Отпуск без сохранения зарплаты: ст. 128 ТК РФ в 2026

Отпуск без сохранения заработной платы — это период отдыха, который работник берёт по своему заявлению с согласия работодателя, не получая за эти дни зарплату. Регулирует его статья 128 ТК РФ, и в апреле 2025 года её отредактировали, поэтому часть популярных в интернете разъяснений уже устарела. В этой статье разберём, кому работодатель обязан предоставить такой отпуск, а кому может отказать, сколько дней положено отдельным категориям работников, как правильно оформить заявление и приказ, и почему количество дней «за свой счёт» напрямую влияет на ваш ежегодный оплачиваемый отпуск.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения заработной платы (в обиходе — «отпуск за свой счёт», «административный отпуск») регулируется статьёй 128 Трудового кодекса РФ. По смыслу нормы это время, когда работник освобождается от работы, но работодатель за эти дни ничего ему не платит. Трудовые отношения при этом не прерываются: место работы и должность сохраняются, человек остаётся в штате.

Главное, что нужно понять с самого начала: это не разновидность ежегодного оплачиваемого отпуска. Это отдельный вид времени отдыха со своими правилами. Ежегодный отпуск работодатель планирует через график и обязан оплатить. Отпуск за свой счёт работник инициирует сам, и инициатива здесь только его — отправить человека «в административный» против его воли работодатель не вправе. На практике именно с этим связана большая часть нарушений: в периоды простоя некоторые компании пытаются массово отправлять сотрудников «за свой счёт», и это прямое основание для предписания ГИТ.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Когда у компании нет работы, отпуск за свой счёт — это не выход. Простой оплачивается по статье 157, две трети тарифа минимум. А вот заставить сотрудника написать заявление «по семейным обстоятельствам», когда семейные обстоятельства — это отсутствие заказов у работодателя, нельзя. Инспектор ГИТ такую схему вскрывает на раз.»

Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты по общему правилу определяется по соглашению сторон. То есть конкретного предела «вообще» закон не устанавливает — сколько дней дать, работник и работодатель решают вместе, исходя из причины. Но есть категории, для которых обязанность работодателя и предельные сроки прописаны прямо в кодексе. Об этом дальше.

Кому работодатель обязан предоставить отпуск, а кому может отказать

Все основания для отпуска за свой счёт делятся на две группы, и это деление принципиально. От него зависит, вправе ли работодатель сказать «нет».

Первая группа — отпуск по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам (часть 1 статьи 128). Здесь продолжительность определяется по соглашению, а само предоставление — право, а не обязанность работодателя. Работник пишет заявление, указывает причину, а руководитель решает, считать её уважительной или нет. Уважительность оценивает именно работодатель. По сложившейся практике к таким причинам относят, например, проводы сына в армию, отправку детей в летний лагерь, необходимость уехать по личным делам. Закон точный перечень не задаёт, поэтому формулировка «прошу предоставить отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам» работает, но гарантии получить отпуск не даёт.

Вторая группа — случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск по заявлению работника. Отказать здесь нельзя: если работник относится к одной из перечисленных в законе категорий и подал заявление, отпуск ему обязаны оформить в пределах установленного числа дней. Отказ в этой ситуации — нарушение, которое легко обжалуется.

Категории работников, которым отпуск обязаны дать (ч. 2 ст. 128 ТК РФ)

Действующая редакция статьи 128 после изменений Федеральным законом от 7 апреля 2025 года № 64-ФЗ устанавливает следующие категории и сроки:

Перечень в части 2 не закрытый. Кодекс прямо допускает «другие случаи, предусмотренные настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором». Это значит, что обязанность дать отпуск за свой счёт может вытекать и из других норм. Например, работнику, осуществляющему уход за детьми, по статье 263 ТК РФ при определённых условиях положено до 14 календарных дней; работникам, поступающим в вузы и допущенным к вступительным испытаниям — 15 календарных дней; Героям РФ и полным кавалерам ордена Славы — до трёх недель в удобное время. Отдельные сроки прописаны и в Законе о ветеранах. То есть, прежде чем отказать сотруднику, имеет смысл проверить не только статью 128, но и профильные законы под его статус.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самый частый затык — работодатель смотрит только в 128-ю и не видит, что у работника есть право по другому закону. Инвалид просит 50 дней за свой счёт, а кадровик упирается: «по 128-й только 14». А инвалиду положено до 60. Вот вам и спор на ровном месте, который заканчивается жалобой в инспекцию.»

Как оформить отпуск без сохранения заработной платы: документы и порядок

Процедура несложная, но формальности соблюдать нужно строго — иначе при проверке ГИТ или в суде документы развалятся. Основание для отпуска всегда одно: письменное заявление работника. Без заявления оформлять отпуск за свой счёт нельзя, даже если работник попросил устно. Устная просьба не фиксируется, и доказать, что отпуск был именно по инициативе работника, потом невозможно.

В заявлении работник указывает причину, желаемые даты и продолжительность. Причина важна вдвойне: если работник относится к льготной категории из части 2, причина определяет, обязан ли работодатель давать отпуск и в каком объёме. После заявления работодатель издаёт приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. Приказ оформляется во всех случаях — независимо от того, на сколько дней и по какому основанию даётся отпуск. Дальше сведения вносятся в табель учёта рабочего времени: дни отпуска за свой счёт отмечаются специальными кодами (ДО — отпуск с разрешения работодателя, ОЗ — без сохранения зарплаты по закону).

Один практический нюанс, который многие забывают: работник может прервать отпуск за свой счёт в любой момент и выйти на работу, предупредив об этом работодателя. Держать человека «в административном» насильно до конца заявленного срока нельзя.

Как оформить отпуск за свой счёт: пошаговая инструкция

На что влияет отпуск без сохранения заработной платы

Самое важное последствие, о котором работники часто не подозревают, — влияние на ежегодный оплачиваемый отпуск. По статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, включается время отпусков без сохранения зарплаты, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Дни сверх этих 14 из отпускного стажа выпадают.

На цифрах это выглядит так. Если работник за рабочий год взял 30 дней за свой счёт, то 14 из них в стаж войдут, а оставшиеся 16 — нет. На эти 16 дней сдвинется дата, с которой у него возникнет право на следующий ежегодный отпуск. Роструд подтверждал этот подход: суммируются все периоды отпуска за свой счёт за рабочий год, и как только в сумме набегает больше 14 дней, всё, что свыше, отпускной стаж не увеличивает.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Люди берут «за свой счёт» легко, особенно молодёжь, не задумываясь о последствиях. А потом удивляются, почему ежегодный отпуск «уехал». Я всегда советую кадровикам сразу проговаривать сотруднику: больше 14 дней в год за свой счёт — и твой оплачиваемый отпуск отодвинется. Это не страшилка, это просто математика 121-й статьи.»

Второй момент — пенсия. Период отпуска за свой счёт не входит в страховой стаж для назначения пенсии, потому что страховые взносы за эти дни не начисляются. Соответственно, на индивидуальный пенсионный коэффициент они не работают. Это касается всей продолжительности отпуска, а не только дней сверх 14.

Третье — выплаты при увольнении. Если отпуск за свой счёт пришёлся на период перед увольнением, итоговые выплаты в день расчёта будут меньше, поскольку за дни такого отпуска зарплата не начислялась. Эту деталь стоит учитывать тем, кто планирует уйти и одновременно «догулять» неоплачиваемые дни.

Стоимость перевода кадрового документооборота в электронный вид

Если заявления на отпуск, приказы и согласования вы хотите вести в электронном виде, стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Сервис КЭДО Добыто работает по подписной модели — оплата за рабочее место в месяц. Ниже основные тарифы.

По тарифу Бизнес действует условие: минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от числа работников, нужных интеграций и вида электронной подписи под ваши процессы — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать точнее под конкретную компанию.

Типичные ошибки работодателей при оформлении отпуска за свой счёт

Ошибка первая — отправлять сотрудников в отпуск за свой счёт при отсутствии работы. Мотив понятный: компания хочет сэкономить на простое. Но это прямое нарушение: отпуск за свой счёт оформляется только по инициативе работника, а простой по вине или независящим от сторон причинам оплачивается по статье 157 ТК РФ. Цена ошибки — штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ (для юрлиц до 50 000 рублей, при повторном нарушении выше), плюс взыскание недоплаченного среднего заработка через суд.

Ошибка вторая — отказывать льготным категориям. Кадровик видит «по 128-й положено 14 дней» и отказывает инвалиду в 30 днях, не зная, что инвалиду положено до 60. Мотив — формальное прочтение нормы. Цена — жалоба в инспекцию, предписание устранить нарушение и тот же штраф по 5.27.

Ошибка третья — не издавать приказ или не знакомить с ним работника под подпись. Делается ради скорости: заявление подписано — и ладно. Цена проявляется при проверке: без приказа и отметки в табеле отпуск документально не подтверждён, а дни могут трактоваться как прогул или, наоборот, как рабочие с доначислением зарплаты.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«В наших проектах внедрения мы первым делом закрываем именно эти грабли — потерянные заявления и неоформленные приказы. Когда весь маршрут от заявления до приказа идёт в одной системе с отметками времени, у работодателя на руках вся цепочка подписей. На проверке ГИТ это снимает половину вопросов.»

Наши специалисты при настройке маршрутов согласования закладывают автоматическое формирование приказа сразу после визирования заявления — кадровику не нужно вручную переносить данные и следить, чтобы работник ознакомился с приказом. Система фиксирует факт ознакомления электронной подписью.

Выводы: отпуск без сохранения заработной платы в 2026 году

Отпуск за свой счёт по статье 128 ТК РФ берётся только по письменному заявлению работника и оформляется приказом во всех случаях без исключения. Основания делятся на две группы: по семейным обстоятельствам работодатель давать отпуск вправе, но не обязан, а льготным категориям из части 2 — обязан в пределах установленных сроков. После изменений 2025 года инвалидам положено до 60 дней, пенсионерам по старости и ряду категорий, связанных с военной службой, — до 14, при рождении ребёнка, браке и смерти близких — до 5 дней.

Главная практическая рекомендация для работника — следить за суммой дней за свой счёт в течение рабочего года. Как только она превышает 14 дней, ежегодный оплачиваемый отпуск отодвигается на величину превышения, а в страховой стаж для пенсии эти дни не идут вовсе. Работодателю важно не превращать административный отпуск в способ экономии на простое и проверять статус работника не только по статье 128, но и по профильным законам, прежде чем отказывать.

Перечень обязательных оснований не закрыт, и законодатель его периодически расширяет — последнее значимое изменение пришло в апреле 2025 года и затронуло категории, связанные с военной службой. Поэтому перед оформлением спорного заявления имеет смысл сверяться с действующей редакцией кодекса и разъяснениями Роструда, которые публикуются на портале Онлайнинспекция.рф.

Часто задаваемые вопросы