Обработка персональных данных без автоматизации почему бумага дороже электронного архива

Обработка персональных данных без автоматизации — это работа с данными, при которой действия с данными каждого работника выполняются при непосредственном участии человека: бумажные личные дела, согласия, журналы, карточки. Бумага обходится дороже электронного архива за счёт обязательных работ. Положение №687 требует отдельного носителя для каждой категории данных, определённых мест хранения и перечня допущенных лиц. Правила Росархива №77 добавляют архивные помещения, шкафы и сейфы, учёт выдачи дел, описи и акты уничтожения. Сроки хранения от носителя не зависят: трудовые договоры и личные карточки хранятся 50 или 75 лет и на бумаге, и в КЭДО. Если вся обработка в компании идёт без автоматизации, уведомлять Роскомнадзор не нужно. Если часть данных обрабатывается в информационной системе, уведомление по общему правилу подаётся до начала обработки.

Покажем, как по критерию Положения №687 проверить, автоматизирована ли ваша обработка, из каких работ складывается содержание бумажного архива и какие расходы появляются у электронного: защита по постановлению №1119, договор поручения, выгрузка комплекта с файлом подписи. Отдельно разберём, какие кадровые документы по статье 22.1 ТК РФ остаются на бумаге при любом переходе и почему скан не заменяет оригинал. Сравнительная таблица обязанностей, сценарии смешанного документооборота, сроки уничтожения по статье 21 152-ФЗ, штрафы по статье 13.11 КоАП, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Когда обработка персональных данных считается неавтоматизированной

Критерий задаёт пункт 1 Положения об особенностях обработки персональных данных без использования средств автоматизации, утверждённого постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 №687. Обработка неавтоматизированная, если действия с данными каждого субъекта выполняются при непосредственном участии человека. Пункт 2 уточняет границу: само наличие данных в информационной системе или их извлечение из неё обработку автоматизированной не делает. Заполнение документа на компьютере тоже не служит достаточным признаком. Трудовой договор, набранный в редакторе, распечатанный и подписанный от руки, дальше обрабатывается как бумажный носитель.

Постановление Правительства РФ от 18.01.2025 №12 продлило действие Положения №687 до 01.09.2030, изменение вступило в силу 26.01.2025. На дату публикации требования к бумажным носителям действуют в полном объёме.

От этого критерия зависит уведомление Роскомнадзора. Пункт 8 части 2 статьи 22 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» освобождает от уведомления оператора, который обрабатывает данные исключительно без средств автоматизации. Исключение относится к деятельности оператора целиком, отдельная бумажная процедура внутри смешанного процесса его не даёт. Если личные дела лежат в шкафу, а часть обработки тех же данных идёт в учётной системе, уведомление подаётся до начала обработки по части 1 статьи 22, если не подходит другое исключение из части 2.

Требования к операторам Роскомнадзор публикует в разделе о персональных данных для юридических лиц на сайте территориального управления.

Для самопроверки выпишите все места, где находятся данные работников: шкафы с личными делами, учётная система, почта, сетевые папки. По каждой системе ответьте, служит ли она хранилищем, из которого специалист вручную берёт сведения, или сама выполняет действия с данными. Во втором случае обработка смешанная, и исключение по уведомлению к компании не применяется.

Из чего складывается содержание бумажного архива с персональными данными

Нормативы не дают денежной оценки бумажного хранения. Положение №687 и Правила №77 задают состав работ, а цену компания считает сама по своим ставкам, площадям и численности. Положение №687 устанавливает такие обязанности:

• обособлять персональные данные от иной информации (пункт 4);
• не фиксировать на одном носителе данные с заведомо несовместимыми целями и использовать отдельный материальный носитель для каждой категории персональных данных (пункт 5);
• определить места хранения и перечень лиц с доступом по каждой категории данных, хранить раздельно данные с разными целями, принимать меры против несанкционированного доступа (пункты 13-15);
• при уничтожении части сведений с одного носителя копировать сохраняемую часть и уничтожать или блокировать носитель; удаление или вымарывание возможно, если оно исключает дальнейшую обработку (пункты 9-10).

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 №77, добавляют физическую часть. Это архивные помещения и оборудование, стеллажи, шкафы, сейфы, нумерация и топографические указатели (пункты 76, 94-96). Выдача дел идёт по акту или заявке, дела выдают и принимают работники архива, при возврате проверяются листы (пункты 110, 113). Ещё один блок работ — экспертиза ценности, подготовка дел, описи, акты о выделении к уничтожению и само уничтожение (пункты 23-31, 47-64). Поиск в бумажном архиве при хорошей описи не обязательно идёт вслепую, но каждая выдача оформляется и учитывается.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Текст Правил и сопроводительные материалы размещены на официальной странице приказа Росархива №77.

Публичный ориентир по масштабу — годовой отчёт группы Красцветмет за 2024 год. После перевода 30 процессов в электронный формат среднее время одной кадровой операции сократилось в 4,5 раза. На массовой выгрузке документов по всей компании, включая индексацию и согласия на обработку персональных данных, группа сэкономила 70 000 листов. Цифровые кадровые процессы охватили 99,9% сотрудников при численности 3400 человек на конец года с учётом дочерних обществ. Это заявление самой группы: исходный норматив времени и стоимость архива в рублях в отчёте не раскрыты, поэтому коэффициент 4,5 на другую компанию без собственного замера не переносится.

Для своего расчёта используйте перечисленные пункты как строки сметы: площадь под архив, мебель и сейфы, часы работника архива на выдачу и возврат дел, часы экспертной комиссии, бумага и уничтожение носителей.

Бумажный и электронный архив: сравнение обязанностей оператора

Часть требований одинакова для обоих носителей, часть действует только для бумаги или только для информационной системы.

Электронный архив снимает физические блоки работ: помещения, выдачу дел на руки, вымарывание листов. Основания обработки, сроки хранения и сроки реагирования на запросы работников остаются прежними, а к ним добавляются защита информационной системы и уведомление Роскомнадзора.

В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы между системами синхронизируются автоматически. Сверьте таблицу со своим процессом: строки, где у вас сейчас бумажная колонка, и есть статьи расходов, которые уходят при переходе.

Какие расходы есть у электронного архива и что он не отменяет

Расходы электронного архива складываются из внедрения системы, переноса документов, защиты, хранения и проверки подписей. Глава X Правил №77 требует хранить электронный архивный документ комплектом, с файлом подписи при её наличии (пункт 141). Миграция и конвертация проводятся с сохранением подлинности, достоверности, целостности и пригодности для использования (пункт 155).

Защита информационной системы с данными работников строится по статье 19 152-ФЗ и постановлению Правительства РФ от 01.11.2012 №1119: состав мер зависит от актуальных угроз и уровня защищённости. Локальный сервер или облако сами по себе соответствия не доказывают. Часть 5 статьи 18 152-ФЗ в редакции Федерального закона от 28.02.2025 №23-ФЗ запрещает при сборе данных граждан РФ запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение с использованием баз за пределами РФ, кроме названных в законе случаев. Локализация остальные меры защиты не заменяет.

Если архив ведёт внешний сервис, возникает поручение обработки по части 3 статьи 6 152-ФЗ. Оно даётся с согласия субъекта, если федеральный закон не предусматривает иное, и оформляется договором. В договоре определяются перечень данных, операции, цели, конфиденциальность, требования части 5 статьи 18 и статьи 18.1, меры безопасности по статье 19 и порядок сообщения об инцидентах. Обработчик по поручению сам согласие не получает, ответственность перед работником остаётся у оператора. Нужно ли отдельное согласие под конкретного поставщика, решает фактическая схема передачи и доступа: название поставщика, будь то облако, хостинг или удостоверяющий центр, ответа не даёт.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «До подписания договора просите у поставщика список всех, кто получит доступ к данным; формулировки о защищённом хранении для этого недостаточно. В таком списке, как правило, три участника: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Второй вопрос — выгружает ли система комплект документа целиком и в каком виде отдаёт архив при расторжении договора. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, картинка на экране их не заменит.»

Мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: доказательная сила электронного архива в споре зависит от порядка выдачи подписи и идентификации работника. Проверьте в договоре с поставщиком три пункта: состав выгрузки, перечень лиц с доступом и судьбу архива при прекращении договора.

Согласие на обработку персональных данных: бумажный бланк и электронный документ

Пункт 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ разрешает обработку, необходимую для исполнения обязанностей, которые закон возлагает на оператора, пункт 5 — для исполнения договора с субъектом. Поэтому согласие в кадровой обработке не универсальное основание. Оно нужно там, где других оснований нет, а наличие согласия или иного основания по части 3 статьи 9 доказывает оператор.

С 01.09.2025 согласие оформляется отдельно от иной информации и документов, которые субъект подтверждает или подписывает. Изменение в часть 1 статьи 9 внёс Федеральный закон от 24.06.2025 №156-ФЗ. Пункт о согласии внутри анкеты или заявления этому требованию не соответствует.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Письменное согласие нужно в случаях, прямо предусмотренных федеральным законом. По части 4 статьи 9 электронный документ, подписанный электронной подписью в соответствии с федеральным законом, равнозначен бумажному согласию с собственноручной подписью. Реквизиты в обоих случаях одни:

• ФИО и адрес субъекта, номер основного документа, удостоверяющего личность, дата его выдачи и выдавший орган;
• при оформлении через представителя — аналогичные сведения о нём и реквизиты документа о полномочиях;
• наименование или ФИО и адрес оператора;
• цель обработки;
• перечень персональных данных;
• наименование или ФИО и адрес лица, обрабатывающего данные по поручению, если оно есть;
• перечень действий с данными и общее описание способов обработки;
• срок действия согласия и способ его отзыва;
• подпись субъекта.

Бумажный бланк после подписания становится носителем, на который распространяются требования Положения №687 к месту хранения и кругу лиц с доступом. Электронное согласие хранится в системе вместе с файлом подписи. Сверьте свой бланк с перечнем реквизитов и проверьте, оформлен ли он отдельным документом.

Шаблоны согласия, правил обработки персональных данных и ЛНА о КЭДО

Комплект нужен для перехода с бумажного согласия на электронное; первым откройте шаблон согласия и сверьте его с требованием отдельности, действующим с 01.09.2025.

Сроки хранения и уничтожения кадровых документов на бумаге и в КЭДО

Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 №236, в статьях 435, 444-445 и примечаниях устанавливает срок 50/75 лет для трудовых договоров, личных дел, личных карточек и ряда документов по личному составу. Для документов, завершённых делопроизводством до 01.01.2003, срок 75 лет, после этой даты — 50 лет. Один срок на все кадровые документы не переносится. Электронные кадровые документы работодатель хранит в те же архивные сроки по статье 22.3 ТК РФ, поэтому переход на КЭДО срок хранения не сокращает.

Официальные материалы по срокам собраны на странице Росархива о документах по кадровому обеспечению.

По пункту 47 Правил №77 дела передаются в архив организации не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения в делопроизводстве. По пункту 26 в акт о выделении к уничтожению включаются дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта. Истечение срока само по себе права уничтожить документы не даёт: сначала экспертиза ценности и акт.

Статья 21 152-ФЗ добавляет сроки по персональным данным. При достижении цели обработка прекращается, а данные уничтожаются не позднее 30 дней, если закон, договор или иное соглашение не предусматривают иное (часть 4). Для документов с архивным сроком действует обязанность хранить, поэтому эта норма к ним применяется после окончания срока, а не после увольнения.

Важный нюанс из практики: Перечень №236 основной для большинства организаций, но отраслевые перечни имеют приоритет для документов, специфичных для отрасли. В здравоохранении, образовании и финансовом секторе действуют свои акты. Сначала проверяйте отраслевой перечень, затем общий.

Важный нюанс из практики: если вида документа нет в перечне, хранить его всё равно нужно. Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия, а выбор фиксируется в номенклатуре дел. При проверке вы показываете документированное решение.

Штрафы по статье 13.11 КоАП и цена ошибки при хранении

Санкции привязаны к составу нарушения, а выбор носителя сам по себе штрафа не влечёт. Для юридического лица статья 13.11 КоАП РФ устанавливает:

• часть 1 — обработка без законного основания или несовместимая с целями сбора: от 150 000 до 300 000 рублей;
• часть 6 — нарушение сохранности материальных носителей при обработке без автоматизации, повлёкшее неправомерный доступ или другие неправомерные действия: от 50 000 до 100 000 рублей;
• часть 10 — неуведомление о намерении обрабатывать данные, когда обязанность есть: от 100 000 до 300 000 рублей;
• часть 11 — несвоевременное уведомление об утечке, повлёкшей нарушение прав субъектов: от 1 000 000 до 3 000 000 рублей.

Часть 3.1 статьи 21 152-ФЗ обязывает при инциденте с передачей, предоставлением, распространением или доступом к данным, повлёкшем нарушение прав субъектов, уведомить Роскомнадзор в течение 24 часов, а о результатах внутреннего расследования — в течение 72 часов. Для компании со смешанной обработкой, которая считала себя чисто бумажной и не подала уведомление, риск части 10 возникает уже на старте.

Отдельная статья расходов бумаги — исправление и частичное уничтожение. Подтверждённую неточность оператор исправляет в течение 7 рабочих дней после получения подтверждающих сведений (часть 2 статьи 21). Незаконную обработку прекращает не позднее 3 рабочих дней с момента выявления, а если сделать её законной нельзя, уничтожает данные не позднее 10 рабочих дней. На бумаге исправление одного листа в личном деле может потребовать копирования сохраняемой части и уничтожения или блокирования всего носителя по пунктам 9-10 Положения №687.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Требование разграничения доступа одинаково работает для бумажного архива и для системы КЭДО. Доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — ситуация типовая и при этом нарушение. Сверьте фактический круг лиц с доступом с перечнем тех, кому он нужен по должности.»

Когда бумага остаётся обязательной

Статья 22.1 ТК РФ разрешает создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без бумажного дубля, но нормы статей 22.1-22.3 не применяются к четырём группам документов:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• акты о несчастном случае на производстве установленной формы;
• приказы об увольнении;
• документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Бумага остаётся и для работников, которые не дали согласия на КЭДО там, где по статье 22.2 ТК РФ оно требуется: отказ не может быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения. Удостоверения по охране труда ведутся на бумаге. Накопленный архив тоже не исчезает: скан бумажного оригинала не тождественен изначально электронному оригиналу, и бумажные дела хранятся до истечения сроков по Перечню №236.

Для расчёта это означает период двойного содержания: бумажный архив сокращается по мере истечения сроков, электронный растёт с даты перехода.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не гарантирует, что без бумаги удастся обойтись полностью. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, составьте список документов, которые существуют только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Набор требований зависит от того, как в компании распределены бумага и информационные системы.

Во всех сценариях, кроме первого, компания ведёт два режима одновременно. Определите свой сценарий и проверьте, подано ли уведомление в Роскомнадзор, если вы не в первой строке.

Как перевести кадровый архив с бумаги на электронный

Форма хранения документа фиксируется в момент его создания, поэтому переход начинается с даты, а не с оцифровки старых дел.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Решение о форме хранения принимается один раз, на входе. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка вместо файла его не заменяет. Подписанный на бумаге хранится на бумаге, и скан тоже его не заменяет. Перед переходом определите по каждому виду документа, в какой форме он создаётся с выбранной даты.»

Как перейти на электронный кадровый архив: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проведите инвентаризацию: где находятся данные работников, какие системы участвуют в обработке и применяется ли к компании критерий пункта 1 Положения №687.
2. Шаг 2. Проверьте основания обработки по части 1 статьи 6 152-ФЗ. Там, где нужно согласие, оформите его отдельным документом по правилу, действующему с 01.09.2025.
3. Шаг 3. Утвердите ЛНА о КЭДО по статье 22.2 ТК РФ: система, порядок доступа, перечни документов и категорий работников, порядок перехода. Обновите политику и ЛНА по статье 18.1 152-ФЗ: цели, состав данных, сроки хранения и порядок уничтожения.
4. Шаг 4. Соберите согласия работников на КЭДО там, где они требуются. Документы работников, отказавшихся от перехода, продолжайте оформлять на бумаге.
5. Шаг 5. Распределите виды подписи по документам и сторонам по статье 22.3 ТК РФ: ПЭП подходит только для документов, где это разрешено, при правилах определения подписанта в соглашении.
6. Шаг 6. Если обработка перестаёт быть исключительно неавтоматизированной, подайте уведомление в Роскомнадзор до начала обработки.
7. Шаг 7. Заключите договор поручения с поставщиком системы по части 3 статьи 6 152-ФЗ и проверьте в нём состав выгрузки и судьбу архива при расторжении.
8. Шаг 8. Накопленные бумажные дела передайте в архив организации в сроки пункта 47 Правил №77 и уничтожайте только по акту после экспертизы ценности.

Мы в Добыто закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию: оценивается фактическая способность работников пользоваться системой, отметка в журнале ознакомления её не подтверждает. Начните с одного подразделения и одного вида документов, затем расширяйте перечень в ЛНА.

Стоимость КЭДО с электронным архивом: тарифы на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, входит ли в тариф электронный архив.

Электронный архив в составе тарифов указан для «Бизнеса» и, соответственно, «Корпорации». Цены на бумажное хранение, отдельные подписи и сопровождение переноса архива не публикуются. Действующие условия и пересчёт при смене тарифа описаны на странице тарифов Добыто КЭДО, данные в таблице приведены по состоянию на 15.10.2026.

Выводы

Бумажный кадровый архив дорог составом обязательных работ: отдельные носители по категориям, помещения и сейфы, учёт выдачи, вымарывание и уничтожение носителей, экспертиза ценности. Электронный архив убирает физическую часть, но добавляет защиту системы, уведомление Роскомнадзора и договор поручения, а сроки хранения и реагирования по 152-ФЗ остаются прежними. Часть документов по статье 22.1 ТК РФ и накопленные бумажные оригиналы остаются на бумаге, поэтому расчёт строится на период двойного содержания.

В Добыто переход строится с пилотной группы и с ЛНА, где перечень электронных документов и виды подписи разведены заранее: так электронный архив выдерживает и проверку, и спор.

Частые вопросы об обработке персональных данных в кадровом архиве

Нужно ли согласие работника, чтобы передать его данные по запросу?

На мотивированный запрос законно уполномоченного органа согласие работника не требуется. Если запрос пришёл от организации без таких полномочий, данные передаются только с согласия. По статье 88 ТК РФ передача третьей стороне идёт по письменному согласию, кроме случаев, установленных ТК РФ и федеральными законами, а получателя предупреждают о цели и конфиденциальности. Внутри организации доступ получают только специально уполномоченные лица и в необходимом объёме.

Можно ли отнести сведения о зарплатах работников к коммерческой тайне?

Нет. Пункты 5-6 статьи 5 Федерального закона от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» запрещают устанавливать режим коммерческой тайны для сведений о численности и составе работников, системе оплаты и условиях труда. При этом персональные данные конкретного работника, включая его заработок, остаются под защитой 152-ФЗ.

Сколько времени у работодателя на ответ работнику о его персональных данных?

По частям 1-2 статьи 20 152-ФЗ оператор отвечает о наличии данных или направляет мотивированный отказ в течение 10 рабочих дней. Срок продлевается не более чем на 5 рабочих дней с обоснованием причин. Если работник подтвердил неточность своих данных, исправить их нужно в течение 7 рабочих дней после получения подтверждающих сведений.

Что делать с бумажными документами, если работник отозвал согласие?

По части 5 статьи 21 152-ФЗ обработка прекращается, а данные уничтожаются не позднее 30 дней с даты отзыва, если нет необходимости дальнейшего хранения и иного законного основания. Документы, которые работодатель обязан хранить в архивные сроки, продолжают храниться на этом основании. Если из бумажного носителя удаляется только часть сведений, применяются пункты 9-10 Положения №687: копирование сохраняемой части или вымарывание, исключающее дальнейшую обработку.

Работник требует прекратить обработку его данных: какой срок у оператора?

По части 5.1 статьи 21 152-ФЗ обработка прекращается в течение 10 рабочих дней с даты получения требования. Срок продлевается не более чем на 5 рабочих дней, если оператор направил мотивированное уведомление с причинами. Требование не исполняется в части, где у оператора есть законные основания, названные в законе, включая исполнение обязанностей работодателя.

Обязан ли работодатель публиковать политику обработки персональных данных?

Статья 18.1 152-ФЗ требует принять политику и ЛНА с целями, составом данных, сроками хранения и порядком уничтожения, назначить ответственного, организовать контроль и ознакомление работников. Если данные собираются через интернет, политику и сведения о мерах защиты нужно опубликовать на соответствующей странице. Для чисто бумажного кадрового архива обязанность принять политику сохраняется, публикация зависит от наличия сбора данных в сети.