Отпуск и время отдыха по ТК РФ: виды, график, сроки 2026

Отпуск и время отдыха по ТК РФ соотносятся как часть и целое: отпуск — это один из пяти видов времени отдыха, которые Трудовой кодекс закрепил в разделе V. Разберём, что закон относит ко времени отдыха, какое место занимают отпуска, какие они бывают, кто имеет право на отдых, как оформить график и отпускные без предписаний ГИТ. Материал входит в раздел про виды отпусков и время отдыха, где собраны разборы по каждому виду отдыха отдельно.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Время отдыха по ТК РФ: понятие и виды

Время отдыха — период, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и распоряжается им по своему усмотрению. Такое определение даёт статья 106 ТК РФ. Право на отдых закреплено в статье 37 Конституции: продолжительность рабочего времени ограничена, выходные и праздничные дни гарантированы, ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому, кто работает по трудовому договору.

Статья 107 перечисляет пять видов времени отдыха. Перерывы в течение рабочего дня или смены — обеденный и специальные технологические. Ежедневный, он же междусменный, отдых — промежуток между окончанием одной смены и началом следующей. Выходные дни как еженедельный непрерывный отдых. Нерабочие праздничные дни. И отпуска. Первые четыре вида привязаны к режиму рабочего времени и наступают автоматически, без заявлений и приказов. С отпуском всё сложнее.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Кадровики держат в голове только отпуск, а про остальные четыре вида отдыха вспоминают, когда прилетает жалоба в ГИТ. Междусменный отдых, перерывы для кормления, выходные при сменном графике — всё это тоже раздел V, и за каждое нарушение прилетает по той же 5.27 КоАП.»

Как отпуск соотносится с другими видами времени отдыха

Отпуск отличается от прочих видов отдыха тремя признаками. Он длительный — минимум 28 календарных дней в году. Он оплачивается заранее, а не по факту, как обычная зарплата. И он оформляется целым комплектом документов: график, уведомление, приказ, записка-расчёт. Ни перерыв на обед, ни выходной такой процедуры не требуют.

По сути отпуск — это концентрированный отдых, который работник накапливает за отработанное время и использует крупным блоком. Пока сотрудник в отпуске, за ним сохраняется рабочее место, должность и средний заработок. Этим отпуск похож на больничный или командировку по учёту стажа, но в отличие от них отпуск планируется заранее и попадает в отдельный локальный акт — график отпусков.

Виды отпусков по Трудовому кодексу

Внутри самого понятия «отпуск» ТК РФ выделяет несколько разновидностей. Их стоит различать, потому что порядок предоставления, оплата и возможность замены деньгами у них разные.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Базовый вид, положенный каждому работнику. Продолжительность — 28 календарных дней (статьи 114 и 115 ТК РФ). За период отпуска сохраняется должность и средний заработок. Для отдельных категорий основной отпуск удлинён: несовершеннолетним — 31 день, инвалидам — не менее 30 дней, педагогам — до 56 дней.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска

Статья 116 даёт право на допотпуск сверх основного. Его получают работники с вредными и опасными условиями труда, занятые на Крайнем Севере и приравненных территориях, сотрудники с ненормированным рабочим днём (не менее 3 календарных дней), а также те, кому допотпуск положен по коллективному договору. Северный и вредный отпуска система учёта должна считать отдельно, не смешивая с основным — иначе накопленные дни теряются. Если в компании есть работники Крайнего Севера, порядок расчёта их дополнительного отдыха стоит разобрать по отдельному материалу про дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего Севера.

Отпуск без сохранения заработной платы

По статье 128 работник вправе взять отгул за свой счёт по семейным обстоятельствам. Продолжительность — по соглашению сторон. В ряде случаев работодатель обязан отпустить: до 5 календарных дней при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близкого родственника. Работающим пенсионерам — до 14 дней в году, участникам ВОВ — до 35. Нюанс: отпуск за свой счёт свыше 14 дней в году не включается в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска.

Целевые отпуска

Учебный отпуск для тех, кто совмещает работу с получением образования. Отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет. Они предоставляются не по графику, а по факту события и подтверждаются справкой-вызовом, больничным листом или свидетельством о рождении.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Самая частая путаница у новичков — когда основной и дополнительный отпуска валят в одну кучу. А их надо считать раздельно, потому что часть допотпуска за вредность заменить деньгами можно, а основные 28 дней — ни при каких раскладах, только отгулять. Мы в проектах Добыто сразу разводим эти счётчики по разным видам, чтобы кадровик не тонул в арифметике.»

Право на отпуск и график отпусков

Право на использование отпуска за первый год работы возникает после 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (статья 122 ТК РФ). По соглашению сторон отпуск могут дать и раньше. Отдельным категориям — несовершеннолетним, женщинам перед декретом, усыновившим ребёнка до трёх месяцев — отпуск обязаны предоставить до истечения полугода. За второй и последующие годы отпуск берётся в любое время рабочего года по графику.

График отпусков — локальный нормативный акт, обязательный и для работодателя, и для работника. Его утверждают не позднее чем за две недели до наступления календарного года (статья 123 ТК РФ). Если в организации есть первичная профсоюзная организация, график принимается с учётом её мнения. О времени начала отпуска работника извещают под роспись не позднее чем за две недели, а отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха (статья 136 ТК РФ).

Роструд рекомендует указывать в графике конкретную дату начала отпуска, а не просто месяц — так проще планировать замены и вовремя начислять отпускные. Проверить свои права работник может через сервис Роструда онлайнинспекция.рф, где разобраны типовые ситуации по отпускам.

В сервисе Добыто планирование отпусков идёт через личный кабинет: сотрудник видит остаток дней по каждому виду отпуска, подаёт заявку, руководитель согласует, а система сама собирает сводный график и отправляет на подписание. Кадровику не приходится сводить данные вручную в таблицу и вылавливать пересечения по подразделениям.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Раньше видела график отпусков, распечатанный на листе А1 и прибитый к стене, весь в зачёркиваниях и переносах. Разобраться в нём могла одна кадровичка со стажем 30 лет, и когда она уходила на больничку, весь процесс вставал. Это классическое узкое горлышко. КЭДО убирает эту зависимость от одного человека — правила зашиты в систему, а не в голову ветерана.»

Образцы документов для оформления отпусков

Как оформить ежегодный отпуск по графику: пошаговая инструкция

Деление, перенос, продление и отзыв из отпуска

Отпуск можно разделить на части по соглашению работника и работодателя (статья 125 ТК РФ). Число частей закон не ограничивает, но хотя бы одна из них за рабочий год должна быть не менее 14 календарных дней. Остальные дни делятся как угодно, вплоть до одного дня. Если про обязательную часть в 14 дней забыли, а кадровик не проверил — это нарушение.

Ежегодный отпуск продлевается или переносится, если работник заболел во время отдыха, привлечён к исполнению государственных или общественных обязанностей, либо в других случаях по ТК РФ (статья 124). Перенести отпуск можно и по соглашению сторон — из-за семейных обстоятельств или производственной необходимости. Работник вправе требовать переноса, если его не предупредили о начале отпуска за две недели или не выплатили отпускные за три дня.

Отдельные категории используют отпуск в удобное для них время независимо от графика: работники до 18 лет, один из родителей ребёнка-инвалида, многодетные родители с тремя и более детьми, младшему из которых нет 14 лет, почётные доноры. Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия, и не всех — беременных, несовершеннолетних и занятых на вредных производствах отзывать нельзя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Отзыв из отпуска — зона, где легко словить косяк. Взяли и по телефону вызвали человека — а он несовершеннолетний, его вообще нельзя. Или отозвали, а согласие в письменном виде не оформили. На проверке инспектор ГИТ смотрит именно бумажки, а не то, что вы там устно договорились. Нет письменного согласия — считай, отзыва не было.»

Компенсация за неиспользованный отпуск

Заменить отпуск деньгами, пока работник продолжает работать, можно только для части, превышающей 28 календарных дней (статья 126 ТК РФ). Стандартные 28 дней отгуливаются в натуральном виде — деньгами их не закрыть. Компенсация актуальна для тех, у кого удлинённый основной или дополнительный отпуск: например, госслужащий с 35 днями может получить деньги за 7 дней сверх минимума.

Нельзя заменять компенсацией отпуск беременным женщинам, работникам до 18 лет, а также допотпуск за вредность в пределах минимальных 7 дней. Ежегодный оплачиваемый отпуск не сгорает — это подтвердили Письмо Минтруда от 25.01.2021 № 14-2/ООГ-521 и Постановление Конституционного суда от 25.10.2018 № 38-П. При увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска за всё время работы, независимо от давности (статья 127 ТК РФ).

Отдельно закон запрещает не предоставлять отпуск более двух лет подряд (статья 124). Копить дни ради будущей выплаты — тупиковый путь: судебная практика 2025 года ужесточилась, суды всё чаще отказывают в компенсации за годами накопленный отпуск, если работник сознательно не отдыхал ради денег.

Мария Ж, специалист по трудовому праву:
«Работники искренне верят, что можно годами не ходить в отпуск, а потом забрать деньгами. Это заблуждение, которое дорого обходится работодателю: и штраф от ГИТ, и здоровенная компенсация при увольнении. Мы в проектах Добыто ставим виджет, который показывает кадровику, у кого копится задолженность по отпускам — чтобы вовремя загнать человека отдыхать, а не платить потом за четыре года разом.»

Как рассчитываются отпускные

Сумма отпускных — это среднедневной заработок, умноженный на число календарных дней отпуска. Среднедневной заработок при полностью отработанном расчётном периоде считается так: зарплату за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска, делят на 12 и на среднемесячное число календарных дней 29,3.

Если расчётный период отработан не полностью, формула меняется. Число полностью отработанных месяцев умножают на 29,3, прибавляют календарные дни в неполных месяцах, и на полученное число делят зарплату за расчётный период. Пример: сотрудник отработал 8 полных месяцев и один неполный, где отработано 22 дня из 31. За неполный месяц берём 22 / 31 × 29,3 = 20,8. Знаменатель: 8 × 29,3 + 20,8 = 255,2. При зарплате 350 000 рублей за период среднедневной заработок = 350 000 / 255,2 = 1371,47 рубля. За 14 дней отпуска выйдет 19 200,58 рубля до вычета НДФЛ.

Если сотрудник отработал меньше года, расчёт идёт по фактически отработанным месяцам — подробный разбор с примерами есть в отдельной статье про расчёт отпускных при работе меньше года. Отпускные выдаются не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха, то есть рассчитать их нужно, не дожидаясь конца месяца.

Типичные ошибки работодателя при работе с отпусками

Первая ошибка — не выдать отпуск более двух лет подряд. Мотив: производственная необходимость, кадровый голод, инициатива работника. Цена ошибки прямая: штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 рублей для организации и от 1 000 до 5 000 рублей для директора или ИП. Плюс при увольнении — компенсация за все накопленные дни.

Вторая ошибка — забыть про обязательную часть отпуска в 14 дней при делении. Сотрудник раздробил отпуск на мелкие куски, кадровик не проверил, а закон нарушен. Третья — предоставить отпуск только на выходные дни: пять суббот подряд вместо полноценного отдыха. Это незаконно и тоже наказывается штрафом до 50 000 рублей.

Четвёртая ошибка — нарушить сроки: не уведомить за две недели или не выплатить отпускные за три дня. Работник получает право требовать переноса, а работодатель — риск претензии. Пятая — заменить деньгами весь отпуск целиком, а не только часть сверх 28 дней. За повторное нарушение штрафы растут: для организации от 50 000 до 70 000 рублей, для должностного лица от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация. В проектах Добыто система блокирует такие сценарии на этапе заявки: нельзя утвердить график, где нет части в 14 дней, или отпуск, целиком уходящий на выходные.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Логику некоторых требований искать бессмысленно — их надо просто выполнять. Правило про 14 дней одной частью не про удобство, а про то, что человек должен реально отдохнуть, а не раздёргать отпуск по пятницам. Инспектор ГИТ на проверке первым делом смотрит график: есть ли у каждого эта неделя с хвостиком одним куском. Нет — значит грабли, значит штраф.»

Стоимость автоматизации учёта отпусков в сервисе КЭДО

Итоговая стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Учёт отпусков идёт в связке с кадровым электронным документооборотом: график, уведомления, приказы и записки-расчёты подписываются электронно, а не бегают по кабинетам на бумаге.

Тариф Бизнес включает поддержку ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграцию с 1С, электронный архив и приоритетную поддержку. Что именно войдёт в ваш проект и как цена зависит от численности — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее.

Выводы: отпуск и время отдыха по ТК РФ

Отпуск — один из пяти видов времени отдыха по разделу V ТК РФ, наряду с перерывами, междусменным отдыхом, выходными и праздничными днями. От остальных он отличается длительностью, предварительной оплатой и обязательным документальным оформлением. Базовый ежегодный отпуск — 28 календарных дней, право на него возникает через 6 месяцев работы, а очередность определяет график, утверждаемый за две недели до начала года.

На практике держите под контролем четыре точки: обязательную часть отпуска в 14 дней при делении, сроки уведомления за две недели и выплаты отпускных за три дня, запрет копить отпуск более двух лет и правило замены деньгами только части сверх 28 дней. Нарушение любого из них — штраф по статье 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 рублей для организации, а при повторе до 70 000 рублей. Ежегодный отпуск не сгорает, и при увольнении компенсация выплачивается за все накопленные дни.

Ручной учёт отпусков остаётся уязвимым местом: раздельные счётчики по видам отпусков, проверка на пересечения, контроль сроков — всё это система делает надёжнее человека с калькулятором. Судебная практика 2025-2026 годов ужесточается к тем, кто копит отпуска ради выплат, поэтому переход на прозрачный учёт с автоматической проверкой по ТК РФ становится вопросом не удобства, а снижения рисков.

Часто задаваемые вопросы