Обработка персональных данных законного представителя работника в каких случаях допустима

Обработка персональных данных законного представителя работника допустима без отдельного согласия, если данные нужны работодателю для обязанности, которую возлагает закон. Это согласие родителя и разрешение органа опеки при приёме подростка по статье 63 ТК РФ, выплата зарплаты членам семьи умершего работника по статье 141 ТК РФ, ответ на запрос представителя по статье 14 152-ФЗ. Основание — пункт 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ, а объём ограничен целью: ФИО, реквизиты документа о полномочиях, подпись. Сведения сверх этого, например телефон родственника на экстренный случай, обрабатываются только с согласия самого человека. Законный представитель действует в силу закона и подтверждает статус свидетельством о рождении или актом о назначении опекуном. Представитель по доверенности действует по воле работника, и работодатель проверяет объём полномочий по тексту доверенности.

Материал нужен работодателю, который принимает несовершеннолетних, выдаёт документы по доверенности или хранит согласия в КЭДО. Покажем, какие реквизиты представителя закон требует в письменном согласии, какие документы проверить до начала обработки и какую категорию субъектов отметить в уведомлении Роскомнадзора. Штрафы по статье 13.11 КоАП в редакции с 30 мая 2025 года, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто считается законным представителем работника и чем он отличается от представителя по доверенности

Законные представители получают полномочия из закона, а не от работника: родители и усыновители — в отношении несовершеннолетнего, опекун — в отношении лица, признанного недееспособным, попечитель — в отношении лица с ограниченной дееспособностью. Представитель по доверенности получает полномочия от самого работника, и их объём определяет текст доверенности. От этого различия зависит документ, который вы проверяете:

• родитель подтверждает статус свидетельством о рождении или свидетельством об усыновлении (удочерении);
• опекун или попечитель — удостоверением опекуна (попечителя) или актом о назначении, который выдаёт орган опеки;
• добровольный представитель — доверенностью по статьям 185-187 ГК РФ или договором с работником, например договором поручения.

Нотариальное удостоверение доверенности на действия с персональными данными ни 152-ФЗ, ни другие акты не требуют. Требовать нотариальную форму там, где закон её не предусматривает, работодатель не вправе. Проверяйте другое: указано ли в доверенности конкретное действие — получение копий кадровых документов, трудовой книжки, сведений о заработной плате.

Третья группа лиц, чьи данные попадают к работодателю, — члены семьи и наследники. Представителями в строгом смысле они не являются, но действуют вместо работника в двух ситуациях: получают зарплату, не выплаченную ко дню смерти (статья 141 ТК РФ), и дают согласие на обработку данных умершего, если он сам не дал его при жизни (часть 7 статьи 9 152-ФЗ).

Прежде чем принимать документы от человека, который пришёл за работника, определите его группу: закон, доверенность или семейная связь. Группа определяет, какой документ вы запросите и какие реквизиты внесёте в учёт.

Основания обработки: когда согласие представителя не нужно, а когда без него нельзя

Пункт 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ разрешает обрабатывать персональные данные без согласия, если это нужно для выполнения обязанностей, которые закон возлагает на оператора. Работодатель, который принимает четырнадцатилетнего по статье 63 ТК РФ, обязан получить письменное согласие родителя: данные родителя в этом документе обрабатываются на основании закона, отдельное согласие родителя на обработку его ФИО и подписи не требуется. Как только цель выходит за рамки обязанности, основание исчезает, и нужно согласие самого человека.

Часть 1 статьи 9 152-ФЗ закрепляет три правила, которые касаются представителя напрямую. Согласие может дать субъект или его представитель. Согласие оформляется отдельно от других документов, которые подписывает человек. Если согласие получено от представителя, его полномочия проверяет оператор. Часть 3 той же статьи возлагает на оператора обязанность доказать, что согласие получено или что есть иное законное основание. На практике это значит, что копия документа о полномочиях или отметка о его проверке хранится вместе с согласием.

Работодатели чаще всего сталкиваются с восемью ситуациями. В каждой строке указано, чьи данные вы обрабатываете и что проверить до начала обработки.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Из восьми ситуаций согласие человека, чьи данные вы получаете, обязательно только в двух: для контактного лица и для наследников. В остальных случаях работодатель опирается на обязанность из ТК РФ, НК РФ или 152-ФЗ, но и там объём ограничен: собирать больше данных, чем нужно для цели, запрещает часть 5 статьи 5 152-ФЗ.

Граница по сведениям о родственниках проведена в разъяснениях Роскомнадзора: данные близких родственников в объёме унифицированной формы Т-2 работодатель обрабатывает без их согласия, а всё, что сверх этой формы, — только с согласия. Поэтому графа «кому звонить в экстренном случае» в анкете нового сотрудника требует отдельного согласия того, кого в ней указали.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Свидетельства о рождении детей работник приносит сам, когда хочет получить налоговый вычет или дополнительные гарантии, и требовать их при приёме работодатель не вправе. Это документ для вычета, поэтому он хранится в бухгалтерии, а не в личном деле. Проверьте, где у вас лежат копии документов о детях: если в личном деле без заявления на вычет, цели обработки у этих данных нет.»

Соберите бланк согласия на обработку персональных данных с целями и сроком

Если согласие даёт представитель, допишите в бланк его ФИО, адрес, данные документа, удостоверяющего личность, и реквизиты документа о полномочиях — этого требует пункт 2 части 4 статьи 9 152-ФЗ.

Несовершеннолетний работник: какие данные родителя и органа опеки нужны при приёме

Возраст подростка на дату заключения договора определяет, чьи данные окажутся в личном деле. Пороги по статье 63 ТК РФ выглядят так:

• с 16 лет — подросток заключает договор самостоятельно, если работа не вредит здоровью, данные родителя работодателю не нужны;
• с 15 лет — самостоятельно, но только на лёгкий труд;
• с 14 лет — письменное согласие одного из родителей или попечителя плюс согласие органа опеки;
• до 14 лет — согласие родителя (опекуна) и разрешение органа опеки, круг работ узкий, трудовой договор от имени ребёнка подписывает родитель или опекун.

На пороге 14 лет данные родителя попадают к работодателю в объёме согласия на приём: ФИО, реквизиты документа, удостоверяющего личность, реквизиты документа о родстве или о назначении попечителем, подпись. Для ребёнка до 14 лет родитель становится подписантом трудового договора, и его данные входят в сам договор. Копию паспорта родителя для этого снимать не нужно: цель — подтвердить полномочия, а для неё достаточно предъявить документ и внести реквизиты.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Статус подростка меняет комплект документов сильнее, чем возраст. Если подросток — сирота, разрешение органа опеки нужно и после 16 лет, а кадровик, который видит в паспорте шестнадцать, применяет общее правило и о статусе не спрашивает. Перед оформлением уточните, кто законный представитель: родитель, опекун или попечитель, — от этого зависят и документы, и данные, которые вы примете.»

Что об этом думает ГИТ: по личному делу несовершеннолетнего инспектор начинает с даты рождения в договоре и сверяет её с продолжительностью рабочей недели в том же документе. С 2026 года сокращённое рабочее время положено всем работникам до 18 лет, а не только до 15, и сорокачасовая неделя в договоре семнадцатилетнего — нарушение, которое видно без дополнительных запросов. Проверьте договоры всех работников младше 18 лет одновременно с комплектом согласий родителей.

После 18 лет законный представитель у работника пропадает, если суд не признал его недееспособным. Согласие родителя, полученное при приёме, остаётся в личном деле как документ, на основании которого заключён договор, и хранится вместе с ним.

Как оформить согласие с участием представителя: реквизиты по части 4 статьи 9 152-ФЗ

Письменное согласие обязательно, когда этого требует федеральный закон: для специальных категорий данных, биометрии, трансграничной передачи. Часть 4 статьи 9 152-ФЗ перечисляет, что в нём должно быть, и для случая с представителем добавляет отдельный пункт. Полный состав:

1. ФИО и адрес субъекта, номер основного документа, удостоверяющего его личность, дата выдачи и выдавший орган.
2. ФИО и адрес представителя, номер его документа, удостоверяющего личность, дата выдачи и выдавший орган, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия, — если согласие получено от представителя.
3. Наименование или ФИО и адрес оператора, получающего согласие.
4. Цель обработки.
5. Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие.
6. Наименование или ФИО и адрес лица, которое обрабатывает данные по поручению оператора, если обработка будет ему поручена.
7. Перечень действий с данными и общее описание способов обработки.
8. Срок действия согласия и способ его отзыва.
9. Подпись субъекта.

Пункт 2 — единственный, где закон прямо называет данные представителя. Отсутствие любого реквизита из перечня суды квалифицируют как нарушение 152-ФЗ, а неполный перечень данных в согласии могут истолковать как нарушение части 4 статьи 9. Согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью по 63-ФЗ, равнозначно бумажному с собственноручной подписью.

Пункт 6 касается облачного КЭДО. Если кадровые документы хранятся у внешнего провайдера, он и есть лицо, которое обрабатывает данные по поручению оператора, и его нужно назвать в согласии.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы — чувствительные данные: в них сведения о семье, здоровье, доходах. Как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие. Спрашивайте у вендора не «данные хранятся защищённо», а список всех, кто получит доступ: обычно это не одна компания, а три — сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»

Согласие на распространение данных, то есть на их раскрытие неопределённому кругу лиц, оформляется отдельно от обычного согласия по статье 10.1 152-ФЗ. Требования к его содержанию устанавливает Роскомнадзор. Объединять оба согласия в один документ нельзя, а часть 1 статьи 9 требует оформлять согласие отдельно и от других документов, например от трудового договора или анкеты.

В сервисе Добыто при подписании документа согласие на обработку персональных данных отмечается отдельно, в той же форме, где выбирается вид подписи и загружается файл. Так факт согласия отделён от содержания документа, как того требует часть 1 статьи 9 152-ФЗ.

Как обработать данные законного представителя работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, кто перед вами: законный представитель, представитель по доверенности или член семьи, — и сформулируйте цель, ради которой вам нужны его данные.
2. Шаг 2. Найдите основание по части 1 статьи 6 152-ФЗ. Если цель вытекает из обязанности по ТК РФ, НК РФ или 152-ФЗ, согласие этого лица не требуется. Если обязанности нет, получите его письменное согласие.
3. Шаг 3. Проверьте полномочия по документу: свидетельство о рождении или об усыновлении, удостоверение опекуна (попечителя) или акт о назначении, доверенность. Нотариальная форма доверенности для действий с персональными данными законом не требуется.
4. Шаг 4. Зафиксируйте минимальный объём данных: ФИО, адрес, данные документа, удостоверяющего личность, реквизиты документа о полномочиях. Копии документов без отдельной цели не снимайте.
5. Шаг 5. Если согласие обязательно, оформите его отдельным документом со всеми 9 реквизитами части 4 статьи 9 и укажите лицо, которому поручена обработка, если данные хранятся у провайдера.
6. Шаг 6. Добавьте категорию «законные представители» в Правила обработки персональных данных и в уведомление Роскомнадзора, определите срок хранения и порядок уничтожения данных по статье 21 152-ФЗ.

Шаблоны согласия, правил обработки персональных данных и документов КЭДО

Начните с шаблона согласия на обработку персональных данных: в него добавляются реквизиты представителя, остальные документы задают правила хранения и подписания.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Хранение, доступ и уничтожение данных представителя в КЭДО и на бумаге

Согласие родителя, доверенность представителя и документы о полномочиях опекуна хранятся там же, где документ, ради которого их получили: согласие на приём — в личном деле, доверенность на получение копий — вместе с заявлением и отметкой о выдаче. Данные представителя не выделяются в отдельный массив и не используются для других целей, например для рассылок или проверки кандидатов.

КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ связывает работодателя и работника: письменное согласие на электронное взаимодействие по статье 22.2 даёт работник. Родитель или опекун работником не является, поэтому документы, которые подписывает он, не попадают в маршрут КЭДО работника автоматически. Их подписывают на бумаге или электронной подписью самого представителя, а в систему загружают как вложение к личному делу.

В проектах внедрения Добыто сбор письменных согласий работников по статье 22.2 ТК РФ стоит третьим шагом: после локального акта с приказом и выбора системы и вида подписи, до пилотной группы. На этом шаге удобно проверить личные дела несовершеннолетних: есть ли в них согласие родителя и разрешение органа опеки, которые при переводе на КЭДО остаются бумажными или загружаются сканом.

Доступ к данным представителей нужен тем, кто оформляет приём, выплаты и ответы на запросы. Правила обработки персональных данных определяют, какие должности видят личные дела и документы о полномочиях.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Требование разграничения доступа одинаково для бумажного архива и для электронной системы. При выборе КЭДО проверяйте, есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений: без них вы не покажете, кто открывал документы с данными родителя или опекуна.»

Важный нюанс из практики: при проверке, споре или смене оператора КЭДО нужен не документ на экране, а файлы. Поэтому вендору задают вопрос не «хранит ли система документы», а «выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате»: документ, файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Задайте этот вопрос до подписания договора с провайдером.

Статья 21 152-ФЗ даёт 30 дней на прекращение обработки и уничтожение данных после достижения цели или после отзыва согласия, если у оператора нет другого основания. Данные представителя в документах, которые работодатель обязан хранить как кадровые, уничтожаются вместе с этими документами по истечении срока их хранения. Данные контактного лица, полученные только по согласию, уничтожаются в течение 30 дней после отзыва согласия или увольнения работника.

Ошибки при работе с данными представителя и их цена по статье 13.11 КоАП

С 30 мая 2025 года действует редакция статьи 13.11 КоАП, введённая 420-ФЗ: число частей выросло с 9 до 18, штрафы увеличились в разы. Для ошибок с данными представителей и родственников работников применяются четыре состава.

Штраф по части 2 за одно отсутствующее согласие контактного лица больше, чем по части 1 за избыточную копию паспорта родителя. Штрафы накладываются на организацию и на должностное лицо отдельно.

Ошибка 1. Копия паспорта родителя в личном деле подростка. Её снимают «на всякий случай», хотя для проверки полномочий достаточно реквизитов. Лишние данные — обработка сверх цели, часть 5 статьи 5 152-ФЗ и часть 1 статьи 13.11 КоАП.

Ошибка 2. Графа «контакт на экстренный случай» без согласия того, кого указали. Анкету заполняет работник, но данные принадлежат другому человеку, и закон не обязывает работодателя их собирать. Цена — часть 2 статьи 13.11 КоАП.

Ошибка 3. Выдача копий документов представителю без проверки доверенности. Статья 88 ТК РФ запрещает сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев, предусмотренных законом. Доверенность, где это действие прямо указано, и есть волеизъявление работника; доверенность «на представление интересов» без перечня действий оставляет вопрос открытым.

Ошибка 4. Уведомление Роскомнадзору без категории «законные представители». С 1 сентября 2022 года 266-ФЗ исключил из части 2 статьи 22 152-ФЗ освобождение для обработки данных по трудовому законодательству, и уведомлять должны все работодатели, кроме трёх случаев: обработка без средств автоматизации, данные в государственных информационных системах для защиты безопасности государства, обработка по законодательству о транспортной безопасности. В форме уведомления на портале персональных данных Роскомнадзора поле «Категории субъектов» обязательно, и в нём есть отдельные позиции «Законные представители» и «Родственники работников». Если вы принимаете несовершеннолетних или храните контакты родственников, сверьте поданное уведомление с этими категориями и при расхождении подайте информационное письмо об изменении сведений.

Когда отдельное согласие представителя не нужно

Согласие представителя на обработку его данных избыточно, если работодатель исполняет обязанность из закона и ограничивает объём реквизитами: согласие родителя по статье 63 ТК РФ, ответ представителю на запрос по статье 14 152-ФЗ, выплата членам семьи по статье 141 ТК РФ. Бланк согласия, который кадровик по привычке даёт подписать родителю вместе с согласием на приём, законности не добавляет: если основание уже есть, оно не зависит от подписи, а если данных собрано больше нужного, согласие это не исправит. Отдельный бланк оправдан, когда вы собираетесь использовать данные представителя для цели, которой нет в законе.

Коммерческая тайна по 98-ФЗ и персональные данные по 152-ФЗ — разные режимы. Включение персональных данных работников и их представителей в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, не отменяет обязанностей оператора по 152-ФЗ: оснований обработки, согласий, уведомления Роскомнадзора. Проверьте, что ЛНА о коммерческой тайне не подменяет у вас Правила обработки персональных данных.

Платформа Добыто заявлена как соответствующая 377-ФЗ, статьям 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ. Это требования к системе, а обязанности оператора — основания обработки, согласия, уведомление Роскомнадзора, Правила обработки персональных данных — остаются за работодателем.

Стоимость КЭДО для хранения согласий и документов с данными представителей

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и требований к интеграции и хранению: электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес».

Итоговая сумма складывается из тарифа и числа сотрудников: для компании, которая принимает подростков на сезон, численность в пиковый месяц выше, чем в остальные, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пересчётом разницы пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и состав функций — на странице тарифов Добыто КЭДО; цены указаны на дату публикации.

Выводы

Данные родителя, опекуна или представителя по доверенности работодатель вправе обрабатывать без их согласия, пока исполняет обязанность из ТК РФ, НК РФ или 152-ФЗ и держит объём в пределах реквизитов, нужных для проверки полномочий. Согласие становится обязательным, когда цель в закон не укладывается: контакт на экстренный случай, данные родственников сверх формы Т-2, согласие за недееспособного или умершего работника. Во всех случаях до начала обработки проверяется документ о полномочиях, а категории «законные представители» и «родственники работников» отражаются в уведомлении Роскомнадзора и в Правилах обработки персональных данных.

В Добыто мы выстраиваем кадровый документооборот так, чтобы согласия, документы о полномочиях и подписанные по доверенности документы хранились одним комплектом с разграничением доступа, — это та часть работы с данными представителей, которую проверяют первой.

Частые вопросы об обработке данных представителя работника

В какой срок отвечать на запрос представителя о персональных данных работника?

Часть 3 статьи 14 152-ФЗ даёт оператору 10 рабочих дней с момента обращения или получения запроса. Срок можно продлить не более чем на 5 рабочих дней, если направить представителю мотивированное уведомление с причинами продления. Запрос должен содержать номер документа, удостоверяющего личность представителя, дату его выдачи и выдавший орган, сведения об отношениях субъекта с оператором и подпись.

Может ли представитель отозвать согласие работника на обработку персональных данных?

Да: согласие и его отзыв могут исходить как от субъекта, так и от его представителя в пределах полномочий. После отзыва оператор вправе продолжить обработку только при наличии оснований из пунктов 2-11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 или части 2 статьи 11 152-ФЗ, например для исполнения трудового договора и обязанностей по ТК РФ. Данные, которые обрабатывались только по согласию, уничтожаются в течение 30 дней с даты поступления отзыва.

Можно ли получить данные представителя от работника, а не от самого представителя?

Часть 8 статьи 9 152-ФЗ допускает получение данных от лица, которое не является их субъектом, если оператору подтверждено наличие оснований из пунктов 2-11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 или части 2 статьи 11. Если такого основания нет, например работник вписывает в анкету телефон родственника по вашей просьбе, получите согласие самого родственника.

Как подписать согласие представителя в электронном виде?

Согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью по 63-ФЗ, равнозначно бумажному с собственноручной подписью. Представитель подписывает своей подписью, а не подписью работника. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона; для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками электронного взаимодействия, и без него равнозначности нет.

Нужно ли согласие родителя, чтобы передать его данные в ГИТ и комиссию по делам несовершеннолетних?

Для увольнения несовершеннолетнего по инициативе работодателя статья 269 ТК РФ требует согласия государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних. Документы, которые направляются в эти органы, передаются для исполнения требования закона, и согласие родителя на это не требуется. Объём ограничьте тем, что нужно для рассмотрения вопроса: трудовой договор, приказы, согласие на приём.

Что делать, если представитель отказывается предъявить документ о полномочиях?

Часть 1 статьи 9 152-ФЗ обязывает оператора проверить полномочия представителя, поэтому без документа согласие от его имени не принимается, а сведения о работнике не выдаются. Отказ оформите письменно с указанием причины и нормы: мотивированный ответ направляется в срок не более 10 рабочих дней. Если представителем выступает родитель подростка, достаточно свидетельства о рождении, если опекун — удостоверения опекуна или акта о назначении.