Инвентаризация различается по охвату (сплошная или выборочная) и по моменту назначения (плановая или внеплановая), и выбор между этими вариантами не свободный. ФСБУ 28/2023, обязательный к применению с 1 апреля 2025 года, требует проверять весь комплекс объектов только в двух случаях: перед составлением годовой бухгалтерской отчётности и при реорганизации (кроме преобразования) или ликвидации. Во всех остальных обязательных ситуациях — смена материально ответственного лица, установленный факт утраты или порчи активов, пожар или авария — проверяются только те объекты, которые связаны с основанием. Инициативную инвентаризацию организация назначает сама, сама определяет охват и периодичность и закрепляет этот порядок в учётной политике.
Разберём, какое основание какой охват за собой тянет, как оформить решение, опись и акт, чтобы результат не развалился при проверке, и что инвентаризация реально даёт при взыскании недостачи с материально ответственного работника. Покажем требование к кворуму комиссии, из-за которого результаты признают недействительными, и запрет, который нарушают чаще всего. Сценарная таблица по типам компаний, порядок действий при внеплановой проверке, отдельные правила для бюджетных учреждений, стоимость перевода документов в электронный вид на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три варианта инвентаризации: сплошная, выборочная и внеплановая
Слова «сплошная», «выборочная» и «внеплановая» описывают разные оси, и путаница начинается там, где их ставят в один ряд. Сплошная и выборочная — это про охват: проверяем всё имущество и все обязательства или только часть объектов. Плановая и внеплановая — это про момент: проверка стоит в графике на год или назначается по событию. Одна и та же проверка может быть внеплановой и при этом выборочной по охвату: например, при смене кладовщика инвентаризируют только вверенный ему склад, а не весь баланс компании.
ФСБУ 28/2023 задаёт правило, которое снимает большую часть вопросов о выборе. Инвентаризация всего комплекса объектов обязательна только перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности, а также при реорганизации (за исключением преобразования) и ликвидации организации. Во всех остальных обязательных случаях проверке подлежат объекты инвентаризации, непосредственно связанные с основанием её проведения. Инициативную инвентаризацию организация проводит тогда, когда считает нужным, и ограничений по охвату стандарт не устанавливает.
Отсюда следует практический вывод для выбора: охват в обязательных случаях определяете не вы, а основание. Свобода выбора остаётся только в инициативных проверках и в том, как часто их проводить.
| Параметр | Сплошная (все объекты) | По основанию (выборочная) | Инициативная (внеплановая) |
|---|---|---|---|
| Кто решает о проведении | Требование ФСБУ 28/2023, решение не обсуждается | Требование ФСБУ 28/2023, запускается событием | Руководитель организации |
| Основание | Годовая бухгалтерская отчётность, реорганизация (кроме преобразования), ликвидация | Смена материально ответственного лица, утрата или порча активов, чрезвычайная ситуация, передача активов в аренду или продажа | Решение организации: контроль остатков, промежуточная отчётность, подозрение на недостачу |
| Охват объектов | Все активы и обязательства | Только объекты, связанные с основанием | Любой, по решению организации |
| Дата проведения | По состоянию на 31 декабря отчётного года | Привязана к событию: день приёма-передачи, день установления факта | Любая, определяется в решении |
| Где закрепляется порядок | ФСБУ 28/2023 и учётная политика | ФСБУ 28/2023 и учётная политика | Учётная политика: перечень объектов, периодичность, состав комиссии |
Таблица показывает, где именно у компании есть управленческий выбор: он сосредоточен в последнем столбце. Если в учётной политике инициативные проверки не описаны, у вас останется только годовая сплошная инвентаризация и разрозненные проверки по событиям, а регулярного контроля остатков не будет вовсе.
Когда выбора нет: обязательные случаи и сроки по ФСБУ 28/2023
Перечень обязательных случаев в ФСБУ 28/2023 шире, чем в отменённых Методических указаниях № 49, и включает ситуации, которые раньше регулировались разрозненно. Инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчётности; при передаче активов в аренду, управление, безвозмездное пользование, при их возврате и продаже; при смене материально ответственного лица; при смене руководителя коллектива и при выбытии из коллектива более половины его членов, если установлена коллективная (бригадная) материальная ответственность; по требованию одного или нескольких членов такого коллектива; при установлении факта утраты или порчи активов; при чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации (кроме преобразования) и ликвидации организации.
Сроки привязаны к основанию. Годовая инвентаризация проводится по состоянию на 31 декабря отчётного года, но фактическая проверка основных средств, нематериальных активов, капитальных вложений и запасов может пройти начиная с 1 октября: то, что проверено после этой даты, повторно инвентаризировать не нужно. Для основных средств допускается периодичность один раз в три года, для библиотечных фондов — один раз в пять лет. При смене материально ответственного лица дата проверки — день приёма-передачи дел, при утрате или порче — день установления факта.
Факт: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Споры проигрывают не из-за электронной формы документа, а из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации подписанта и неверного вида подписи для конкретного документа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полный текст стандарта с перечнем оснований и требованиями к документам опубликован на сайте Минфина России: ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённый приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н. Сверяться стоит именно с ним, потому что значительная часть материалов в открытых источниках писалась до 1 апреля 2025 года и описывает стандарт как будущее требование.
Документы инвентаризации: решение, опись, акт и форма подписания
ФСБУ 28/2023 не устанавливает состав документов инвентаризации и не требует применять унифицированные формы ИНВ-1, ИНВ-3 и другие: они перестали быть обязательными. Организация сама определяет формы и утверждает их руководителем. При этом каждая форма должна содержать обязательные реквизиты первичного учётного документа и специфические реквизиты инвентаризации: данные о фактическом наличии объектов, результаты (излишки, недостачи, пересортица), подписи всех членов комиссии и даты.
Рабочий минимум для коммерческой организации выглядит так: приказ (решение) о проведении инвентаризации с составом комиссии, сроками, датой и перечнем объектов; инвентаризационные описи с фактическими данными; сличительные ведомости по расхождениям; акт с итогами и решением руководителя. Отдельно оформляются расписки материально ответственных лиц о том, что к началу проверки все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а поступившие ценности оприходованы и выбывшие списаны.
Документы инвентаризации составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронных документов, подписанных электронной подписью. Выбор формы за организацией. Это тот же режим, в котором работает кадровый электронный документооборот: документ изначально создаётся в электронном виде, а подпись существует как отдельный криптографический реквизит, а не как картинка в файле.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанной от руки описи и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Подпишите опись или акт электронной подписью прямо сейчас
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы распечатанная опись что-то значила при проверке или в суде, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Это стоит закладывать заранее, а не выяснять в момент, когда документ уже запросили.
Какой вариант инвентаризации выбрать под вашу ситуацию
Выбор сводится к трём вопросам: есть ли обязательное основание, какие объекты им затронуты и нужна ли вам дополнительно инициативная проверка для контроля. Обязательное основание снимает вопрос об охвате автоматически. Инициативная проверка нужна там, где между годовыми инвентаризациями накапливается риск: розница, склады с высокой оборачиваемостью, объекты с коллективной материальной ответственностью.
| Ситуация | Какой вариант запускать | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Готовите годовую отчётность | Сплошная, по состоянию на 31 декабря | Уложиться в окно с 1 октября по 31 декабря и не пропустить обязательства и расчёты | Форма описи: унифицированная больше не обязательна |
| Увольняется кладовщик или кассир | По основанию, только вверенные ему ценности, на день приёма-передачи | Провести до передачи дел преемнику и с участием самого работника | Охват соседних участков склада |
| Обнаружена пропажа товара | По основанию, на день установления факта | Зафиксировать дату обнаружения: от неё считается год на обращение в суд | Скорость подсчёта в ущерб полноте описи |
| Из бригады с коллективной ответственностью ушла половина состава | По основанию, вверенные бригаде ценности | Проверить, что договор о коллективной ответственности переоформлен на новый состав | Совмещение с плановой проверкой других участков |
| Розница с высокой оборачиваемостью | Инициативная выборочная по группам товаров, периодичность в учётной политике | Заранее описать порядок и перечень объектов, иначе результат нечем обосновать | Совпадение с отчётными датами |
| Пожар, залив, авария на складе | По основанию, пострадавшие объекты | Отделить порчу от недостачи: это разные основания и разные последствия | Ожидание заключения страховщика до начала проверки |
Строки таблицы сходятся в одном: в обязательных случаях управляемым остаётся не охват, а качество оформления и дата. Именно к ним потом предъявляют претензии и контролирующие органы, и сам работник, если дело дошло до взыскания.
Как назначить и провести внеплановую инвентаризацию: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте основание. Служебная записка, акт о происшествии или заявление материально ответственного лица — документ, от даты которого дальше отсчитываются сроки.
- Шаг 2. Издайте приказ (решение) о проведении инвентаризации: состав комиссии, сроки, дата, на которую проводится проверка, и точный перечень объектов, связанных с основанием.
- Шаг 3. Возьмите с материально ответственного лица расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы, ценности оприходованы, выбывшие списаны.
- Шаг 4. Проведите проверку фактического наличия в присутствии материально ответственного лица: пересчёт, взвешивание, обмер, осмотр, проверка документов. Фото- и видеофиксация допускается там, где обычные способы невозможны или неоправданно затратны.
- Шаг 5. Оформите описи и сличительные ведомости, соберите подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица, при отказе от подписи составьте акт.
- Шаг 6. Истребуйте у работника письменное объяснение о причинах расхождений: по статье 247 ТК РФ это обязанность работодателя, а не право. При отказе дать объяснение составляется акт.
- Шаг 7. Оформите акт о результатах и решение руководителя: зачёт по пересортице, списание в пределах норм естественной убыли, отнесение недостачи на виновное лицо или на расходы.
Комиссия, материально ответственные лица и внутренние документы
Требование, которое чаще всего обнуляет результат проверки, касается состава комиссии. В инвентаризационную комиссию не допускается включать лиц, на которых возложена материальная ответственность за объекты, проверяемые этой комиссией. При этом само материально ответственное лицо обязано присутствовать при проверке наличных денег, денежных документов, основных средств, капитальных вложений и запасов. Присутствовать — да, проверять себя — нет.
Второе требование — кворум. При обязательной инвентаризации отсутствие одной пятой и более членов комиссии служит основанием для признания её результатов недействительными. Практический вывод: комиссия из трёх человек разваливается, если один заболел, а комиссия более чем из пяти человек сохраняет кворум при отсутствии одного. Комиссию можно не создавать вовсе, если в организации работают только руководитель либо руководитель и главный бухгалтер, а также если проверку по договору ведут сторонние аудиторы или в организации по уставу действует ревизионная комиссия.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Порядок проведения инвентаризации, формы документов, периодичность инициативных проверок и состав постоянно действующей комиссии закрепляются в учётной политике и положении об инвентаризации. Положение утверждается приказом руководителя, а работники, которых оно касается, знакомятся с ним под подпись. В практике Добыто ознакомление с локальными нормативными актами — один из первых процессов, которые компании переводят в электронный вид: документов много, они однотипные, и работнику достаточно простой электронной подписи.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете даже при технически исправной подписи.»
Полезно знать: отказаться от перехода на КЭДО могут работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года. Для тех, чей стаж начался позже, отдельное согласие не требуется, поэтому чем моложе коллектив, тем короче сбор согласий.
Шаблоны приказов, листов ознакомления и соглашений для инвентаризации
Комплект закрывает организационную часть: начните с приказа об утверждении положения об инвентаризации, остальное подтягивается по мере запуска процедуры.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Акт об отказе от подписания документа | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Что инвентаризация даёт при взыскании недостачи с работника
Инвентаризация — это доказательство размера ущерба, но не доказательство вины. Взыскать недостачу можно только при совокупности обстоятельств: противоправное поведение работника, его вина, причинная связь и подтверждённый размер прямого действительного ущерба. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 распределяет бремя доказывания так: работодатель доказывает правомерность заключения договора о полной материальной ответственности и наличие недостачи, после чего работник доказывает отсутствие своей вины.
Полная материальная ответственность возможна не с каждым работником. Перечни должностей и работ, при которых допустимо заключать договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности, вместе с типовыми формами таких договоров утверждены приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н и действуют с 1 сентября 2025 года до 1 сентября 2031 года. Прежнее постановление Минтруда от 31.12.2002 № 85 утратило силу, при этом перезаключать действующие договоры из-за появления новых типовых форм не требуется. Сверить свою должность с перечнем можно по официальной публикации приказа Минтруда № 251н на портале правовой информации.
Дальше действуют сроки, которые пропускают чаще всего. По статье 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении работодатель обязан провести проверку для установления размера ущерба и причин его возникновения и истребовать у работника письменное объяснение. По статье 248 ТК РФ взыскание суммы, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Месяц пропущен или работник не согласен возмещать добровольно — остаётся только суд, и обратиться туда работодатель вправе в течение одного года со дня обнаружения ущерба. Удерживать при каждой выплате заработной платы больше 20 процентов нельзя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Важный нюанс из практики: договоры о полной материальной ответственности компании переводят в электронный вид не первыми. Сначала в КЭДО уходят отпуска, командировки и ознакомление с локальными актами, где работнику достаточно простой электронной подписи, и только на втором этапе — трудовые договоры, дополнительные соглашения, ученические договоры и договоры о материальной ответственности. Причина организационная: по второй группе нужно решить, в какой момент работник получает подпись и какого вида.
Электронное оформление и связка с кадровыми документами
Инвентаризация живёт на стыке двух контуров. Описи, сличительные ведомости и акты — бухгалтерские документы, они формируются в учётной системе. Приказ о составе комиссии, положение об инвентаризации, лист ознакомления, договор о полной материальной ответственности, объяснительная работника и акт об отказе от объяснений — кадровые, и их место в КЭДО. Разводить эти контуры нужно осознанно, иначе половина доказательственной базы окажется в бумаге, а половина в системе.
Скорость оформления при внеплановой проверке
Скорость здесь не второстепенный параметр. При внеплановой проверке на день установления факта утраты у вас есть окно, в которое нужно уложить приказ, расписку, описи, объяснение работника и акт. Если материально ответственное лицо работает на удалённом складе, бумажный цикл с курьером растягивает эту цепочку на дни, а месячный срок по статье 248 ТК РФ идёт. В сервисе Добыто маршрут согласования собирается один раз, и дальше документ уходит подписантам автоматически, с фиксацией даты и статуса по каждому.
Внимание: если компания перевела процесс в электронный вид и работник дал согласие, в бумаге эти документы уже не оформить. По переведённому процессу меняется способ, а не добавляется запасной канал, и откатиться назад по конкретному документу нельзя.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно из-за человеческого фактора: суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Если за материально ответственное лицо документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, доказательственная конструкция рассыпается целиком.
Инвентаризация в бюджетных учреждениях: другой комплект правил
ФСБУ 28/2023 на организации бюджетной сферы не распространяется. Общие требования к инвентаризации активов и обязательств для них установлены федеральным стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учёта и отчётности организаций государственного сектора», утверждённым приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н. Переносить на бюджетное учреждение правила о сплошном и выборочном охвате из ФСБУ 28/2023 нельзя: это разные регулирования.
Отличается и документальная часть. Учреждения применяют унифицированные формы электронных первичных документов из приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н: Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439), Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463), а также Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). Решение о проведении инвентаризации принимает руководитель учреждения, и оно содержит наименование и состав комиссии, сроки проведения, дату, на которую проводится инвентаризация, и перечень проверяемых объектов. Свобода в выборе форм, которую ФСБУ 28/2023 дал коммерческим организациям, здесь не работает.
Когда инвентаризация не нужна и во что обходится ошибка в выборе варианта
Инициативная сплошная инвентаризация избыточна, если её единственная цель — «на всякий случай проверить всё». Проверка всего комплекса объектов в середине года останавливает склад, отвлекает комиссию и не даёт нового качества контроля по сравнению с выборочной проверкой групп с наибольшим риском. Отдельная внеплановая инвентаризация не нужна и тогда, когда объекты уже проверялись после 1 октября и повторно перед годовой отчётностью их инвентаризировать не требуется.
Не заменяет инвентаризация и служебную проверку по статье 247 ТК РФ. Опись фиксирует расхождение между учётными и фактическими данными, но не устанавливает причины и не снимает с работодателя обязанность истребовать объяснение. Компания, которая ограничилась описью и сразу издала распоряжение об удержании, получает отменённое удержание и возврат денег работнику.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Порядок проверки и оформления вы описываете сами: закон задаёт рамку, а внутри неё организация определяет процедуру под свои процессы. Если не описать её под себя, останется чужой типовой порядок из шаблона, и работать по нему придётся годами. Откройте своё положение об инвентаризации и проверьте, совпадает ли описанная там процедура с тем, как у вас реально проходит проверка склада.»
Цена ошибки считается по трём направлениям. Первое — административное: грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту и отчётности по статье 15.11 КоАП РФ влечёт штраф на должностное лицо от 5 000 до 10 000 рублей, при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификацию на срок от одного года до двух лет. Второе — налоговое: по статье 120 НК РФ грубое нарушение правил учёта доходов и расходов стоит 10 000 рублей за один налоговый период, 30 000 рублей за несколько периодов, а при занижении налоговой базы — 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. Третье — трудовое: недостача, подтверждённая инвентаризацией с нарушением процедуры, просто не взыскивается, а неверно оформленный договор о полной материальной ответственности — это ещё и нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ.
Важный нюанс из практики: порядок «сначала процессы, потом система» здесь не методическая формальность. Выписать все процессы с ответственными и видами подписи дешевле до внедрения, чем перестраивать маршруты после того, как часть подразделений уже подписывает документы электронно, а часть осталась на бумаге. Параллельная работа в двух режимах допустима как переходное состояние и плохо работает как постоянное.
Стоимость перевода кадровых документов инвентаризации в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Тарифы на дату публикации:
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП (готовый модуль) | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в квалифицированной подписи: ПЭП и УНЭП выпускаются в рамках тарифа, УКЭП оформляется через удостоверяющие центры отдельно. Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Охват инвентаризации в обязательных случаях задаёт не компания, а основание: весь комплекс объектов проверяется перед годовой отчётностью, при реорганизации и ликвидации, во всех прочих обязательных ситуациях — только связанные с основанием объекты. Управленческая свобода остаётся в инициативных проверках, и она реализуется через учётную политику: перечень объектов, периодичность, состав комиссии. Результат обнуляют две вещи — материально ответственное лицо в составе комиссии и отсутствие одной пятой её членов. А сама по себе опись недостачу не взыскивает: без объяснения работника, соблюдённого месячного срока и корректного договора о полной материальной ответственности деньги вернутся работнику.
Кадровая часть этой процедуры — приказы, положения, листы ознакомления, договоры о материальной ответственности, объяснительные и акты об отказе — однотипна и хорошо переводится в электронный вид. В Добыто мы собираем маршруты подписания под конкретные процессы компании и запускаем их на пилотной группе, чтобы к моменту реальной проверки склада документы уходили подписантам за минуты, а не за дни.
Частые вопросы
Можно ли вообще не создавать инвентаризационную комиссию?
Да, в трёх ситуациях. Если в организации работает только руководитель либо руководитель и главный бухгалтер. Если проведение инвентаризации по договору поручено сторонним аудиторам. Если в организации в соответствии с уставом действует ревизионная комиссия и ей поручена проверка. Во всех остальных случаях обязательной инвентаризации комиссия нужна, и её состав утверждается приказом руководителя.
Нужно ли перезаключать договоры о полной материальной ответственности из-за новых типовых форм?
Нет. Приказ Минтруда от 16.04.2025 № 251н утвердил новые перечни должностей и работ и новые типовые формы договоров с 1 сентября 2025 года, но перезаключать действующие договоры в связи с этим не требуется. Новые формы применяются к договорам, которые заключаются после этой даты. Проверить стоит другое: попадает ли должность работника в действующий перечень, потому что договор с работником вне перечня не создаёт полной материальной ответственности.
Можно ли удержать недостачу из зарплаты без согласия работника?
Только в пределах среднего месячного заработка и только по распоряжению работодателя, изданному не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Если сумма больше среднего месячного заработка, месячный срок пропущен или работник не согласен возмещать добровольно, взыскание идёт через суд. При каждой выплате заработной платы удерживается не более 20 процентов.
Что делать, если материально ответственный работник отказался подписать опись?
Составить акт об отказе от подписания за подписями членов комиссии и продолжить процедуру: отказ работника не останавливает инвентаризацию и не делает её результат недействительным. Отдельно нужно письменное объяснение о причинах расхождений по статье 247 ТК РФ, и при отказе его дать тоже составляется акт. Без этих двух документов взыскание в суде разваливается.
Обязательна ли инвентаризация, если из бригады уволился один человек?
При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация обязательна при смене руководителя коллектива и при выбытии более половины его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива. Уход одного работника из большой бригады сам по себе обязательного основания не создаёт, но по решению организации можно провести инициативную проверку.
Можно ли проводить инвентаризацию дистанционно, по фотографиям и видео?
ФСБУ 28/2023 допускает фото- и видеофиксацию как способ выявления фактического наличия объектов, когда обычные способы невозможны или требуют неоправданных затрат. Полностью заменять пересчёт и осмотр на удалённый просмотр записей нельзя: часть членов комиссии присутствует на месте, а сам порядок применения такого способа закрепляется в учётной политике.
Нужно ли инвентаризировать основные средства каждый год?
Нет. Для основных средств допускается периодичность один раз в три года, для библиотечных фондов — один раз в пять лет. Кроме того, объекты, проверенные после 1 октября отчётного года, перед годовой отчётностью повторно не инвентаризируются. Выбранную периодичность нужно зафиксировать в учётной политике, иначе обосновать пропуск годовой проверки будет нечем.
