Правила обучения персонала: что закрепить в ЛНА в 2026

Правила обучения персонала закрепляют в трёх документах: Положении об обучении как базовом локальном нормативном акте, приказе о его утверждении с перечнем должностей и программ и соглашении об обучении с условием отработки по статье 249 ТК РФ. Обязательный минимум задают не пожелания службы персонала, а нормативы: обучение по охране труда по Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, подготовка в области охраны окружающей среды по статье 73 закона 7-ФЗ, документы о квалификации для работ с отходами I-IV классов опасности по статье 15 закона 89-ФЗ. Главное различие проходит между двумя контурами: обязательная подготовка описывается сроками, программами и протоколами проверки знаний, корпоративное развитие — критериями отбора, форматами и бюджетом.

Разберём, какие разделы Положения инспектор и суд читают первыми, какие формулировки о возмещении затрат не срабатывают и почему соглашение об обучении нельзя подписать простой электронной подписью. Покажем, как связать матрицу компетенций, индивидуальный план развития и правило 70-20-10 с текстом ЛНА и чем удостоверение о повышении квалификации отличается от сертификата провайдера. Чек-лист подготовки, комплект скачиваемых образцов, тарифы на подключение КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Скачайте образец Положения об обучении персонала и правьте его под свою структуру, сверяясь с разделами ниже.

Два контура обучения: где норматив, а где решение компании

Обязательный контур существует независимо от того, написали вы про него в ЛНА или нет. Требование закреплено нормативом, работника без подготовки нельзя допускать к работе, а подтверждением служит протокол проверки знаний, удостоверение или запись в реестре. Корпоративный контур работодатель формирует сам: статья 196 ТК РФ отдаёт ему право определять необходимость подготовки работников, а формы подготовки и перечень необходимых профессий и специальностей он утверждает с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ.

Смешивать контуры в одном разделе документа неудобно при проверке. Инспектор ГИТ ищет программу, сроки и протокол, а не описание корпоративной культуры, и при документарной проверке запрашивает конкретный перечень должностей. Ниже — минимальный набор обязательных направлений, которые чаще всего попадают в перечень к приказу.

По экологическому направлению закон формулирует обязанность иметь подготовку, но не называет ни периодичность, ни объём часов. Ответ на вопрос, какие категории руководителей и специалистов обучать, компания даёт сама: в перечень включают тех, кто принимает решения при деятельности с негативным воздействием на окружающую среду, и это решение фиксируют приказом, а не устной договорённостью с экологом.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Учебные программы часто живут отдельно от бизнеса: содержание определяет методист, а не задача подразделения. В Положении об обучении это лечится одним разделом — кто и на основании чего формирует потребность. Пропишите, что заявку подаёт руководитель подразделения по итогам оценки, а не служба персонала по собственному усмотрению, и половина споров о бюджете снимается на входе.»

Какие правила стоит закрепить письменно: карта документов

Одним документом система не закрывается. Часть правил обязана лежать в ЛНА, часть работает только в двустороннем соглашении с конкретным работником, а часть без приказа не имеет юридической силы вовсе. Разнесение по документам определяет, что вы сможете предъявить при проверке и в суде.

Строку про ученический договор пропускают чаще всего: соглашение об отработке подписывают с человеком, которого ещё не приняли в штат, и потом не могут ничего взыскать. По главе 32 ТК РФ с соискателем заключается именно ученический договор, а стипендия по статье 204 ТК РФ не может быть ниже МРОТ.

Как утвердить Положение об обучении персонала: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Соберите нормативную рамку по своей деятельности: охрана труда, первая помощь, экология и обращение с отходами, отраслевые допуски. Выпишите должности, которые под них подпадают.
2. Шаг 2. Разведите два контура в структуре документа: обязательная подготовка отдельным разделом, корпоративное развитие отдельным. Один раздел — одна логика доказывания.
3. Шаг 3. Опишите порядок инициирования: кто подаёт заявку, в какой срок, кто согласовывает бюджет, что происходит при отказе.
4. Шаг 4. Пропишите гарантии по статье 187 ТК РФ: сохранение места работы и среднего заработка при направлении на обучение с отрывом от работы, оплата командировочных расходов при обучении в другой местности.
5. Шаг 5. Закрепите порядок подтверждения: какой документ работник сдаёт после обучения, в какой срок и кому, где хранится оригинал и копия.
6. Шаг 6. Учтите мнение представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ, если он в компании есть, и утвердите Положение приказом с приложением-перечнем должностей и программ.
7. Шаг 7. Ознакомьте работников под подпись по статьям 22 и 68 ТК РФ: на бумаге через лист ознакомления или электронной подписью в системе КЭДО.

Разделы Положения об обучении, которые читают первыми

Проверяющий и суд смотрят не на общие декларации, а на восемь конкретных мест документа. Их и стоит писать в первую очередь:

• область применения: на кого распространяется документ, попадают ли под него совместители, дистанционные работники и руководители филиалов;
• перечень обязательных программ с указанием периодичности и основания;
• порядок инициирования обучения и форма заявки;
• гарантии работнику на время обучения и порядок оплаты;
• условия обучения за счёт компании и обязанность отработать;
• порядок подтверждения результата: протокол, удостоверение, тест, отчёт из системы дистанционного обучения;
• последствия отказа от обязательного обучения и отстранения от работы;
• порядок хранения документов и учёта сроков.

Последний пункт кажется техническим, пока не приходит запрос от инспектора. Если сроки обучения нигде не сведены, кадровая служба собирает их вручную по личным делам, и это занимает больше времени, чем сама проверка. В практике Добыто реестр сроков ведут в связке с журналом учёта обучения: карточка сотрудника, программа, дата, следующая дата, документ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Руководитель тратит до 90% времени обучения на пересказ регламентов своими словами, а взрослый человек в формате лекции усваивает материал плохо. Закрепите в Положении другой порядок: сотрудник получает материал и срок, а через 3 дня проходит проверку. Это снимает нагрузку с руководителя и переносит ответственность за результат на работника, что потом видно в протоколе.»

Что проверить до того, как садиться за текст Положения

Диагностика занимает день и снимает большую часть правок после согласования:

1. Есть ли действующий приказ с перечнем должностей, подлежащих обязательному обучению, и совпадает ли он с текущим штатным расписанием.
2. Кто в компании отвечает за учёт сроков обучения и закреплено ли это в должностной инструкции.
3. Какие программы вы вправе проводить своими силами, а какие требуют организации из реестра Минтруда.
4. Есть ли комиссия по проверке знаний требований охраны труда и когда её члены проходили обучение.
5. Как оформлены действующие наставники после появления статьи 351.8 ТК РФ.
6. Какие документы об обучении вы уже подписываете электронно и какой вид подписи для них используете.

Образцы кадровых документов по обучению персонала

Комплект собран под задачу утверждения правил: начните с соглашения об обучении, если вы оплачиваете внешние программы, и с приказа о наставничестве, если у вас есть закреплённые наставники.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Матрица компетенций, ИПР и правило 70-20-10 в тексте ЛНА

Правило 70-20-10 описывает распределение развития: около 70% приходится на обучение через рабочие задачи, 20% на обучение у других людей (наставник, руководитель, обратная связь), 10% на курсы и теорию. В ЛНА эту модель переносят не лозунгом, а структурой индивидуального плана развития: одна цель по компетенции разбивается на практическое задание, работу с наставником и учебный курс, с контрольными точками через 1, 3 и 6 месяцев.

Матрица компетенций отдела работает как основание для назначения обучения. По вертикали должности, по горизонтали компетенции или обязательные программы, в ячейках — целевой и фактический уровень. Разрыв между ними и есть повод для заявки. Если матрица не описана в Положении, назначение обучения выглядит как решение конкретного руководителя, и любой отказ работника от программы приходится обосновывать заново.

Для руководителя технологического или производственного подразделения ИПР обычно строят вокруг двух блоков: управленческие навыки и обязательные допуски по своему участку. Первый блок закрывается практикой и наставничеством, второй — только внешней программой с документом о квалификации, и в плане это разные строки с разными сроками.

Синхронное и асинхронное обучение: что писать про форматы

Синхронный формат — занятие в реальном времени: очный тренинг, вебинар, разбор кейса в группе. Асинхронный — работа с материалом в удобное время: записанный курс, база знаний, тест в системе дистанционного обучения. Разница для кадровика не в педагогике, а в доказательстве: у синхронного занятия есть график, лист регистрации и живая подпись участника, у асинхронного — только выгрузка из системы.

Поэтому в Положении для асинхронных программ отдельно описывают, что считается подтверждением: минимальный процент прохождения, результат итогового теста, срок, отчёт из системы с идентификатором пользователя. Обязательный контур на асинхронный формат переносится не всегда: инструктаж по технике безопасности проводят очно, и это ограничение стоит написать прямо, чтобы линейные руководители не переводили инструктажи в рассылку с кнопкой «ознакомлен».

Чем отличается сертификат от удостоверения

Удостоверение о повышении квалификации — документ о квалификации по статье 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Его выдаёт организация с образовательной лицензией по итогам программы дополнительного профессионального образования объёмом от 16 академических часов, а сведения о выдаче вносятся в федеральную информационную систему ФИС ФРДО. Сертификат участника — внутренний документ обучающей компании, его форму и содержание провайдер определяет сам, в ФРДО он не попадает.

Практический вывод для текста ЛНА: там, где норматив требует документ о квалификации, сертификат тренингового центра не закрывает требование. В разделе о подтверждении результата стоит перечислить документы по каждой программе отдельно, а не писать общее «документ об окончании обучения». В практике Добыто именно эта формулировка чаще всего вызывает вопросы при сверке комплекта перед проверкой.

Наставничество после статьи 351.8 ТК РФ: что теперь обязательно в документах

С 1 марта 2025 года наставничество в сфере труда урегулировано статьёй 351.8 ТК РФ. Поручить работнику наставничество можно только с его письменного согласия. Содержание, сроки и форма выполнения такой работы, а также размер и порядок выплат фиксируются в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему; условия и размеры доплат могут устанавливаться коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом. Работник вправе досрочно отказаться от наставничества, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону не менее чем за 3 рабочих дня.

Пункт «наставничество осуществляется на добровольной основе» после этих изменений не работает как самостоятельная норма. Нужен маршрут: письменное согласие, приказ о назначении, дополнительное соглашение с размером доплаты, срок и порядок досрочного прекращения с уведомлением за 3 рабочих дня. Норму нагрузки наставника компания устанавливает сама, отталкиваясь от числа новичков на одного наставника и времени, которое он тратит на сопровождение.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Лучший наставник — действующий успешный сотрудник, а не сторонний тренер: новичок учится рядом с человеком, который делает работу вживую, и может сразу переспросить. Формат стоит описать по этапам: сначала наблюдение за работой наставника, затем самостоятельная работа под присмотром, потом снятие контроля. И отдельным пунктом закрепите мотивацию наставника, иначе роль превращается в нагрузку без статуса.»

Возмещение затрат на обучение: соглашение, ученический договор и цена ошибки

По статье 249 ТК РФ работник, уволившийся без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счёт средств работодателя, возмещает затраты пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени, если иное не предусмотрено договором или соглашением. Три условия, без которых норма не срабатывает: обучение оплачено работодателем и подтверждено платёжными документами, срок отработки согласован письменно до начала обучения, увольнение произошло без уважительной причины.

По ученическому договору действует статья 207 ТК РФ: если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет свои обязательства, он по требованию работодателя возвращает полученную стипендию и возмещает другие понесённые расходы. Формулировка «работник возмещает полную стоимость обучения независимо от отработанного времени» противоречит статье 249 ТК РФ в части пропорциональности, и суд её обычно не поддерживает.

Цена ошибки в правилах обучения считается не стоимостью переписывания документа. Допуск работника к исполнению трудовых обязанностей без обучения и проверки знаний требований охраны труда по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ грозит юридическому лицу штрафом от 110 000 до 130 000 рублей, должностному лицу и ИП — от 15 000 до 25 000 рублей. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юрлицу в 30 000-50 000 рублей. Невзысканные затраты на внешнюю программу добавляются к этим суммам отдельной строкой.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Отказ от обучения ради экономии обходится дороже самого обучения. Годовое обучение линейного сотрудника — около 22 845 рублей, а замена уволившегося стоит 6-9 месячных окладов, то есть при окладе 60 000 рублей это 360 000-540 000 рублей. Программа окупается, если удерживает хотя бы одного человека из 16 обученных, и этот расчёт стоит приложить к бюджету, когда его защищаете.»

Что из обучения нельзя перевести в электронный вид

Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ закрывает большую часть комплекта: Положение об обучении, приказы, заявки, соглашения, листы ознакомления. Ограничение установлено статьёй 22.2 ТК РФ: электронный документооборот не применяется к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве, приказу об увольнении и документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемым работником.

Второе ограничение касается вида подписи. При подписании трудового договора, ученического договора и договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также изменений к ним работодатель применяет усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник — УКЭП или УНЭП. Простой электронной подписью такие документы не подписываются, и соглашение об обучении, подписанное ПЭП, в споре о возмещении затрат работает против работодателя.

Сведения о пройденном обучении по охране труда работодатели передают в единую систему Минтруда, и наличие записи можно проверить в реестре обученных лиц по охране труда до того, как этот вопрос задаст инспектор. В практике Добыто такую сверку включают в чек-лист перед плановой проверкой вместе с выгрузкой подписанных ЛНА.

Когда отдельное Положение об обучении избыточно

Компании до 25-30 человек с одним обязательным направлением обучения отдельный ЛНА обычно не нужен: правила помещаются в раздел правил внутреннего трудового распорядка и приказ с перечнем должностей. Отдельный документ имеет смысл, когда появляется хотя бы одно из трёх: несколько параллельных обязательных программ с разной периодичностью, бюджет на внешнее обучение с условием отработки, наставничество с доплатами.

Второй случай, когда документ не нужен, — разовое обучение под конкретный проект. Здесь достаточно приказа о направлении и соглашения с работником: писать общий регламент под один случай значит закрепить процедуру, которую вы больше не повторите, и потом нарушать собственный ЛНА.

Стоимость подключения КЭДО для документов об обучении

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива. Цены на дату публикации приведены по действующим тарифам сервиса.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и потребности в УКЭП: подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, а квалифицированная подпись оформляется через удостоверяющий центр. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Для документов об обучении практическую роль играют кастомные шаблоны и электронный архив: маршрут ознакомления с Положением запускается на всю компанию разом, а подписанные версии остаются доступными для выгрузки при проверке.

Выводы

Письменно фиксируют не общее намерение развивать людей, а четыре узла: перечень обязательных программ с основанием и периодичностью, порядок инициирования и оплаты обучения, условия отработки при обучении за счёт компании и порядок подтверждения результата. Обязательный и корпоративный контуры разводятся по разным разделам, потому что доказываются по-разному. Наставничество после появления статьи 351.8 ТК РФ требует письменного согласия, приказа и соглашения о доплате, а соглашение об обучении — усиленной подписи с обеих сторон.

Мы в Добыто ведём кадровый документооборот так, чтобы Положение, приказы и соглашения об обучении подписывались электронно и хранились в одном архиве с историей ознакомления. Это снимает ручной сбор подписей по подразделениям и оставляет кадровой службе время на содержательную часть правил.

Частые вопросы

Нужно ли согласовывать Положение об обучении с профсоюзом, если его в компании нет

Учёт мнения представительного органа работников по статье 372 ТК РФ требуется, когда такой орган создан. Если профсоюза и иного представительного органа в компании нет, Положение утверждается приказом руководителя без этой процедуры, а в самом приказе указывается основание и дата введения документа в действие.

Можно ли обязать работника учиться в выходной день

Обучение вне рабочего времени по инициативе работодателя оформляется как привлечение к работе в выходной день с соответствующей оплатой либо переносится на рабочее время с сохранением среднего заработка по статье 187 ТК РФ. Формулировку «сотрудник проходит курсы в свободное время» в Положение включать не стоит: она порождает спор об оплате и учёте времени в табеле.

Как оформить обучение дистанционного работника из другого региона

Порядок тот же: приказ о направлении, гарантии по статье 187 ТК РФ, подтверждающий документ. Отличие в очной части: если программа требует присутствия, поездка оформляется как командировка с оплатой расходов. В Положении для дистанционных работников отдельно описывают, кто оплачивает проезд и как согласуется дата очного блока.

Что делать, если работник отказался от обязательного обучения

Отказ фиксируется актом, после чего работника, не прошедшего обучение и проверку знаний требований охраны труда, отстраняют от работы. Допуск такого сотрудника к обязанностям попадает под часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ со штрафом на юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей, поэтому порядок действий при отказе стоит описать в Положении отдельным пунктом.

Обязательно ли создавать корпоративный университет, чтобы система обучения считалась выстроенной

Нет. Корпоративный университет оправдан при большом потоке типовых программ и собственном штате методистов, у таких компаний норма составляет около 40 часов обучения на сотрудника в год при расходах порядка 1,3% ФОТ. Для остальных достаточно систематизировать имеющееся: определить, чему учить, по опросу самых продуктивных сотрудников, собрать материалы, задать сроки и контроль.

Как считать потребность в наставничестве и не перегрузить наставников

Потребность считают от числа новичков и сотрудников на новых участках за период, делённого на количество подготовленных наставников. Обязательного норматива закон не устанавливает, поэтому предельное число подопечных на одного наставника компания фиксирует сама в ЛНА вместе с размером доплаты по статье 351.8 ТК РФ. Отдельно закладывают время наставника на сопровождение, иначе роль конкурирует с его основными задачами.

Можно ли вести журнал инструктажей по охране труда в электронной системе

Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником, выведены из кадрового электронного документооборота статьёй 22.2 ТК РФ. Остальные документы по обучению, включая Положение, приказы, заявки и соглашения, подписываются электронно без ограничений по составу.