Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска 2026

Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска регулируется главой 19 Трудового кодекса и держится на трёх опорных датах: график утвердили до 17 декабря, работника уведомили за две недели, отпускные перечислили за три календарных дня до начала отдыха. Если вы кадровик или руководитель и хотите без штрафов провести сотрудника от записи в графике до выхода с отдыха, эта статья соберёт всю процедуру в одном месте: какие документы готовить, в какие сроки, как делить отпуск на части, кого нельзя задвинуть на зиму и как считаются отпускные по среднему за 29,3. Это часть большого материала про оформление отпусков, где разобран весь блок отпускных процедур от стажа до компенсации при увольнении.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое ежегодный основной оплачиваемый отпуск и кому он положен

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск — это 28 календарных дней отдыха с сохранением места работы, должности и среднего заработка (ст. 114, 115 ТК РФ). Право на него имеет каждый, кто работает по трудовому договору: и штатный программист, и продавец в рознице, и удалёнщик, оформленный в другом городе. На ГПХ и самозанятых это не распространяется, у них нет трудовых отношений, а значит, нет и отпуска по ТК.

28 дней — это базовая величина. Поверх неё закон накручивает дополнительные отпуска отдельным категориям: за работу во вредных условиях, за ненормированный рабочий день, северянам, отдельным профессиям. Тут важный нюанс: когда мы говорим про порядок предоставления, мы держим в голове весь накопленный объём дней конкретного человека, а не только эти 28. Сотрудник, который три года не догуливал, может прийти с приличным остатком, и его тоже нужно отразить в графике.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самая частая путаница у работодателей — считать, что отпуск ‘обнуляется’ в конце года. Не обнуляется. Неотгулянные дни копятся, и непредоставление отпуска два года подряд прямо запрещено статьёй 124. Кадровик, который не следит за остатками, рано или поздно получит работника с 70 днями на руках и головняк с тем, как его на эти два с лишним месяца отпустить.»

Когда возникает право на отпуск: стаж и категории работников

Право на отпуск за первый рабочий год возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у этого работодателя (ст. 122 ТК РФ). Раньше — можно, но только по соглашению сторон. То есть формального запрета нет, работодатель вправе отпустить и через два месяца, если сам захочет.

Есть категории, которым отпуск до шести месяцев обязаны дать по заявлению, отказать нельзя: женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, работники до 18 лет, сотрудники, усыновившие ребёнка до трёх месяцев. За второй и последующие годы отпуск дают в любое время рабочего года по графику.

Отдельно стоит группа тех, кто использует отпуск в удобное для себя время и не привязан к графику жёстко. Сюда входят несовершеннолетние; один из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет; многодетные родители с тремя и более детьми, пока младшему нет 14; почётные доноры; мужья в период, когда жена в отпуске по беременности и родам. Эту вариативность стажа удобно прогонять через калькулятор отпускного стажа в 2026 году, чтобы не считать руками периоды, которые в стаж не входят.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Спецкатегории — это то место, где кадровик чаще всего спотыкается. Поставили многодетной маме отпуск по графику на ноябрь, она в мае приносит заявление на июнь — и всё, вы обязаны дать. Здесь логику в требовании искать бессмысленно, его нужно просто выполнить, иначе на проверке это вылезет как нарушение.»

График отпусков как основа порядка предоставления

График отпусков — локальный нормативный акт, обязательный и для работника, и для работодателя (ст. 123 ТК РФ). Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть крайний срок — 17 декабря. Унифицированная форма Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1; с 2013 года она необязательна, компания вправе разработать свою, но большинство пользуется привычной Т-7.

Составляют график обычно так: кадровая служба собирает с подразделений пожелания работников, сводит их, проверяет на пересечения и наложения, передаёт руководителю на утверждение. Если в организации есть первичная профсоюзная организация, график принимают с учётом её мнения (ст. 372 ТК РФ). Закон не требует указывать в графике точную дату ухода, можно ограничиться месяцем. Но Роструд рекомендует ставить конкретную дату — так проще считать отпускные и оформлять документы.

Я не раз видела график, распечатанный на формате А1, прилепленный к стене и исписанный замечаниями, переносами, зачёркиваниями. Разобраться в нём могла только руководитель кадровой службы, которая работала уже за 30 лет и, по словам коллег, регулярно брала больничный. Узкое горлышко в чистом виде: уходит человек — встаёт весь процесс. Чтобы не плодить такие наложения заранее, на этапе планирования помогает планировщик графика отпусков 2026 с визуализацией пересечений по подразделениям.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«В практике Добыто планирование отпусков мы делаем не сверху вниз приказом, а через личный кабинет: сотруднику прилетает задача, он сам фиксирует пожелания, система сразу подсказывает, что одна часть должна быть не меньше 14 дней. Руководитель получает уже проверенные данные и держит руку на пульсе по пересечениям, а кадровик сводит всё в график скопом, а не вылавливает ошибки поштучно.»

Уведомление работника и сроки выплаты отпускных

Два срока, на которых горят чаще всего. Первый: о времени начала отпуска работника извещают под подпись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ). Второй: оплату отпуска производят не позднее чем за три календарных дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Оба срока считаются в календарных днях, а не в рабочих.

Почему это критично. Если работника не уведомили за две недели или не выплатили отпускные за три дня, он вправе письменно потребовать перенести отпуск на другое время (ст. 124 ТК РФ). То есть нарушение срока даёт работнику законное основание сдвинуть отдых, и работодатель обязан это требование удовлетворить. Государственные разъяснения и образцы по отпускам можно посмотреть на портале Роструда Онлайнинспекция.рф.

Уведомление мы в Добыто настраиваем автоматически: за 14 дней система сама шлёт сотруднику пуш и формирует извещение, а отметка о вручении с датой и временем фиксируется в системе. Это снимает классический спор «а меня не предупреждали» — вся цепочка видна и при проверке ГИТ, и в суде.

Документы для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска

Состав документов зависит от того, идёт работник строго по графику или есть отклонения. По графику заявление, строго говоря, не обязательно — основанием служит сам график, но многие компании оставляют заявление для порядка. Если отпуск вне графика, досрочно или с переносом — заявление нужно обязательно.

Базовый комплект выглядит так. Приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6 (на одного работника) или Т-6а (на нескольких). Записка-расчёт по форме Т-60 — на её основании бухгалтерия считает отпускные. Отметка в личной карточке работника (раздел VIII). Проставление в табеле рабочего времени кода отпуска (ОТ или 09). Унифицированные формы Т-6 и Т-60 тоже с 2013 года необязательны, но удобны и привычны проверяющим.

Как оформить ежегодный отпуск по графику: пошаговая инструкция

Образцы документов для оформления ежегодного отпуска

Разделение отпуска на части, перенос и продление

Отпуск можно разделить на части по соглашению работника и работодателя (ст. 125 ТК РФ). Количество частей закон не ограничивает: хоть по неделе, хоть по дню. Единственное жёсткое требование — хотя бы одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней. Это та самая «крупная» часть, которую сотрудник обязан запланировать, и которую кадровик обязан проконтролировать. Не запланировал работник 14 дней, не проверил кадровик — и это уже почва для претензий на проверке.

Отзыв из отпуска допускается только с согласия работника. Нельзя отзывать беременных, несовершеннолетних и занятых на работах с вредными условиями. Неиспользованную из-за отзыва часть предоставляют в удобное для работника время в текущем году или присоединяют к отпуску следующего года. Чтобы держать под контролем сгораемые и накопленные дни, удобно сверяться через калькулятор остатка дней отпуска.

Перенос и продление — отдельная история со своими основаниями (ст. 124 ТК РФ). Ежегодный отпуск продлевают или переносят, если работник заболел во время отпуска, привлекался к исполнению государственных обязанностей, и в других случаях. Если работник не из «удобной» категории, перенос на желаемое время решается по соглашению с работодателем: сотрудник пишет заявление, работодатель вправе согласиться или отказать. А вот при нарушении сроков уведомления или оплаты перенос становится обязанностью работодателя, не правом.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Перенос отпуска задним числом — любимые грабли. Сотрудник заболел в отпуске, принёс больничку, а кадровик просто ‘передвинул’ даты в программе и забыл оформить. Потом при увольнении всплывает, что дни-то не догуляны, и компания платит компенсацию повторно. Перенос — это всегда заявление работника плюс приказ, без бумаги его как бы и нет.»

Расчёт и выплата отпускных

Отпускные считают через средний дневной заработок (Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 922). Сумма отпускных = средний дневной заработок умножить на количество календарных дней отпуска. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска.

Если расчётный период отработан полностью: зарплату за период делим на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Если не полностью — сначала считаем число «расчётных» дней: количество полностью отработанных месяцев умножаем на 29,3 и прибавляем календарные дни в неполных месяцах (по каждому: отработанные календарные дни делим на число дней в месяце и умножаем на 29,3). Потом зарплату за период делим на это число.

Простой пример. Менеджер уходит в отпуск на 14 дней. За расчётный период начислено 350 000 рублей, из них 8 месяцев отработаны полностью, один — частично (22 дня из 31). Считаем дни неполного месяца: 22 / 31 умножить на 29,3 равно 20,8. База дней: 8 умножить на 29,3 плюс 20,8 равно 255,2. Средний дневной заработок: 350 000 / 255,2 равно 1371,47 рубля. Отпускные: 1371,47 умножить на 14 равно 19 200,58 рубля до удержания НДФЛ. Выплатить эту сумму нужно за три календарных дня до начала отпуска.

Автоматизация порядка предоставления отпусков в КЭДО

Ручная работа с отпусками — это занимательная арифметика и колоссальное время за калькулятором. Сотрудник взял три периода по 10 дней, кто-то берёт по пятницам несколько месяцев, кто-то не включил выходные — всё это надо свести в таблицу, проверить на соответствие ТК и оформить пачку документов. В системе кадрового электронного документооборота процесс распадается на две понятные части: планирование и оформление.

На планировании система понимает, сколько дней у сотрудника накоплено и какие виды отпуска ему доступны — основной, северный, за вредность, за ненормированный день. При подаче заявки она подсказывает ошибку, а не глухо её блокирует: вот тут часть меньше 14 дней, вот тут пересечение с коллегой по подразделению. Поддерживаются разные схемы: массовое планирование по всей организации, точечное по подразделениям (в рознице не все филиалы закрываются в один горячий сезон), индивидуальное для спецкатегорий и топ-менеджмента.

На оформлении система автоматически извещает о начале предстоящего отпуска, сообщает вид и продолжительность, дату выхода на работу, готовит приказ. Обмен данными идёт между мастер-системой (например, 1С:ЗУП) и системой КЭДО. Кадровик из непосредственного исполнителя превращается в наблюдателя, который держит руку на пульсе. За время работы сервиса Добыто мы подключили более 500 компаний, и в проектах с отпусками главным эффектом всегда оказывалось снятие трудоёмкости с кадровой службы и исчезновение ошибок ручного свода.

Стоимость автоматизации отпусков в сервисе КЭДО Добыто

Итоговая стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей: для отпусков это планирование графика, маршруты согласования и автоформирование приказов. Тарификация в Добыто — за рабочее место в месяц, без скрытых позиций.

На итог влияют число рабочих мест, выбранный вид электронной подписи и нужна ли интеграция с учётной системой для автообмена данными по отпускам. Чтобы посчитать под свою численность, посмотрите актуальные тарифы сервиса Добыто — там разложены пакеты и условия по каждому тарифу.

Типичные ошибки при предоставлении ежегодного отпуска

Ошибки в отпусках почти всегда стоят денег — либо штраф, либо повторная выплата. Разберу самые частые.

Не уведомили за две недели. Кадровик закрутился, извещение ушло за неделю. Почему так: вручную трудно отследить даты по всему штату. Цена ошибки: работник вправе требовать перенос, а при проверке это нарушение по ст. 5.27 КоАП — для юрлица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, при повторе до 70 000.

Выплатили отпускные позже трёхдневного срока. Бухгалтерия привязала выплату к зарплатному дню. Почему так: отпускные путают с зарплатой и считают по окончании месяца. Цена ошибки: те же основания для переноса плюс компенсация за задержку выплаты по ст. 236 ТК РФ.

Не запланировали обязательную часть в 14 дней. Разбили отпуск на мелкие куски без крупной части. Почему так: идут навстречу сотруднику, который хочет «по пятницам». Цена ошибки: нарушение ст. 125, инспектор находит его на проверке графика.

Перенос задним числом без документов. Подвинули даты в программе, не оформив заявление и приказ. Почему так: кажется мелочью. Цена ошибки: при увольнении всплывают «недогулянные» дни и повторная компенсация.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и КЭДО:
«За время работы мы выработали алгоритм, который запускает отпускной процесс без замечаний ГИТ: автоконтроль двухнедельного уведомления, трёхдневного срока оплаты и обязательной части в 14 дней. Главное — не вести это в табличке, где одна дата теряется и тянет за собой штраф. Денежки на штрафах теряются на ровном месте, хотя процесс простой, если он зашит в систему.»

Выводы: порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск длится 28 календарных дней и держится на графике, который утверждают не позднее 17 декабря. Право на отпуск за первый год возникает после шести месяцев работы, но отдельные категории получают его раньше и в удобное для себя время. График обязателен и для работника, и для работодателя, при наличии профсоюза его принимают с учётом мнения профоргана. Два срока критичны: уведомить о начале отпуска нужно за две недели, выплатить отпускные — за три календарных дня, нарушение любого из них даёт работнику право на перенос.

Документальная цепочка проста: график Т-7, при отклонениях — заявление, затем приказ Т-6, записка-расчёт Т-60, отметка в личной карточке и табеле. Отпуск делится на части по соглашению при условии, что одна часть не меньше 14 дней; отзыв и перенос оформляются заявлением и приказом, иначе при увольнении всплывает повторная компенсация. Отпускные считают по среднему дневному заработку через число 29,3 и удерживают НДФЛ.

Чем больше штат и чем разнообразнее виды отпусков, тем выше цена ручной обработки. Контроль сроков, обязательной части и накопленных остатков переносится в систему, которая подсказывает ошибку в момент её появления, а не на проверке. Это направление будет только усиливаться: планирование, переносы, отзывы и досрочные прерывания постепенно уходят в цифровой контур, оставляя кадровику управленческие решения, а не арифметику за калькулятором.

Часто задаваемые вопросы