Отпуск без сохранения зарплаты: сколько дней в году

Отпуск без сохранения заработной платы (его называют по-разному: бесплатный отпуск, отпуск за свой счёт) — это период, когда работник не выходит на работу, место за ним сохраняется, но деньги за эти дни не начисляются. Регулирует его статья 128 ТК РФ. В этой статье разберём, сколько дней такого отпуска можно взять в год по закону, кому работодатель обязан его дать, как он влияет на стаж и ежегодный оплачиваемый отдых, и как правильно оформить заявление с приказом, чтобы потом не было вопросов на проверке.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам по письменному заявлению работника. Так сказано в части 1 статьи 128 ТК РФ. Главное отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска — за эти дни работодатель ничего не платит. Сотрудник просто не работает, должность и рабочее место остаются за ним, а в табеле эти дни помечаются специальным кодом.

Второй принципиальный момент. Продолжительность бесплатного отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем. То есть это не право работника требовать любое количество дней, и не право работодателя навязать такой отпуск. Стороны договариваются. Есть только одно исключение — категории, которым работодатель отказать не может, про них ниже.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самая частая путаница у работников — они думают, что отпуск за свой счёт можно взять когда угодно и на сколько угодно. Нет. По общему правилу это всегда согласие двух сторон. Кадровик не обязан отпускать менеджера на месяц в Турцию без сохранения зарплаты только потому, что тот так захотел.»

Сколько дней отпуска без сохранения зарплаты можно взять по закону

Тут многие ждут конкретную цифру вроде «14 дней в год» и расстраиваются, когда её не находят. Дело вот в чём. Для отпуска по уважительным причинам общего лимита по количеству дней в году закон не устанавливает. Сколько дадут — вопрос договорённости. Можно взять день, можно неделю, можно два месяца, если работодатель согласен.

А вот для отдельных категорий работников лимиты прописаны жёстко, и в этих пределах работодатель отказать не вправе. Дни считаются за рабочий год, а не за календарный. И ещё нюанс: количество дней без сохранения зарплаты напрямую бьёт по стажу для оплачиваемого отпуска. Сколько дней у сотрудника уже накопилось и сколько осталось, удобно отслеживать через калькулятор остатка дней отпуска — вручную на пальцах считать долго и легко ошибиться.

Кому работодатель обязан предоставить отпуск за свой счёт

Часть 2 статьи 128 ТК РФ перечисляет категории, которым отпуск без содержания дают по заявлению в обязательном порядке. Отказать нельзя. Сроки тоже зафиксированы.

Список не закрытый. Часть 2 заканчивается формулировкой про «другие случаи, предусмотренные настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором». То есть если в вашем колдоговоре прописано право на бесплатный отпуск для какой-то категории — оно тоже работает. Отдельно стоит совместительство: по статье 286 ТК РФ, если на работе по совместительству ежегодный отпуск короче, чем по основному месту, недостающие дни работодатель обязан дать без сохранения зарплаты.

В сервисе Добыто маршрут согласования такого заявления настраивается так, что система сама подсказывает кадровику: вот этот сотрудник — работающий пенсионер, ему отказать в 14 днях нельзя. Человеческий фактор тут убирается, и кадровик не упускает категорию из виду в горящем потоке заявлений.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый болезненный косяк, который я вижу в спорах — кадровик отказал работающему пенсионеру в 14 днях за свой счёт, не разобравшись в статусе. Это прямое нарушение, и при обращении человека в инспекцию труда работодатель проигрывает почти всегда. Категории из части 2 — это не пожелания, это обязанность.»

Как отпуск без сохранения зарплаты влияет на стаж и ежегодный отпуск

Вот здесь чаще всего и спотыкаются. По статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, время отпуска без сохранения зарплаты включается только в пределах 14 календарных дней за рабочий год. Всё, что свыше — из стажа выпадает.

Что это значит на практике. Если сотрудник за рабочий год набрал, скажем, 30 дней за свой счёт, то 14 дней в стаж засчитают, а оставшиеся 16 — нет. Календарные дни начиная с 15-го не учитываются, и дата окончания рабочего года сдвигается ровно на это число выпавших дней. Получается, право на следующий оплачиваемый отпуск у человека наступит позже. Посчитать сдвиг и итоговый стаж проще через калькулятор отпускного стажа в 2026 году, чтобы не пересчитывать рабочий год руками каждому.

Мини-кейс из практики. Производственная компания, кадровик вёл учёт в excel по-старому. Сотрудник цеха за год взял 40 дней за свой счёт по семейным обстоятельствам. При расчёте ежегодного отпуска бухгалтерия не сместила рабочий год и начислила отпускные так, будто стаж полный. Переплата вскрылась через полгода, удерживать с работника уже было нельзя. Цена ошибки — около 18 000 рублей живыми деньгами плюс время на разбирательство. После перевода учёта отсутствий в систему такие сдвиги считаются автоматически.

Как оформить отпуск без сохранения заработной платы

Документов минимум два: заявление работника и приказ работодателя. Унифицированной формы приказа именно под отпуск за свой счёт нет, но на практике используют форму Т-6 либо собственный бланк, утверждённый ЛНА. В заявлении работник обязательно указывает причину — от неё зависит, обязателен отпуск или предоставляется по усмотрению работодателя. В приказе пишут вид отпуска, даты начала и окончания, количество календарных дней, основание.

Отдельно про даты. Праздничные нерабочие дни, попавшие на период бесплатного отпуска, на число дней его не продлевают — в отличие от ежегодного оплачиваемого. Это логику ищут многие, а её тут просто нет, требование надо запомнить и применять.

Как оформить отпуск без сохранения зарплаты: пошаговая инструкция

Когда штат большой, всю эту цепочку гоняют электронно. В КЭДО Добыто сотрудник подаёт заявление прямо из личного кабинета, оно уходит по маршруту согласования руководителю и кадровику, приказ формируется по шаблону, а подписи всех сторон фиксируются с метками времени. Раскатать оформление отпусков и согласование на всю компанию помогает планировщик графика отпусков 2026 — он показывает наложения и пересечения, чтобы цех или отдел не остался без людей.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Когда заявления на отпуск идут скопом, особенно перед майскими и в июле, на бумаге кадровик тонет. Бегать с бумажками между подписантами — это головняк и потеря дней. В электронном виде заявление и приказ оформляются за пару минут, и весь маршрут видно как на ладони. Бумажная волокита тут просто исчезает.»

Образцы кадровых документов для работы с отпусками

Стоимость оформления отпуска без сохранения зарплаты в КЭДО

Само по себе оформление отпуска за свой счёт бесплатно — это обмен заявлением и приказом. Денежки появляются, когда компания переводит кадровые документы в электронный вид и подключает сервис КЭДО. Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей.

По тарифу Бизнес минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей, поэтому точную цифру под свою компанию проще свести через актуальные тарифы сервиса Добыто КЭДО. В тариф Бизнес уже входят ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив.

Типичные ошибки при предоставлении отпуска без сохранения зарплаты

Ошибка первая — отказать обязательной категории. Кадровик не сверился со статусом работника и отказал работающему пенсионеру или инвалиду. Делают так ради экономии рабочих рук в горящий период. Цена вопроса — предписание инспекции труда и восстановление дней, а при споре в суде работодатель почти всегда проигрывает, потому что часть 2 статьи 128 ТК РФ не оставляет вариантов.

Ошибка вторая — не учесть 14-дневный лимит для стажа. Сотрудник набрал много дней за свой счёт, а рабочий год не сдвинули. Так получается из-за ручного учёта в таблицах, где никто не считает выпавшие дни. Цена ошибки — переплата по отпускным, которую с работника зачастую уже не удержать.

Ошибка третья — продлить бесплатный отпуск на праздничные дни. Кадровик по аналогии с оплачиваемым отпуском добавляет нерабочие праздники. Логику тут искать бессмысленно, её просто нет: на отпуск без сохранения зарплаты это правило не распространяется. Лишние дни — это снова сдвиг дат и путаница в табеле.

Ошибка четвёртая — оформить отпуск задним числом или без заявления. Иногда сотрудник просто не вышел, а потом договорились «оформить как за свой счёт». Без письменного заявления работника такой отпуск незаконен, и при проверке это всплывает. Проверить позицию инспекции и задать вопрос по конкретной ситуации можно через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Грабли, на которые наступают чаще всего — оформление без бумаги. Эйчар верит на слово, что сотрудник был в отпуске за свой счёт, а заявления нет. Потом этот же работник идёт в инспекцию и говорит, что его не пустили на работу. Доказать что-либо без подписанного заявления и приказа невозможно. Поэтому документ должен быть всегда, хоть на один день.»

Выводы: сколько дней бесплатного отпуска можно брать по закону

Отпуск без сохранения заработной платы по статье 128 ТК РФ — это всегда соглашение работника и работодателя по уважительной причине, и общего лимита по дням для обычного случая закон не вводит. Но для отдельных категорий пределы жёсткие: участникам ВОВ положено до 35 дней в году, работающим пенсионерам и родственникам погибших военнослужащих — до 14 дней, работающим инвалидам — до 60 дней, а при рождении ребёнка, свадьбе или смерти близкого родственника любому работнику дают до 5 дней. Этим категориям отказать нельзя.

Главное, что важно держать в голове кадровику: в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска время за свой счёт идёт только в пределах 14 календарных дней за рабочий год, а всё сверх этого сдвигает дату окончания рабочего года. Оформлять отпуск нужно строго через заявление и приказ, без бумаги отпуск незаконен, а праздничные дни его не продлевают. Сверяйте статус работника с частью 2 статьи 128 ТК РФ до того, как отказать, — это снимает большую часть рисков.

Часто задаваемые вопросы