Электронная обработка персональных данных в кадровом документообороте законна без отдельного согласия работника, если данные нужны для исполнения трудового договора или прямо требуются законом: это пункты 2 и 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ. Согласие понадобится для передачи данных третьей стороне по статье 88 ТК РФ, для специальных категорий, для данных кандидатов и для публикации сведений на сайте. С 1 сентября 2025 года его оформляют отдельным документом. Сам переход на КЭДО требует письменного согласия работника по статье 22.2 ТК РФ, кроме принятых после 31.12.2021, у которых на эту дату не было трудового стажа. Порядок действий определяет место хранения данных: на собственных серверах обработку ведёт сам работодатель, в облачном сервисе появляется обработчик, договор поручения и вопрос согласия на передачу.
Материал закрывает практические задачи оператора персональных данных: какие согласия собрать и в какой форме, когда подать уведомление в Роскомнадзор, как разграничить доступ, сколько хранить и когда уничтожать документы, где проходит граница с коммерческой тайной. Отдельно разобран спор об увольнении через КЭДО, который работодатель проиграл при технически исправной подписи. Таблица штрафов по статье 13.11 КоАП РФ в редакции с 30.05.2025, пошаговая инструкция перехода, образцы документов, стоимость на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда для обработки кадровых данных нужно согласие работника
Роскомнадзор ещё в 2012 году разъяснил: согласие работника не требуется, пока работодатель обрабатывает его данные в рамках обязанностей по закону и трудовому договору. Это правило сохраняется и для уволенного работника, пока данные обрабатываются в предусмотренных законом целях и сроках, например для бухгалтерского и налогового учёта. Основание по пункту 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ работает только в пределах данных и целей, которые действительно нужны для договора. Как только цель или объём выходят за эти пределы, нужен другой документ.
Таблица показывает типовые кадровые ситуации и основание обработки для каждой из них.
| Ситуация | Что нужно от работника | Норма |
|---|---|---|
| Кадровый учёт, расчёт зарплаты, бухгалтерский и налоговый учёт | Согласие не требуется | п. 2 и п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ |
| Хранение документов уволенного работника в законные сроки | Согласие не требуется | Разъяснения Роскомнадзора, ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ |
| Передача данных третьей стороне вне случаев, предусмотренных законом | Письменное согласие | ст. 88 ТК РФ |
| Получение данных о работнике у третьей стороны | Предварительное уведомление и письменное согласие | п. 3 ст. 86 ТК РФ |
| Сведения о здоровье и другие специальные категории | Письменное согласие, кроме исключений ч. 2 ст. 10 152-ФЗ | ст. 10 152-ФЗ, п. 4 ст. 86 ТК РФ |
| Фото и данные сотрудника на сайте для неограниченного круга лиц | Отдельное согласие на распространение | ст. 10.1 152-ФЗ, приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18 |
| Резюме кандидата, собранное работодателем для решения о приёме | Согласие на период принятия решения | Разъяснения Роскомнадзора |
| Перевод работника на кадровый электронный документооборот | Письменное согласие на КЭДО, кроме принятых после 31.12.2021 без стажа на эту дату | ч. 5-7 ст. 22.2 ТК РФ |
Согласие на КЭДО и согласие на обработку персональных данных — разные документы с разными основаниями: первое регулирует ТК РФ, второе 152-ФЗ. Отказ работника от КЭДО или отсутствие у него электронной подписи не может служить основанием для отказа в приёме или увольнения (часть 8 статьи 22.2 ТК РФ), а такому сотруднику работодатель бесплатно выдаёт кадровые документы на бумаге. Сверьте свой пакет приёма с таблицей: если согласие на обработку данных берётся на всё подряд, включая расчёт зарплаты, оно не добавляет защиты, а создаёт видимость, что обработка зависит от воли работника и прекращается с отзывом.
Персональные данные кандидатов и кадровый резерв
Кандидат ещё не работник, поэтому основание «исполнение трудового договора» к нему не применяется. По разъяснению Роскомнадзора, при сборе резюме работодателем для решения о приёме нужно согласие на период принятия решения. Исключения два: резюме, которое соискатель сам разместил в открытом доступе, и ситуация, когда кадровое агентство действует по договору с кандидатом. После отказа Роскомнадзор разъяснял, что сведения уничтожают в течение 30 дней. Это срок из разъяснения ведомства, а не норма 152-ФЗ, прямо установленная для всех работодателей.
Сохранение данных соискателя после закрытия конкретной вакансии для будущих подборов — отдельная цель обработки. Для кадрового резерва 152-ФЗ требует определить конкретную цель и правовое основание, поэтому согласие на рассмотрение кандидатуры на одну вакансию резерв не покрывает. Проверьте анкету кандидата: согласие на обработку должно идти отдельным документом, а цель «включение в кадровый резерв» — быть названа прямо, если вы этот резерв ведёте.
Согласие на обработку персональных данных в электронном виде: форма и подпись
С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от других сведений и документов, которые субъект подтверждает или подписывает. Поправку внёс Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ в часть 1 статьи 9 152-ФЗ. Для кадрового документооборота прямое следствие одно: пункт о согласии внутри трудового договора, анкеты или заявления о переходе на КЭДО не работает как согласие, нужен самостоятельный документ.
Если закон требует согласия в письменной форме, его электронный аналог — электронный документ, подписанный электронной подписью. В остальных случаях статья 9 152-ФЗ допускает любую форму, которая позволяет подтвердить факт получения согласия. Действующая редакция закона с требованиями к форме и содержанию согласия размещена на сайте Минтруда в разделе Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»: сверяйте с ней свой шаблон, а не с бланками прошлых лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вид подписи под согласием определяет, придётся ли доказывать её равнозначность собственноручной. Квалифицированная подпись равнозначна в силу закона. Для простой и неквалифицированной подписи нужно соглашение между участниками обмена и локальный акт с правилами определения лица по его подписи.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Виды подписи различаются прежде всего основанием равнозначности, а не степенью защиты. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, простой и неквалифицированной без соглашения между участниками обмена равнозначности нет, и в спорах конструкция ломается именно здесь. Выбирая простую подпись для заявлений и согласий, проверьте, что у вас подписано соглашение с работником и есть локальный акт с правилами определения подписанта.»
Работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно простой подписи. Работодатель подписывает как организация: например, трудовой договор со своей стороны он не подпишет неквалифицированной подписью. Если трудовой договор заключается с человеком, с которым ещё нет никаких отношений, сначала оформляют соглашение об электронном взаимодействии, иначе подписать договор неквалифицированной подписью он не сможет.
Полезно знать: в одном и том же кадровом документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов: у работника простая или неквалифицированная, у работодателя квалифицированная. Это законная конструкция.
Согласие на распространение персональных данных оформляется отдельно от любых других согласий. Оно должно давать работнику возможность выбрать данные по каждой категории, а если из его текста согласие на распространение не следует, распространять сведения нельзя. Требования к содержанию установлены приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18. Фото сотрудника на корпоративном сайте, страница «Наша команда», публикация контактов для клиентов — случаи этого согласия, а не общего.
Сформируйте согласие на обработку персональных данных с целями и сроком
Конструктор собирает файл .docx с целями обработки, сроком и оговоркой об отзыве по 152-ФЗ. Полученный документ подписывается отдельно от трудового договора и заявления о переходе на КЭДО.
Обязанности оператора персональных данных при переводе кадров в электронный вид
Работодатель — оператор персональных данных работников независимо от того, ведёт он кадры на бумаге или в системе. Юридическое лицо — оператор обязано назначить ответственного за организацию обработки, принять политику и локальные акты, где указаны цели, категории данных и субъектов, сроки хранения и порядок уничтожения, организовать защиту и внутренний контроль. Политику и сведения о мерах защиты оператор делает общедоступными. Статья 86 ТК РФ добавляет кадровую специфику: цели и объём обработки ограничены, данные получают преимущественно у самого работника, а защиту от неправомерного использования или утраты работодатель обеспечивает за свой счёт.
Уведомление Роскомнадзора о намерении обрабатывать персональные данные подаётся до начала обработки. С 1 сентября 2022 года прежние исключения, в том числе применявшееся к обработке в рамках трудовых отношений, утратили силу, действующие исключения перечислены в части 2 статьи 22 152-ФЗ. При изменении сведений уведомление обновляют не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений. Переход на КЭДО с новым оператором системы, новыми категориями данных или новым местом хранения — повод проверить, не изменились ли сведения в уведомлении. Подать его можно на бумаге или электронным документом: портал Роскомнадзора позволяет сформировать уведомление, а электронная отправка идёт с усиленной квалифицированной подписью.
Для КЭДО к политике обработки добавляется положение о кадровом электронном документообороте: перечень документов, категории работников, порядок создания личного кабинета, подписания и идентификации работника. Перечень ограничен законом: статьи 22.1-22.3 ТК РФ не применяются к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве, приказу об увольнении и документам о прохождении инструктажей по охране труда.
Как перевести обработку персональных данных работников в электронный вид: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень обрабатываемых кадровых данных и для каждой цели определите основание: закон, трудовой договор, согласие или согласие на распространение.
- Шаг 2. Назначьте ответственного за организацию обработки, утвердите политику обработки персональных данных и опубликуйте её; в локальных актах укажите цели, категории данных и субъектов, сроки хранения и порядок уничтожения.
- Шаг 3. Утвердите положение о КЭДО с перечнем документов, категориями работников и порядком идентификации работника при подписании.
- Шаг 4. Выберите систему: запросите у поставщика место хранения данных, полный перечень лиц с доступом, разграничение прав по ролям, журнал обращений и выгрузку комплекта документа.
- Шаг 5. Оформите с оператором системы поручение на обработку договором с условиями, которые требует 152-ФЗ, и проверьте, нужно ли согласие работников на передачу данных.
- Шаг 6. Проверьте уведомление в Роскомнадзор: подайте его до начала обработки или обновите сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений.
- Шаг 7. Соберите письменные согласия на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ и отдельные согласия на обработку персональных данных там, где они нужны; подпишите соглашения об использовании ПЭП и УНЭП.
- Шаг 8. Выдайте подписи, запустите пилотную группу и проверьте, что работники фактически способны пользоваться системой, и только затем переводите весь штат.
- Шаг 9. Настройте в системе сроки хранения по Перечню Росархива и порядок уничтожения данных после достижения цели или отзыва согласия.
Шаблоны согласий, ЛНА и соглашений для электронной обработки кадровых данных
Начните с согласия на обработку персональных данных и правил обработки: остальные документы комплекта опираются на цели и категории данных, зафиксированные в них.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных (образец, .docx) | Скачать |
| Правила обработки персональных данных (пример, .pdf) | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО (.docx) | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО (.docx) | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП (.docx) | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП (.xlsx) | Скачать |
Облачная система, подрядчик и локализация: кому уходят кадровые данные
Кадровые документы содержат чувствительные сведения: о семье, здоровье, доходах. При облачном сервисе документы получает провайдер, при выпуске подписей сторонним удостоверяющим центром — ещё и он, при аренде серверов — владелец инфраструктуры. Поручение обработки подрядчику оформляется договором с условиями, которые устанавливает 152-ФЗ, и перед работником за действия обработчика отвечает работодатель как оператор. Отдельное согласие требуется, если поручение не опирается на иное основание, предусмотренное законом. Статья 88 ТК РФ запрещает сообщать данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев, предусмотренных законом.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Выбор облачного решения — это не только технический выбор, это ещё и обязанность объяснить работникам, кому именно вы передаёте их данные, и оформить эту передачу. Обычно получателей не один, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Задайте поставщику прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Ответ «данные хранятся защищённо» списком лиц не является.»
С 1 июля 2025 года часть 5 статьи 18 152-ФЗ в редакции Федерального закона от 28.02.2025 № 23-ФЗ запрещает при сборе данных граждан РФ запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение с использованием баз за пределами России, кроме прямо перечисленных исключений. Для КЭДО это вопрос к поставщику о физическом месте хранения базы и резервных копий. Нарушение локализации квалифицируется по части 8 статьи 13.11 КоАП РФ.
Важный нюанс из практики: на отраслевом вебинаре о выборе системы КЭДО аудитория в опросе чаще всего выбирала критерием хранение персональных данных только на своих серверах, а интеграцию с сервисом государственных подписей — существенно реже, чем интерфейс. Распределение отражает пережитые проблемы: за хранение данных отвечает конкретный человек и по нему бывают проверки, а объём работы по выдаче ключей сотне сотрудников на этапе выбора ещё не виден.
Сервис государственных подписей снимает выдачу ключей для части документов. Неквалифицированную подпись получают при наличии учётной записи на портале госуслуг, квалифицированную — при наличии биометрического загранпаспорта. Работник получает документ в мобильном приложении, видит текст, подписывает или отказывается, подписанный файл возвращается в систему. С 21 сентября по 15 декабря 2026 года Минтруд проводит эксперимент по подписанию электронных кадровых документов УНЭП из инфраструктуры госуслуг через многофункциональный сервис обмена информацией; условия описаны в приказе Минтруда России № 423 об эксперименте.
Лайфхак: через сервис государственных подписей можно закрыть первый этап перехода — отпуска, командировки, ознакомление — без выдачи носителей, в том числе с соискателями, которые ещё не работники. Ограничения: нужен смартфон, а квалифицированная подпись требует биометрического загранпаспорта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда облачный вариант не подходит
Облако избыточно или преждевременно, если локальные акты компании запрещают передачу кадровых данных внешним лицам, а менять их вы не готовы; если поставщик не называет место хранения базы на территории России и полный перечень лиц с доступом; если система не выгружает комплект документа целиком при расторжении договора. В этих случаях рассматривают размещение на собственных серверах или откладывают переход до решения вопроса о договоре поручения.
Доступ, хранение и уничтожение кадровых персональных данных
Статья 88 ТК РФ требует допускать к данным работников только специально уполномоченных лиц и только к тем сведениям, которые нужны им для выполнения функций. В системе КЭДО это настраивается ролями: кадровик подразделения видит своих сотрудников, бухгалтер — сведения для расчёта, руководитель — документы на согласование. Техническая реализация может идти дальше: трудовой договор шифруется так, что открыть его могут только работник и сотрудник кадровой службы с ключом доступа, и на сервере документ хранится в зашифрованном виде.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Доступ всей кадровой службы целиком ко всему кадровому массиву — типовая ситуация и одновременно типовое нарушение. Требование разграничения доступа одинаково работает для бумажного архива и для системы. Откройте матрицу ролей и проверьте, у кого из сотрудников есть доступ к личным делам за пределами их участка работы.»
Электронные кадровые документы хранятся в сроки, установленные законодательством об архивном деле (часть 7 статьи 22.1 ТК РФ). По Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, личные дела и трудовые договоры хранятся 50 или 75 лет, согласие на обработку персональных данных — 3 года после истечения срока действия или отзыва, если законом или договором не установлено иное.
Уничтожение данных подчиняется 152-ФЗ. После достижения цели обработки оператор прекращает обработку и уничтожает данные в течение 30 дней. После отзыва согласия срок тот же, если нет другого законного основания хранить данные. Если уничтожить данные сразу невозможно, их блокируют и уничтожают не позднее шести месяцев, если законом не установлен иной срок. Архивный срок и есть такое основание: трудовой договор уволенного работника не уничтожают по его требованию, пока не истёк срок по Перечню № 236.
Формат хранения задаёт Минтруд. Единые требования приказа № 578н к кадровым документам без бумажного дублирования действуют с 1 марта 2023 года: комплект включает документ в PDF/A-1A, приложения при наличии, XML-описание, файл подписи и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по ней. Состав комплекта и форматы описаны на странице Минтруда «Электронные кадровые документы». Практический вопрос к системе: выгружает ли она этот комплект целиком, потому что при проверке, споре или смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране.
Факт: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение, её заверяют оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Персональные данные и коммерческая тайна: где проходит граница
Персональные данные работников охраняются законом независимо от того, введён ли в компании режим коммерческой тайны. Коммерческая тайна, напротив, существует только после того, как обладатель принял меры по части 1 статьи 10 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ: утвердил перечень сведений, ограничил к ним доступ, ведёт учёт допущенных лиц, урегулировал доступ работников и контрагентов, ставит на носители гриф с указанием обладателя.
Часть кадровых сведений коммерческой тайной быть не может. Пункт 5 статьи 5 98-ФЗ называет сведения о численности и составе работников, системе и условиях оплаты труда, условиях и охране труда, травматизме, профессиональных заболеваниях и вакансиях. Гриф «коммерческая тайна» на штатном расписании или положении об оплате труда не создаёт режима в отношении этих сведений. Зарплата конкретного работника при этом остаётся его персональными данными и защищается по 152-ФЗ и статье 88 ТК РФ.
Ответственность работников за разглашение у этих режимов общая в одной точке: подпункт «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ позволяет уволить за однократное грубое нарушение — разглашение охраняемой законом тайны, включая персональные данные другого работника. Основание применяется к сведениям, которые стали известны работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, поэтому круг допущенных лиц и перечень сведений должны быть зафиксированы до спора. Для персональных данных эту роль выполняют политика обработки и матрица доступа, для коммерческой тайны — перечень сведений и учёт допущенных лиц по статье 10 98-ФЗ.
Штрафы и типовые ошибки при электронной обработке кадровых данных
С 30 мая 2025 года действует редакция статьи 13.11 КоАП РФ, принятая Федеральным законом от 30.11.2024 № 420-ФЗ: составы расширены, штрафы повышены. Для юридических лиц размеры такие.
| Нарушение | Норма КоАП РФ | Штраф для юрлица |
|---|---|---|
| Обработка без законного основания или несовместимо с целями сбора | ч. 1 ст. 13.11 | 150 000-300 000 руб. |
| Обработка без письменного согласия, когда оно обязательно | ч. 2 ст. 13.11 | 300 000-700 000 руб. |
| Нарушение требования о локализации баз данных | ч. 8 ст. 13.11; повторно ч. 9 | 1-6 млн руб.; повторно 6-18 млн руб. |
| Неподача или просрочка уведомления о намерении обрабатывать данные | ч. 10 ст. 13.11 | 100 000-300 000 руб. |
| Неподача или просрочка уведомления об инциденте с утечкой | ч. 11 ст. 13.11 | 1-3 млн руб. |
| Первая утечка данных от 1 000 до 10 000 субъектов | ч. 12 ст. 13.11 | 3-5 млн руб. |
| Утечка данных от 10 000 до 100 000 субъектов | ч. 13 ст. 13.11 | 5-10 млн руб. |
| Утечка данных более 100 000 субъектов | ч. 14 ст. 13.11 | 10-15 млн руб. |
| Повторная утечка | ст. 13.11 | 1-3% годовой выручки, не менее 20 млн и не более 500 млн руб. |
Для типовой компании с кадровыми данными нескольких сотен работников оборотные штрафы за утечку маловероятны по порогу субъектов, а ежедневный риск лежит в первых двух строках и в уведомлении. Согласие, встроенное в трудовой договор после 1 сентября 2025 года, там, где оно обязательно, означает обработку без надлежащего согласия по части 2: 300 000-700 000 рублей при том, что данные компания собирала добросовестно. Кроме административного штрафа, статья 90 ТК РФ допускает дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую и уголовную ответственность виновных лиц.
Важный нюанс из практики: по документам, подписанным простой электронной подписью через код из SMS, накоплена практика по займам, лизингу и услугам, и суды такие документы признают на основании части 2 статьи 5 63-ФЗ. К кадровым документам эти дела не относятся: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи. Когда мы в Добыто встречаем у клиента довод «микрофинансовые организации подписывают кодом из SMS, значит и мы можем», это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.
Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, затем оспорил увольнение. Работодатель разработал Положение о КЭДО, утвердил перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания, и районный суд в 2022 году работнику отказал, апелляция решение оставила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система сама зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Оценивается фактическая способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления. Проверьте три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»
Внимание: совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.
Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что человек действительно способен работать в системе. Перед переводом всего штата мы закладываем пилотную группу: на ней видно, кто из работников не справляется с подписанием сам, до того как это станет обстоятельством спора.
Стоимость перевода кадровых документов и персональных данных в КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и требований к хранению: на собственном выделенном сервере или в стандартной инфраструктуре сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Интеграция с 1С:ЗУП (готовый модуль в тарифе «Бизнес») | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для компании, которой по требованиям к хранению персональных данных нужен выделенный сервер, подходит только тариф «Корпорация», и его цена считается индивидуально. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Кадровые данные в электронном виде обрабатываются на тех же основаниях, что и на бумаге: для трудового договора и обязанностей по закону согласие не нужно, для передачи третьим лицам, специальных категорий, кандидатов и публикации — нужно, причём с сентября 2025 года отдельным документом. Переход на систему добавляет вопросы, которых у бумажного архива не было: кто физически хранит базу и где, кто из подрядчиков видит данные, как система разграничивает роли и выгружает комплект документа. Споры по КЭДО проигрывают на процедуре идентификации и выдачи подписи, а не на электронной форме.
В Добыто мы переводим кадровые документы в электронный вид вместе с этой юридической конструкцией: положением о КЭДО, согласиями, соглашениями об электронной подписи и ролевым доступом, а выдачу подписей и пилотную группу планируем так, чтобы доказательная база работала на работодателя.
Частые вопросы об электронной обработке персональных данных работников
Что делать, если работник отозвал согласие на обработку персональных данных?
Отзыв прекращает только обработку, основанную на согласии: например, публикацию фото на сайте или передачу данных третьей стороне по статье 88 ТК РФ. Такие данные уничтожают в течение 30 дней, а если это невозможно сразу — блокируют и уничтожают не позднее шести месяцев. Расчёт зарплаты, налоговый учёт и хранение трудового договора опираются на пункты 2 и 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ и продолжаются, а само отозванное согласие хранится 3 года после отзыва по Перечню Росархива № 236.
За какое время нужно сообщить в Роскомнадзор об утечке кадровых данных?
По части 3.1 статьи 21 152-ФЗ после неправомерной или случайной передачи данных, повлёкшей нарушение прав субъектов, оператор уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов, а о результатах внутреннего расследования — в течение 72 часов. Просрочка или неподача уведомления — самостоятельное нарушение по части 11 статьи 13.11 КоАП РФ со штрафом для юрлица 1-3 млн рублей, независимо от штрафа за саму утечку.
Распространяются ли эти правила на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?
152-ФЗ действует для любого физического лица, поэтому данные исполнителя обрабатываются по основанию «исполнение договора» по пункту 5 части 1 статьи 6, а для иных целей нужно согласие. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ о КЭДО к исполнителям не применяются: документооборот с ними строится по гражданскому законодательству и 63-ФЗ. Признаки трудовых отношений при этом оцениваются по существу, и договор ГПХ с фактически трудовой функцией может быть переквалифицирован в трудовой.
Что меняется, если компания сменила поставщика системы КЭДО?
Меняется обработчик, поэтому с новым поставщиком заключают договор поручения обработки с условиями по 152-ФЗ, а сведения в уведомлении Роскомнадзора обновляют не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений. Если место хранения базы меняется, его проверяют на соответствие требованию о локализации с 1 июля 2025 года. Архив выгружают у прежнего поставщика комплектами по требованиям приказа Минтруда № 578н: документ, XML-описание, файл подписи и доверенность, если подписано по ней.
Может ли иностранный работник подписывать кадровые документы через госуслуги?
Иностранный гражданин, который работает в России по разрешению на работу или виду на жительство и имеет СНИЛС и ИНН, может зарегистрироваться на портале госуслуг и получить неквалифицированную подпись в сервисе государственных подписей. Квалифицированная подпись в этом сервисе требует биометрического загранпаспорта. Если иностранец работает удалённо из-за рубежа, отношения нередко оформляют договором ГПХ, но выбор конструкции определяется существом отношений, а не местом нахождения работника.
Может ли суд потребовать бумажный оригинал документа, подписанного в КЭДО?
Электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ, но суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу документа, реквизитов или подписи. Для документа, созданного электронно, подлинником является файл с подписью, поэтому архив хранят в виде, позволяющем выгрузить документ вместе с файлом подписи и протоколом проверки.
