обязанность исчислить и уплатить НДФЛ и страховые взносы возникает у организации только с даты утраты статуса, если исполнитель не является ИП. Договор перезаключать не требуется, если его существенные условия не меняются.
Можно ли заключить договор с самозанятым, который работает у вас по совместительству?
Договор ГПХ с собственным работником заключить можно, но его доход по такому договору не является объектом НПД: заказчик выступает работодателем исполнителя (п. 8 ч. 2 ст. 6 422-ФЗ). С выплат удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы. Если работы по договору совпадают с трудовой функцией работника, это ещё и прямой признак подмены трудовых отношений.
Как оформить аванс самозанятому?
Датой получения дохода по ст. 7 422-ФЗ считается дата поступления денег исполнителю, поэтому чек формируется на сумму аванса при его получении, а не после сдачи работ. Акт при этом фиксирует период и дату оказания услуги. Если работа не выполнена и аванс возвращён, исполнитель корректирует сведения о доходе, а заказчик — свою налоговую базу.
Нужно ли согласие самозанятого на обработку персональных данных для договора?
Для заключения и исполнения договора, где исполнитель — сторона, согласие не требуется: основание — п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ. Отдельное письменное согласие нужно, если вы передаёте данные исполнителя третьим лицам за пределами исполнения договора, например внешнему сервису проверки, или собираете сведения сверх необходимых для сделки. Если договор подписывается через систему ЭДО, оператор системы указывается в согласии как третье лицо.
