Номер рабочего места в 1С ЗУП при оформлении отпуска

Номер рабочего места в 1С ЗУП — это реквизит из справочника «Рабочие места», который привязывается к сотруднику и подтягивается в подраздел 1.2 формы ЕФС‑1, когда вы отражаете периоды стажа, в том числе отпуска. Из этой статьи вы разберётесь, где включается учёт этих номеров, чем справочник рабочих мест отличается от штатного расписания, как присвоить номер вручную и автоматически и почему он внезапно становится нужен именно в момент оформления отпуска без сохранения зарплаты или отпуска по уходу за ребёнком. Сэкономите себе пару часов на поиск галочки в настройках и не схватите ошибку при сдаче годового отчёта в СФР.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое номер рабочего места в 1С ЗУП и откуда он берётся

Сразу разведём два понятия, которые кадровики путают почти всегда. Штатное расписание — это про должности, ставки и оклады. А справочник «Рабочие места» (раздел «Охрана труда») — совсем про другое. Он никак не связан со штаткой напрямую. Рабочее место тут отражает сводную информацию: класс условий труда по результатам СОУТ, вредность, особенности исчисления страховых взносов и основание для досрочного назначения пенсии. То есть это объект учёта охраны труда, а не строчка штатного расписания.

Номер рабочего места — это идентификатор внутри этого справочника. Раньше, в обычной ПРОФ и в базовой версии, индивидуальных номеров не было вообще: для аналогичных мест ставился буквенный код «А», потому что механизма спецоценки в этих редакциях нет. С версии 1С:ЗУП 3.1.27.170 (релиз вышел 08.02.2024) и далее в 3.1.28.84 разработчики добавили возможность вести индивидуальные номера рабочих мест и в ПРОФ, и в базовой — именно для того, чтобы они автоматически попадали в подраздел 1.2 формы ЕФС‑1.

Почему вообще этот номер появился? Потому что СФР захотел видеть в стаже не абстрактную должность, а конкретную позицию по охране труда. Логику в этом требовании искать бессмысленно, его нужно просто выполнить. И вот тут начинается самое интересное — связь с отпусками.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самая частая путаница у кадровиков — думают, что номер рабочего места берётся из штатного расписания. Нет. Это отдельный справочник по охране труда, и пока вы не включите галочку в настройках, программа вам его даже не покажет. А отчёт в СФР уже на носу.»

Почему номер рабочего места всплывает именно при отпусках

Вот ключевая мысль, ради которой вы сюда пришли. Сам по себе документ «Отпуск» в 1С ЗУП номер рабочего места не печатает в приказе. Он не нужен ни в заявлении, ни в форме Т‑6. Номер всплывает позже — когда период отпуска должен отразиться в стаже застрахованного лица. И отражается он не у всех подряд.

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС‑1 все работодатели сдают по итогам календарного года, не позднее 25 января года, следующего за отчётным. И в этом отчёте отдельными строками показывают периоды, когда человек работал и когда не работал. Часть отпусков кодируется специальными кодами. Самый известный — «ДЛОТПУСК». Им помечают, например, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по уходу за ребёнком от полутора до трёх лет, дополнительные отпуска у работников с правом на льготную пенсию по вредности.

И вот когда такой период идёт у сотрудника с вредностью, с особыми условиями труда, программе нужно понимать, на каком конкретно рабочем месте он числился. Тут‑то номер рабочего места, коды особых условий труда и код позиции списка и подтягиваются в строку стажа. Если номера нет — строка либо не заполнится автоматически, либо вы будете дозаполнять руками, а это уже грабли при сдаче.

По обычному ежегодному оплачиваемому отпуску, который входит в стаж и оплачивается, городить ничего не надо — он идёт в общем периоде работы без отдельного кода. А вот неоплачиваемые периоды и периоды у вредников — совсем другая история. Перед запуском планирования отпусков стоит заранее свериться с остатками, тут выручает калькулятор остатка дней отпуска, чтобы не уводить человека за пределы накопленного.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Я думаю, главная ловушка тут психологическая. Кадровик оформляет отпуск, видит, что приказ сформировался, и расслабляется. А номер рабочего места выстрелит только в январе, когда зупник будет собирать годовой ЕФС‑1. И тогда уже придётся поднимать всех вредников за год.»

Как включить учёт индивидуальных номеров рабочих мест в 1С ЗУП

По умолчанию эта механика выключена. Пока не поставите галочку, никакого поля с номером вы не увидите ни в карточке сотрудника, ни в кадровых документах. Настройка живёт в разделе «Настройка», подраздел «Кадровый учёт», флажок «Вести учёт индивидуальных номеров рабочих мест работников». Поставили — и в системе появляются механизмы назначения и заполнения.

Дальше идёте по ссылке «Назначение рабочих мест сотрудникам». Найти её можно из той же настройки или через «Кадры — Рабочие места охраны труда — Назначения рабочих мест сотрудникам». Это рабочий документ, в котором вы и связываете людей с конкретными местами.

Как настроить и присвоить номер рабочего места в 1С ЗУП: пошаговая инструкция

Заполнять справочник руками по одному человеку — занятие на любителя. Поэтому есть автозаполнение на основании штатной расстановки. Но работает оно только если штатка ведётся аккуратно: с должностями, подразделениями, количеством штатных единиц и датами утверждения. Если штатное расписание у вас полупустое, автоподбор соберёт мусор, и придётся разгребать.

Мария Ж, специалист по трудовому праву:
«Совет из практики: не лепите номера до того, как привели в порядок штатку. Сначала штатное расписание, потом справочник рабочих мест. Иначе будете дважды шариться по окнам и переделывать назначения. По‑старому это месяц нервов, а по уму — один спокойный вечер.»

Образцы кадровых документов для учёта отпусков и рабочих мест

Как присвоить номер рабочего места сотруднику

Способов несколько. Первый — через тот самый документ «Назначение рабочих мест сотрудникам», вкладка «Охрана труда». Второй — прямо в кадровых документах: при приёме на работу или при кадровом переводе. То есть когда вы заводите человека или двигаете его по структуре, можно сразу прицепить рабочее место. Настраивать справочник и создавать рабочие места по‑хорошему должен пользователь с правами «Старший специалист по охране труда», но на практике этим часто занимается зупник или кадровик с расширенными правами.

Номер назначается двумя путями — вручную либо автоматически. Вручную имеет смысл, когда у вас десяток мест и вы хотите контролировать нумерацию. Автоматически — когда мест много и важнее скорость. В сервисе Добыто при подключении КЭДО к 1С ЗУП мы как раз закладываем время на сверку справочника рабочих мест с реальной структурой — потому что в половине проектов выясняется, что у клиента он либо пустой, либо заполнен абы как.

Аналогичные рабочие места и код «А»: когда номер общий

Не каждое место получает свой уникальный номер. Бывают аналогичные рабочие места. Это история про сменщиков. У нескольких сотрудников может быть одно и то же рабочее место, если они работают посменно по разным графикам, на одинаковой должности, в одном подразделении. Логика простая: физически стол, станок или касса одни, а людей за ними сменяется несколько.

В ПРОФ и в базовой версии 1С ЗУП для аналогичных мест указывается буквенный код «А». Так сделано потому, что в этих редакциях нет полноценного механизма спецоценки и процедуры выделения аналогичных рабочих мест по СОУТ, которая есть в КОРП. Открываете назначенное место, отмечаете его как аналогичное, ставите переключатель — и система понимает, что это группа. В документе назначения для объединения сменщиков есть отдельная кнопка: для сотрудников одной должности, но с разными сменными графиками создаётся одно рабочее место.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Со сменщиками вечная путаница. Кадровик плодит по рабочему месту на каждого, а потом ЕФС‑1 раздувается и не бьётся. Правило одно: одна должность плюс одно подразделение плюс разные смены — это одно место. Не накручивайте лишних сущностей, программе же потом это всё в стаж собирать.»

Если же речь про производство с вредностью, где у каждого своя позиция по СОУТ, тогда номера будут индивидуальными, и тут экономить на детализации нельзя. От этого зависит и тариф страховых взносов, и право человека на досрочную пенсию.

Отпуск без сохранения зарплаты и отпуск по уходу: что с рабочим местом

Разберём два самых частых случая, ради которых номер рабочего места и нужен.

Отпуск за свой счёт. Рабочее место за сотрудником сохраняется, но период пребывания в отпуске без сохранения зарплаты не включается в трудовой стаж и не оплачивается даже по минимальной ставке. Перед оформлением такого отпуска кадровик настраивает состав начислений: «Настройка — Расчёт зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний», далее слева открывается раздел «Отпуска». В стаже для ЕФС‑1 этот период пойдёт отдельной строкой — и вот тут, если человек вредник, всплывёт его рабочее место.

Отпуск по уходу за ребёнком. Период от полутора до трёх лет помечается кодом «ДЛОТПУСК». По нему дополнительный отчёт в течение года подавать не нужно — сведения уйдут в годовом ЕФС‑1 до 25 января. А вот по отпуску по беременности и родам и по назначению выплат по ОСС логика другая, там может потребоваться отдельная подача подраздела 1.2 с типом «Назначение выплат по ОСС». Период разбивается на строки: например, работал без кода, потом пошёл закодированный отрезок отпуска, потом снова работа.

Проверить, как закрытые периоды лягут в стаж, проще, когда отпуска спланированы заранее и без наложений. Здесь помогает планировщик графика отпусков 2026 с визуализацией пересечений — меньше ручной арифметики, меньше шансов наложить два периода на одного вредника.

Официальные разъяснения по заполнению подраздела 1.2, типам сведений и кодам стоит держать под рукой — они выложены на сайте Социального фонда России в разделе для работодателей: ответы СФР по подразделу 1.2 формы ЕФС‑1.

Типичные ошибки кадровиков с номером рабочего места при отпусках

Собрала те, на которые натыкаются чаще всего. И цену каждой.

Ошибка первая: вообще не включили учёт номеров. Кадровик весь год спокойно оформляет отпуска, флажок в настройках выключен. Делают так от незнания — о справочнике рабочих мест узнают только когда зупник собирает годовой отчёт. Цена: в январе поднимаются все периоды вредников за год, номера проставляются задним числом, отчёт собирается в авральном режиме, риск сдать с ошибкой и получить запрос на корректировку из СФР.

Ошибка вторая: завели номера на основании пустой штатки. Автозаполнение сработало по полупустому штатному расписанию и собрало кривые места. Делают ради скорости — кнопку нажать быстрее, чем выверять штатку. Цена: справочник приходится чистить и пересоздавать, назначения переделывать, а это уже не вечер, а несколько дней.

Ошибка третья: расплодили места на сменщиков. На каждого сотрудника по отдельному рабочему месту, хотя они стоят на одной должности в одном подразделении с разными сменами. Делают потому, что так интуитивно понятнее. Цена: подраздел 1.2 раздувается, данные не сходятся, придётся объединять места и пересобирать стаж.

Ошибка четвёртая: забыли коды особых условий труда. Номер рабочего места есть, а код позиции списка и код особых условий не проставлены. Цена: по вреднику в отпуске строка стажа в ЕФС‑1 не заполнится корректно, а это прямой риск для будущей досрочной пенсии человека и претензий при проверке.

Отдельно про учёт отпускного стажа: он влияет и на компенсации, и на корректность периодов в отчётности. Прикинуть стаж под конкретного сотрудника помогает калькулятор отпускного стажа в 2026 году.

Стоимость автоматизации кадровых процессов и КЭДО в 1С ЗУП

Сразу оговорюсь: настройка справочника рабочих мест внутри 1С ЗУП отдельной строкой не продаётся, это часть кадрового учёта. А вот автоматизация кадрового документооборота, подписание приказов об отпуске и интеграция с 1С тарифицируются. Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей.

В тариф Бизнес уже входит интеграция с 1С, кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка — то есть всё, что нужно, чтобы приказы об отпуске подписывались в КЭДО и не терялись перед отчётностью. Точную сумму под вашу численность и набор модулей удобно прикинуть через актуальные тарифы сервиса Добыто.

Выводы: номер рабочего места в 1С ЗУП и отпуска

Номер рабочего места в 1С ЗУП живёт в справочнике «Рабочие места» по охране труда и не связан со штатным расписанием напрямую. Учёт индивидуальных номеров включается флажком в «Настройка — Кадровый учёт», и появился он в ПРОФ и базовой версии с релиза 3.1.27.170 от 08.02.2024 ради автозаполнения подраздела 1.2 формы ЕФС‑1. Сам документ «Отпуск» этот номер не печатает — он нужен, когда период отпуска отражается в стаже.

На практике номер выстреливает по неоплачиваемым отпускам и периодам у работников с вредностью: отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по уходу за ребёнком от полутора до трёх лет, дополнительные отпуска у льготников помечаются кодом «ДЛОТПУСК», и к ним подтягиваются коды особых условий труда и позиции списка. Подраздел 1.2 сдаётся за год не позднее 25 января. Чтобы не собирать всё это в авральном режиме, держите справочник рабочих мест в порядке заранее, аккуратно ведите штатное расписание перед автозаполнением и не плодите отдельные места на сменщиков.

В ближайшее время требования к детализации стажа в ЕФС‑1 точно не упростятся, скорее наоборот. Поэтому компаниям с вредными условиями труда и сменными графиками разумнее сразу настроить корректный учёт рабочих мест, чем потом вычищать историю за весь год.

Часто задаваемые вопросы