Заявление на отпуск без сохранения заработной платы (или отпуск за свой счет) — это право сотрудника взять дополнительный перерыв в работе по семейным обстоятельствам или другим причинам, при этом трудовой договор остается действующим, но доход на период отпуска не начисляется. Статья содержит готовый образец заявления и практические советы от юриста.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Что такое отпуск без сохранения заработной платы
Отпуск без сохранения заработной платы — это право работника на время отсутствия по уважительным причинам. Во время такого отпуска трудовое отношение с работодателем не прерывается, но оплата труда не производится. Это право предусмотрено статьей 128 ТК РФ и относится к дополнительным отпускам помимо основного ежегодного оплачиваемого отпуска.
Отличие от основного отпуска в том, что его неоплачиваемость не влияет на стаж работника. Период такого отпуска все равно засчитывается в трудовой стаж и может влиять на расчет выслуги лет для пенсии (в зависимости от причины отпуска). На уровне кадрового документооборота это требует точного отражения в приказах и трудовых книжках.
Согласно части 1 статьи 128 ТК РФ, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем. Это означает, что работодатель имеет право отказать, если у него нет веских причин согласиться.
Случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет
Часть 2 статьи 128 ТК РФ устанавливает категории лиц, которым работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы. При наличии письменного заявления отказать невозможно. Вот полный перечень:
- Рождение ребенка или свадьба работника — до 5 дней в году
- Участники Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в год
- Инвалиды — до 60 дней в год (при условии занятости в организации, а не индивидуального предпринимательства)
- Работающие пенсионеры по старости — до 14 календарных дней в год
- Члены советов трудовых коллективов — в размере оплачиваемого отпуска, необходимого для участия в работе советов
- Доноры крови — в соответствии с законодательством о донорстве
Для других категорий отпуск предоставляется только по усмотрению работодателя. Но даже в таких случаях работник может взять отпуск, если работодатель согласится. Ключевой момент — письменное заявление. Без него работодатель не обязан ничего предоставлять.
Как правильно оформить заявление
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы пишется в свободной форме. Закон не требует использование специального бланка, хотя многие организации разработали собственные шаблоны. Документ может быть написан на листе бумаги формата А4 от руки или распечатан с компьютера.
Обязательные элементы заявления:
- Наименование организации (полное или сокращенное)
- Должность руководителя, которому адресовано заявление (обычно руководителю структурного подразделения или генеральному директору)
- ФИО работника
- Должность работника
- Структурное подразделение (если организация разделена на отделы)
- Точные даты начала и окончания отпуска (в календарных днях)
- Количество календарных дней отпуска
- Причина, по которой запрашивается отпуск (семейные обстоятельства, для работников обязательных категорий — указание статуса)
- Дата составления заявления
- Подпись работника
Рекомендуется указывать ссылку на статью 128 Трудового кодекса РФ, это делает заявление более формальным и показывает осведомленность работника о своих правах.
Расчет отпускных, оформление графика и учет дней — все это можно автоматизировать. Сервис Добыто КЭДО берет рутину на себя: заявления, приказы и уведомления формируются за пару кликов.
Образец заявления 2026
Ниже приводится практический образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы, который можно использовать как основу. Адаптируйте его под реквизиты вашей организации.
Заявление
ООО «Компания» представляется в лице [Генерального директора ФИО]
от [ФИО работника], должность [должность], подразделение [отдел/подразделение]
На основании статьи 128 Трудового кодекса Российской Федерации прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью [количество] календарных дней с [дата начала отпуска] по [дата окончания отпуска] включительно.
Причина отпуска: [укажите причину: семейные обстоятельства, рождение ребенка, свадьба, обучение, лечение и т.д.]
Дата: _____________
Подпись работника: _____________ (_________________)
Этот образец содержит все необходимые реквизиты и может быть заполнен от руки или напечатан. Важно помнить, что заявление должно быть подписано работником собственноручно.
Порядок предоставления отпуска
После получения заявления работодатель должен принять решение. Для обязательных категорий (инвалиды, доноры, участники войны, молодые родители, работающие пенсионеры) решение может быть только положительным. Для остальных работников работодатель может согласиться или отказать.
После согласия на предоставление отпуска работодатель издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. Приказ составляется на основании заявления работника и содержит:
- Полное наименование организации
- Номер и дату приказа
- ФИО и должность работника
- Сроки отпуска (дата начала и окончания)
- Причину предоставления отпуска
- Подпись руководителя организации
Копия приказа должна быть выдана работнику под расписку. На основании приказа делается отметка в трудовой книжке или в лицевом счете работника (в зависимости от порядка ведения трудовых книжек в организации).
Полезные документы для скачивания
Документы, которые помогут в оформлении отпуска
- Трудовой кодекс РФ (полный текст) — нужен для ссылки на статьи при оформлении заявления
- Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)
- Письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321 — методические рекомендации по оформлению отпусков
- Письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1 — уточнения по предоставлению отпусков
Основные ошибки при оформлении
На практике сотрудники и кадровики допускают типичные ошибки при оформлении отпуска за свой счет. Знание этих ошибок поможет их избежать:
Отсутствие письменного заявления. Некоторые сотрудники просто сообщают о планируемом отпуске устно или через мессенджеры. При этом работодатель не имеет документального подтверждения и может не выплачивать социальные пособия за время отпуска. Всегда подавайте письменное заявление.
Неточные даты. Указание «примерно с 15 июня» вместо точной даты создает путаницу в учете. Даты должны быть конкретные: число, месяц, год, в формате «15 июня 2026 года» или «15.06.2026».
Неправильный подсчет дней. Отпуск считается в календарных днях, включая выходные и праздничные дни. Если вы берете отпуск с 15 июня по 29 июня включительно, это 15 дней, а не 10.
Неуказание причины для обязательных категорий. Если вы являетесь молодым родителем, инвалидом или пенсионером, обязательно указывайте это в заявлении и приложите документы-подтверждения. Без этого работодатель может неправильно оформить отпуск как добровольный.
Просрочка в подаче заявления. Закон не требует уведомлять работодателя за определенный срок, но на практике принято подавать заявление за 2-3 недели до начала отпуска. Это дает работодателю время для организационных вопросов.
Входит ли отпуск за свой счет в трудовой стаж
Да, период отпуска без сохранения заработной платы засчитывается в трудовой стаж и не прерывает его. Работник не теряет статус работника организации и не расторгает трудовой договор. Это важно для расчета пенсии и других социальных выплат.
Однако для целей пенсионного страхования время отпуска может не быть засчитано как период трудовой деятельности в зависимости от причины отпуска. Например, отпуск для ухода за ребенком может быть засчитан, а отпуск для путешествия — нет. Это определяется пенсионным законодательством и может измениться в 2026 году.
Может ли работодатель отказать в отпуске
Для обязательных категорий (молодые родители, инвалиды, участники войны, работающие пенсионеры, доноры) работодатель не может отказать без уважительной причины. Отказ будет нарушением закона и может быть обжалован в трудовой инспекции.
Для других работников работодатель может отказать в предоставлении отпуска за свой счет. Однако отказ должен быть обоснованным и сообщен работнику в письменной форме. Например, если отпуск совпадает с критическим периодом для организации (завершение проекта, сезонный пик), работодатель вправе предложить другой срок.
Отказ не должен быть дискриминационным — работодатель не может отказать по признакам пола, возраста, национальности или других видов дискриминации. Такой отказ будет незаконным.
«Я часто вижу ситуации, когда сотрудники не подают письменное заявление и полагаются на устные договоренности. Потом возникают споры о количестве дней отпуска, о том, учитывается ли период в стаж, был ли это отпуск или простой. Письменное заявление — это ваша защита. Оно создает полную документальную базу, которая защищает как работника, так и работодателя.»
Оформление отпуска в КЭДО Добыто
Если в вашей организации используется система электронного документооборота (КЭДО), оформление отпуска может быть автоматизировано. Рассмотрим, как это работает в Добыто КЭДО.
Шаг 1. Сотрудник подает электронное заявление. В личном кабинете Добыто КЭДО работник может заполнить готовый шаблон заявления на отпуск. Форма содержит все необходимые поля: ФИО, должность, даты отпуска, причину. Система автоматически проверит, является ли сотрудник представителем обязательной категории (инвалид, пенсионер и т.д.) на основе данных в профиле.
Шаг 2. Система проверит конфликты. Добыто КЭДО проверит, не совпадает ли дата отпуска с уже утвержденными отпусками других сотрудников, не превышает ли количество дней лимиты по организации, и не совпадает ли ли с графиком выхода на работу сотрудника.
Шаг 3. Руководитель согласует. Заявление поступит в очередь руководителю структурного подразделения. Руководитель может согласиться или отказать, оставив комментарий. Для обязательных категорий система не позволит отказать.
Шаг 4. HR оформляет приказ. После согласия HR-специалист создает приказ о предоставлении отпуска. Добыто КЭДО автоматически сформирует приказ на основе заявления, проверит все реквизиты, и подготовит его к печати и подписанию.
Шаг 5. Подписание и учет. Приказ подписывается электронной подписью (или печатается и подписывается вручную). Документ автоматически отправляется в архив, где хранится полная история отпусков сотрудника. Система ведет учет использованных дней отпуска и остатка.
Все это экономит время и исключает ошибки при расчете дней и оформлении документов. Особенно полезно для больших организаций, где процесс согласования может быть многоступенчатым.
«В нашем отделе кадров раньше было сложно отслеживать остатки отпусков, особенно для сотрудников, которые берут отпуск по частям. Со своего опыта знаю, что ошибки при расчете отпускных неизбежны без системы. Добыто КЭДО взял эту работу — все дни считаются автоматически, и я вижу полную историю каждого сотрудника в одном месте.»
Варианты продолжительности отпуска
Закон не устанавливает максимальную продолжительность отпуска за свой счет. Теоретически работник может взять отпуск на месяцы, если работодатель согласится. Но на практике можно выделить несколько стандартных вариантов:
- От 3 до 7 дней — для срочных семейных дел (болезнь родственника, похороны, срочное решение жилищных вопросов)
- От 5 до 14 дней — для более длительных семейных обстоятельств (рождение ребенка, свадьба, обучение)
- От 14 до 30 дней — для серьезных личных причин (длительное лечение, уход за инвалидом, реабилитация)
- Более 30 дней — редкие случаи, обычно требуют письменного соглашения о сохранении рабочего места
Для обязательных категорий законом установлены конкретные лимиты. Например, молодые родители могут взять до 5 дней в году, инвалиды — до 60 дней в год, работающие пенсионеры — до 14 дней в год.
«При плохом документообороте компании часто допускают систематические ошибки — дают больше дней, чем позволяет закон, забывают про обязательные отпуска или неправильно считают дни. Электронная система предотвращает это, так как всегда содержит в себе актуальное законодательство.»
Что делать после одобрения отпуска
После того как работодатель одобрил отпуск и издал приказ, сотруднику нужно:
- Получить копию приказа под расписку
- Передать рабочие материалы коллегам или руководителю (если необходимо)
- Убедиться, что нет срочных дел, требующих его внимания
- Проверить, будет ли открыт доступ к почте или мессенджерам на время отпуска
- Согласовать с руководителем дату возврата на работу
Важно понимать, что даже в отпуске без сохранения заработной платы сотрудник остается работником организации. Работодатель не может использовать время отпуска для увольнения без соответствующего уведомления, которое должно быть произведено в день выхода из отпуска или после него.
Как считаются дни отпуска
Отпуск всегда считается в календарных днях, включая выходные (субботы и воскресенья) и официальные праздничные дни. Если сотрудник берет отпуск с 10 июня по 20 июня включительно, это 11 дней (10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20).
Выходные дни и праздники считаются полностью в составе отпуска. Они не сокращают количество дней отпуска. Это отличает отпуск от рабочих дней.
При подсчете важно учитывать календарь на год отпуска. Например, если отпуск попадает на Новый год или 8 марта, эти дни все равно входят в продолжительность отпуска и считаются календарными днями.
«Из своей практики скажу — большинство конфликтов между работниками и работодателем по отпускам возникают именно из-за неправильного подсчета дней. Сотрудник считает по-одному, работодатель по-другому. Поэтому в заявлении нужно четко указывать не только начало и конец, но и общее количество дней.»
Заключение
Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.
При выборе системы КЭДО важно учитывать соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса для сотрудников и возможность интеграции с существующими системами учёта.
Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.
Список нормативных источников
📄 Показать список нормативных источников
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ, статья 128 «Отпуск без сохранения заработной платы»
- Федеральный закон от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» (о пособиях молодым родителям)
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (для КЭДО)
- Постановление Правительства РФ от 13.08.2019 № 1009 «Об аккредитации удостоверяющих центров» (для электронной подписи при подписании приказов)
- Письмо Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321 «О порядке составления графика отпусков»
- Письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1 «О предоставлении отпусков работникам»
Часто задаваемые вопросы
Можно ли взять отпуск без сохранения заработной платы перед отпуском с сохранением?
Нужно ли прикладывать документы к заявлению (справки, свидетельство о рождении)?
Что будет, если я вернусь с отпуска раньше установленного срока?
Может ли работодатель потребовать доказательства уважительности причины?
Как быть, если работодатель задерживает зарплату за период перед отпуском?
Как отпуск за свой счет влияет на расчет отпускных при увольнении?
Сервис КЭДО Добыто автоматизирует весь цикл работы с отпусками — от заявления сотрудника до приказа и расчета отпускных.
- Автоматический расчет дней отпуска и отпускных
- Электронные заявления и приказы с подписанием в один клик
- График отпусков с уведомлениями и контролем сроков
- Полное соответствие ТК РФ и 122-ФЗ
Оставьте заявку — мы перезвоним в течение 15 минут и бесплатно проконсультируем по вашей ситуации. Ознакомиться с тарифами