Отпуск за свой счёт: как влияет на стаж и отпускные

Отпуск за свой счёт влияет на стаж и отпускные не всегда и не сразу — закон даёт работнику запас в 14 календарных дней в году, который проходит для отпускного стажа без последствий. Перебрали этот лимит — и рабочий год, за который копится оплачиваемый отдых, начинает сдвигаться. Здесь разберём, как именно ст. 121 ТК РФ считает стаж, почему отпускные при этом обычно не падают, что происходит со среднедневным заработком и где у кадровиков самый частый затык. Это часть большого материала про ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу, где собраны правила предоставления, расчёта и оформления всех видов отдыха.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Отпуск за свой счёт по статье 128 ТК РФ: что это такое

Отпуск без сохранения заработной платы — это период, когда работник освобождён от работы, но зарплата за эти дни не начисляется. Кадровики называют его по-разному: за свой счёт, административный, неоплачиваемый. Регулирует его ст. 128 ТК РФ. Логика простая — человеку нужно отсутствовать по личным причинам, увольняться смысла нет, и стороны договариваются о бесплатном отдыхе.

Есть два механизма. Первый — по соглашению сторон. Работник пишет заявление, работодатель решает, отпускать или нет. По семейным обстоятельствам, на дачу, на ремонт — тут всё на усмотрение компании. Второй механизм — случаи, когда работодатель обязан дать такой отпуск по заявлению и отказать не вправе. Работающим пенсионерам по старости — до 14 календарных дней в году. При рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близкого родственника — до 5 календарных дней по каждому основанию. Инвалидам — до 60 дней. Эти лимиты прописаны в ч. 2 ст. 128, и по соглашению их можно увеличить.

Важный момент про оформление. Основание для приказа — всегда письменное заявление работника. По своей инициативе работодатель отправить в отпуск за свой счёт никого не может, это прямое нарушение. Те самые истории про вынужденную административку в простой — незаконны, простой оплачивается по ст. 157 ТК РФ, минимум две трети оклада. В табеле дни за свой счёт отмечают кодом ДО (по соглашению) или ОЗ (в случаях по закону) — кадровику это важно проставить правильно, потому что от кода зависит дальнейший расчёт стажа.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самые частые грабли — когда заявление на отпуск за свой счёт оформляют задним числом, лишь бы закрыть прогул. Так нельзя. Заявление пишется до начала отпуска, причина указывается реальная. Если работник по факту отсутствовал, а заявления не было, это совсем другая история и совсем другие риски для табеля.»

Как отпуск за свой счёт влияет на стаж для ежегодного отпуска

Тут вступает в игру ст. 121 ТК РФ. Она определяет, какие периоды входят в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. И прямо называет отпуск за свой счёт — но с оговоркой по сроку.

Лимит 14 календарных дней в рабочем году

Формулировка закона: в стаж включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. То есть первые 14 дней административного отпуска за рабочий год идут в стаж так же, как обычные отработанные дни. Право на оплачиваемый отдых за них копится. Никакого пересчёта, никакого сдвига.

Считаются именно календарные дни, а не рабочие. И лимит привязан к рабочему году конкретного сотрудника, а не к календарному. Рабочий год у каждого свой — он отсчитывается от даты приёма. У человека, принятого 12 марта, рабочий год идёт с 12 марта по 11 марта следующего года, и 14 дней лимита отсчитываются внутри этого периода.

Ещё нюанс, который кадровики упускают. Эти 14 дней суммируются по всем неоплачиваемым отпускам за рабочий год, а не по каждому отдельно. Взял человек 5 дней на свадьбу, потом 7 дней по семейным, потом ещё 4 — итого 16. Первые 14 в стаж вошли, два последних — нет. Свериться с действующей трактовкой лимита можно через официальный сервис Роструда Онлайнинспекция.рф, где ведомство публикует ответы на типовые вопросы по отпускам.

Что происходит со стажем при превышении 14 дней

Если общая продолжительность отпусков за свой счёт за рабочий год перевалила за 14 календарных дней, то дни сверх лимита из отпускного стажа выпадают. И тут включается механизм, который многие не понимают: рабочий год сдвигается на число выпавших дней. Дату окончания рабочего года отодвигают вперёд ровно на столько дней, сколько не вошло в стаж.

Разберём на цифрах. Работник принят 1 апреля 2025 года. За рабочий год он взял 30 календарных дней за свой счёт. Из них 14 идут в стаж, а 16 — нет. Значит, рабочий год, который должен был закончиться 31 марта 2026 года, теперь завершится не 31 марта, а на 16 дней позже — 16 апреля 2026 года. Право на полный ежегодный отпуск за этот рабочий год работник заработает позже, и дата начала следующего рабочего года тоже уедет вперёд. Эту позицию подтвердил Роструд в письме от 10.04.2024 № ПГ/05862-6-1: дни начиная с 15-го в стаж не идут.

На практике именно ручной подсчёт этого лимита по каждому сотруднику и есть головняк кадровой службы. Когда людей 30, всё видно глазами. Когда их 800 и заявления идут пачками — удержать в голове, у кого сколько накопилось административных дней за индивидуальный рабочий год, нереально. В сервисе Добыто система сама суммирует неоплачиваемые дни по каждому работнику и подсвечивает момент, когда сотрудник перешагнул 14 дней и рабочий год пора сдвигать. Кадровик не пересчитывает вручную, а видит готовую отметку в учётке.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«По-старому, на бумаге, сдвиг рабочего года всплывает обычно при увольнении — когда считают компенсацию за неиспользованный отпуск и вдруг обнаруживают, что дней-то накопилось меньше, чем думали. И начинается разбор: а сколько он за свой счёт брал за все годы. Если б это отслеживали сразу, затыка бы не было.»

Образцы кадровых документов для учёта отпусков

Влияет ли отпуск за свой счёт на размер отпускных

Здесь два разных вопроса, которые путают. Первый — начисляются ли отпускные за сами дни административного отпуска. Нет, не начисляются, зарплата за этот период не сохраняется, в этом вся суть отпуска за свой счёт. Второй вопрос интереснее — повлияют ли эти дни на размер будущих отпускных, когда человек пойдёт в обычный оплачиваемый отпуск.

Отпускные считают по среднему заработку. Берут расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Делят фактический заработок за период на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Получают среднедневной заработок, умножают на число дней отпуска. Это базовая формула из ст. 139 ТК РФ и Постановления Правительства № 922.

Дни отпуска за свой счёт — это исключаемый период по п. 5 Постановления № 922. Их вычёркивают из расчётного периода вместе с заработком (которого за эти дни и не было). Если месяц отработан не полностью, его считают по другой формуле: число календарных дней в неполном месяце делят на общее число дней месяца, умножают на 29,3. Поэтому месяц, в котором человек был за свой счёт, в расчёт войдёт уменьшенным числом дней.

И вот ключевой вывод, который успокаивает работников. Сам по себе среднедневной заработок от наличия отпуска за свой счёт почти не меняется. Исключают и дни, и зарплату пропорционально — числитель и знаменатель уменьшаются вместе. Размер отпускных за день остаётся примерно тем же. Реальная просадка возможна в одном случае: если за период административного отпуска человеку не начислялись премии или иные выплаты, которые при полном месяце он бы получил. Тогда заработок за период будет меньше, а вот делитель упадёт не так сильно.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Работники боятся, что неделя за свой счёт обрушит им отпускные. На деле денюжки за день отпуска почти не двигаются — средний заработок устроен так, что лишние дни без зарплаты вылетают из расчёта вместе со своей нулёвой суммой. А вот если в том же месяце пролетела квартальная премия, тогда да, итог будет поскромнее.»

На стороне работодателя эту арифметику закрывает учётная система. В Добыто расчёт среднего заработка с исключаемыми периодами идёт из коробки — кадровику не нужно вручную выкидывать дни административного отпуска из расчётного периода, система сама подтянет корректное число дней по табелю. Проверить правильность кода отсутствия и пересчитать средний можно через личные кабинеты, не бегая за справками.

Какие ещё периоды не входят в отпускной стаж

Раз уж разбираем стаж, держите полную картину по ст. 121 ТК РФ — что в него не идёт, помимо административных дней сверх лимита. В стаж для ежегодного основного оплачиваемого отпуска НЕ включаются: время отсутствия на работе без уважительных причин (прогул, в том числе отстранение по ст. 76 ТК РФ); время отпуска по уходу за ребёнком до достижения им установленного возраста.

А вот что в стаж входит и многих удивляет: время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные и выходные дни, период временной нетрудоспособности (больничный), отпуск по беременности и родам, время вынужденного прогула при незаконном увольнении с последующим восстановлением, а также период отстранения от работы не по вине работника. То есть больничный отпускной стаж не сдвигает, в отличие от длинного административного отпуска. Это разные вещи, и работники часто их смешивают.

Отдельная история — отпуск по уходу за ребёнком. Он в стаж для ежегодного отпуска не идёт совсем. Поэтому после декрета у сотрудницы право на оплачиваемый отдых копится только за фактически отработанное время и за период отпуска по беременности и родам, но не за время ухода до трёх лет.

Как посчитать сдвиг рабочего года из-за отпуска за свой счёт

Стоимость автоматизации учёта отпусков в КЭДО

Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых функций — заявления на отпуск, согласование, расчёт стажа, электронный архив. Для учёта отпусков и отпускных в сервисе КЭДО Добыто действуют три тарифа, оплата идёт за рабочее место в месяц.

Итоговая сумма зависит от числа рабочих мест и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП, электронный архив и кастомные маршруты согласования заявлений на отпуск — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать стоимость под вашу численность. Расчёт стажа и исключаемых периодов входит в функциональность независимо от тарифа.

Выводы: отпуск за свой счёт, стаж и отпускные

Главное правило держится на одной цифре. Первые 14 календарных дней отпуска за свой счёт за рабочий год входят в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска по ст. 121 ТК РФ. Всё, что сверх 14 дней, из стажа выпадает и сдвигает дату окончания рабочего года ровно на число выпавших дней. Лимит суммируется по всем административным отпускам за индивидуальный рабочий год сотрудника, который отсчитывается от даты приёма, а не от 1 января.

На отпускные административный отпуск влияет мягче, чем принято думать. За сами дни за свой счёт деньги не платят, но размер будущих отпускных почти не проседает: дни и заработок исключают из расчётного периода пропорционально, и среднедневной заработок остаётся прежним. Реальная просадка возможна, только если в месяце с административным отпуском работник не получил премию или иную выплату. Заявление оформляйте до начала отпуска, причину указывайте настоящую, дни в табеле отмечайте корректным кодом — именно от этого зависит правильность дальнейшего расчёта стажа.

Для кадровой службы узкое место — ручной подсчёт лимита и сдвига рабочего года при большом штате. Накопленная за годы ошибка обычно вскрывается при увольнении, когда считают компенсацию за неиспользованный отпуск. Перенос учёта отпусков в электронный формат с автоматическим контролем 14 дней закрывает этот риск и экономит время на пересчётах.

Часто задаваемые вопросы