Подписание документов по МЧД — это схема, при которой сотрудник подписывает документ от имени организации своей УКЭП физического лица, а полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность: XML-файл, подписанный УКЭП руководителя. Маршрут внутри компании собирают в три действия: определить, кто и какие документы подписывает от имени работодателя, выпустить на каждого подписанта МЧД под его сценарии и зарегистрировать её в распределённом реестре ФНС, закрепить порядок в Положении о КЭДО и приказе о праве подписи. Директору и ИП доверенность не нужна: они подписывают сертификатом из удостоверяющего центра ФНС, а кадровик, HR-директор или бухгалтер подписывает от имени организации только в связке «УКЭП физлица плюс МЧД».
Материал помогает распределить право подписи по кадровым документам с учётом статьи 22.3 ТК РФ, выбрать формат доверенности под сценарий и не оставить действующие полномочия уволенному сотруднику. Отдельно показываем, почему одному подписанту часто нужно несколько доверенностей и в каком порядке отзывать МЧД и сертификат. Пошаговая инструкция выпуска, правила передоверия, типичные ошибки, тарифы на подключение КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто подписывает от имени работодателя без доверенности, а кому нужна МЧД
С 1 января 2022 года в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» действует статья 17.2, введённая Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Она разделила два способа подписать документ от имени юридического лица квалифицированной подписью. Лицо, действующее без доверенности, как правило генеральный директор, подписывает УКЭП юрлица, сертификат которой выдаёт удостоверяющий центр ФНС. Любой другой представитель — физлицо, ИП или иная организация — подписывает своей квалифицированной подписью и одновременно представляет доверенность от имени юрлица, подписанную УКЭП руководителя.
Переходный период закончился в два этапа. С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестали выдавать новым сотрудникам квалифицированные сертификаты с данными организации, а сертификаты, полученные до 31 августа 2023 года, работали до конца своего срока, но не позднее 31 августа 2024 года. На дату публикации у подписанта-сотрудника один законный вариант: личная УКЭП физического лица из аккредитованного удостоверяющего центра плюс МЧД.
Для кадровых документов вид подписи работодателя задаёт часть 1 статьи 22.3 ТК РФ, введённой 377-ФЗ. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий трудового договора работодатель подписывает только УКЭП. Если в КЭДО эти документы вместо директора подписывает HR-директор или руководитель кадровой службы, ему нужны УКЭП физлица и МЧД. Для остальных кадровых документов часть 3 той же статьи разрешает работодателю УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон или УНЭП, выданную через инфраструктуру электронного правительства.
Распределение подписантов в компании с КЭДО и электронной отчётностью выглядит так.
| Кто подписывает | Чем подписывает | Нужна ли МЧД | Основание |
|---|---|---|---|
| Руководитель, действующий без доверенности | УКЭП юрлица, сертификат выдаёт удостоверяющий центр ФНС | Нет | п. 1 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ |
| ИП, подписывающий свои документы | Сертификат предпринимателя из удостоверяющего центра ФНС | Нет | Подписывает от своего имени |
| HR-директор или кадровик: трудовой договор, дополнительное соглашение, договор о материальной ответственности, приказ о дисциплинарном взыскании | УКЭП физического лица | Да, МЧД от организации за подписью УКЭП руководителя | ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ |
| HR-специалист: иные кадровые документы | УКЭП; для документов вне ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ допустима УНЭП | При подписании УКЭП — да | ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ, ст. 17.2 63-ФЗ |
| Бухгалтер: отчётность в ФНС | УКЭП физического лица | Да: единая форма 003 или формат ФНС 5.03 | Разъяснения ФНС |
| Ответственный за ЕФС-1 в Социальный фонд России | УКЭП физического лица | Да, с полномочием SFR_000001 или выше, подписанная УКЭП руководителя | Требования СФР к МЧД |
| Работник: заявление, согласие на перевод, ознакомление, трудовой договор со своей стороны | УКЭП, УНЭП или ПЭП по ч. 4-5 ст. 22.3 ТК РФ | Нет | Подписывает от своего имени |
Работник в этой схеме подписывает от своего имени, поэтому МЧД ему не оформляют даже для трудового договора. Сверьте список сотрудников, которые фактически подписывают документы за организацию: каждому из них нужна собственная УКЭП и хотя бы одна доверенность.
Полезно знать: если руководитель и тот, кто работает в системе, — один человек, доверенность не оформляют: используется сертификат руководителя или предпринимателя, полученный в удостоверяющем центре ФНС. Вопрос «нужна ли директору МЧД» задают чаще остальных, потому что сертификат руководителя путают с сертификатом сотрудника.
Как устроен маршрут подписания кадрового документа по МЧД
В маршруте кадрового документа четыре роли: инициатор создаёт документ, согласующие визируют его, подписант ставит подпись от имени работодателя, работник подписывает со своей стороны. Доверенность нужна третьей роли, если подписант не руководитель. В двустороннем документе, например в трудовом договоре, порядок такой: кадровик формирует документ, подписант работодателя подписывает его УКЭП, работник получает уведомление и подписывает своей подписью.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Срок маршрута зависит и от работника. По части 9 статьи 22.3 ТК РФ заявления, уведомления и сообщения, которые работник направил через систему работодателя, считаются полученными на следующий рабочий день после отправки. Этот день учитывают, когда срок документа отсчитывается от даты получения.
Кейс из практики: крупный телеком-оператор переводил на КЭДО сотрудников и кандидатов, и задача была убрать очные встречи с кадровой службой при оформлении документов. Работники получали подпись физлица в мобильном приложении «Госключ» через личный кабинет, интегрированный с ЕСИА (единой системой идентификации и аутентификации) и Госуслугами; кадровые документы так подписывают с августа 2022 года. По итогам I квартала 2026 года 72% сотрудников перешли на КЭДО, 64% кандидатов трудоустроены с электронной подписью, за весь период подписано 301 244 документа.
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах без доплаты, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.
Последовательное или параллельное согласование перед подписью
Последовательная схема передаёт документ по цепочке: кадровик, руководитель, бухгалтерия, работник, и каждый следующий видит решение предыдущего. Параллельная отправляет документ юристу, в бухгалтерию и руководителю одновременно. Первую выбирают, когда виза одного участника зависит от решения другого, вторую — когда согласующие проверяют документ независимо друг от друга. Подписант с МЧД в обоих вариантах подписывает после всех виз, иначе появляется риск подписать несогласованный документ.
Сколько доверенностей нужно одному подписанту
Правила работы с доверенностью устанавливает каждая площадка, где она применяется, поэтому число МЧД считают по сценариям подписанта. КЭДО, налоговая отчётность, ЕФС-1 в СФР, маркировка и закупки — разные сценарии со своими требованиями: часть полномочий объединяется в одной доверенности, для других нужны отдельные. Формат выбирают по сценарию.
| Сценарий | Формат доверенности | Где регистрируется | Что учесть |
|---|---|---|---|
| Кадровые документы в КЭДО, документы контрагентам | Единая форма, версия 003 (EMCHD_1) | Распределённый реестр ФНС | Базовая форма 002 — для контрагентов и органов, которые ещё не принимают единую |
| Отчётность и документы в налоговые органы | Единая форма 003 или формат ФНС 5.03 | Распределённый реестр ФНС | Формат 5.03 работает только с налоговыми органами |
| ЕФС-1 и документы в СФР | Единая форма 003 с кодами полномочий СФР | Реестр доверенностей СФР: через оператора, ПО «АРМ Доверенность» или распределённый реестр ФНС | Полномочие SFR_000001 или выше; подписывает только руководитель своей УКЭП |
| Маркировка товаров | Доверенность из личного кабинета системы маркировки | Личный кабинет системы | Действует только в этой системе и отзывается там же |
| Госуслуги от имени организации | До 1 сентября 2027 года — специальные формы с официальных сайтов систем, при их отсутствии — форма с Госуслуг | Распределённый реестр ФНС, интеграция с Госуслугами готовится | С 1 сентября 2027 года основной станет единая форма Минцифры на ЕПГУ (315-ФЗ) |
Формат 5.03 закрывает только налоговую, а единую форму 003 принимают и ФНС, и контрагенты, поэтому подписанту, который работает и в КЭДО, и с налоговой, удобнее начинать с неё.
Мария Ж, автор более 1000 статей о цифровой подписи и КЭДО: «Пять доверенностей на одного человека объясняются правилами приёмных систем: каждая устанавливает свои. При планировании перехода считайте сценарии: сколько разных систем, столько потенциально и доверенностей. Заведите реестр доверенностей по сотрудникам и системам сразу, иначе при увольнении вы не восстановите, что и где отзывать.»
Как закрепить маршрут в ЛНА и приказе о праве подписи
Электронный документооборот работодатель вводит локальным нормативным актом по статье 22.2 ТК РФ, и маршрут подписания фиксируют два документа. Положение о КЭДО описывает перечень электронных документов, категории работников, порядок подписания и порядок идентификации работника. Приказ о назначении ответственного за КЭДО и делегировании права подписи называет конкретных подписантов и документы, которые каждый из них подписывает от имени работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в трудовом споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Откройте Положение о КЭДО и проверьте, описано ли там, как устанавливается личность подписанта: если нет, технически исправная подпись спор не выиграет.»
Что проверить и закрепить до запуска маршрута
- У руководителя действует УКЭП из удостоверяющего центра ФНС: ею подписывается каждая МЧД.
- У каждого подписанта есть УКЭП физического лица.
- Составлен перечень кадровых документов с видом подписи работодателя по каждому; документы из части 1 статьи 22.3 ТК РФ подписываются только УКЭП.
- В Положении о КЭДО описан порядок идентификации работника, а система фиксирует дату и обстоятельства выдачи ему подписи.
- Приказом назначены ответственный за КЭДО и подписанты с перечнем документов для каждого.
- Заведён реестр доверенностей: сотрудник, система, формат, GUID, дата окончания срока.
- В трудовом договоре или ЛНА закреплены обязанности работника по ключу: не передавать носитель и пин-код, в том числе коллегам и руководителю, сообщать о нарушении конфиденциальности, сдавать носитель при увольнении или переводе.
- В процедуре увольнения отзыв МЧД стоит отдельной строкой перед отзывом сертификата.
Факт: срок, в который владелец ключа сообщает удостоверяющему центру и работодателю о нарушении конфиденциальности, установлен статьёй 10 63-ФЗ: не более 1 рабочего дня со дня получения информации о нарушении. Если срок не прописан в локальном акте, работник о нём не знает и уведомит, когда сможет.
Последний пункт чек-листа проверьте отдельно. Ни один нормативный акт прямо не обязывает работодателя отзывать доверенность при увольнении: это следует из логики связки «подпись плюс МЧД», поэтому в типовых чек-листах увольнения строка про сертификат обычно есть, а про доверенность нет.
Сформируйте приказ о введении КЭДО с назначением ответственного и видами подписи
Образцы МЧД, приказа о делегировании подписи и ЛНА по КЭДО
Комплект закрывает документальную часть маршрута: начните с приказа о делегировании подписи, затем сверьте полномочия подписантов с образцом МЧД.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата электронной подписи | Скачать |
Как выпустить и зарегистрировать МЧД: порядок для подписанта работодателя
Данные для доверенности собирают до входа в сервис. О доверителе-организации нужны ИНН, КПП, ОГРН и сведения о директоре: СНИЛС, ИНН, гражданство. С 1 февраля 2026 года действуют изменения, которые приказ Минцифры от 05.11.2025 № 1001 внёс в единые требования к формам доверенностей, утверждённые приказом от 18.08.2021 № 857. О представителе указывают ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН, паспортные данные вносят по желанию. В доверенности можно указать филиал или иное обособленное подразделение доверителя, а у каждого полномочия рядом с кодом стоит его наименование из классификатора Единой системы нормативной справочной информации (ЕСНСИ).
Как выпустить МЧД на подписанта: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите сценарии подписанта и выберите формат: для КЭДО и контрагентов — единая форма 003, формат 5.03 — только если доверенность нужна исключительно для налоговой.
- Шаг 2. Убедитесь, что у руководителя действует УКЭП из удостоверяющего центра ФНС, а у представителя — УКЭП физического лица.
- Шаг 3. Сформируйте доверенность в сервисе ФНС или у оператора, присоединённого к распределённому реестру: номер и срок действия, сведения о доверителе, представителе и полномочиях. Сохраните GUID — уникальный номер из 36 символов в верхнем поле формы.
- Шаг 4. Укажите полномочия в том виде, который требует целевая система: текстом или кодами классификатора.
- Шаг 5. Скачайте XML-файл и подпишите его откреплённой УКЭП руководителя, то есть лица, которое действует от имени организации без доверенности. Файл подписи называется так же, как файл МЧД, и имеет расширение .sig, .p7s или .sgn.
- Шаг 6. Загрузите XML-файл и файл подписи в распределённый реестр ФНС и дождитесь результата загрузки.
- Шаг 7. Загрузите зарегистрированную доверенность в систему КЭДО или другую целевую систему и привяжите её к подписанту и его сертификату.
- Шаг 8. Внесите доверенность в реестр доверенностей компании: сотрудник, система, формат, GUID, дата окончания срока.
Где сформировать доверенность и какие полномочия указать
МЧД формируют в сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме», в сервисах операторов, присоединённых к распределённому реестру, или в собственной информационной системе по утверждённому формату. Сервис ФНС сохраняет черновик в XML, чтобы продолжить заполнение позже, и проверяет доверенность, созданную на стороннем ресурсе, на соответствие форматам ФНС.
В сервисе ФНС три типа доверенности: единая форма версии 003, базовая форма версии 002 и доверенность для налоговых органов. Последовательность заполнения, подписания и загрузки с примером GUID показана в памятке ФНС о выдаче машиночитаемой доверенности.
Полномочия указывают текстом или кодом из классификатора, как требует система, где доверенность будет применяться. С текстом вопросов меньше, с выбором кодов возникают трудности.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, спикер конференций по КЭДО и юриспруденции: «Выбор полномочий не делается за пять минут: в классификаторе несколько тысяч записей. Рабочий приём — взять бумажную доверенность, которая была у сотрудника, и переводить её пункт за пунктом, сверяясь с требованиями системы, где будет работать МЧД. Описывать работу сотрудника заново с чистого листа мы не советуем.»
Регистрация в реестре ФНС и загрузка в систему КЭДО
Подписанную доверенность и файл откреплённой подписи загружают в распределённый реестр машиночитаемых доверенностей ФНС. Регистрация идёт до загрузки в целевую систему: система, которая сверяет доверенность с реестром, незарегистрированную не примет. После публикации доверитель контролирует статус МЧД и решает вопрос о досрочном прекращении, а контрагенты проверяют статус, полномочия и отмену.
Если соглашением участников иной порядок не установлен, статья 17.2 63-ФЗ требует включать доверенность в пакет электронных документов. Памятка ФНС допускает и другой вариант: указать в документе реквизиты доверенности и адрес реестра как место её хранения.
В системе документооборота МЧД импортируют парой файлов, XML и подписью, привязывают к подписанту и его сертификату, и система показывает срок действия. Просроченная доверенность не сработает: программа обнаружит истёкший срок и не даст подписать документ. Для компаний на 1С:ЗУП в Добыто есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за 1 день, документы синхронизируются автоматически.
Лайфхак: доверенность не ссылается на сертификат, система сверяет данные физического лица. При перевыпуске подписи сотрудника МЧД продолжает работать, если его данные не изменились, поэтому заново оформлять доверенности после перевыпуска сертификата не нужно.
Перед первым подписанием проверьте статус доверенности в реестре ФНС: для этого нужны GUID, ИНН компании и ИНН представителя.
Передоверие и отзыв МЧД: как снять полномочия при увольнении
Передоверие и когда нужен нотариус
Доверенность с правом передоверия позволяет представителю выдать МЧД следующему лицу. По пункту 2 части 1 статьи 17.2 63-ФЗ такую доверенность подписывает КЭП лица, которому выдана доверенность с правом передоверия, и вместе с ней представляется исходная доверенность, которая это право даёт.
Статья 187 ГК РФ требует нотариально удостоверять доверенность, выданную в порядке передоверия. Исключение — передоверие юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц. Внутри компании это значит: если главный бухгалтер или HR-директор передоверяет полномочия подчинённому от своего имени, МЧД удостоверяет нотариус, а её срок не может превышать срок основной доверенности. Без нотариуса тот же результат даёт отдельная МЧД от организации за подписью руководителя.
Как отозвать доверенность
МЧД из реестра ФНС отзывают заявлением в электронной форме по формату ФНС, подписанным КЭП руководителя организации или ИП; в заявлении указывают реквизиты отзываемой доверенности, после чего она перестаёт действовать. Отзыв доступен круглосуточно через личный кабинет и не требует обращения к третьим лицам.
Внимание: сотрудник сам отозвать свою доверенность не может, это делает только руководитель организации. Отзыв родительской доверенности отзывает и дочерние, выданные в порядке передоверия: отзывая МЧД руководителя среднего звена, вы снимаете полномочия со всех, кому он передоверил.
После отзыва проверьте статус. В сервис проверки на Госуслугах загружают сертификат представителя, XML-файл доверенности и файл отсоединённой подписи, и сервис сверяет действительность доверенности и соответствие сведений.
Порядок действий при увольнении подписанта
При увольнении отзывают два объекта, и скорость отзыва у них разная. Доверенность снимается через личный кабинет сразу, сертификат — через удостоверяющий центр по заявлению: по части 7 статьи 14 63-ФЗ центр вносит запись в реестр сертификатов в течение 12 часов, и сертификат прекращает действие с момента внесения записи. Порядок отзыва по инициативе работодателя у удостоверяющих центров различается: часть требует личной явки владельца сертификата.
- В день решения об увольнении, до последнего рабочего дня: отозвать все МЧД работника и проверить, не выданы ли на их основе доверенности следующего уровня.
- В последний рабочий день: принять носитель под роспись с записью в журнале учёта, подать заявление на отзыв сертификата, пока работник на месте, закрыть доступы к информационным системам.
- В течение суток после увольнения: проверить статус сертификата и доверенностей, выяснить, не знал ли уволенный чужих ключей и пин-кодов, и при положительном ответе отозвать их тоже.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним: получить новый сертификат на себя как на физлицо ему никто не запретит. Полномочия принадлежат компании, и снимать их — работа работодателя. Если отозвать только сертификат, уволенный выпустит новую подпись и продолжит подписывать документы от имени компании по действующей МЧД. Поэтому в чек-листе увольнения доверенность стоит первой, сертификат вторым.»
В практике Добыто отзыв доверенностей и сертификата стоит в чек-листе увольнения на одном уровне с закрытием доступов к системам. Ещё при выборе удостоверяющего центра мы советуем выяснить, достаточно ли приказа об увольнении, чтобы отозвать сертификат сотрудника по инициативе работодателя.
Ошибки в маршруте подписания и когда МЧД не нужна
Подписант работает токеном директора. Так делают ради скорости: не нужно выпускать подпись физлица и оформлять доверенность. Практика распространённая и нарушает законодательство об электронной подписи: всё, что подписано ключом руководителя, считается подписанным им, а обеспечивать конфиденциальность ключа владелец обязан по статье 10 63-ФЗ. Увольнение сотрудника, который пользовался ключом директора и знал пин-код, — это компрометация ключа директора, и отзывать придётся его.
Кейс из практики: ключ руководителя оказался в чужих руках, и за один день, в разгар выездной налоговой проверки, по нему подали 9 «нулевых» уточнённых деклараций. Компания узнала о них из требования налогового органа почти через месяц и успела только подать корректировки. Полномочия руководителя, чьей подписью подали декларации, прекратились через 1,5 месяца после инцидента.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ссылка руководителя на то, что он не контролировал свой ключ, от ответственности не спасает, а подтверждает её: обеспечивать конфиденциальность ключа — обязанность владельца по статье 10 63-ФЗ. Сотруднику, который подписывает за организацию, выпускается собственная подпись физлица, а права к ней прикрепляются доверенностью. Прекращая работу с компанией, он не перевыпускает подпись: доверенность отзывается, ключ остаётся прежним.»
Скан бумажной доверенности вместо XML. Бумажную доверенность переводят в PDF и подписывают КЭП, рассчитывая получить МЧД. Машиночитаемость обеспечивает только XML-файл, сформированный по утверждённой структуре: из него системы автоматически считывают доверителя, представителя и полномочия. В PDF-скане такой структуры нет.
Доверенность формата ФНС для всех задач. Доверенность версии 5.03 оформляют в налоговом сервисе и пытаются применять с контрагентами и в КЭДО. ФНС разъясняет, что этот формат предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами, а для работы с контрагентами нужна единая форма 003.
Срок МЧД нигде не записан. Подписант узнаёт об истечении доверенности в момент подписания: программа не даёт поставить подпись по просроченной МЧД, и документ останавливается в маршруте. Реестр доверенностей с датами окончания срока закрывает этот риск.
Подпись работнику выдают в день первого кадрового действия с ней. Выдачу подписи совмещают с подписанием документа, чтобы не тратить отдельный день. Суд читает совпадение даты выдачи подписи и даты заявления как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. У работодателя были Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания, и районный суд в 2022 году работнику отказал. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 решение отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, он не умел пользоваться системой, за него подписывал другой человек, и система работодателя это зафиксировала.
В практике Добыто выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней разводят во времени и отдельно проверяют, что работник умеет пользоваться системой сам.
Когда выпуск МЧД можно отложить
Если все документы, для которых часть 1 статьи 22.3 ТК РФ требует УКЭП работодателя, подписывает директор и поток документов ему по силам, выпуск МЧД можно отложить: подписание только руководителем ограничений не имеет. Сигнал к переходу — когда документы ждут подписи директора: сотрудникам приходится каждый раз просить его подписать или передавать ему токен, работа замедляется, и появляется риск подписать несогласованный документ. Посчитайте, сколько документов за месяц директор подписывает сам, и сравните с тем, сколько из них он успевает прочитать до подписи.
Стоимость подключения КЭДО для маршрута подписания
Стоимость зависит от числа сотрудников в системе и набора функций: видов подписи, интеграции с 1С, электронного архива, выделенного сервера и SLA.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника в месяц, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Интеграция с 1С:ЗУП, модуль с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма считается по числу сотрудников в месяц, а на тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата за 50 сотрудников. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; состав каждого тарифа приведён на странице тарифов на кадровый электронный документооборот.
Выводы
Маршрут подписания по МЧД держится на трёх решениях: кто подписывает кадровые документы от имени работодателя и каким видом подписи, какие доверенности и в каком формате нужны каждому подписанту, в каком порядке их выпускают, регистрируют и снимают. Директор подписывает сертификатом из удостоверяющего центра ФНС, остальные подписанты — личной УКЭП с доверенностью, зарегистрированной в реестре, и при увольнении первой отзывается доверенность. Порядок, записанный в Положении о КЭДО, приказе о праве подписи и реестре доверенностей, не зависит от того, кто из сотрудников его помнит.
Добыто поддерживает ПЭП, УНЭП и УКЭП в одной системе с электронным архивом, а перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу, на которой проверяем маршрут подписания.
Частые вопросы о подписании документов по МЧД
Нужно ли перевыпускать МЧД после смены директора?
Нет. По разъяснению ФНС смена руководителя не основание для отмены машиночитаемых доверенностей: сотрудники подписывают по ранее выданным МЧД до окончания их срока. Если новый директор решит перераспределить полномочия, он отзывает нужные доверенности заявлением в электронной форме, подписанным своей КЭП, и выпускает новые.
Надо ли переоформлять МЧД, если у организации сменился КПП?
ФНС отвечает, что при смене КПП из-за переезда в другую инспекцию перевыпускать доверенность не требуется, если МЧД оформлена на все территориальные налоговые органы или нужная инспекция есть в указанном в ней списке. Для идентификации при приёме отчётности достаточно совпадения ИНН и КПП в МЧД и декларации, а расхождение «ООО» и полного наименования ошибкой не считается.
Можно ли выдать МЧД человеку, который не работает в компании?
Да. Статья 17.2 63-ФЗ называет представителем юрлица физическое лицо, ИП или иную организацию, трудовой договор для этого не требуется. Так работают бухгалтеры на аутсорсе: у них одна УКЭП физлица и отдельные МЧД от каждой обслуживаемой организации. Когда работа с одной из компаний прекращается, её доверенность отзывают, а подпись бухгалтера продолжает действовать для остальных.
Какие коды полномочий указать в МЧД для налоговой?
Полномочия выбирают из справочника «Полномочия представителя налогоплательщика». Для подписания и представления документов, расшифровки и ответа на требования налогового органа ФНС называет достаточной комбинацию кодов «03», «21» и «22». Код «99» наделяет представителя всеми полномочиями и заменяет остальные коды.
Можно ли добавить полномочия в уже выданную МЧД?
Нет. Любое изменение XML-файла нарушает подпись руководителя под ним, поэтому расширенные полномочия оформляют новой доверенностью. Старую при необходимости отзывают, чтобы у сотрудника не оставалось двух действующих МЧД с разным объёмом прав.
Что будет с действующими МЧД после 1 сентября 2027 года?
С этой даты по Федеральному закону от 04.08.2026 № 315-ФЗ полномочия представителей по общему правилу подтверждаются МЧД по единой форме, которую Минцифры разместит на Госуслугах, а формы операторов государственных систем становятся дополнительными. Переходных положений закон не содержит, и разъяснений о том, будут ли приниматься оформленные ранее доверенности до конца их срока, на дату публикации нет. ФНС и Минцифры готовят интеграцию распределённого реестра с Госуслугами, первый обмен доверенностями ожидается до конца 2026 года.
