Учёт обучения по охране труда в КЭДО: что можно вести в 2026

Учёт обучения по охране труда в КЭДО — это перевод документов о прохождении работниками обучения и проверки знаний требований ОТ в электронный вид с подписанием электронной подписью. Разберём, какие документы по обучению охране труда переводят в кадровый электронный документооборот, какие остаются на бумаге по закону, как подписывают протокол проверки знаний и где проходит граница между ЕИСОТ Минтруда и вашей системой КЭДО. Это часть большого материала про кадровый электронный документооборот, где описан весь процесс перехода от выбора системы до полного перевода штата.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что относится к учёту обучения по охране труда

Обучение по охране труда регулирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. По нему обучение проходит в пяти формах: инструктажи, стажировка на рабочем месте, обучение по оказанию первой помощи, обучение по применению СИЗ и обучение требованиям охраны труда. После каждого вида подготовки появляются документы — и вот тут начинается путаница. Часть из них прекрасно живёт в электронном виде. Часть закон держит на бумаге намертво.

Учёт обучения по ОТ — это не один журнальчик. Это целый массив: программы обучения и инструктажей, приказы о создании комиссии и о назначении ответственных, протоколы проверки знаний, листы ознакомления, удостоверения, карточки выдачи СИЗ, документы по стажировке. У каждого свой срок хранения и свой допустимый формат. Кадровик, который ведёт это всё руками, к концу года тонет в папках.

Срок действия Порядка обучения изначально заканчивался 1 сентября 2026 года, но Минтруд подготовил проект изменений и продлил его до 1 сентября 2032 года. Правила, по которым вы сейчас выстраиваете учёт, проработают ещё несколько лет без кардинальных перемен — и этой стабильностью стоит пользоваться.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и охране труда:
«Главная ошибка, с которой к нам приходят — кадровик думает, что раз есть КЭДО, то теперь вообще вся охрана труда уезжает в цифру. Нет. Закон режет этот массив пополам: одно подписываете электронкой, другое — только мокрой подписью на бумаге. Не разберётесь заранее — получите затык на первой же проверке ГИТ.»

Какие документы по обучению ОТ можно вести в КЭДО

Большинство документов учёта обучения переводятся в электронный вид. Правовая основа — статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса плюс 63-ФЗ об электронной подписи. Если в компании введён КЭДО и в положении прописан перечень документов по охране труда, эти бумаги вы подписываете электронкой без дублирования на бумаге.

В электронный вид уходят: программы обучения по охране труда, программы инструктажей и стажировок, приказы о назначении ответственных за обучение и выдачу СИЗ, приказы о создании службы и комиссии по ОТ, приказы о проведении обучения, протоколы проверки знаний требований охраны труда, листы ознакомления с результатами обучения, удостоверения о проверке знаний, документация по СОУТ и оценке профрисков, личные карточки учёта выдачи СИЗ, направления на медосмотры. Отдельно стоят документы по стажировке на рабочем месте — их тоже можно фиксировать электронно.

Протокол проверки знаний — центральный документ всего учёта. С 1 сентября 2022 года именно он заменил бумажные удостоверения для большинства видов работ. Пункт 91 Правил прямо разрешает оформлять протокол в электронном виде с использованием электронной подписи или иного способа идентификации личности работника. То есть протокол вы спокойно подписываете в системе КЭДО — НЭП или КЭП, в зависимости от того, как настроены маршруты.

В реестре обученных лиц Минтруда (ЕИСОТ) есть важный нюанс. Регистрационный номер записи о проверке знаний — неотъемлемая часть протокола. Сведения о результатах проверки передаются в реестр, и только после загрузки данных вы получаете тот самый регистрационный номер, который вписываете в протокол. Конкретный срок передачи для работодателя, обучающего своих работников, Правилами не установлен — Минтруд это подтвердил в письме № 15-2/ООГ-179 от 17.01.2024. Если ЕИСОТ сбоит, данные вносят после устранения неполадок.

В практике Добыто мы настраиваем учёт так, чтобы протокол проверки знаний жил в системе, а место под регистрационный номер из ЕИСОТ заполнялось уже после внесения сведений в реестр. Это убирает классический затык, когда протокол подписан, а номера ещё нет — и кадровик не знает, что с этим делать.

Документы по охране труда, которые нельзя переводить в электронный вид

Здесь без вариантов. Часть 3 статьи 22.3 ТК РФ выводит из-под правил электронного документооборота документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. Проще говоря — журналы регистрации инструктажей остаются на бумаге.

Журналов по Правилам обучения № 2464 пять видов: регистрации вводного инструктажа, первичного на рабочем месте, повторного, внепланового и целевого. С 1 сентября 2022 года работодатель сам определяет форму документа для регистрации инструктажа (пункт 88 Правил) — это может быть журнал, личная книжка работника, личная карточка. Но в любом случае документ должен содержать место для даты, подписи инструктируемого и инструктирующего и подписываться на бумаге. Логику в этом требовании искать бессмысленно, его нужно просто выполнять.

Причина, по которой инструктаж держат на бумаге, на самом деле понятна. Инструктаж проводится очно, и человек должен очно расписаться, что прошёл его. Если разрешить подписывать удалённо, появится соблазн: сотрудник просто подмахнёт документ, а сам инструктаж проходить не будет. На производстве, где синие воротнички работают с реальным риском для жизни, это не та область, где стоит экономить на формальностях.

Кроме инструктажей, есть ещё три документа из общего стоп-листа КЭДО: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и трудовая книжка, если она не в электронном виде. Эти четыре исключения одинаковы для всех систем КЭДО, какой бы сервис вы ни выбрали. Акт о несчастном случае нельзя подписывать электронкой ни при каких обстоятельствах — только мокрая подпись, только бумага.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самое частое заблуждение — что инструктаж можно подписать в Госключе и забыть про бумагу. На текущий момент журнал инструктажей по ОТ — бумажный, и точка. А вот протокол проверки знаний по итогам обучения — электронный, его спокойно гоните через КЭДО. Это две разные истории, и путать их — прямой путь к замечанию инспектора.»

Будет ли журнал инструктажей электронным в будущем? Запрос на это огромный, я с ним сталкивалась постоянно. На уровне законопроекта рассматривается возможность подписывать документы об инструктажах дистанционных работников электронно — через Госключ. Но пока это проект, а не норма. Сегодня — бумага.

Как организовать учёт обучения по ОТ в КЭДО: пошаговая инструкция

Подписи для документов учёта обучения по охране труда

Для подписания документов по обучению ОТ работник и работодатель используют разные виды подписей. Для большинства документов по охране труда подходят простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП). Выбор зависит от типа документа и роли подписанта.

Протокол проверки знаний и приказы по ОТ члены комиссии подписывают НЭП или КЭП. Листы ознакомления с программами и результатами обучения работник подписывает в системе — тут часто хватает ПЭП. По 63-ФЗ простую электронную подпись можно использовать там, где не требуется усиленная. Нюанс при выборе вида ЭП — не всегда нужна квалифицированная подпись, и это совсем другие денюжки для работодателя.

Расходы на подпись закон возлагать на работника запрещает. Выпуск подписи для сотрудника в большинстве сервисов входит в стоимость. В сервисе Добыто выпуск подписи для сотрудников бесплатный — он включён в обслуживание. Для сравнения: квалифицированная подпись, которую тоже используют в документообороте, по рынку стоит порядка 1000-2000 рублей за человека, и если в компании 500 работников, сумма набегает заметная.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Когда выбираете подпись под охрану труда, не гонитесь сразу за УКЭП на всех. Для протоколов и листов ознакомления чаще хватает НЭП и ПЭП. УКЭП обязательна там, где это прямо требует закон — и платить за неё на весь штат смысла нет. Прикиньте, какие документы под какую подпись попадают, и не переплачивайте.»

Идентификация работника при выпуске подписи — отдельная тема, которую безопасники любят. В нормальном сервисе личность устанавливают в три шага: лайвнес-тест на камеру, сверка лица с фотографией паспорта, проверка документа по базе на действительность. Только после этого выпускается подпись, и хранится она в мобильном телефоне работника — никто за него подписать не сможет.

Образцы документов для учёта обучения по охране труда

Сроки хранения документов по обучению охране труда

Передача данных в ЕИСОТ не отменяет обязанность хранить оригиналы. Сроки определяет приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Протоколы проверки знаний по охране труда хранятся 5 лет. Если обучение проводил сторонний учебный центр, протоколы хранят не менее 10 лет. Журналы регистрации инструктажей в обычных условиях труда — 3 года, а во вредных и опасных условиях — 45 лет. Программы обучения по ОТ как локальные нормативные акты хранятся постоянно. Удостоверения о проверке знаний — 5 лет. Приказы об организации проверки знаний — постоянно, до ликвидации организации.

Хранение электронных документов наследует требования к бумажным. Это саморегулируемая сфера, и она неразрывно связана с архивными правилами. По 125-ФЗ об архивном деле организация вправе сама создавать архив. Понятия электронный документ в этом законе нет, поэтому при создании электронного архива руководствуются правилами организации хранения и приказом Росархива от 15.06.2020 о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и хранения.

Учёт обучения по ОТ и государственные системы: где проходит граница

Тут возникает вопрос, который ставит в тупик многих специалистов по охране труда. Если компания ведёт корпоративный КЭДО, а перечень и статусы локальных актов по ОТ нужно вести в государственной системе Работа в России (РвР), не придётся ли работать сразу в двух системах? Минтруд относит этот вопрос к своей компетенции, и однозначного ответа на уровне регламента пока нет.

На практике граница такая. Сведения о результатах проверки знаний идут в ЕИСОТ Минтруда — это федеральный реестр обученных лиц, к которому у инспекторов ГИТ прямой доступ. Они могут проверить вашу организацию дистанционно, не выезжая на предприятие, а уточнить требования к оформлению можно через сервис Онлайнинспекция.рф Роструда. Сами документы — протоколы, программы, приказы — живут в вашей системе КЭДО или хранятся в архиве. Реестр — это про сведения, КЭДО — про документы. Это разные контуры, и смешивать их не нужно.

Члены комиссии по проверке знаний сами должны пройти тестирование в ЕИСОТ Минтруда. Количество сотрудников, которых направляют именно во внешние учебные центры, регламентировано Приложением № 4 к Постановлению № 2464 и зависит от численности и категории риска предприятия. Аккредитованный учебный центр сам вносит данные обученных в реестр. Если вы создали внутреннюю комиссию — обязанность передать сведения лежит на вас.

За время работы сервиса Добыто мы подключили более 500 компаний к КЭДО, и почти в каждом проекте с производством охрана труда оказывалась самым спорным блоком. Кадровики путали, что уходит в реестр, а что остаётся документом. Мы выработали алгоритм, который разводит эти потоки на этапе настройки — документы в КЭДО, сведения в ЕИСОТ, журналы инструктажей на бумаге.

Типичные ошибки при переводе учёта обучения по ОТ в КЭДО

Первая ошибка — попытка загнать журнал инструктажей в электронный вид ради красивой полной автоматизации. Делают это потому, что хочется убрать последнюю бумагу из процесса. Цена ошибки прямая: на проверке ГИТ инспектор фиксирует нарушение порядка оформления инструктажей, а это административная ответственность по статье 5.27.1 КоАП. Журнал инструктажей подписывается на бумаге — на сегодняшний день обойти это нельзя.

Вторая ошибка — подписать протокол проверки знаний и не внести регистрационный номер из реестра обученных лиц. Кадровик думает, что протокол готов, раз все подписи стоят. А регистрационный номер — неотъемлемая часть протокола по пункту 92 Правил. Без него документ неполный, и при проверке это всплывает.

Третья ошибка — возложить расходы на электронную подпись на работника или выбрать УКЭП там, где хватило бы НЭП. Делают это, когда не разбираются в видах подписи и берут самую усиленную на всякий случай. Результат — переплата по всему штату плюс риск, что инспектор расценит перекладывание расходов на работника как нарушение. ТК прямо запрещает возлагать на работника расходы на ЭП для кадровых процессов.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Мы закладываем 2-3 недели на пилотную группу перед раскатыванием на всю компанию. С охраной труда это особенно важно — на пилоте сразу видно, где кадровик путает реестр и КЭДО, где маршрут подписания протокола настроен криво. Это экономит клиенту месяц на устранении грабель при массовом запуске.»

Стоимость учёта обучения по охране труда в КЭДО

Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Учёт обучения по ОТ — это часть общего функционала КЭДО, отдельной платы за него нет: вы платите за рабочие места или за тариф, а документы по охране труда подписываются в той же системе, что и весь кадровый документооборот.

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Выпуск электронной подписи для сотрудников входит в обслуживание. Итоговая сумма зависит от того, сколько работников переводите, какие документы по ОТ подключаете и нужна ли интеграция с учётной системой — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать точнее под вашу численность.

Выводы: учёт обучения по охране труда в КЭДО

Учёт обучения по охране труда делится на две части. Программы обучения, приказы по ОТ, протоколы проверки знаний, листы ознакомления, удостоверения, документы по СОУТ и карточки СИЗ переводятся в КЭДО и подписываются электронной подписью на основании статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Журналы регистрации инструктажей, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге — это требование части 3 статьи 22.3 ТК и Правил обучения № 2464, которое действует до 1 сентября 2032 года.

Протокол проверки знаний — ключевой документ, его оформляют в электронном виде по пункту 91 Правил, но регистрационный номер из реестра обученных лиц ЕИСОТ остаётся неотъемлемой частью протокола. Сведения о проверке знаний передаются в ЕИСОТ Минтруда, документы хранятся в системе КЭДО или в электронном архиве. Сроки хранения по приказу Росархива № 236 разные: протоколы — 5 лет, журналы во вредных условиях — 45 лет, программы и приказы об организации проверки — постоянно. Эти сроки стоит заложить в систему заранее, чтобы архив не разъехался.

При построении учёта важно не путать два контура — реестр для сведений и КЭДО для документов, не пытаться перевести инструктажи в электронный вид и не переплачивать за УКЭП там, где хватает НЭП или ПЭП. Запускать процесс лучше через пилотную группу: на ней видны все нестыковки до того, как они станут массовыми.

Часто задаваемые вопросы