Больничный в расчётный период отпускных: правила 2026

Больничный в расчётный период попадает по календарным границам, но дни болезни и пособие по временной нетрудоспособности исключают из расчёта отпускных. Бухгалтеру важно отделить это правило от порядка предоставления расчёт среднего заработка для отпускных и от расчёта самого пособия.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер конференций по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Короткий ответ: учитывать ли больничный при расчёте отпускных

Расчётный период охватывает 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если сотрудник болел внутри этих границ, сам месяц не убирают целиком.

Из знаменателя исключают календарные дни временной нетрудоспособности. Из начислений исключают пособие и оплату времени, которое уже рассчитано по среднему заработку.

Заработок за фактически отработанные дни того же месяца остаётся в числителе. Часть календарных дней месяца после перерасчёта остаётся в знаменателе.

Итог таблицы: болезнь уменьшает учитываемые дни и выплаты согласованно. Удаление всего месяца занижает или завышает средний заработок и искажает отпускные.

Какие нормы действуют в 2026 году

Статья 139 ТК РФ задаёт общие правила среднего заработка. Детальный порядок с 1 сентября 2025 года закреплён постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540.

Текст постановления № 540 опубликован на официальном портале правовой информации. Положение действует до 1 сентября 2031 года.

Постановление № 922 больше не применяют к текущим расчётам. Ссылку на него в локальном положении об оплате труда стоит заменить при ближайшей редакции документа.

«Сначала фиксируем расчётные границы, затем маркируем исключаемое время и сверяем начисления. Такой чек снижает риск перекоса среднего заработка», — отмечает Мария Ж, юрист с опытом более 20 лет и судебный эксперт по трудовому праву.

В Добыто документы об отпуске можно направлять по согласованному маршруту. Расчёт выполняет бухгалтерская программа, а кадровый контур сохраняет основания, статусы и подписи.

Чем расчёт отпускных отличается от расчёта больничного

Отпускные и пособие считают за разные периоды. Для отпускных берут 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Для пособия действуют правила социального страхования и свои расчётные годы.

Сумма уже выплаченного пособия не становится заработком для будущих отпускных. Она компенсирует утрату заработка на время болезни и финансируется по правилам обязательного страхования.

Первые дни болезни, оплаченные работодателем, тоже остаются пособием. Источник выплаты не меняет назначение суммы и порядок её исключения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ошибка возникает, когда бухгалтер выгружает все начисления по сотруднику без отбора кодов. Пособие попадает в числитель, а дни болезни программа исключает из знаменателя.

Средний дневной заработок тогда завышается. Перед начислением полезно сопоставить табель, регистр начислений и список исключаемых периодов.

Как проверить больничный в расчёте отпускных

1. Определите месяц начала отпуска по приказу или графику.
2. Отсчитайте 12 полных календарных месяцев назад.
3. Получите сведения об электронных листках нетрудоспособности за эти месяцы.
4. Сверьте даты болезни с кодами отсутствия в табеле.
5. Исключите календарные дни болезни из расчётного времени.
6. Уберите пособие из учитываемых выплат.
7. Оставьте зарплату за отработанную часть неполного месяца.
8. Пересчитайте календарные дни каждого неполного месяца.
9. Сверьте результат с расчётной запиской и регистром программы.

Как определить 12 календарных месяцев

Расчётный период заканчивается последним числом месяца перед отпуском. Если отпуск начинается 18 августа 2026 года, границы проходят с 1 августа 2025 года по 31 июля 2026 года.

Дата приказа и дата выплаты отпускных не сдвигают границы. Определяющим остаётся месяц фактического начала отдыха.

Работодатель вправе установить другой расчётный период локальным актом. Такое правило допустимо, если оно не ухудшает положение работников по сравнению с расчётом за 12 месяцев.

При нестандартном периоде бухгалтеру требуется сравнительный расчёт. В работу принимают вариант, который соблюдает гарантию сотрудника.

«В зарплатном контуре храните версию алгоритма и дату настройки. Бухгалтер увидит применённую норму и воспроизведёт сумму при проверке», — советует Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто и спикер конференций по КЭДО.

Формула для месяца, в котором сотрудник болел

Полностью отработанный календарный месяц учитывают как 29,3 дня. Месяц с больничным становится неполным и требует отдельного расчёта.

Учитываемые дни неполного месяца = 29,3 / число календарных дней месяца × календарные дни, приходящиеся на учитываемое время.

Из общего числа календарных дней месяца вычитают период болезни и другие исключаемые интервалы. Результат по каждому неполному месяцу рассчитывают отдельно.

Средний дневной заработок = учитываемые выплаты / (29,3 × полные месяцы + сумма учитываемых дней неполных месяцев).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отпускные = средний дневной заработок × оплачиваемые календарные дни отпуска.

Округлять промежуточные показатели до целых нельзя. Расчётная система должна сохранять достаточное число знаков, а денежный результат округлять по установленным правилам.

Если в одном месяце были больничный, командировка и отпуск, каждый интервал проверяют отдельно. Пересекающиеся даты нельзя вычитать дважды.

Условный пример неполного месяца

Сотрудник уходит в отпуск в августе 2026 года. Один месяц расчётного периода содержит 31 календарный день, из которых десять полностью пришлись на больничный.

Для учебной проверки примем, что остальные 21 календарный день относятся к учитываемому времени. Показатель неполного месяца составит 29,3 / 31 × 21.

Результат равен 19,8484 календарного дня до округления. В рабочем регистре сохраняют точность, предусмотренную программой, чтобы раннее округление не исказило итог.

В числитель за этот месяц входит зарплата за фактически выполненную работу. Пособие за десять дней болезни в числитель не включают.

Допустим, остальные одиннадцать месяцев отработаны полностью. Тогда календарная часть знаменателя равна 11 × 29,3 плюс показатель неполного месяца.

После этого бухгалтер складывает учитываемые выплаты за все 12 месяцев и делит их на полученный знаменатель. Так определяется средний дневной заработок.

Последний шаг — умножение среднего дневного заработка на оплачиваемые календарные дни отпуска. Нерабочие праздничные дни внутри отпуска требуют отдельной проверки продолжительности оплаты.

Пример показывает механику знаменателя и не задаёт сумму конкретному сотруднику. Реальный расчёт требует точных начислений, дат всех отсутствий и правил учёта премий.

Если больничный занял десять дней, а ещё два дня пришлись на командировку, учитываемое время уменьшается дополнительно. Пересечение двух интервалов вычитают однократно.

Если сотрудник работал в выходной внутри оставшегося интервала, сам факт работы не добавляет второй календарный день. Выплату проверяют по её виду и основанию.

Разбор расчёта без подстановки спорных сумм

Для надёжной проверки удобно пройти формулу по слоям. Такой способ не зависит от размера оклада, числа дней болезни и конфигурации зарплатной программы.

Первый слой — календарь. Бухгалтер создаёт строку на каждый месяц и отмечает, был ли он отработан полностью.

Второй слой — исключаемые интервалы. В него входят дни болезни, командировок, прежних отпусков и другие периоды, перечисленные в положении № 540.

Третий слой — начисления. Каждую сумму сопоставляют с периодом и основанием: труд, средний заработок, пособие либо социальная выплата.

Четвёртый слой — премии. Годовые, квартальные и месячные премии проверяют по правилам их включения, а не по дате перечисления денег.

Пятый слой — итоговая формула. Полные месяцы дают по 29,3, неполные формируют дробные показатели, рассчитанные по календарю.

Шестой слой — контроль. Средний дневной заработок умножают на число оплачиваемых дней отдыха и сопоставляют с результатом учётной системы.

Если расхождение найдено на одном слое, весь расчёт заново строить не требуется. Сначала исправляют источник, затем обновляют зависимые показатели.

Расхождение в копейках проверяют через точность промежуточного показателя. Существенная разница чаще связана с лишним начислением, неверным периодом либо полным месяцем вместо неполного.

Контрольный файл полезно подписать датой и именем проверяющего. При повторном расчёте видно, какая версия регистра использовалась и какие исправления внесены.

Как учитывать несколько больничных в одном месяце

Два листка нетрудоспособности в одном месяце формируют два исключаемых интервала. При отсутствии пересечения их продолжительность суммируют.

Если электронные листки продолжают друг друга, бухгалтер проверяет признак продолжения. Календарные даты всё равно исключаются без разрыва и без повторного вычитания.

Между больничными сотрудник мог отработать несколько дней. Начисленная за них зарплата входит в числитель, а соответствующее календарное время участвует в знаменателе.

При сторнировании пособия исходный расчёт среднего следует обновить. Недостаточно изменить денежную сумму, если программа также скорректировала даты отсутствия.

После закрытия месяца полезен отчёт по расхождениям между табелем и начислениями. Он выявляет болезнь без пособия либо пособие без корректного кода времени.

Отдельный контроль нужен при аннулировании электронного листка. Статус может измениться после первичного обмена, поэтому перед отпуском следует обновить сведения из страхового контура.

Если продолжение больничного поступило позднее, бухгалтер сравнивает дату получения с датой расчёта отпускных. При влиянии на сумму оформляют перерасчёт и поясняющий регистр.

Какие начисления включить, а какие убрать

В средний заработок входят выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Название начисления в программе само по себе не определяет порядок учёта.

Оклад, сдельная оплата, надбавки за условия труда и учитываемые премии входят при соблюдении правил положения № 540. Социальные выплаты не входят.

Пособие по временной нетрудоспособности исключают. Доплату работодателя к пособию следует оценить по основанию: она может не относиться к оплате труда.

Материальная помощь, компенсация питания, проезда и обучения не формируют средний заработок. Они не связаны с выполнением трудовой функции.

Если программа хранит единый вид начисления для разных оснований, бухгалтеру нужен аналитический признак. Иначе автоматический отбор даст недостоверный результат.

В Добыто основание кадрового события можно сохранить рядом с подписанным документом. Это упрощает сверку, когда расчёт проверяют спустя несколько месяцев.

Что проверить в настройках зарплатной системы

У вида начисления пособия должен стоять признак исключения из среднего заработка. Для зарплаты за отработанное время требуется обратная настройка.

Табельный код болезни должен формировать исключаемый период по календарным датам. Проверяют также обмен между кадровым, страховым и зарплатным контурами.

После обновления программы выполняют тест на сотруднике с одним полным и одним неполным месяцем. Итог сравнивают с ручной формулой.

Право менять настройки лучше ограничить. Изменения фиксируют в журнале с датой, пользователем и причиной, затем перепроверяют ближайшие начисления отпускных.

При миграции из другой системы переносят историю исключаемых периодов и начислений. Одних итоговых сумм по месяцам для воспроизводимого расчёта недостаточно.

Бухгалтерская справка должна описывать исправление, исходный результат и новую сумму. Это помогает объяснить перерасчёт сотруднику и проверяющему.

Комплект следует адаптировать под локальные формы и систему учёта работодателя. Для расчёта важнее согласованность дат в документах, табеле и регистре начислений.

Как действовать, если весь период состоит из исключаемого времени

Иногда сотрудник долго отсутствовал, а учитываемых выплат за 12 месяцев нет. Нулевой результат нельзя автоматически принимать как средний заработок.

Сначала проверяют предшествующий период, равный расчётному. Если там есть фактически начисленная зарплата и отработанное время, расчёт строят по этим сведениям.

Если подходящих сведений до отпуска нет, применяют заработок за фактически отработанные дни месяца наступления события. Следующий уровень проверки связан с тарифной ставкой или окладом.

Точный сценарий зависит от трудовой истории сотрудника. Бухгалтер должен сохранить пояснение, почему выбран конкретный источник сведений.

«Нулевой регистр требует ручного маршрута контроля. Хорошая практика — приложить бухгалтерскую справку с границами поиска заменяющего периода и ссылкой на действующую норму», — поясняет Мария Ж, судебный эксперт и автор более 1000 материалов о трудовом праве.

Особые ситуации в расчётном периоде

При приёме на работу менее года назад расчёт ведут по фактическому периоду у текущего работодателя. Заработок у прежнего работодателя для отпускных не складывают.

Если сотрудник менял должность внутри компании, трудовые начисления по обеим должностям входят в общий регистр. Перевод не запускает новый двенадцатимесячный отсчёт.

Совместителю отпускные рассчитывает каждый работодатель отдельно. Больничный и выплаты проверяют в каждом трудовом отношении по сведениям соответствующего работодателя.

Период простоя оценивают по основанию и способу оплаты. Если за сотрудником сохранялся средний заработок, время и начисленная сумма относятся к исключаемым.

Дни отпуска без сохранения зарплаты также влияют на полноту месяца. Выплаты за это время отсутствуют, а календарные дни проверяют как исключаемый период.

Работа на условиях неполного времени сама по себе не исключает дни. В расчёт входят фактическая зарплата и календарные показатели по общему порядку.

Повышение окладов требует отдельной проверки коэффициента. Важно определить круг работников, дату повышения и выплаты, подлежащие корректировке.

Разовая премия с неясным основанием требует анализа локального акта. Бухгалтер не должен относить её к системе оплаты только по названию в платёжном документе.

Больничный во время самого отпуска

Болезнь в расчётном периоде влияет на средний заработок. Болезнь во время ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительно влияет на даты отдыха.

Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевают или переносят при временной нетрудоспособности работника. Основанием служат подтверждённые сведения о больничном и волеизъявление по переносу.

Уход за заболевшим членом семьи во время отпуска не даёт такого же результата автоматически. Кадровик проверяет вид листка нетрудоспособности и основание освобождения.

После изменения дат бухгалтер проверяет, требуется ли перерасчёт. Часть суммы может относиться к перенесённым дням и учитываться при последующем предоставлении отдыха.

В Добыто кадровик может направить сотруднику заявление и приказ, а затем сохранить подписанные версии в карточке процесса. Расчётные проводки остаются в зарплатной системе.

Ошибки бухгалтера и контрольные проверки

Первая ошибка — исключение всего месяца болезни. Если сотрудник отработал часть месяца, зарплата и пересчитанные календарные дни участвуют в формуле.

Вторая ошибка — включение пособия в выплаты. Она часто возникает после изменения вида начисления или переноса сведений между системами.

Третья ошибка — применение 29,3 к неполному месяцу без пересчёта. Это завышает знаменатель и уменьшает средний дневной заработок.

Четвёртая ошибка — двойное исключение пересекающихся периодов. Один календарный день должен влиять на знаменатель один раз.

Пятая ошибка — использование постановления № 922 в расчётах после 1 сентября 2025 года. В методических файлах и настройках должна стоять ссылка на № 540.

Шестая ошибка — смешение расчётного периода отпускных с периодом страхового стажа. Эти величины отвечают на разные вопросы.

Контроль включает сверку дат, видов начислений, формулы неполного месяца, премий и итогового округления. Результат фиксируют в записке-расчёте либо бухгалтерской справке.

Перед выплатой второй специалист может повторить ключевые шаги по контрольному листу. Такая сверка полезна после обновления программы или изменения локальных правил.

Документы для расчёта отпускных

Стоимость электронного оформления отпусков

Ниже указаны тарифы КЭДО Добыто. Это не стоимость расчёта отпускных, бухгалтерской консультации, настройки зарплатной программы, юридической проверки или адаптации сотрудников.

Для выбора тарифа оценивают число сотрудников, маршруты отпускных документов, роли согласования, интеграцию с 1С и требования к электронному архиву.

Выводы

Больничный находится внутри календарных границ расчётного периода, если его даты попали в соответствующие 12 месяцев. Дни болезни и пособие исключают, а заработок за отработанную часть месяца сохраняют.

Для неполного месяца применяют отдельную формулу через 29,3. Проверка строится на согласованных сведениях табеля, листка нетрудоспособности, регистра начислений и записки-расчёта.

В 2026 году расчёт ведут по постановлению Правительства РФ № 540. Ссылки на утратившее силу постановление № 922 следует убрать из актуальных инструкций и настроек.

Частые вопросы

Нужно ли исключить три дня больничного, оплаченные работодателем?

Да. Эти дни относятся к периоду временной нетрудоспособности, а выплата имеет характер пособия. Источник финансирования первых дней не превращает её в оплату труда.

Убирают ли из расчёта выходные внутри больничного?

Да. Исключается календарный период временной нетрудоспособности, включая попавшие в него выходные. Для неполного месяца учитываемые календарные дни пересчитывают по формуле.

Можно ли исключить весь месяц, если сотрудник болел один день?

Нет. Месяц считают неполным. Зарплата за отработанное время входит в выплаты, а количество учитываемых календарных дней определяют пропорционально.

Входит ли премия, начисленная в месяце болезни?

Ответ зависит от вида премии, периода начисления и правил положения № 540. Бухгалтер проверяет основание выплаты и порядок учёта премий, закреплённый у работодателя.

Что делать, если программа включила пособие в средний заработок?

Следует проверить код начисления, настройку участия в среднем заработке и даты регистра. После исправления выполняют перерасчёт и сохраняют контрольный отчёт.

Меняется ли расчётный период после переноса отпуска?

Если отпуск начинается в другом календарном месяце, меняются и границы 12-месячного периода. При переносе внутри того же месяца границы сохраняются.