МЧД для СФР нужна каждому сотруднику, который вместо руководителя подписывает и отправляет отчётность в фонд. Это может быть главный бухгалтер, бухгалтер, специалист по кадрам или внешний бухгалтер. С 1 июля 2025 года СФР принимает ЕФС-1 через Единую цифровую платформу. Если отчёт подписан УКЭП физического лица, фонд требует машиночитаемую доверенность, а уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП) больше не принимает. Доверенность оформляется в формате по приказу СФР от 27.05.2024 № 848, подписывается УКЭП руководителя и содержит полномочие SFR_000001 или вышестоящее. Руководитель организации и ИП подписывают отчёты своей УКЭП без доверенности. Штатному сотруднику и аутсорсеру нужны УКЭП физлица и МЧД.
Материал поможет распределить отчётность между сотрудниками, выбрать коды полномочий и не выпустить доверенность, которую фонд отклонит из-за формата налоговой или из-за подписи не того лица. Покажем, чем МЧД для фонда отличается от доверенности для ФНС, где её регистрировать и как отозвать при увольнении. Во второй половине статьи — пошаговая инструкция, образцы приказов, стоимость КЭДО с электронными подписями для сотрудников на 2026 год и ответы на вопросы о смене директора и перевыпуске сертификата.
Кто из сотрудников сдаёт отчётность в СФР и кому нужна МЧД
Подписать отчёт в фонд без доверенности могут только руководитель организации и ИП. Руководитель подписывает УКЭП юридического лица, в которой он указан владельцем сертификата. Такую подпись выдаёт удостоверяющий центр ФНС: первый раз — только при личной явке, на токен без права копирования. Остальным нужна связка из УКЭП физического лица и машиночитаемой доверенности. Представитель не обязан работать в штате: МЧД, как и бумажную доверенность, можно выдать любому физическому лицу.
В таблице собраны роли, которые встречаются в компаниях, и то, чем каждая из них подписывает отчёт.
| Кто подписывает | Подпись | МЧД для СФР | Нюанс |
|---|---|---|---|
| Руководитель организации | УКЭП юрлица с данными руководителя, выдаёт УЦ ФНС | Не нужна | Этой же подписью руководитель подписывает МЧД для сотрудников |
| Индивидуальный предприниматель | УКЭП ИП | Не нужна | Если отчёт отправляет бухгалтер ИП, ему нужна МЧД, подписанная УКЭП предпринимателя |
| Главный бухгалтер, бухгалтер, специалист по кадрам в штате | УКЭП физического лица | Нужна, в формате СФР | Для ЕФС-1 — полномочие SFR_000001 или вышестоящее |
| Внешний бухгалтер, который ведёт несколько компаний | Один сертификат физического лица | Нужна отдельная МЧД от каждой организации | Когда работа с одной компанией прекращается, отзывается только её доверенность, сертификат остаётся прежним |
| Сотрудник аутсорсинговой компании | УКЭП физического лица | Нужны две: доверенность клиента на аутсорсера и доверенность в порядке передоверия на сотрудника | Во второй МЧД указывается идентификатор родительской доверенности |
| Работодатель с численностью до 10 человек, который сдаёт отчёт на бумаге | Собственноручная подпись | Не применяется | Сдавать отчёт в электронном виде обязательно, если работников больше 10, включая исполнителей по ГПХ с начисленными взносами |
Количество доверенностей определяется ролями. Руководитель выпускает одну МЧД на каждого сотрудника, который отправляет отчёты от имени страхователя. Внешний бухгалтер получает по доверенности от каждого клиента. Кадровику доверенность нужна только в том случае, если он сам подписывает ЕФС-1. Если он готовит сведения, а подписывает руководитель, МЧД ему не требуется.
Кейс из практики: бухгалтер на аутсорсе вёл три компании и держал 4 сертификата: по одному на каждую организацию и свой личный. После перехода на новую схему у него один сертификат физического лица и 3 машиночитаемые доверенности. Когда договор с одной из компаний закончился, её руководитель отозвал МЧД, а бухгалтер продолжил работать с двумя другими клиентами тем же ключом.
В практике Добыто на вопрос, почему на одного бухгалтера оформлено пять доверенностей, ответ обычно один: каждая система, куда он отправляет документы, устанавливает свои правила. Поэтому, распределяя отчётность, мы советуем считать сценарии, а не сотрудников: сколько систем использует человек, столько доверенностей ему может понадобиться. Проверьте, кто в компании фактически подписывает ЕФС-1. Каждому, кто подписывает, нужна МЧД.
Почему доверенность для налоговой не подходит фонду
СФР установил собственный формат машиночитаемой доверенности: его утвердил приказ СФР от 27.05.2024 № 848. Для налоговой действуют другие форматы. Это 5.03, утверждённый приказом ФНС от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@, и единый формат 003. Доверенности в форматах 5.01 и 5.02 налоговая больше не регистрирует. Если МЧД выпущена только для СФР, в ФНС и Росстате она не подойдёт. Верно и обратное: доверенность налогового формата фонд для ЕФС-1 не принимает.
После перевода ЕФС-1 с системы ЭДОК на Единую цифровую платформу фонд проверяет не только наличие доверенности у представителя, но и объём переданных ему полномочий. Сдать отчёт на основании УПУП больше нельзя. Не подойдут и бумажная доверенность, МЧД без подписи руководителя, МЧД в налоговом формате 5.01.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раньше полномочия были зашиты в сертификат, и по нему нельзя было понять, для каких действий организация его выдала. Теперь у сотрудника один сертификат физлица и отдельная доверенность от каждого руководителя, за которого он подписывает. Отчётность в фонд и отчётность в налоговую — разные сценарии с разными требованиями, поэтому для них нужны отдельные доверенности. Прежде чем выпускать МЧД, составьте для каждого сотрудника список систем, куда он отправляет документы.»
Факт: МЧД — это файл в формате XML, который системы читают автоматически. К нему всегда прилагается электронная подпись руководителя, как правило отдельным файлом. Без файла подписи доверенность не работает.
Если сотрудник сдаёт отчёты и в налоговую, и в фонд, руководитель подписывает для него две доверенности. Перед оформлением уточните у оператора электронной отчётности, какие форматы МЧД он передаёт в СФР.
УКЭП физического лица: что нужно сотруднику до оформления МЧД
Доверенность связывает с организацией человека, а не конкретный ключ, поэтому сначала сотрудник получает собственную УКЭП физического лица. Это квалифицированная подпись, в сертификате которой нет сведений о работодателе. Выпустить её можно для любых целей. Удостоверяющий центр ФНС выдаёт подписи руководителям и ИП, а сотрудник получает сертификат физлица в аккредитованном коммерческом УЦ. С 1 сентября 2023 года подписывать документы сертификатом сотрудника с данными организации нельзя, даже если срок такого сертификата ещё не истёк. Подпись таким сертификатом юридической силы не имеет, его нужно перевыпустить.
Доверенность и сертификат друг на друга не ссылаются: в МЧД нет реквизитов сертификата, а в сертификате нет реквизитов МЧД. При подписании система сверяет данные человека: ФИО и другие сведения, по которым его можно идентифицировать. Если за время действия доверенности сотрудник несколько раз сменил сертификат, МЧД продолжает работать. Переоформлять её нужно только при изменении полномочий или данных самого представителя.
Сотрудник хранит ключ сам: на токене, на флешке или на своём рабочем ноутбуке. Если человек отказывается выпускать подпись из опасений, что её скопируют, объясните ему, что ключ остаётся у него и работать без носителя с ключом нельзя. По 63-ФЗ контроль над ключом — обязанность владельца, поэтому подпись директора в руках бухгалтера противоречит закону, а не только нарушает внутренние правила.
Кейс из практики: бухгалтер держал у себя подпись директора и сдавал ею отчётность. Отчёты уходили с ошибками, организация получала штрафы, а разбирательства шли долго. На машиночитаемую доверенность такую схему заменяют так: бухгалтер выпускает УКЭП физлица, руководитель подписывает ему МЧД, а токен с подписью директора остаётся у директора.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому и корпоративному праву: «Руководители часто рассчитывают на защиту словами «я не контролировал ключ». Она не работает: по статье 10 63-ФЗ контроль над ключом — обязанность владельца, так что такое заявление подтверждает нарушение, а не снимает ответственность. Если отчётность сдаёт бухгалтер, у него должна быть своя подпись и доверенность, а подпись директора — у директора.»
В КЭДО Добыто на тарифе «Бизнес» сотрудникам доступны ПЭП, УНЭП и УКЭП. ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно, а УКЭП сотрудник получает через партнёров сервиса — удостоверяющие центры. Прежде чем руководитель подпишет МЧД, убедитесь, что у сотрудника есть действующий сертификат физлица и что ФИО в нём совпадает с данными, которые вы внесёте в доверенность.
Проверьте, чьим сертификатом подписан отчёт или доверенность
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Загрузите подписанный файл: форма покажет владельца сертификата и срок его действия. Так видно, подписан ли документ сертификатом физлица, руководителя или устаревшим сертификатом сотрудника с данными организации.
Какие полномочия указать в МЧД для СФР
Для ЕФС-1 в доверенности должно быть полномочие SFR_000001 «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на ОСС от НСиПЗ» либо вышестоящее. Отчётность фонд примет при любом из пяти кодов:
- FSS_000000 — все полномочия классификатора;
- FSS_000002 — все полномочия на подписание электронных документов со стороны страхователя;
- SFR_000001 — сведения для ведения персонифицированного учёта и о начисленных взносах на ОСС от НСиПЗ;
- SFR_000011;
- SFR_000500.
В программах отчётности эти коды отображаются в группе «Отчётность/СФР»: без ограничений или с ограничениями, если в доверенность включён хотя бы один из кодов списка. Полный перечень кодов СФР публикует в разделе о машиночитаемых доверенностях на сайте Социального фонда. Там же лежат действующая версия классификатора полномочий, XSD-схемы, спецификация МЧД и программа «АРМ Доверенность» с инструкциями по созданию и отзыву доверенности.
Выбор кода зависит от того, что сотрудник делает на самом деле. Главному бухгалтеру, который отвечает за весь документооборот с фондом, подходит FSS_000000. Специалисту по кадрам, который отправляет только ЕФС-1, достаточно SFR_000001. Широкие полномочия удобны, но расширяют круг документов, которые человек подписывает от имени компании. Если полномочий не хватит, фонд не примет документ при приёме.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В общем классификаторе полномочий несколько тысяч записей, поэтому компании ошибаются, когда пытаются описать работу сотрудника заново. Надёжнее взять бумажную доверенность, по которой он уже работал, и перенести её пункт за пунктом. Сначала посмотрите, в каком виде система, куда пойдёт МЧД, принимает полномочия: текстом или кодом из классификатора.»
Внимание: дополнить полномочия в уже подписанной МЧД нельзя. Любое изменение XML-файла нарушает подпись руководителя, поэтому при расширении прав выпускается новая доверенность.
Перед подписанием сверьте коды в проекте доверенности с актуальным классификатором на сайте фонда и с перечнем задач сотрудника в приказе о распределении обязанностей.
Как оформить и зарегистрировать МЧД для сдачи отчётности в СФР
Создать доверенность в формате фонда можно тремя способами. Первый — бесплатная программа СФР «АРМ Доверенность», её актуальная версия 1.6.10.4 от 12.08.2025. Второй — модуль отчётности в учётной программе, например «1С-Отчётность». Третий — сервис оператора электронного документооборота. Независимо от способа МЧД подписывает только УКЭП руководителя организации или ИП. Если доверенность подписана подписью другого сотрудника, фонд её отклонит.
Подписанную доверенность работодатель регистрирует в реестре доверенностей СФР через «АРМ Доверенность» или через оператора либо загружает в распределённый реестр ФНС. После этого МЧД получает статус «Зарегистрирована». Пока статуса нет, отчёт с подписью представителя фонд не примет.
Как оформить МЧД для СФР: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, кто подписывает отчёты в фонд, и закрепите это приказом о распределении обязанностей: ФИО сотрудника, какие отчёты он сдаёт.
- Шаг 2. Проверьте, что у сотрудника есть действующая УКЭП физического лица, а у руководителя — УКЭП юрлица от УЦ ФНС.
- Шаг 3. Откройте «АРМ Доверенность» или модуль отчётности и выберите машиночитаемую доверенность для СФР. Идентификатор доверенности программа сформирует сама.
- Шаг 4. Заполните сведения о доверителе и представителе. В 1С представителя удобно указывать через его сертификат: программа подставит данные из сертификата физлица.
- Шаг 5. Выберите полномочия. Для ЕФС-1 нужен код SFR_000001 или вышестоящий. Если доверенность выдаётся в порядке передоверия, укажите идентификатор родительской доверенности.
- Шаг 6. Подпишите МЧД УКЭП руководителя или ИП. В 1С перед отправкой укажите в настройках обмена с фондом сертификат страхователя, то есть руководителя.
- Шаг 7. Отправьте доверенность на регистрацию и дождитесь статуса «Зарегистрирована». Затем выберите эту МЧД в настройках программы, из которой сотрудник отправляет отчёты.
Ранее зарегистрированную доверенность в «1С-Отчётность» не создают заново: её загружают по идентификатору и выбирают организацию.
Передоверие по МЧД подчиняется тем же правилам ГК РФ, что и по бумажной доверенности. По цепочке «организация — организация-аутсорсер — сотрудник аутсорсера» обе доверенности оформляются без нотариуса. Если сотрудник, получивший МЧД, хочет передоверить полномочия дальше, потребуется нотариальное удостоверение.
Образцы доверенности и приказов для распределения отчётности
Сначала оформите приказ о распределении обязанностей, в котором закреплено, кто сдаёт отчёты, а затем по образцу МЧД сверьте поля доверенности.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
Как отозвать МЧД и проверить её статус
Если сотрудник увольняется или его полномочия переходят другому работнику, доверенность для СФР отзывают в той же системе, где она зарегистрирована. В «1С-Отчётность» для этого открывают МЧД, нажимают «Отозвать», указывают причину и при необходимости отмечают зависимые доверенности, выданные в порядке передоверия. После регистрации заявления статус меняется на «Отозвано». Пока доверенность не отозвана, бывший сотрудник формально сохраняет право подписывать документы от имени компании.
Отзывать МЧД для СФР нужно отдельно от доверенности для налоговой: это разные документы в разных форматах. Доверенности, оформленные в других системах, например в системе маркировки, отзываются там же, где были созданы.
Лайфхак: ведите реестр доверенностей по сотрудникам и системам: кому, для какой системы, до какой даты, с каким идентификатором. Без него при увольнении невозможно вспомнить, что и где нужно отозвать.
Проверить действительность доверенности можно в двух местах. На Госуслугах загружают сертификат представителя, XML-файл доверенности и файл отсоединённой подписи: сервис покажет, действительна ли МЧД и совпадают ли сведения. В сервисе ФНС доверенность ищут по 36-значному идентификатору. Чтобы увидеть полные сведения, включая полномочия, нужны три параметра: номер доверенности, ИНН доверителя и СНИЛС представителя.
Реестр доверенностей удобно вести рядом с кадровыми документами. На тарифе «Бизнес» в КЭДО Добыто есть электронный архив: приказ о распределении обязанностей и приказ о делегировании подписи можно хранить там же, где остальные кадровые документы, и сверяться с ними при увольнении сотрудника.
Когда МЧД для СФР не нужна
- Отчёт подписывает руководитель своей УКЭП юрлица.
- Отчёт подписывает сам ИП.
- Работодатель с численностью до 10 человек, включая исполнителей по ГПХ с начисленными взносами, сдаёт отчёт на бумаге.
- Кадровик или бухгалтер только готовит файл, а подписывает и отправляет его руководитель.
Во что обходится ошибка в доверенности
Если у МЧД не тот формат или не хватает полномочий, ЕФС-1 через ЕЦП не примут, и отчёт придётся отправлять заново, уже с правильной доверенностью. Если из-за этого пропущен срок, за непредставление сведений персонифицированного учёта наступает ответственность по статье 15.33.2 КоАП РФ. Схема, при которой бухгалтер подписывает отчёты подписью директора, обходится дороже. В кейсе, описанном выше, к штрафам за ошибки в отчётах добавились долгие разбирательства.
Полезно знать: если у бумажной доверенности контрагента истёк срок, это часто не замечают. С машиночитаемой доверенностью так не получится: просроченную МЧД программа распознает и не даст подписать документ.
Стоимость КЭДО с электронными подписями для сотрудников
Цена зависит от численности сотрудников и от того, какие виды подписи нужны: УКЭП доступна только на тарифе «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП для сотрудника через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа. При переходе на более дорогой тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого тарифа собраны на странице тарифов Добыто КЭДО. Цены указаны на сентябрь 2026 года.
Выводы
Отчитываться в фонд без доверенности могут только руководитель и ИП. Всем, кто подписывает ЕФС-1 от их имени, нужны собственная УКЭП физлица и зарегистрированная МЧД в формате СФР с кодом SFR_000001 или шире. Доверенность для налоговой фонд не принимает, дополнить полномочия в подписанной МЧД нельзя, а при увольнении сотрудника доверенность отзывают там же, где её регистрировали. Если с самого начала вести реестр доверенностей по людям и системам, вопрос о том, кто и чем подписал отчёт, не возникнет.
Кадровая часть этой схемы, то есть приказы о распределении обязанностей и делегировании подписи и электронные подписи сотрудников, закрывается в КЭДО Добыто: там же подписываются и хранятся остальные кадровые документы.
Частые вопросы о МЧД для СФР
Нужно ли переоформлять МЧД для СФР при смене директора?
Нет. Доверителем в МЧД выступает организация, а руководитель только подписывает доверенность от её имени. Поэтому после смены директора доверенности, выданные сотрудникам, продолжают действовать до окончания срока или до отзыва. Новому руководителю нужна своя УКЭП юрлица от УЦ ФНС: ею он будет подписывать новые доверенности и отзывать старые.
Что происходит, когда заканчивается срок действия МЧД?
Срок устанавливает руководитель, когда оформляет доверенность. Он не зависит от срока сертификата сотрудника: за время действия одной МЧД сертификат можно перевыпустить несколько раз. Когда срок доверенности истекает, программа её не примет и подписать отчёт от имени компании не даст. Новую МЧД выпускают и регистрируют заранее, до окончания срока старой.
Отзываются ли доверенности, выданные в порядке передоверия, вместе с основной?
При отзыве основной МЧД в программе отчётности можно одновременно отметить зависимые доверенности. После регистрации заявления все они получают статус «Отозвано». Если зависимые доверенности не отмечены, проверьте статус каждой по идентификатору в сервисе ФНС, прежде чем считать полномочия аутсорсера прекращёнными.
Сколько доверенностей нужно главному бухгалтеру, который сдаёт отчёты в ФНС, СФР и Росстат?
Минимум две. Для фонда нужна отдельная МЧД в формате по приказу СФР № 848. Для налоговой подойдёт формат 5.03 или единый формат 003. В доверенность формата 003 можно включить полномочия для нескольких ведомств, если каждое из них принимает этот формат. Для СФР доверенность оформляют отдельно.
Нужна ли МЧД, если отчёт в фонд отправляет сторонняя организация по договору?
Нужна, если документ подписывает специалист этой организации: МЧД обязательна, когда электронный документ подписывает не руководитель, в том числе лицо, которое оказывает страхователю услуги по представлению документов в фонд. Оформляются доверенность клиента на организацию-исполнителя и доверенность в порядке передоверия на её сотрудника. Если исполнитель только передаёт отчёт, подписанный УКЭП руководителя страхователя, доверенность не требуется.
Нужно ли перевыпускать зарегистрированную МЧД, если утвердят новый формат доверенности?
Когда форматы МЧД менялись раньше, уже зарегистрированные доверенности продолжали действовать до окончания срока, а новые выпускались только по новой схеме. На это же рассчитан переход на новые версии формата. Следите за версией XSD-схем и классификатора полномочий на сайте СФР: при обновлении классификатора коды полномочий в новых доверенностях сверяют с его текущей редакцией.
