Обработка персональных данных через Госуслуги не переносит статус оператора на государство: оператором остаётся работодатель, а ЕСИА и Госключ работают как канал идентификации и подписания. Меняется состав обмена: при выпуске УНЭП персональные данные работника берутся из ЕСИА, а при подписании кадрового документа его тело уходит из системы работодателя через портал в мобильное приложение. Согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ, согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ и согласие на передачу данных оператору сервиса — три разных документа, и одним бланком они не закрываются. Главное различие определяет схема подключения: по агентскому договору с вендором согласие работников на передачу данных вендору нужно, при собственной интеграции по API ЕПГУ — нет, но обезличенный сертификат выпускает лично руководитель и перевыпускает каждый год.
Разберём, кто в схеме кем является по 152-ФЗ, что уходит через портал и что из-за этого дописывается в Положении о КЭДО и в бланке согласия. Покажем, какие сведения из цифрового профиля работодатель запрашивать не вправе, потому что перечень документов при приёме закрыт статьёй 65 ТК РФ. Штрафы по статье 13.11 КоАП, сроки уведомления Роскомнадзора об утечке, сценарная таблица по двум схемам подключения, чек-лист перед запуском и тарифы 2026 года — во второй половине статьи.
Соберите бланк согласия на обработку персональных данных под свои цели и срок хранения: конструктор подставит оговорку об отзыве по 152-ФЗ и выдаст готовый файл .docx.
Кто остаётся оператором персональных данных при подписании через Госуслуги
Статус оператора получает тот, кто организует обработку и определяет её цели. Инфраструктура, через которую проходит файл, на распределение ролей не влияет. Работодатель собирает данные работника, ведёт личное дело, формирует кадровые документы и отвечает за их хранение. Портал Госуслуг и приложение Госключ в этой конструкции выполняют две функции: подтверждают личность подписанта через подтверждённую учётную запись ЕСИА и создают электронную подпись. Правила создания и использования сертификата УНЭП в инфраструктуре электронного правительства утверждены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.
Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ прямо допускает для работника УНЭП, созданную через инфраструктуру электронного правительства. Практическое следствие для кадровика: соглашение об использовании неквалифицированной подписи с работником в этом случае не подписывается, потому что порядок создания подписи задан нормативным актом, а не договорённостью сторон. Соглашение остаётся обязательным, когда работник подписывает УНЭП, выпущенной в информационной системе работодателя или удостоверяющим центром по договору с компанией.
Ниже разведены роли всех участников обмена. Таблица нужна, чтобы при проверке не пришлось объяснять инспектору на словах, кто и на каком основании держит данные работника.
| Участник | Роль при обработке данных работника | Что оформляется |
|---|---|---|
| Работодатель | Оператор персональных данных: определяет цели и состав обработки | Уведомление в Роскомнадзор, ЛНА об обработке персональных данных, согласия работников |
| Оператор сервиса КЭДО | Обрабатывает данные по поручению работодателя: хранит документы, журналы действий, маршруты | Поручение на обработку в договоре; при агентской схеме — согласие работника на передачу данных вендору |
| ЕСИА и портал Госуслуг | Идентификация работника и передача его персональных данных в приложение при выпуске сертификата | Канал описывается в Положении о КЭДО как способ идентификации |
| Госключ | Средство создания УНЭП и УКЭП; получает тело документа и возвращает файл подписи | Вид подписи по каждому типу документа фиксируется в Положении о КЭДО |
| Работник | Субъект персональных данных | Согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ, согласие на обработку персональных данных |
Из таблицы виден практический вывод: подключение Госключа не сокращает пакет документов по персональным данным, а добавляет в него описание нового канала. В практике Добыто это первое, что мы правим при переходе компании с подписи, выпущенной в собственной системе, на подпись через Госуслуги: Положение о КЭДО переписывается в части идентификации, а перечень получателей данных в согласии дополняется.
Что уходит через портал при подписании в Госключе
Чтобы работник подписал документ в приложении, файл нужно ему доставить. Передача идёт через единый портал государственных услуг: система работодателя отправляет тело документа по API ЕПГУ или через СМЭВ, приложение показывает документ работнику, а обратно возвращается файл подписи. Схема взаимодействия описывает четыре объекта обмена между разработчиком и потребителем сервиса: полномочие, лицензионный договор, передача персональных данных и документ на подпись.
Эта деталь регулярно становится стоп-фактором внедрения на стороне службы информационной безопасности. Вопрос звучит одинаково у всех: если в трудовом договоре указаны паспортные данные, адрес и размер оклада, то куда именно этот файл уезжает и кто его там видит. Ответ по нормативной части: обмен идёт по защищённому каналу с шифрованием по ГОСТ, средства криптографической защиты в Госключе сертифицированы ФСБ России, а обязанность обеспечить сохранность данных на своей стороне с работодателя не снимается. Технические условия подключения и перечень видов сведений опубликованы на странице Госключа на портале Госуслуг, там же разобраны способы идентификации при выпуске сертификата.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: персональные данные для сертификата УНЭП берутся из ЕСИА, а не из кадровой системы работодателя. Если в учётной записи на Госуслугах у работника устаревший паспорт, сертификат выпустится на старые реквизиты, и расхождение всплывёт при сверке подписанного документа с личным делом.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем перед подключением Госключа, — в каком режиме создаётся документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, и на портал его отправлять бессмысленно.»
Три разных согласия, которые при переходе на Госключ путают
Компании регулярно приносят один бланк и считают, что им закрыты все основания обработки. Оснований три, и они опираются на разные нормы.
- Согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ. Фиксирует цели, состав данных, перечень действий, срок и порядок отзыва. При подключении внешнего сервиса в него добавляется передача данных оператору системы КЭДО.
- Согласие работника на взаимодействие в электронном виде по статье 22.2 ТК РФ. Даётся письменно и отдельно. Без него использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с конкретным работником нельзя, и ведение КЭДО в таком виде признаётся незаконным при споре или проверке. Работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имеющие трудового стажа, уведомляются о переходе, но их согласие не требуется.
- Информированное согласие на использование УНЭП внутри приложения. Работник подтверждает его сам при выпуске сертификата, отдельным переключателем перед подписанием. Это согласие работодатель не собирает и в личное дело не подшивает, но знать о нём нужно: без него сертификат не выпустится и работник останется без подписи.
Отказ работника от перехода на КЭДО санкцией не карается и основанием для увольнения не является. Для таких сотрудников процесс остаётся бумажным, и это нужно закладывать в маршруты заранее, а не обнаруживать на третьей неделе запуска.
Полезно знать: согласие на КЭДО и согласие на обработку персональных данных отзываются независимо друг от друга. Работник может остаться в электронном документообороте и при этом отозвать согласие на проверку кредитной истории, если такое согласие бралось отдельным бланком.
Как обновить пакет документов по персональным данным под ЕСИА и Госключ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Перечитайте действующее уведомление в Роскомнадзор. Если состав данных, цели или перечень лиц, которым данные передаются, изменились, уведомление об изменениях подаётся до 15 числа месяца, следующего за месяцем изменений.
- Шаг 2. Впишите в ЛНА об обработке персональных данных новый канал: идентификация через подтверждённую учётную запись ЕСИА, передача документа на подпись через инфраструктуру электронного правительства, получение файла подписи обратно.
- Шаг 3. Дополните бланк согласия перечнем получателей. При работе по агентскому договору вендора в перечень входит оператор сервиса КЭДО.
- Шаг 4. Опишите в Положении о КЭДО порядок идентификации работника при подписании. Отсутствие такого описания суды разбирают отдельно, и технически исправная подпись этот пробел не закрывает.
- Шаг 5. Закрепите в Положении соответствие «тип документа — вид подписи». Для трудовых договоров, договоров о материальной ответственности и ученических договоров работодатель применяет УКЭП, работник — УНЭП или УКЭП.
- Шаг 6. Проведите оценку соответствия требованиям 152-ФЗ. Её можно выполнить самостоятельно с оформлением акта оценки соответствия либо привлечь лицензиата ФСТЭК, тогда процедура называется аттестацией и завершается аттестатом или перечнем замечаний.
Шаблоны согласий и локальных актов по персональным данным и КЭДО
Комплект собран под задачу перехода на подписание через Госуслуги; начинать стоит с согласия на обработку персональных данных, остальное правится вокруг него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на проверку службой безопасности | Скачать |
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи сертификата и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Агентская схема или собственная интеграция: два пути и разные обязанности по данным
Подключение Госключа доступно в двух вариантах, и различаются они ровно тем, чей API-ключ используется. От этого зависит, появляется ли в цепочке обработки ещё одно лицо и нужно ли собирать под него отдельное согласие.
| Параметр | По агентскому договору с вендором | Самостоятельное подключение |
|---|---|---|
| Чей ключ доступа используется | API-ключ вендора | API-ключ, выпущенный на организацию |
| Согласие работников на передачу данных вендору | Требуется | В этой части не требуется |
| Обезличенный сертификат организации | Не выпускается | Выпускается руководителем организации, перевыпуск каждый год лично |
| Что делает ИТ-служба компании | Настройка на стороне сервиса | Регистрация в тестовом контуре, доработка своей системы, совместное тестирование с Минцифры России |
| Кому подходит | Компаниям без собственной разработки и выделенной ИБ-службы | Компаниям с собственной информационной системой и требованием не выводить данные за периметр вендора |
Самостоятельная интеграция закрывает вопрос ИБ-службы о третьем лице в цепочке, но переносит на компанию всю операционную нагрузку. Ежегодный личный перевыпуск обезличенного сертификата первым лицом — та деталь, о которой узнают на второй год эксплуатации, когда подписание встаёт, а генеральный директор в отпуске.
Кейс из практики: банк, внедрявший подписание кадровых документов в Госключе, потратил около 4 месяцев от старта общебанковской интеграции до пилота. На цифровом приёме довели долю трудовых договоров, подписанных в Госключе, до 95%, доля сотрудников с выпущенным сертификатом — 90%. Вход кандидата в Госуслуги при этом засчитывался как идентификация на этапе отклика, до подписания документов.
Важный нюанс из практики: мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию. Судом оценивается фактическая способность работника пользоваться системой; подпись в листе ознакомления такую способность не подтверждает. Пилот показывает, у кого её нет, до того как это выяснится в споре.
Чего нельзя получить через Госуслуги: где заканчивается цифровой профиль
Цифровой профиль отдаёт организации подтверждённые сведения из государственных систем по цифровому согласию гражданина: фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, СНИЛС, ИНН, реквизиты паспорта и ряд других документов. Соблазн понятен: вместо сканов и ручного ввода получить готовый набор полей. Ограничение здесь ставит трудовое право.
Перечень документов, которые работодатель вправе потребовать при приёме, закрыт статьёй 65 ТК РФ. Расширить его могут федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и тем более не внутренний регламент компании. Наличие технической возможности запросить сведения из цифрового профиля основанием для их запроса не становится: цель обработки должна быть законной и заявленной заранее.
Отдельно про коммерческую тайну, которую часто ставят в один ряд с персональными данными. Это разные режимы. Персональные данные защищаются 152-ФЗ и главой 14 ТК РФ, режим коммерческой тайны вводится работодателем самостоятельно: перечень сведений, гриф, учёт лиц, получивших доступ, обязательство о неразглашении в трудовом договоре. Сведения о работнике в режим коммерческой тайны не переводятся, и обратное тоже верно: подписка о неразглашении не заменяет согласия на обработку данных этого работника.
Когда переход на подписание через Госуслуги задачу не закрывает
Госключ решает вопрос подписи и идентификации, но не решает четыре других.
- Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним. Оформляются на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри электронного документооборота невозможно: заявление работник подаёт электронно, приказ уходит на бумагу.
- Трудовая книжка в бумажной форме, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда. В электронный вид не переводятся.
- Работники, отказавшиеся от КЭДО. Для них процесс остаётся бумажным независимо от того, есть ли у них учётная запись на Госуслугах.
- Интерфейс. Приложение остаётся отдельным от личного кабинета сотрудника, и переход между двумя интерфейсами на массовых документах ощущается как лишний шаг. Технически это решается переадресацией из личного кабинета и обратной ссылкой, но проверять наличие такой связки нужно до договора, а не после.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компания рассчитывает убрать бумагу из увольнения целиком, а получает гибридный процесс, и это выясняется уже на внедрении. Расчётный листок здесь показателен: сам по себе электронно он не отправляется, но при введённом по правилам ТК РФ КЭДО — отправляется. Посмотрите свой перечень документов и отметьте те четыре, которые останутся бумажными при любой технологии подписания.»
Цена ошибки: Роскомнадзор, инспекция труда и суд
Обработка персональных данных без требуемого письменного согласия по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ обходится организации в 300 000 — 700 000 рублей, при повторном нарушении — от 1 до 1,5 млн рублей. Размеры выросли с 30 мая 2025 года, когда вступили в силу поправки Федерального закона № 420-ФЗ. Отдельный состав — неуведомление Роскомнадзора о начале обработки: уведомление подаёт любой оператор, включая организации и индивидуальных предпринимателей, обрабатывающие данные хотя бы одного человека, и подаётся оно до начала обработки. Форму и порядок подачи ведомство публикует на портале персональных данных Роскомнадзора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
При утечке действуют два срока подряд: в течение 24 часов подаётся первичное уведомление о факте инцидента, в течение 72 часов — уведомление о результатах внутреннего расследования. Порядок взаимодействия операторов с ведомством в рамках реестра учёта инцидентов утверждён приказом Роскомнадзора от 14.11.2022 № 187 и действует с 1 марта 2023 года.
Факт: 24 часа на первичное уведомление считаются с момента установления факта инцидента, а не с момента, когда о нём узнало руководство. Регламент действий при утечке имеет смысл держать в том же ЛНА, что и порядок обработки данных.
Вторая линия рисков идёт по трудовому законодательству. Нарушение требований к оформлению кадровых документов образует состав по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для организации это от 30 000 до 50 000 рублей плюс предписание, а при споре с работником документ, подписанный не тем видом подписи, доказательством не работает. Спор по электронному кадровому документу всегда идёт через доказывание четырёх обстоятельств: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он электронную подпись и получил ли электронный документ. Если рассыпается первое, до второго дело не доходит.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Система, которую внедряли ради доказательности, показывает всё, включая то, что работает против работодателя: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Журнал не выборочный. Смотрите выгрузку журнала подписания до того, как начался спор, — перед проверкой и перед увольнениями, на которых вы ожидаете конфликт.»
Что проверить до запуска подписания через Госуслуги
Чек-лист собран из требований, которые предъявляют проверяющие и суды. Каждый пункт проверяется по документу, а не по памяти ответственного.
- Уведомление в Роскомнадзор подано и соответствует фактическому составу данных и перечню получателей.
- В ЛНА об обработке персональных данных описан канал передачи через инфраструктуру электронного правительства.
- Приказ о введении КЭДО и Положение о ведении КЭДО утверждены, перечень документов и категорий работников закреплён.
- Порядок создания личного кабинета, формирования и подписания документов описан.
- Уведомление о переходе направлено, письменные согласия работников по статье 22.2 ТК РФ собраны и хранятся.
- Ознакомление каждого работника с локальным актом о КЭДО подтверждено.
- Порядок идентификации работника при подписании закреплён в локальном акте.
- Система фиксирует дату и обстоятельства выдачи подписи и выгружает журнал действий по конкретному документу.
- Определён регламент действий при поступлении заявления об увольнении, поданного электронно.
- Оценка соответствия требованиям 152-ФЗ проведена, акт оценки соответствия или аттестат оформлен.
Десятый пункт чаще всего оказывается пустым у компаний, которые считают, что ответственность за безопасность полностью лежит на вендоре. Лицензия и сертификат — зона ответственности разработчика системы, аттестация или самостоятельная оценка соответствия — зона ответственности оператора, то есть работодателя. В практике Добыто мы проходим этот пункт вместе с клиентом на этапе подготовки, потому что задним числом он не закрывается.
Стоимость КЭДО с подписанием через Госуслуги: тарифы 2026 года
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, набора функций и требований к интеграции; электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая цифра зависит от численности и от того, нужны ли выделенный контур, кастомные шаблоны и интеграция с учётной системой. Актуальный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Для сравнения масштаба затрат на сами подписи: неквалифицированная подпись, выпущенная в информационной системе, обходится примерно в 500 рублей в год на сотрудника, квалифицированная — от 2 до 5 тысяч рублей в год, а подпись в Госключе бесплатна и для гражданина, и для работодателя, разовыми остаются только затраты на интеграцию. На тысяче сотрудников это и есть тот эффект, ради которого компании переходят на подписание через Госуслуги: на одном из проектов с 1100 сотрудниками экономия на электронных подписях составила порядка 0,5 млн рублей в год, а документооборот по одному кадровому процессу сократился до 15-30 минут против нескольких недель ранее.
Выводы
Когда кадровые документы подписываются через Госуслуги, работодатель сохраняет статус оператора персональных данных и весь объём обязанностей по 152-ФЗ. Меняется маршрут данных: сведения для сертификата берутся из ЕСИА, тело документа уходит через портал, а при агентской схеме подключения в цепочке появляется оператор сервиса, под которого нужно отдельное согласие. Экономия на подписях реальна, но она не отменяет ни уведомления Роскомнадзора, ни описания порядка идентификации в локальном акте, ни бумажного приказа об увольнении.
Мы в Добыто проводим переход именно в таком порядке: сначала правим пакет документов по персональным данным и Положение о КЭДО, потом настраиваем маршруты и подписи, потом запускаем пилотную группу. Так проверяемая часть готова раньше, чем в системе появляется первый подписанный трудовой договор.
Частые вопросы
Нужно ли брать новое согласие на обработку персональных данных, если работник уже подписал согласие на КЭДО?
Да, если изменился состав данных, цели обработки или перечень лиц, которым данные передаются. Согласие по статье 22.2 ТК РФ отвечает только за электронную форму взаимодействия и виды подписи, оно не является основанием для передачи данных внешнему оператору сервиса. При подключении по агентскому договору вендора в бланк согласия по 152-ФЗ добавляется этот получатель, иначе передача идёт без основания.
Что делать, если работник отозвал согласие на обработку персональных данных?
Отзыв прекращает обработку в той части, которая держалась на согласии. Данные, которые работодатель обрабатывает во исполнение трудового договора и требований закона, обрабатываются дальше: вести личное дело, подавать ЕФС-1 и хранить документы по срокам Росархива работодатель обязан независимо от согласия. Практический шаг — разделить в ЛНА обработку по согласию и обработку по закону, чтобы при отзыве не останавливать весь процесс.
Можно ли запросить у кандидата доступ к его цифровому профилю на Госуслугах вместо сканов документов?
Технически цифровой профиль отдаёт подтверждённые сведения по согласию гражданина, но состав того, что работодатель вправе получить при приёме, ограничен статьёй 65 ТК РФ. Запрашивать сведения сверх перечня нельзя, а отказ кандидата предоставить данные, которых закон не требует, не может стать основанием для отказа в приёме на работу.
Кто отвечает перед Роскомнадзором, если утечка произошла на стороне сервиса КЭДО?
Уведомление подаёт оператор, то есть работодатель, в те же 24 и 72 часа. Ответственность обработчика перед оператором определяется договором поручения, но перед надзорным органом и перед работником отвечает тот, кто определил цели обработки. Поэтому условия об уведомлении об инциденте и о сроках реагирования имеет смысл проверять в договоре с сервисом до подписания, а не после.
Обязательно ли уведомлять Роскомнадзор повторно при подключении Госключа?
Повторное уведомление подаётся, когда меняются сведения, указанные в первичном: цели обработки, состав данных, перечень получателей, меры защиты, ответственный за организацию обработки. Подключение нового канала подписания часто затрагивает как минимум описание мер защиты. Уведомление об изменениях направляется до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором изменения произошли.
Относятся ли персональные данные работников к коммерческой тайне?
Нет, это два разных правовых режима с разными основаниями и разными документами. Персональные данные защищаются 152-ФЗ и главой 14 ТК РФ, режим коммерческой тайны вводит сам работодатель через перечень сведений, нанесение грифа, учёт допущенных лиц и обязательство о неразглашении. Подписка о неразглашении не заменяет согласия на обработку персональных данных, а согласие не даёт права раскрывать сведения, отнесённые к коммерческой тайне.
Можно ли вести КЭДО на платформе «Работа в России» вместо коммерческого сервиса?
Можно: платформа доступна бесплатно, вход и идентификация идут через ЕСИА. Ограничения практические. Работник подписывает там простой электронной подписью, отдельного мобильного приложения у платформы нет, и сотруднику приходится выходить из личного кабинета работодателя в другой интерфейс. Обязанности использовать платформу для кадрового документооборота у работодателя нет.
