Нужно ли писать заявление на отпуск, если есть график отпусков

График отпусков — это документ, который обязывает работодателя предоставить отпуск, а работника его получить. Но вот вопрос: обязан ли сотрудник писать отдельное заявление, если дни уже расписаны в этом графике? Ответ зависит от конкретной ситуации и позиции проверяющих органов, которые давно спорят по этому поводу.

В этой статье мы разберёмся, когда заявление требуется, а когда оно просто галочка в процессе. Речь пойдёт о позициях Минтруда и Роструда, практике работодателей и том, что реально ждёт вас, если всё сделать не совсем правильно. Статья поможет избежать конфликтов с начальством и не потерять дни отпуска из-за бюрократии.

Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что говорит закон про график отпусков

Статья 123 Трудового кодекса РФ устанавливает, что работодатель обязан ежегодно составлять и утверждать график предоставления отпусков. Это не пожелание и не рекомендация — это требование закона. Соответственно, график отпусков становится документом, который связывает обе стороны трудовых отношений.

В графике указываются конкретные дни отпуска каждого сотрудника. Работодатель не может просто взять и изменить эти дни без согласия работника, если только нет очень веских причин (стихийное бедствие, необходимость предотвращения чрезвычайного события). Работник, в свою очередь, не может сказать: «Я передумал, не хочу отпуск в эти дни» — он обязан его получить.

Но вот парадокс: в законе ничего не сказано о том, обязан ли работник подавать заявление на отпуск, если он уже указан в графике. Это и порождает все споры между ГИТ, работодателями и сотрудниками.

Позиция Минтруда: заявление не требуется, если всё по графику

Письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321 даёт относительно ясный ответ. Если отпуск предоставляется строго в соответствии с утверждённым графиком отпусков и не требует переноса или каких-то изменений, то обеспечение работника отпуском осуществляется на основании самого графика. Дополнительное заявление формально не нужно.

Иными словами, Минтруд говорит: если вы оба согласны с датами в графике (а согласие проявляется самим фактом утверждения графика), то писать заявление ненужно. График — это уже ваше согласие на отпуск.

Такой подход логичен: зачем требовать два одинаковых документа? На практике это выглядит как излишняя бюрократия. Но не все работодатели это понимают или принимают.

Позиция Роструда: график это основание, но заявление желательно

Роструд в письме от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1 немного уточняет эту позицию. Роструд согласен, что график отпусков — это достаточное основание для предоставления отпуска. Но трудовое законодательство не исключает подачу работником письменного заявления о предоставлении отпуска. То есть заявление можно подать, но не обязательно.

Однако есть нюанс: если между работодателем и работником установлен порядок, при котором отпуск предоставляется на основании письменного заявления работника, то работник должен этот порядок соблюдать. Если такой порядок есть во внутренних документах фирмы (трудовой договор, положение об отпусках, правила внутреннего трудового распорядка), то заявление становится обязательным.

Получается, что закон тут мудрый: если у вас в правилах написано «заявление обязательно» — соответственно, пишите. Если не написано — не пишите.

Когда заявление абсолютно необходимо

Есть ситуации, при которых заявление требуется в любом случае, даже если в законе об этом ничего не сказано. Во-первых, это перенос отпуска с одного периода на другой. График составлен на год (или на несколько лет), но если вы хотите сдвинуть свой отпуск с июля на август, нужно письменное согласие работодателя. Это согласие и оформляется заявлением.

Во-вторых, предоставление отпуска не по графику. Может быть, вы пришли к работодателю и попросили отпуск в другие дни — это совсем другая история. Здесь без заявления не обойтись, потому что нет договорённости в исходном графике.

В-третьих, досрочное предоставление отпуска. Если в графике отпуск указан на декабрь, а вы просите его в сентябре — это требует дополнительного согласования и оформления.

В-четвёртых, разделение отпуска на несколько частей. Если вы хотите взять отпуск не одной сплошной ёлкой, а отдельными недельками — нужно согласовать это заявлением.

Практика работодателей: мёртвая буква закона

На бумаге Минтруд и Роструд говорят, что заявление не обязательно. На практике подавляющее большинство работодателей требуют заявление в любом случае. Почему? Во-первых, из консервативности. Если раньше требовали — продолжают требовать. Во-вторых, из перестраховки. Работодатель думает: лучше пусть работник напишет заявление, чем потом ГИТ придёт и скажет, что не соблюдена процедура.

В крупных компаниях обычно есть положение об отпусках, где чёрным по белому написано: «Отпуск предоставляется на основании письменного заявления работника». И всё, обсуждать нечего. Это внутренний порядок, и он берёт верх над позициями Минтруда.

В маленьких фирмах картина смешанная. Некоторые действительно не требуют заявление, если дни уже в графике. Другие требуют «из привычки». Третьи вообще забывают утверждать график и потом требуют заявление вместо него.

Вывод простой: узнайте, какой порядок в вашей компании. Прочитайте трудовой договор, положение об отпусках, правила внутреннего распорядка. Если там написано, что нужно заявление — пишите его, даже если графику вверху доверяете больше. Если не написано — можете не писать, но это рискованно. Большинство работодателей возьмут с вас бланк в любом случае.

Что произойдёт, если вы не напишете заявление

Давайте честно: если вы уверены в графике, в том, что работодатель уведомил вас за две недели (как требует закон), и вы придёте в отпуск без заявления — скорее всего, ничего не произойдёт. Вас не отправят работать. Зарплату не урежут. Вас не уволят.

Однако риск есть. Работодатель может потом оспорить, что вы действительно были в отпуске. Может не оплатить эти дни. Может считать их прогулом. На практике это редко, но бывает. И тогда вам придётся идти в ГИТ или в суд доказывать, что вы были в графике. Доказывать легко (график есть), но потратить время и нервы придётся.

Есть и ещё один момент. Если в трудовом договоре или положении об отпусках указано, что отпуск предоставляется по заявлению, а вы не писали заявление — работодатель технически может сказать, что процедура не соблюдена. В суде это будет выглядеть странно (график же есть!), но формально он будет прав. ГИТ скорее всего встанет на вашу сторону, но почему рисковать?

Штрафы для работодателя за нарушение графика

Если работодатель не предоставил вам отпуск в сроки, указанные в графике, он нарушает закон. Бездействие тоже считается нарушением — если он просто не вспомнил про ваш отпуск и не отправил вас в отпуск в положенные дни.

Штрафы за это идут по статье 5.27 КоАП РФ. Для должностных лиц (обычно это руководитель или HR-специалист) — от 1000 до 5000 рублей. Для юридических лиц (самой компании) — от 30000 до 50000 рублей. Повторное нарушение в течение года — штраф удваивается. За грубые нарушения (например, вообще не утвердили график) могут привлечь к ответственности по уголовной статье 143 УК РФ, но это бывает редко.

Кроме того, вы можете потребовать компенсацию за невыплаченный отпуск. Она считается из расчёта среднего заработка. Если вы не получили отпуск, можете потребовать компенсацию за каждый неиспользованный день (примерно средний дневной заработок умноженный на количество дней).

Ещё хуже, если вы работали вместо того, чтобы быть в отпуске. Тогда вы имеете право потребовать не только компенсацию за отпуск, но и компенсацию за работу во время отпуска (обычно это дополнительная оплата в размере 150% от оклада или ещё выше, зависит от договорённостей).

Что нужно знать про уведомление работодателя

Закон требует, чтобы работодатель уведомил вас об отпуске не позднее, чем за две недели. Это важный момент. Если вы в графике, но начальник забыл вас уведомить — технически работодатель нарушает закон, даже если отпуск вам предоставляется.

Уведомление должно быть письменным. Словесное «О, кстати, ты в отпуске на следующей неделе» — это не уведомление. Обычно работодатель издаёт приказ об отпусках (на основе графика) и уведомляет каждого сотрудника. Некоторые компании отправляют письмо по электронной почте. В системе КЭДО уведомление оформляется через документооборот — вы получаете соответствующее уведомление и расписываетесь в нём.

Если вы не получили уведомление, имеет смысл документировать это. Напишите письмо своему руководителю: «Прошу уведомить меня в письменной форме о дате моего отпуска в соответствии с графиком отпусков». Отправьте это письмо по электронной почте или через КЭДО (если она у вас есть). Так у вас будет доказательство, что вы требовали уведомления.

Соотношение графика, заявления и приказа

Вот как эта триада работает в реальности. График отпусков — это документ, который определяет сроки. Заявление — это документ, который подтверждает согласие работника (если его требуют в компании). Приказ — это документ, который оформляет решение работодателя.

Идеальная последовательность: график составляется в ноябре-декабре на следующий год; в начале года работодатель издаёт приказ об утверждении графика и знакомит с ним всех сотрудников (те расписываются); за две недели до отпуска работодатель отправляет уведомление о начале отпуска; если требуется — работник подаёт заявление; работодатель издаёт приказ об предоставлении отпуска; работник идёт в отпуск.

На деле часто бывает так: график валяется где-то в папке на инете; никто не знает, где его найти; за неделю до отпуска HR вспомнит и отправит сообщение «Эй, у тебя отпуск завтра»; работник паникует и пишет заявление; работодатель издаёт приказ; работник уходит в отпуск.

Или вообще: работник ничего не знает про график; за день до отпуска начальник говорит «Завтра ты в отпуске»; работник не знает, что делать; никакого заявления не пишется; приказ издаётся «задним числом».

Вывод: если вы видите график, в котором указаны ваши дни — это уже хороший признак. Если вдобавок вы получили уведомление об этом — ещё лучше. Если работодатель требует заявление — это нормально и даже правильно. Чем больше документов, тем меньше потом споров.

Особые случаи: неполный год, новые сотрудники, совместители

Если вы поступили на работу не в начале года — вам составляют персональный график отпусков на оставшуюся часть года. Здесь же правило: если дни указаны в графике, заявление формально не требуется, но работодатель может потребовать его в соответствии с внутренними процедурами.

Совместители имеют право на отпуск пропорционально отработанному времени. Это усложняет составление графика. Часто в графике отпусков совместители обозначаются отдельной строкой или даже отдельной таблицей. Принцип тот же: если вы в графике — заявление не обязательно, но может быть требуемым по внутренним правилам.

Сезонные и временные работники получают отпуск в конце периода работы. Для них тоже составляется график (или график на них вообще может не составляться, если срок контракта меньше двух месяцев). Если период короткий, часто обходятся без графика и требуют заявление в момент, когда работник готов уходить в отпуск.

Если вы находитесь на больничном или в декрете — отпуск вам считается в абстрактном смысле, но реально вы его получите, когда вернётесь. График можно составить «с переносом на следующий период». Заявление обычно пишется уже перед реальным использованием отпуска.

Доступные документы и нормативная база

Заключение

Правильное оформление отпусков — важная часть кадрового делопроизводства. Ошибки в расчёте дней или нарушение порядка предоставления могут обернуться штрафами при проверке ГИТ.

Работодателю необходимо не только соблюдать установленные сроки уведомления и выплаты отпускных, но и вести точный учёт всех видов отпусков каждого сотрудника.

Автоматизация отпускного документооборота через систему КЭДО помогает исключить человеческий фактор и гарантировать соблюдение всех требований трудового законодательства.

Часто задаваемые вопросы