Статья 123 ТК РФ регулирует очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и обязывает работодателя утверждать график отпусков. Этот документ определяет, когда каждый работник пойдет в отпуск в течение года. В статье разберем, как правильно составить и утвердить график отпусков в 2026 году, какие категории работников вправе выбирать удобное время отдыха и какие штрафы грозят за нарушения.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Что такое график отпусков и зачем он нужен
График отпусков — это локальный нормативный акт, в котором зафиксирована очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков всем работникам организации. Согласно статье 123 ТК РФ, график обязателен как для работодателя, так и для работника. Это означает, что ни одна из сторон не вправе в одностороннем порядке менять установленные даты отпуска.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
Для работодателя график — инструмент планирования. Он позволяет равномерно распределить отпуска в течение года, чтобы в один период не ушли все ключевые сотрудники. Для работника график — гарантия того, что отпуск будет предоставлен в установленные сроки. Если работодатель нарушает график, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию.
Отсутствие графика отпусков — нарушение трудового законодательства, даже если фактически все работники получают отпуска вовремя. Трудовая инспекция при проверке запрашивает график в первую очередь.
«График отпусков — один из самых проверяемых документов при инспекциях ГИТ. Его отсутствие фиксируется в 90% протоколов о нарушениях. Составить график несложно, а штраф за его отсутствие — до 50 тысяч рублей для организации.»
Сроки утверждения графика отпусков
Статья 123 ТК РФ устанавливает четкий срок: график отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Для графика на 2026 год крайний срок утверждения — 17 декабря 2025 года.
Срок исчисляется в календарных днях. Если последний день приходится на выходной или нерабочий праздничный день, график все равно должен быть утвержден до этой даты. Роструд рекомендует не откладывать утверждение на последний день и завершать процедуру в начале декабря.
На практике подготовка графика начинается в октябре-ноябре. Кадровая служба собирает пожелания работников, учитывает мнение профсоюза (при наличии) и формирует проект документа.
Как составить график отпусков: пошаговый порядок
Сбор пожеланий работников
Первый этап — сбор заявлений или служебных записок от работников с указанием желаемых дат отпуска. Закон не обязывает работодателя спрашивать мнение каждого сотрудника (кроме льготников), но разумная практика предполагает учет пожеланий.
Для льготных категорий работников учет пожеланий обязателен. Если работник имеет право на отпуск в удобное время, работодатель должен включить его в график именно на те даты, которые выбрал сам работник.
Форма графика отпусков
Для оформления графика можно использовать унифицированную форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1. Эта форма не обязательна с 2013 года, но остается самой распространенной. Работодатель вправе разработать собственную форму и утвердить ее приказом.
Форма Т-7 содержит следующие графы: наименование структурного подразделения, должность работника, ФИО, табельный номер, количество дней отпуска, запланированная дата отпуска и фактическая дата. Графа «фактическая дата» заполняется в течение года по мере предоставления отпусков.
Учет мнения профсоюза
Если в организации действует профсоюз, график утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Порядок учета мнения установлен статьей 372 ТК РФ. Работодатель направляет проект графика в профком, который в течение пяти рабочих дней дает мотивированное мнение.
При отсутствии профсоюза работодатель утверждает график самостоятельно. Никакого дополнительного согласования не требуется.
«Профсоюз может не согласиться с проектом графика. В этом случае работодатель проводит дополнительные консультации. Если согласия достичь не удалось, работодатель вправе утвердить график в своей редакции, но профсоюз может обжаловать решение в ГИТ.»
Утверждение и ознакомление
График утверждается приказом руководителя организации или визой «Утверждаю» непосредственно на бланке графика. После утверждения каждый работник должен быть ознакомлен с графиком под роспись. Минтруд в письме от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17846 подтвердил обязанность работодателя знакомить работников с графиком отпусков.
Ознакомление можно оформить в самом графике (если предусмотрена графа для подписи), в отдельном листе ознакомления или в журнале ознакомления с локальными нормативными актами.
Полезные документы для скачивания
Образец графика отпусков (форма Т-7) — скачать
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ — скачать
Заявление на отпуск — скачать образец
Заявление о переносе отпуска — скачать образец
Письмо Минтруда от 27.03.2020 N 14-2/В-321 о составлении графика отпусков — скачать
Кто имеет право на отпуск в удобное время
Трудовой кодекс и федеральные законы устанавливают перечень категорий работников, которые вправе выбирать время отпуска по своему желанию. Работодатель обязан включить их в график на указанные ими даты.
Многодетные родители
Работники с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет имеют право на отпуск в удобное время до достижения младшим ребенком возраста 14 лет (статья 262.2 ТК РФ). Если ребенок в возрасте от 18 до 23 лет обучается по очной форме, он также учитывается.
Несовершеннолетние работники
Работники до 18 лет пользуются отпуском в любое удобное для них время (статья 267 ТК РФ). При этом им положен удлиненный отпуск — 31 календарный день.
Беременные женщины
Женщины вправе использовать ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (статья 260 ТК РФ). Это право не зависит от стажа работы.
Мужья в период декрета жены
По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени непрерывной работы у данного работодателя (часть 4 статьи 123 ТК РФ).
Совместители
Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (статья 286 ТК РФ). Если на работе по совместительству стаж менее 6 месяцев, отпуск предоставляется авансом.
Другие льготные категории
Право на отпуск в удобное время также имеют: ветераны боевых действий, почетные доноры России, супруги военнослужащих (одновременно с отпуском военнослужащего), работники, пострадавшие от катастрофы на Чернобыльской АЭС, Герои России и СССР, инвалиды войны.
«Работодатели часто не знают полный перечень льготников. Это приводит к конфликтам и жалобам в ГИТ. Составляя график, запросите у работников документы, подтверждающие льготу, и включите их в график на выбранные ими даты.»
Уведомление работника о начале отпуска
Статья 123 ТК РФ обязывает работодателя извещать работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Уведомление оформляется под роспись.
Форма уведомления не установлена законом. Это может быть отдельный документ — извещение, или запись в графике отпусков с подписью работника. Главное — подтвердить, что работник был уведомлен за 14 дней.
Если работодатель не выполнил обязанность по уведомлению, работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок по своему выбору (статья 124 ТК РФ). Кроме того, это является нарушением трудового законодательства и основанием для привлечения к административной ответственности.
Внесение изменений в график отпусков
В течение года в утвержденный график могут вноситься изменения. Основания для корректировки: прием новых работников, перенос отпуска по инициативе работника или работодателя, отзыв из отпуска, увольнение работника.
Изменения вносятся приказом руководителя. Новый работник, принятый после утверждения графика, включается в него дополнением. Минтруд в письме от 27.03.2020 N 14-2/В-321 пояснил, что отсутствие нового работника в графике не является нарушением, если отпуск ему будет предоставлен в установленном порядке.
При переносе отпуска работник пишет заявление, а работодатель издает приказ и вносит изменения в графу 8 («основание переноса») и графу 9 («дата предполагаемого отпуска») формы Т-7.
Составление графика отпусков: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Соберите от работников пожелания по датам отпуска (октябрь-ноябрь)
- Шаг 2. Запросите у льготных категорий работников подтверждающие документы
- Шаг 3. Заполните форму Т-7 или собственную форму графика, учитывая пожелания льготников
- Шаг 4. Направьте проект графика в профсоюз (при наличии) для учета мнения
- Шаг 5. Утвердите график приказом руководителя не позднее чем за 2 недели до нового года
- Шаг 6. Ознакомьте каждого работника с графиком под роспись
- Шаг 7. В течение года уведомляйте работников о начале отпуска за 2 недели
Штрафы за нарушения при работе с графиком отпусков
Отсутствие графика отпусков, нарушение сроков его утверждения или несоблюдение установленной очередности — все это квалифицируется по статье 5.27 КоАП РФ. Штрафы зависят от категории нарушителя и повторности.
За первичное нарушение: должностным лицам и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, юридическим лицам — от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение в течение года: должностным лицам — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет, ИП — от 10 000 до 20 000 рублей, юридическим лицам — от 50 000 до 70 000 рублей.
Нарушением считается не только отсутствие графика, но и его утверждение с нарушением сроков, неознакомление работников с графиком, несоблюдение сроков уведомления об отпуске, отказ предоставить отпуск льготнику в удобное для него время.
«На практике за каждое нарушение ГИТ может назначить отдельный штраф. Если у работодателя нет графика и при этом он не уведомлял работников об отпуске — это два самостоятельных нарушения, каждое из которых карается штрафом.»
Автоматизация работы с графиком отпусков
Составление графика отпусков на бумаге неизбежно сопровождается ошибками: пропущены сроки уведомления, не учтены льготники, забыли внести изменения. Системы кадрового электронного документооборота позволяют автоматизировать весь процесс.
Сервис Добыто КЭДО формирует электронный график отпусков, автоматически рассылает уведомления за 14 дней до начала отпуска и контролирует ознакомление работников. Работники подают заявления на перенос через личный кабинет, руководитель согласовывает онлайн.
Как работает график отпусков в КЭДО
- Шаг 1. Кадровая служба загружает проект графика в систему или формирует его на основе заявок работников
- Шаг 2. Система автоматически проверяет пересечения отпусков в одном подразделении
- Шаг 3. Руководитель утверждает график электронной подписью
- Шаг 4. Работники получают уведомление и знакомятся с графиком в личном кабинете
- Шаг 5. За 14 дней до начала отпуска система автоматически направляет уведомление работнику
«Электронный график отпусков исключает главный риск — пропуск срока уведомления. Система сама напомнит и работнику, и кадровику. Все уведомления фиксируются с электронной подписью, что является надлежащим доказательством при проверке ГИТ.»
Заключение
Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.
При выборе системы КЭДО важно учитывать соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса для сотрудников и возможность интеграции с существующими системами учёта.
Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.
Использованные источники
Часто задаваемые вопросы
Когда нужно утвердить график отпусков на 2026 год?
Обязательно ли использовать форму Т-7?
Может ли работник отказаться идти в отпуск по графику?
Нужно ли включать в график новых работников?
Какой штраф за отсутствие графика отпусков?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.