Инвентаризация данных компании: опись и ответственные 2026

Инвентаризация данных компании — это опись массивов сведений и документов с указанием того, где они физически лежат, на каком основании собраны, сколько хранятся и кто за них отвечает. Рабочий результат состоит из четырёх документов: реестр массивов персональных данных, номенклатура дел со сроками хранения, приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных по статье 18.1 152-ФЗ и матрица доступа к системам. Главное различие, от которого зависит порядок работы: инвентаризация имущества идёт по ФСБУ 28/2023 и заканчивается инвентаризационной описью и актом с подписями материально ответственных лиц, инвентаризация данных идёт по 152-ФЗ и архивным правилам Росархива и заканчивается реестром массивов и приказами об ответственных.

Разберём состав карточки массива по полям и покажем, какие из них заполняют неверно чаще всего. Отдельно опишем ключи электронной подписи и машиночитаемые доверенности: их в опись данных обычно не включают, а отзывать при увольнении приходится именно их. Сроки хранения по Перечню Росархива, суммы штрафов по статье 13.11 КоАП после 30 мая 2025 года, порядок инвентаризации по шагам, образцы приказов и реестров и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что входит в инвентаризацию данных: четыре группы объектов

Опись начинается с процессов, а не с выгрузки списка информационных систем. Порядок такой: выписать все кадровые процессы и по каждому определить, какие документы в нём возникают, сколько их за год, кто подписывает со стороны работодателя и работника и какой вид подписи требуется. Список систем после этого собирается сам: процесс всегда приводит к месту, где лежит его результат.

В практике Добыто инвентаризация начинается именно с перечня процессов: по каждому мы выписываем документы, их годовой объём, подписанта и требуемый вид подписи. Систем в итоговом реестре оказывается больше, чем называет заказчик на старте, потому что кадровые данные почти всегда живут ещё и в зарплатном проекте, системе контроля доступа и корпоративной почте.

Объекты описи делятся на четыре группы, и у каждой свой способ подтвердить, что она описана полностью.

Четвёртая строка закрывается труднее остальных. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, и как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, передача данных которому должна быть основана на согласии работника. Вопрос вендору формулируется не как «защищены ли данные», а как «перечислите всех, кто получит к ним доступ». В списке обычно оказываются три компании: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр, выпускающий подписи.

Инвентаризация имущества и инвентаризация данных: что нельзя переносить

Инвентаризация имущества и обязательств с 1 апреля 2025 года проводится по ФСБУ 28/2023, утверждённому приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина № 49) с этой даты силу утратили. Организации бюджетной сферы стандарт не применяют: у них свой порядок по стандартам бухгалтерского учёта государственных финансов и Инструкции № 157н.

Формы инвентаризационной описи и акта инвентаризации организация утверждает сама: унифицированные формы Госкомстата обязательными не являются с 2013 года, когда заработала часть 4 статьи 9 402-ФЗ о самостоятельном утверждении форм первичных документов. Это и создаёт путаницу при переносе привычной процедуры на данные: описи и акты по данным никакой формой не заданы вообще, их состав определяет сама компания.

Отдельная развилка — материальная ответственность. Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности заключается по статье 244 ТК РФ и только с работниками из утверждённого перечня должностей и работ. С 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2031 года действуют новые перечни и новые типовые формы договоров, утверждённые приказом Минтруда России от 16.04.2025 № 251н; постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002 силу утратило. Компании, которые в 2026 году переподписывают договоры по старому перечню, работают по недействующему акту.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Предмет договора о полной материальной ответственности — недостача вверенного имущества. Утечка персональных данных недостачей не является, и взыскать её с работника как недостачу нельзя. По статье 238 ТК РФ работник возмещает прямой действительный ущерб, а неполученные доходы взысканию не подлежат; если основания для полной ответственности нет, размер ограничен средним месячным заработком по статье 241 ТК РФ. Административный штраф за нарушения в области персональных данных налагается на оператора, то есть на саму организацию, и отдельно на должностное лицо.

Карточка массива данных: какие поля заполняются в описи

Реестр массивов собирается по одной карточке на массив. Минимальный состав полей выглядит так.

1. Наименование массива. Например, личные дела работников, журналы инструктажа, анкеты кандидатов, расчётные листки.
2. Категории субъектов. Работники, кандидаты, бывшие работники, члены семьи работника, исполнители по договорам ГПХ.
3. Категории данных. Отдельно выделяются специальные категории: сведения о здоровье, о судимости, биометрия.
4. Цель обработки. Формулируется конкретно, а не как «ведение кадрового учёта в целом».
5. Правовое основание. Норма ТК РФ, договор, согласие работника, требование иного закона.
6. Место хранения. Конкретная система, сервер, помещение, а при облачном решении — кому данные переданы.
7. Форма создания документа. Электронная или бумажная.
8. Срок хранения по перечню. Со ссылкой на статью Перечня Росархива или отраслевого перечня.
9. Срок достижения цели обработки. Момент, после которого данные подлежат уничтожению по 152-ФЗ.
10. Ответственный и состав доступа. Кто владелец массива и какие роли видят его целиком, а какие частично.
11. Передача третьим лицам. Кому, на каком основании, каким документом это оформлено.

Седьмое поле выглядит формальным и определяет всё остальное. Форма хранения определяется формой создания: протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатывать его вместо хранения файла нельзя. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и применительно к журналам инструктажа вы живёте с ним 45 лет.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «На длительное хранение опись имеет смысл делать не по годам, а по людям. При расследовании несчастного случая или профессионального заболевания запрашивают не журнал за конкретный год, а всю историю инструктажей конкретного работника за весь период работы. Проверьте свою опись прямо сейчас: если в ней есть только годы и номера дел, найти сведения по одному человеку за двадцать лет вы сможете только сплошным просмотром.»

Сроки хранения и уничтожение: где архивные правила спорят со 152-ФЗ

Право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов даёт организации пункт 2 статьи 13 125-ФЗ об архивном деле. Сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020). Порядок хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Сначала проверяется, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: для медицины, образования и финансового сектора отраслевые перечни имеют приоритет над общим. Ошибка возникает в обратном порядке, когда кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок, не зная про ведомственный документ с другим сроком.

Со стороны персональных данных действует встречное требование. Данные подлежат уничтожению по достижении целей обработки, и на это отводится 30 дней по части 5.1 статьи 21 152-ФЗ. Подтверждается уничтожение по Требованиям, утверждённым приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179: при обработке без средств автоматизации составляется акт об уничтожении. В акте указываются наименование оператора, сведения о субъектах, фамилии и должности лиц, уничтоживших данные, перечень категорий уничтоженных данных, наименование носителей или систем, способ, причина и дата уничтожения. Акт и выгрузка из журнала регистрации событий информационной системы хранятся 3 года с момента уничтожения.

Важный нюанс из практики: форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив, и в реестре это два разных поля. Комплект хранения состоит из трёх частей: сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней. Вопрос вендору формулируется как «выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате», а не «хранит ли»: при проверке, при споре и при смене оператора нужны файлы, а не изображение на экране.

Противоречие разрешается тем, что архивный срок хранения — самостоятельное правовое основание обработки. Поэтому в карточке массива два поля о времени, а не одно: срок хранения по перечню и срок достижения цели обработки. Первый удерживает документ в архиве, второй запускает уничтожение данных, которые в архивный перечень не входят: копии паспортов из отклонённых анкет, сканы, собранные под конкретный проект, выгрузки для внешнего провайдера.

Кто отвечает за данные: пять ролей и документы, которыми они назначаются

Фраза «за данные отвечает отдел кадров» в описи не работает, потому что за разные объекты отвечают разные люди по разным основаниям. Ролей пять, и каждая назначается своим документом.

Ответственный за организацию обработки персональных данных не совпадает с администратором системы и не должен совпадать: первый отвечает за законность обработки и за ответы субъектам, второй — за техническое разграничение доступа. Совмещение этих ролей в одном человеке оставляет компанию без внутреннего контроля: тот, кто раздаёт права, сам же проверяет их обоснованность.

Проверить, числится ли компания оператором и в каком объёме заявлена обработка, можно бесплатно: сведения об операторах, кроме данных о мерах безопасности, открыты и опубликованы в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора. Расхождение между заявленными в уведомлении категориями данных и реальным реестром массивов — первое, что видно при проверке.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Выбор облачного решения — не только технический выбор. Как только кадровые документы уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача данных ему должна быть основана на согласии работника. Попросите вендора не заверить вас в защищённости, а перечислить поимённо всех, кто получит доступ: обычно в списке три компании, а не одна.»

Образцы приказов, реестров и описей для инвентаризации

Комплект собран под задачу описания и назначения ответственных: начинать удобнее с матрицы ответственности, она задаёт структуру остальных документов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ключи подписи и доверенности: объект, который в опись обычно не попадает

Сертификаты электронной подписи, ключевые носители и машиночитаемые доверенности описываются отдельным реестром, потому что живут не в системе, а у людей на руках. Минимальный состав реестра: владелец, серийный номер сертификата, срок действия, тип носителя, дата и обстоятельства выдачи, выданные на работника доверенности и их срок.

Сверка этого реестра с актуальным штатным расписанием — регулярная процедура, а не разовое действие при внедрении. На проектах Добыто она стоит в календаре раз в квартал: за квартал в компании со средней текучестью накапливается достаточно увольнений, чтобы в реестре оказались действующие сертификаты людей, которые давно не работают.

Порядок снятия полномочий при увольнении обратен интуитивному. Первой отзывается машиночитаемая доверенность, вторым — сертификат. Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним: он вправе получить новый сертификат на себя как на физическое лицо, и если доверенность не отозвана, этим новым сертификатом он продолжит подписывать документы от имени компании. Доверенность отзывается через личный кабинет самостоятельно и мгновенно, сертификат — через удостоверяющий центр, по заявлению.

При увольнении описывается не только имущество работника, но и его знание чужих ключей. Увольнение сотрудника, имевшего доступ к ключевой информации, само по себе входит в перечень событий компрометации, независимо от того, сдал он носитель или нет. Вопрос при расчёте звучит не «сдал ли он свой токен», а «чьими ключами он пользовался и какие пин-коды знал». Если уходит бухгалтер, два года подписывавший отчётность ключом директора, отзывать нужно ключ директора.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Ни один нормативный акт не говорит работодателю: при увольнении отзови доверенность. Это выводится из логики, и логику каждый достраивает сам, поэтому типовые чек-листы увольнения содержат пункт про сертификат и не содержат пункта про доверенность. Откройте свой чек-лист и проверьте, какой из двух пунктов в нём стоит первым.»

Как провести инвентаризацию данных: подготовка и порядок

Ошибка на входе стоит дороже ошибки в процессе: часть решений после перевода процессов в электронный вид необратима. Если работник согласился на электронный документооборот, по переведённым процессам вы уже не оформите документы в бумаге. Поэтому сначала описываются процессы, и только потом выбирается система.

Что проверить до старта инвентаризации

1. Есть ли утверждённые правила обработки персональных данных и приказ о назначении ответственного за организацию обработки.
2. Подано ли уведомление в Роскомнадзор и совпадают ли заявленные в нём категории данных с фактическими.
3. Есть ли номенклатура дел на текущий год и проставлены ли в ней статьи перечня со сроками хранения.
4. Сколько работников начали трудовую деятельность до 1 января 2022 года: по ним потребуется отдельное согласие на переход на КЭДО, и часть откажется.
5. Есть ли отраслевой перечень документов со сроками хранения, который имеет приоритет над Перечнем № 236.

Как провести инвентаризацию данных: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Издать приказ о проведении инвентаризации данных: состав рабочей группы, срок, перечень подразделений, форма реестра массивов.
2. Шаг 2. Выписать кадровые процессы и по каждому определить документы, их годовой объём, подписантов и требуемый вид подписи.
3. Шаг 3. Развернуть процессы в реестр массивов, заполнив по каждому все поля карточки, включая форму создания и два срока: по перечню и по достижению цели.
4. Шаг 4. Свести места хранения: системы, серверы, помещения, внешние провайдеры. Для каждого внешнего получателя данных найти документ, которым передача оформлена.
5. Шаг 5. Собрать реестр сертификатов, носителей и машиночитаемых доверенностей и сверить его со штатным расписанием на дату инвентаризации.
6. Шаг 6. Назначить владельцев массивов и утвердить матрицу доступа по ролям, отдельно проверив, у кого сохранился доступ ко всему кадровому массиву.
7. Шаг 7. Зафиксировать результат: утвердить реестр массивов, обновить номенклатуру дел, издать приказы об ответственных и оформить акты об уничтожении данных, срок обработки которых истёк.

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и первый реестр массивов собираем по ней: на группе в 30-50 человек видно, какие поля карточки заполняются формально и какие места хранения не были названы на старте.

Ошибки описи и цена каждой из них

Опись по системам вместо процессов. Список информационных систем не показывает, какие данные в них попадают и зачем. Массивы, существующие вне систем — бумажные анкеты кандидатов, переписка с копиями паспортов, выгрузки в таблицах на рабочих столах, — в такую опись не попадают вообще, а именно они чаще всего и утекают.

Распечатка вместо файла. Электронный документ, распечатанный и подшитый в дело, остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.

Доступ выдан подразделению, а не роли. Запись «доступ: отдел кадров» означает, что массив целиком видят все сотрудники отдела, включая стажёра на испытательном сроке. Разграничение описывается по ролям с журналом обращений к массиву.

Ключи и доверенности не описаны. Реестр, который не сверяется со штатным расписанием, через год содержит действующие сертификаты уволенных людей.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников и согласие работника у работодателя были оформлены. Проиграл он на трёх обстоятельствах: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл.

Цена ошибок считается по двум шкалам. По части 1 статьи 13.11 КоАП после 30 мая 2025 года обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законом, стоит организации от 150 000 до 300 000 рублей, должностному лицу — от 50 000 до 100 000 рублей. Утечка персональных данных обойдётся организации в сумму от 3 до 15 млн рублей, повторная — в оборотный штраф от 1 до 3 процентов годовой выручки, но не менее 20 млн и не более 500 млн рублей. Отдельно наказывается молчание: непредставление уведомления об утечке стоит организации от 1 до 3 млн рублей, притом что на уведомление Роскомнадзора отводится 24 часа с момента инцидента и 72 часа на сообщение о результатах внутреннего расследования.

Когда полная инвентаризация данных избыточна

Компании до 15 человек с одной учётной системой и бумажным кадровым архивом развёрнутый реестр массивов не нужен: его заменяет номенклатура дел и один приказ об ответственном за организацию обработки персональных данных. Не нужна отдельная инвентаризация и тем, кто только планирует внедрение и ещё не выбрал систему: описывать в этот момент имеет смысл процессы, а не места хранения, которых пока нет. Смысл появляется там, где систем больше одной, данные уходят внешнему провайдеру или численность превышает сотню человек и одна кадровая служба перестаёт помнить все массивы наизусть.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите по своему реестру, какие документы существуют у вас только в электронном виде, и отдельным полем запишите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Стоимость КЭДО и электронного хранения кадровых данных: тарифы 2026

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив.

Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, поэтому при численности около 50 человек имеет смысл сравнить помесячный расчёт с минимальной годовой оплатой: актуальные условия по каждому тарифу приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП получается через партнёров-удостоверяющие центры.

Выводы

Инвентаризация данных описывает не системы, а процессы и их результаты: каждый массив получает цель, основание, место хранения, форму создания, два срока и владельца. Порядок действий задаётся приказом, закрепляется реестром массивов и номенклатурой дел, а ответственность распределяется отдельными приказами, а не общей фразой про отдел кадров. Отдельным реестром описываются сертификаты, носители и машиночитаемые доверенности, иначе при увольнении снимается не то и не в том порядке. Ошибки здесь измеряются не переоформлением документа: штрафы по статье 13.11 КоАП после 30 мая 2025 года для организаций начинаются от 150 000 рублей и доходят до оборотных.

Мы в Добыто проводим такую опись перед каждым внедрением: до выбора настроек и маршрутов согласования нужно знать, какие документы у компании есть, в какой форме они создаются и кто за них отвечает. Электронный архив и разграничение доступа по ролям дальше просто повторяют то, что зафиксировано в реестре массивов.

Частые вопросы об инвентаризации данных

Нужен ли приказ о проведении инвентаризации данных, если это не бухгалтерская инвентаризация

Нормативного требования издавать такой приказ нет: 152-ФЗ и архивные правила его не предусматривают. Приказ нужен по организационной причине: он фиксирует состав рабочей группы, срок и форму реестра, а также обязывает руководителей подразделений отвечать на запросы группы. Без него сбор сведений по подразделениям растягивается и остаётся незавершённым, а при проверке нечем показать, что опись велась системно и на конкретную дату.

Можно ли вести реестр массивов персональных данных в обычной таблице

Можно: формы реестра ни 152-ФЗ, ни подзаконные акты не устанавливают, состав полей оператор определяет сам. Требование предъявляется не к формату файла, а к содержанию: по каждому массиву должны прослеживаться цель, правовое основание, категории субъектов и данных, срок обработки и место хранения. Таблица перестаёт работать, когда массивов больше сотни и нужна история изменений: кто и когда добавил массив, когда сменился владелец.

Что делать, если архивный срок хранения больше, чем срок достижения цели обработки

Документ остаётся в архиве до истечения срока по перечню, потому что архивное хранение — самостоятельное правовое основание обработки. Уничтожаются данные, которые в архивный перечень не входят: копии паспортов из отклонённых анкет, дублирующие сканы, рабочие выгрузки. В карточке массива для этого заводятся два разных поля, и при уничтожении составляется акт по приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, который хранится 3 года.

Нужно ли заключать договор о полной материальной ответственности с кадровиком, который ведёт массивы данных

Договор заключается только с работниками из перечня, утверждённого приказом Минтруда России от 16.04.2025 № 251н, и только за недостачу вверенного имущества. Данные предметом такого договора не являются, и штраф за нарушение правил обработки персональных данных с работника по нему не взыскивается. Ответственность работника за обращение с данными закрепляется в трудовом договоре и локальном акте и реализуется как дисциплинарная, а при доказанном прямом действительном ущербе — как материальная в пределах среднего месячного заработка.

Как описывать данные работников, которые уже уволились

Массивы по бывшим работникам выделяются отдельной категорией субъектов, потому что для них меняется и правовое основание, и состав доступа. Личные дела, трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет для завершённых после 1 января 2003 года и 75 лет для более ранних, поэтому массив никуда не исчезает после увольнения. Доступ к нему сужается до одного ответственного, а действующие сертификаты и доверенности уволенного из реестра ключей исключаются с отметкой о дате отзыва.

Как часто повторять инвентаризацию данных

Обязательной периодичности закон не устанавливает. По практике реестр массивов пересматривается при изменении целей обработки, при подключении новой системы или смене провайдера и при изменении перечня документов, переведённых в электронный вид. Реестр сертификатов и доверенностей сверяется чаще остальных разделов: квартальная сверка со штатным расписанием закрывает основную часть расхождений, накопленных за счёт увольнений и переводов.