Контрольные мероприятия надзорных органов делятся на две группы: с взаимодействием с работодателем — инспекционный визит, документарная и выездная проверки, рейдовый осмотр, и без взаимодействия — наблюдение за соблюдением обязательных требований и выездное обследование. Плановые проверки ограничены постановлением Правительства от 10.03.2022 № 336 и остались в основном для объектов высокого риска, а основной контроль перешёл на внеплановые мероприятия по индикаторам риска, реагирование на обращения и профилактические визиты. Порядок для всех форм задан Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ, надзор в сфере труда ведут государственные инспекции труда как территориальные органы Роструда по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230. Подготовка зависит от формы: инспекционный визит идёт без предварительного уведомления и занимает один рабочий день, выездная проверка длится до 10 рабочих дней и требует согласования с прокуратурой.
Разберём, чем ограничено каждое мероприятие по срокам, что инспектор вправе требовать и где проходит граница проверочного листа. Покажем, какие расхождения в кадровых документах находят чаще всего и как предъявить электронный архив, чтобы выгрузка не превратилась в отдельный спор. Размеры штрафов по статье 5.27.1 КоАП с разбором того, почему сумма умножается на число работников, чек-лист самопроверки, сценарная таблица по типам компаний и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Виды контрольных мероприятий и их предельные сроки
Форма мероприятия определяет три практических параметра: предупредят ли компанию заранее, сколько дней инспектор физически может находиться в организации и чем всё закончится. Инспекционный визит проводится по месту нахождения работодателя без предварительного уведомления и ограничен одним рабочим днём в одном месте. Документарная проверка идёт без выезда: инспекция запрашивает документы и работает с ними до 10 рабочих дней. Выездная проверка — самая тяжёлая форма: до 10 рабочих дней, для малых предприятий предельный срок считается в часах.
Отдельно стоят мероприятия без взаимодействия. Наблюдение за соблюдением обязательных требований ведётся по данным, которые работодатель сам передал в государственные информационные системы, и компания о нём не знает. Выездное обследование проводится на общедоступных объектах, без предъявления полномочий и без контакта с работодателем. По их результатам инспекция либо объявляет предостережение, либо инициирует полноценное контрольное мероприятие.
| Форма мероприятия | Предупреждение заранее | Предельный срок | Чем заканчивается |
|---|---|---|---|
| Инспекционный визит | Нет | 1 рабочий день в одном месте | Акт, при нарушениях — предписание и протокол |
| Документарная проверка | Да, через требование о представлении документов | 10 рабочих дней | Акт, при нарушениях — предписание и протокол |
| Выездная проверка | Уведомление не позднее чем за 24 часа до начала | 10 рабочих дней; для малого предприятия — 50 часов, для микропредприятия — 15 часов | Акт, предписание, протоколы по каждому составу |
| Рейдовый осмотр | Нет | 10 рабочих дней на мероприятие, взаимодействие с одним лицом — не более 1 рабочего дня | Акт по каждому проверенному лицу |
| Наблюдение за соблюдением обязательных требований | Нет, взаимодействия с работодателем не происходит | Ведётся постоянно по данным информационных систем | Предостережение либо решение о контрольном мероприятии |
| Профилактический визит | Уведомление не позднее чем за 5 рабочих дней | 1 рабочий день | Разъяснения и рекомендации, предписание не выдаётся |
Практический вывод из таблицы один: время на подготовку даёт только профилактический визит и документарная проверка. К инспекционному визиту и рейдовому осмотру подготовиться после получения решения невозможно — комплект документов либо собран заранее, либо нет.
Внимание: уклонение от обязательного профилактического визита само по себе даёт инспекции основание для внеплановой проверки. Отказ переводит компанию из мягкого формата, где штрафов не выписывают, в жёсткий.
Что запускает проверку: мораторий, индикаторы риска и обращения
Работодатели до сих пор готовятся к надзору как к плановому событию: ждут графика, смотрят план проверок, не находят себя и успокаиваются. Логика 2026 года другая. Отсутствие компании в плане проверок не говорит ни о чём, потому что основной поток внеплановых мероприятий идёт по индикаторам риска. Индикатор — это не нарушение и не доказательство нарушения, а признак, при выявлении которого инспекция вправе инициировать внеплановое мероприятие.
Перечень индикаторов риска утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н и с момента принятия правился восемь раз, последний раз приказом от 08.12.2025 № 685н. В действующей редакции их девять:
- Принятие судом заявления о признании работодателя банкротом при среднесписочной численности 50 и более работников, включая совместителей.
- Проведение два и более раза за шесть месяцев одним лицом или одним средством измерения замеров для специальной оценки условий труда у двух и более работодателей в разных субъектах в течение суток.
- Рост числа несчастных случаев с лёгкими последствиями за квартал по сравнению с тем же кварталом прошлого года: на 2 и более случая при численности до 50 человек, на 3 и более при 50-100, на 4 и более при 100-500, на 5 и более при 500-1000, на 6 и более при 1000-5000, на 7 и более при 5000-10000, на 8 и более свыше 10000.
- Отсутствие в системе учёта результатов специальной оценки условий труда сведений по работодателю, зарегистрированному более 12 месяцев назад и отчитывающемуся по 50 и более застрахованным лицам, либо наличие сведений давностью более пяти лет при рабочих местах с вредными или опасными условиями.
- Начисление заработной платы ниже минимального размера оплаты труда за каждый месяц предыдущего квартала 60 и более работникам, если их доля составляет 50 и более процентов.
- Отсутствие снижения численности при сокращении фонда оплаты труда на 80 и более процентов за квартал у работодателя с численностью от 15 работников.
- Убыток по итогам прошлого года у юридического лица, занимающегося трудоустройством граждан за пределами России для работы на судах под иностранным флагом.
- Взаимодействие более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от этой организации более 35 тысяч рублей в месяц, работает с ней более трёх месяцев, и доля дохода от неё составляет 75 и более процентов.
- Снижение заработной платы в отчётном квартале по сравнению с тем же кварталом прошлого года у 25 и более процентов работников медицинской организации по категориям врачей, специалистов с высшим немедицинским образованием, среднего и младшего медицинского персонала.
Восьмой индикатор касается подмены трудовых отношений самозанятостью и работает по цепочке: при переквалификации договоров в трудовые у работодателя мгновенно возникает группа работников без обязательного обучения по охране труда, без медосмотров и без кадрового комплекта. МРОТ для проверки пятого индикатора берётся региональный: с 1 января 2026 года федеральное значение составляет 27 093 рубля, в Москве — 32 916 рублей, и сверять зарплату надо с региональным.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: приказ Минтруда № 838н с перечнем индикаторов риска действует до 31 декабря 2026 года. Все девять индикаторов срабатывают по данным, которые работодатель передаёт в государственные системы сам.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Скажу вещь, которая мне самой не нравится: отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём. Индикатор срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать о срабатывании заранее нельзя — вы увидите это только из решения о проверке. Поэтому проверять себя надо не по графику надзора, а по собственной отчётности: сравните фонд оплаты труда и численность за последние четыре квартала, это первый индикатор, который вы можете посчитать самостоятельно.»
Права трудовой инспекции и границы проверочного листа
Полномочия инспектора закреплены статьёй 357 Трудового кодекса РФ: беспрепятственно посещать работодателя при предъявлении служебного удостоверения и решения о проведении мероприятия, запрашивать документы и объяснения, выдавать обязательные для исполнения предписания, составлять протоколы об административных правонарушениях, расследовать несчастные случаи, требовать отстранения лиц, не прошедших обучение и проверку знаний требований охраны труда.
Отдельное полномочие, которое чаще всего недооценивают, связано с оплатой труда. По статье 360.1 ТК РФ, если предписание о выплате начисленной, но не выплаченной заработной платы не исполнено в срок и срок обжалования истёк, инспекция принимает решение о принудительном исполнении. Такое решение относится к исполнительным документам и передаётся судебным приставам: взыскание идёт со счетов организации без суда. Требование о выплате при этом касается только начисленных сумм — спор о самом размере задолженности решается в суде.
Границу проверки задаёт проверочный лист. Контрольное мероприятие идёт по вопросам, включённым в чек-лист, и за его рамки инспектор при проверке выходить не вправе. Это работает в пользу работодателя, который заранее прошёл самопроверку по тем же спискам: формы проверочных листов утверждены приказами Роструда и опубликованы на официальном сайте Роструда вместе с реестром обязательных требований. Инспектор пойдёт по тому же перечню вопросов, в том же порядке.
Работник, который считает свои права нарушенными, обращается через сервис онлайнинспекция.рф. Обращение не превращается в проверку автоматически: в условиях моратория инспекция чаще объявляет предостережение или назначает профилактический визит, а внеплановое контрольное мероприятие с выездом проводится по ограниченному перечню оснований и согласовывается с органами прокуратуры. До подачи жалобы и до проверки имеет смысл пройти сервис самопроверки Роструда: он показывает нарушения по тем же критериям, по которым потом будет работать инспектор.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Профилактический визит воспринимается как необязательная беседа, от которой можно вежливо отказаться. Механика ровно обратная: отказ переводит компанию из формата без санкций в формат с предписанием и протоколом. Если визит назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику — это единственный формат, где можно показать документы и получить замечания без штрафа.»
Какие кадровые документы запрашивает инспектор
Запрос строится по блокам, и в каждом блоке проверяются не сами документы, а их согласованность между собой. По оформлению трудовых отношений смотрят трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы о приёме и переводе, личные карточки, штатное расписание. По рабочему времени — табели учёта, графики сменности, приказы о привлечении к сверхурочной работе и письменные согласия работников. По отпускам — график отпусков по форме Т-7, приказы, записки-расчёты. По локальным актам — сами ЛНА и листы ознакомления с подписями работников.
Нарушения почти никогда не выглядят как отсутствие документа. Они выглядят как расхождение документов между собой: дата инструктажа позже даты начала работы по приказу о приёме, повторный инструктаж проведён приказом на подразделение, а работники, бывшие в отпуске или на больничном, из него выпали, комиссия по проверке знаний состоит из лиц, которые сами не обучены. Каждое такое расхождение фиксируется по конкретному работнику отдельно.
Ещё один блок, по которому компании попадают регулярно, — документы, которые требовать нельзя. Перечень в статье 65 ТК РФ закрытый: расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и тем более не внутренний регламент компании. Справка о доходах с прошлого места работы, характеристика, ИНН при приёме — законного основания требовать их нет.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания нет, кандидат может отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Отдельно про совместителей на вредных работах: справку с основного места вы обязаны запросить, потому что нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству. Не спросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — это ваша ответственность, а не его.»
Образцы кадровых документов для самопроверки перед контрольным мероприятием
Комплект собран под типовой запрос инспектора; начинать стоит с листа ознакомления с ЛНА — именно он чаще всего оказывается неполным.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| График отпусков по форме Т-7 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Как предъявить электронный кадровый архив при проверке
Электронные кадровые документы признаются доказательствами, если кадровый электронный документооборот введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. Практика по трудовым спорам складывается вокруг семи обстоятельств: положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, соглашение с работником об использовании УНЭП и ознакомление с положением, порядок и дата выдачи подписи, идентификация работника при подписании, кто контролировал систему и что она фиксирует, фактическая способность работника пользоваться системой. Тот же перечень работает и при надзорной проверке: инспектор смотрит основание перевода документа в электронный вид и допустимость вида подписи для конкретного документа.
Разграничение по видам подписи теряют чаще всего. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, дополнительных документов не требуется. Для ПЭП и УНЭП нужно письменное соглашение между участниками обмена — без него равнозначности нет, и электронный документ перестаёт подтверждать то, ради чего его создавали. Аргумент вида «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы можем так оформлять кадровые документы» неверен: в трудовых отношениях перечень документов и требования к виду подписи заданы статьями 22.1-22.3 ТК РФ, и простая электронная подпись допустима не для всего.
Распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила при проверке или в суде, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи.
Полезно знать: совпадение даты выдачи электронной подписи работнику и даты подписания кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Разводите эти даты во времени.
Проверьте подпись на документе, который уйдёт инспектору
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Кейс из практики: в компании бухгалтерского аутсорсинга на 235 сотрудников, три четверти которых работают удалённо, оформление приёма занимало от 3 до 5 дней и требовало участия трёх человек: HR готовил документы, офис-менеджер отправлял их курьером и следил за трек-номером, бухгалтер проводил подписанный комплект в учётной системе. После перехода на КЭДО цикл сократился до половины рабочего дня, задействован остался один сотрудник, экономия только на курьерской доставке составила 60 000 рублей. Сам переход от объявления сотрудникам до подключения всех 235 человек занял 2 недели, из которых на подключение пришлось 2 дня. В практике Добыто первое, что выносят в систему при переходе на КЭДО, — сроки повторного обучения и инструктажей по каждому работнику: вручную теряются именно они.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Правильно оформленный КЭДО защищает вас, пока спор идёт про документы. Как только проверяющий или суд доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек вообще им пользоваться, положение и перечень уже не работают. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»
Ответственность работодателя: размеры штрафов и цена ошибки
Санкции по итогам контрольного мероприятия считаются не на компанию, а на выявленный состав, и здесь возникает основное расхождение между ожиданием и практикой. Штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП за допуск работника к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда, без обязательного медосмотра или при наличии противопоказаний начисляется по каждому работнику отдельно. Пятнадцать необученных человек превращают верхнюю границу в сумму, сопоставимую с годовым бюджетом обучения средней компании.
| Состав | Должностное лицо и ИП | Юридическое лицо |
|---|---|---|
| Нарушение иных государственных нормативных требований охраны труда, часть 1 статьи 5.27.1 КоАП | Предупреждение либо от 5 000 до 10 000 рублей | От 60 000 до 80 000 рублей |
| Допуск к работе без обучения, проверки знаний, медосмотра или при противопоказаниях, часть 3 статьи 5.27.1 КоАП | От 15 000 до 25 000 рублей за каждого работника | От 110 000 до 130 000 рублей за каждого работника |
| Повторное аналогичное нарушение, часть 5 статьи 5.27.1 КоАП | От 30 000 до 40 000 рублей либо дисквалификация от 1 года до 3 лет | От 100 000 до 200 000 рублей либо приостановление деятельности до 90 суток |
Приостановление деятельности до 90 суток и дисквалификация руководителя на срок до трёх лет — санкции, которые обсуждают реже штрафов, хотя по последствиям они тяжелее. Дисквалифицированный руководитель не может занимать должность, а решение о приостановлении останавливает выручку на весь срок.
Подготовка компании: что проверить до прихода инспектора
Подготовка сводится к сверке документов между собой, а не к их наличию. Проверочные листы Роструда доступны публично, и самопроверка по ним воспроизводит логику мероприятия почти полностью. Начинать стоит с блоков, где расхождения находят чаще всего: даты, персональный учёт сроков и квалификация тех, кто проводит обучение и проверку знаний.
Как подготовиться к контрольному мероприятию: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Скачайте действующие проверочные листы Роструда по своему виду надзора и пройдите по ним самопроверку. Инспектор пойдёт по тому же списку и за его рамки при проверке не выйдет.
- Шаг 2. Сверьте даты в журналах инструктажей с датами начала работы по приказам о приёме за последний год. Инструктаж, датированный позже первого рабочего дня, — готовое нарушение по каждому работнику отдельно.
- Шаг 3. Проверьте документы членов комиссии по проверке знаний и лиц, проводящих инструктажи. Протоколы комиссии, члены которой сами не обучены, не подтверждают проверку знаний ни по одному работнику.
- Шаг 4. Сверьте даты утверждения положений и программ с действующими редакциями нормативных актов. Расхождение видно по титульному листу, без погружения в содержание.
- Шаг 5. Ведите сроки повторного обучения и инструктажей от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение. Те, кто был в отпуске или на больничном, выпадают из подразделенческого приказа и попадают в акт.
- Шаг 6. Проверьте листы ознакомления с ЛНА на полноту подписей и соответствие списку действующих работников. Незакрытая подпись означает, что локальный акт на этого работника не распространяется.
- Шаг 7. Если кадровые документы ведутся электронно, выгрузите пробный комплект по одному работнику в том виде, в котором он уйдёт инспектору, и проверьте, читается ли подпись и сохранилась ли отметка о ней.
Лайфхак: сформируйте письменный расчёт минимального количества работников для внешнего обучения по приложению № 4 к Правилам № 2464. Он объясняет инспектору, почему часть работников обучена внутри компании, и снимает вопрос до того, как тот появится в акте.
В практике Добыто пилотную группу запускают до раскатки на всю компанию: на ней видно, кто из работников реально не может пользоваться системой, и это снимает основную часть будущих претензий. Суд и инспекция оценивают фактическую способность работника работать в системе, а не его подпись в журнале ознакомления.
Что критично и что вторично в зависимости от компании
Универсального чек-листа подготовки нет: набор критичных блоков задаётся численностью, условиями труда и формой занятости персонала.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисная компания до 15 работников | Трудовые договоры, ознакомление с ЛНА, инструктажи по видам работ, включая командировки | Дробление инструкций по каждому виду оборудования |
| Производство 50-500 работников с вредными условиями | Спецоценка условий труда, программы обучения по вредным факторам, персональный учёт сроков, реестр обученных лиц | Форматы хранения журналов |
| Распределённая компания с удалёнными работниками | Положение о КЭДО, соглашения об использовании ПЭП и УНЭП, порядок идентификации, даты выдачи подписей | Бумажные копии документов, уже подписанных электронно |
| Компания, массово работающая с самозанятыми | Доля дохода исполнителя, срок сотрудничества, признаки подмены трудовых отношений по восьмому индикатору риска | Обучение исполнителей по Правилам № 2464: на договоры ГПХ оно не распространяется |
| Медицинская организация | Динамика заработной платы по категориям персонала за сопоставимые кварталы, девятый индикатор риска | Общие положения о системе управления охраной труда без привязки к рабочим местам |
Строка про самозанятых требует оговорки: исполнители по договорам ГПХ обучению по Правилам № 2464 не подлежат, но при переквалификации отношений в трудовые у работодателя мгновенно возникает группа необученных работников, и штраф считается по каждому.
Когда отдельная подготовка не нужна
Кадровый аудит перед мероприятием избыточен, если компания ведёт персональный учёт сроков в системе, а не в таблицах, и последняя сверка дат проходила не более трёх месяцев назад. Микропредприятию без вредных условий труда и без наёмных работников на опасных видах работ тоже не требуется собирать полный набор положений: часть документов заменяется типовой формой трудового договора по статье 309.2 ТК РФ. Профилактический визит при этом остаётся полезным в любом случае — по его итогам предписание не выдаётся, а замечания вы получаете до того, как они превратятся в состав.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перестройка контроля с плановых проверок на индикаторы риска сама по себе разумна, но у конструкции есть перекос, который работодатель ощущает прямо: обратной связи нет, предупреждения нет, возможности объясниться до мероприятия тоже. Профилактический визит частично закрывает эту дыру. Посмотрите на свою отчётность глазами индикатора: если фонд оплаты труда за квартал упал на 80 процентов и более, а численность не изменилась, готовьте объяснение заранее, а не после получения решения.»
Стоимость подготовки кадрового архива к проверке: тарифы на КЭДО
Цена зависит от численности персонала и набора функций: электронный архив, интеграция с учётной системой и виды подписей входят в разные тарифы. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | с даты подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | с даты подключения |
| Получение УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и потребности в интеграции с учётной системой: при небольшом штате разница между тарифами измеряется десятками рублей на человека, при численности от пятидесяти решает годовой минимум. Действующие условия и состав функций по каждому пакету приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельная статья расходов при подготовке к мероприятию — не подписка, а восстановление документов. Сверка дат по 200-300 работникам вручную занимает у кадровой службы несколько недель, и именно этот объём работы снимается переносом персонального учёта сроков в систему.
Выводы
Форма мероприятия определяет, сколько у компании есть времени: инспекционный визит и рейдовый осмотр приходят без предупреждения, документарная проверка и профилактический визит дают запас в несколько рабочих дней. План проверок перестал быть ориентиром — решение принимается по индикаторам риска, которые считаются автоматически по данным самой компании. Инспектор ограничен проверочным листом, и самопроверка по тем же спискам воспроизводит логику мероприятия почти полностью. Основные находки — не отсутствие документов, а расхождение дат между приказами, журналами и листами ознакомления, причём по части 3 статьи 5.27.1 КоАП штраф считается по каждому работнику.
Персональный учёт сроков обучения, инструктажей и ознакомления с ЛНА — ровно та часть кадрового блока, которая теряется при ручном ведении и восстанавливается дольше всего. Мы в Добыто выносим эти сроки в систему первым шагом при переходе на КЭДО, а электронный архив закрывает вторую задачу: собрать комплект по запросу инспектора за минуты, а не за недели.
Частые вопросы о контрольных мероприятиях
Что инспектор обязан предъявить при входе в организацию
Служебное удостоверение и заверенную копию решения о проведении контрольного мероприятия. В решении указаны вид мероприятия, предмет, перечень проверяемых обязательных требований, сроки и состав инспекторов. Сверьте предмет мероприятия с вопросами, которые инспектор начинает задавать: за рамки проверочного листа и предмета, указанного в решении, выходить он не вправе. Для выездной проверки компанию уведомляют не позднее чем за 24 часа до начала, для инспекционного визита предварительного уведомления не предусмотрено.
Как обжаловать предписание, если срок исполнения нереальный
По Федеральному закону от 31.07.2020 № 248-ФЗ действует обязательный досудебный порядок: жалоба подаётся в электронном виде через единый портал государственных услуг, в суд обратиться можно только после её рассмотрения. Жалоба на решение контрольного органа подаётся в течение 30 календарных дней со дня, когда компания узнала о нарушении своих прав, на предписание — в течение 10 рабочих дней с момента получения. Подача жалобы сама по себе исполнение предписания не приостанавливает, о приостановлении надо просить отдельно.
Проводят ли проверку по анонимному обращению
Обращения без указания сведений о заявителе основанием для контрольного мероприятия не служат. Если работник обращается через онлайнинспекция.рф с идентификацией через портал госуслуг, обращение рассматривается, но внеплановая выездная проверка из него автоматически не следует: в условиях моратория инспекция чаще объявляет предостережение или назначает профилактический визит, а выездное мероприятие согласовывается с органами прокуратуры.
Обязана ли компания распечатывать электронные кадровые документы для инспектора
Документы предъявляются в том виде, в котором они созданы: если кадровый электронный документооборот введён по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, электронный оригинал с подписью и есть подтверждение. Распечатка остаётся копией электронного документа и самостоятельной силы не имеет — чтобы она что-то подтверждала, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Можно ли отказаться от профилактического визита
Уклонение от обязательного профилактического визита само по себе даёт основание для внеплановой проверки. По итогам визита предписание не выдаётся и протокол не составляется, инспектор ограничивается разъяснениями и рекомендациями, а срок визита не превышает одного рабочего дня. Отказ меняет формат на тот, где появляются и предписание, и административный протокол.
За какой период инспектор вправе запросить кадровые документы
Период ограничен предметом мероприятия и сроками хранения документов, а не текущим годом. Графики отпусков и табели учёта рабочего времени хранятся пять лет, приказы по личному составу и трудовые договоры — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно. Те же сроки действуют для документов, созданных в электронном виде.
