Переход на КЭДО для действующих сотрудников и новых работников — тема, которая регулярно вызывает путаницу у кадровиков. Закон устанавливает разные правила для этих двух категорий, и незнание нюансов приводит к рискам при проверке ГИТ. Одни работники должны дать письменное согласие на бумаге, другие подключаются к системе автоматически. Подробнее о кадровом электронном документообороте мы рассказывали в отдельном материале. В этой статье разберем конкретные отличия в процедуре для каждой группы, сроки, виды подписей и типичные ошибки.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Что говорит закон: ст. 22.1-22.3 ТК РФ о переходе на КЭДО
Федеральный закон 377-ФЗ от 22.11.2021 внес в Трудовой кодекс три новые статьи — 22.1, 22.2 и 22.3. Именно они регулируют электронный кадровый документооборот.
Статья 22.1 ТК РФ закрепляет право работодателя внедрить КЭДО. Не обязанность, а право. Это принципиальный момент: компания сама решает, переходить ей на электронный формат или нет. Решение оформляют локальным нормативным актом с указанием информационной системы, порядка доступа к ней и перечня документов.
Статья 22.2 ТК РФ — самая объемная и практически значимая. Она устанавливает порядок уведомления работников и получения согласий. Тут и кроется ключевое различие между действующими и новыми сотрудниками. Действующих работников нужно уведомить в письменной форме и получить от них письменное согласие на бумажном носителе. Но для лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату, согласие не требуется вовсе.
И ещё одна норма, о которой часто забывают: ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ прямо запрещает увольнение работника или отказ в приеме на работу за то, что человек не согласился перейти на КЭДО. Отказ сотрудника — его законное право, и никаких негативных последствий за это быть не может.
Статья 22.3 ТК РФ определяет виды электронных подписей для разных категорий документов. Для трудового договора, договора о матответственности и ученического договора установлены повышенные требования к подписи. Для остальных кадровых документов допускаются простая электронная подпись (ПЭП) или неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).
В практике Добыто мы сталкиваемся с тем, что HR-специалисты путают требования к согласию с требованиями к подписи. Это разные вещи. Согласие — про сам факт перехода на электронный формат. Подпись — про инструмент, которым работник заверяет конкретный документ.
Мария Ж, юрист, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Главные грабли при переходе на КЭДО — кадровики пытаются раскатать систему на всю компанию за неделю, не разобравшись в процедуре согласования. Начинайте с пилота на 10-15 человек, отработайте все маршруты, и только потом масштабируйте.»
Действующие сотрудники: порядок перевода на КЭДО
Для работников, которые уже состоят в трудовых отношениях с компанией на момент внедрения КЭДО, закон устанавливает строгую процедуру. Пропустить хотя бы один этап — получить претензию при проверке.
Первый шаг — письменное уведомление. Работодатель обязан в письменной форме сообщить каждому сотруднику о переходе на электронный кадровый документооборот. В уведомлении указывают систему КЭДО, перечень документов, порядок взаимодействия и право работника отказаться. Уведомление вручают под подпись.
Второй шаг — получение письменного согласия на бумажном носителе. Минтруд в письме от 12.02.2025 N 14-6/ООГ-653 подтвердил, что согласие работника на переход к КЭДО оформляют именно на бумаге. Электронное согласие не подойдет. Логику в этом требовании искать бессмысленно, его нужно просто выполнить.
Сотрудник вправе отказаться без каких-либо последствий. Работодатель не может применять дисциплинарные взыскания, снижать премию или иным образом давить на работника. Для тех, кто отказался, кадровые документы продолжают вести в бумажном формате.
Мы рекомендуем поэтапный подход к внедрению. Сначала — пилотная группа из одного отдела (обычно HR или IT), где отрабатывают маршруты подписания и проверяют интеграцию с учетной системой. Потом — расширение на 2-3 подразделения. И только после этого — полный раскат на всю компанию.
Обучение сотрудников — этап, который часто недооценивают. Проведите инструктаж, подготовьте короткую памятку, назначьте ответственного за поддержку в каждом отделе.
По нашему опыту, полный переход действующих сотрудников занимает от 2 до 6 месяцев. Компании с 50-100 сотрудниками укладываются за 2-3 месяца. Крупные организации с филиальной сетью — за 4-6 месяцев.
Новые работники: подключение к КЭДО с первого дня
С новыми сотрудниками ситуация проще, но есть нюанс, который многие упускают. Закон выделяет две категории новых работников, и правила для них отличаются.
Первая категория — лица, принятые после 31.12.2021, у которых есть предыдущий трудовой стаж. Таким работникам согласие на КЭДО нужно. Их уведомляют и получают согласие в том же порядке, что и для действующих сотрудников. Разница лишь в том, что это можно сделать на этапе оформления трудовых отношений.
Вторая категория — лица, принятые после 31.12.2021, у которых нет трудового стажа по состоянию на указанную дату. Для них согласие не требуется. КЭДО просто прописывают в трудовом договоре и ЛНА как стандартный порядок ведения кадрового документооборота.
Пребординг через КЭДО экономит время и работнику, и кадровику. Документы собирают до первого рабочего дня через мобильное приложение. Электронную подпись выпускают за 10 минут — через Госключ или систему работодателя. Все документы при приеме подписывают со смартфона за 30 минут.
Реальный кейс из нашей практики: IT-компания в Екатеринбурге оформила разработчика за один рабочий день. Кандидат получил оффер от конкурента, и счёт шёл на часы. Трудовой договор, приказ о приеме, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с ЛНА — все подписали через КЭДО до обеда. Разработчик вышел на работу на следующий день. В бумажном формате это заняло бы минимум три дня.
Мария Ж, эксперт по КЭДО, соучредитель Добыто: «При бординге новых сотрудников мы рекомендуем сразу выпускать Госключ — это бесплатная УНЭП, которая покрывает 90% кадровых документов. Одноразка через SMS тоже работает как ПЭП, но для трудового договора её недостаточно.»
Виды электронной подписи для разных категорий работников
Электронные подписи в КЭДО делятся на три типа, и каждый из них применим к определенным документам. Путаница в этом вопросе — одна из частых причин нарушений.
Работодатель при подписании кадровых документов всегда использует УКЭП — усиленную квалифицированную электронную подпись. Без вариантов. УКЭП выдают аккредитованные удостоверяющие центры, она имеет юридическую силу, равную собственноручной подписи.
Для работников правила зависят от типа документа. Статья 22.3 ТК РФ выделяет три документа с повышенными требованиями к подписи: трудовой договор и изменения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор. Для них работник может использовать УКЭП, УНЭП через Госключ или УНЭП, выданную информационной системой работодателя.
Для всех остальных кадровых документов — приказов, заявлений, ознакомлений с ЛНА, графиков отпусков — достаточно ПЭП или УНЭП. ПЭП формируют через пару логин-пароль или SMS-код. УНЭП — через криптографический ключ без обращения в удостоверяющий центр.
Дистанционные работники имеют расширенные возможности в рамках главы 49.1 ТК РФ. Для них допускается обмен документами через электронные средства связи, а перечень документов, подписываемых УКЭП, шире. Трудовая инспекция при проверках обращает на это внимание — актуальную информацию о порядке проверок можно найти на сайте онлайнинспекция.рф.
Практическая рекомендация: назначайте каждому сотруднику один тип подписи и используйте его для всех допустимых документов. Когда у человека три разных подписи для разных случаев, он путается, кадровик путается, и в итоге документ подписывают не тем инструментом.
Госключ — удобный вариант для большинства работников. Это бесплатная УНЭП для граждан РФ, интегрированная в приложение Госуслуги. Сотрудник устанавливает приложение, подтверждает личность через учетную запись на Госуслугах и получает подпись за несколько минут. Госключ покрывает требования к подписи для трудового договора и других документов с повышенными требованиями.
Документы, которые нельзя перевести в КЭДО
Не все кадровые документы можно оцифровать. Трудовой кодекс прямо перечисляет исключения, и эти правила одинаковы для действующих и новых работников.
Пять категорий документов остаются бумажными:
- Акт о несчастном случае на производстве
- Журнал инструктажей по охране труда
- Приказ (распоряжение) об увольнении работника
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда
- Документы, подтверждающие прохождение обучения по охране труда
Для этих документов бумажный формат обязателен. Даже если компания полностью перешла на КЭДО и все сотрудники дали согласие, указанные документы продолжают оформлять на бумаге. Электронные копии можно хранить параллельно для удобства, но юридическую силу имеет только бумажный оригинал.
А вот приказ о приеме на работу, трудовой договор, дополнительные соглашения, заявления на отпуск, табели учета рабочего времени, расчетные листки и десятки других документов спокойно переводят в электронный формат.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Поэтапный раскат КЭДО — не прихоть консультантов, а способ выявить проблемы на малой группе. Мы откатываем пилотную группу за 3-5 дней, смотрим, как идут маршруты в промке, и только потом расширяемся. Иначе рискуете получить хаос на 500 человек.»
Образцы документов для перехода на КЭДО
Скачать образцы документов для оформления КЭДО (10 файлов)
| N | Название документа | Ссылка |
|---|---|---|
| 1 | Приказ о введении КЭДО | Скачать .doc |
| 2 | Приказ о КЭДО | Скачать .docx |
| 3 | Шаблон соглашения по ЭДО | Скачать .doc |
| 4 | Примерная форма трудового договора | Скачать .rtf |
| 5 | Образец приказа о приеме на работу | Скачать .rtf |
| 6 | Руководство пользователя Добыто КЭДО | Скачать .pdf |
| 7 | Письмо Минтруда о КЭДО | Скачать .rtf |
| 8 | Методические рекомендации по внедрению ЭДО | Скачать .rtf |
| 9 | Правила обработки персональных данных | Скачать .pdf |
| 10 | Образец личной карточки работника | Скачать .rtf |
Типичные ошибки при переходе на КЭДО
За три года работы с клиентами мы собрали подборку ошибок, которые повторяются с завидной регулярностью. Вот топ-8.
1. Не собирают бумажное согласие от действующих сотрудников до запуска. Кадровик настраивает систему, загружает документы, рассылает приглашения — а согласия на бумаге нет. При проверке ГИТ это квалифицируют как нарушение порядка ведения КЭДО. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 руб. на юрлицо.
2. Используют ПЭП для документов, которые требуют УНЭП или УКЭП. Трудовой договор, подписанный простой электронной подписью через SMS-код, не имеет юридической силы. Если сотрудник оспорит его в суде, работодатель проиграет.
3. Выпускают сотруднику несколько видов подписей. ПЭП для заявлений, УНЭП для договоров, УКЭП для чего-то ещё. Человек не понимает, какую подпись применять к какому документу. Результат — неправильно подписанные документы и потраченное время кадровика на переподписание.
4. Запускают КЭДО сразу на всю компанию. Без пилотной группы, без тестирования маршрутов, без проверки интеграции с 1С. В первую неделю выясняется, что половина уведомлений не доходит, шаблоны документов содержат ошибки, а бухгалтерия не видит подписанные приказы.
5. Не обновляют ЛНА перед внедрением. Положение о КЭДО, порядок взаимодействия, перечень документов — все это должно быть утверждено до начала перехода. Без актуального ЛНА переход на КЭДО юридически ничтожен.
6. Сотрудники печатают электронные документы. Привычка. Формально нарушения нет, но смысл КЭДО теряется. Помогает обучение и объяснение, что электронный документ с подписью имеет полную юридическую силу.
7. Не проводят обучение. Без инструктажа сотрудники саботируют систему не из вредности, а потому что не могут разобраться. Один час обучения экономит недели переписки с техподдержкой.
8. Игнорируют документы-исключения. Акт о несчастном случае или журнал инструктажей по ОТ переводят в электронный формат, потому что «ну мы же на КЭДО». Это прямое нарушение ст. 22.1 ТК РФ.
Мария Ж, юрист, эксперт по трудовому праву: «Когда кадровик запускает КЭДО без обновленного ЛНА — это бумажная волокита наоборот. Вроде от бумаги ушли, а юридической основы под электронным форматом нет. При первой же проверке инспектор попросит Положение о КЭДО, и если его нет или оно устаревшее — все подписанные документы под вопросом.»
Переход на КЭДО для действующих и новых сотрудников требует точного соблюдения процедуры согласования, правильного выбора электронной подписи и грамотной настройки маршрутов. Сервис Добыто закрывает юридическую обвязку и техническую часть — от ЛНА до первого подписания.
Стоимость перехода на КЭДО в 2026 году
Вопрос цены — первое, что спрашивают руководители. Разброс на рынке большой: от бесплатных решений с ограниченным функционалом до корпоративных платформ за миллионы рублей в год.
Тарифы сервиса Добыто КЭДО на 2026 год:
| Тариф | Стоимость | Численность | Возможности |
|---|---|---|---|
| Старт | от 30 руб. за сотрудника/мес | До 25 сотрудников | ПЭП, УНЭП. Подходит для малого бизнеса и ИП |
| Бизнес | от 50 руб. за сотрудника/мес (мин. 30 000 руб./год) | От 50 сотрудников | ПЭП, УНЭП, УКЭП, интеграция с 1С. Для компаний от 50 до 500 человек |
| Корпорация | По запросу | Без ограничений | Выделенный сервер, SLA 99.9%, кастомная доработка |
Подробнее о тарифах и калькулятор стоимости — на странице тарифов Добыто КЭДО.
Экономия складывается из нескольких статей: бумага и печать (от 3 до 8 руб. за лист), хранение (папки, полки, архивные помещения), время кадровика (распечатать, отнести на подпись, забрать, подшить). В компании на 100 человек переход на КЭДО экономит от 150 000 до 300 000 руб. в год только на прямых расходах.
Мария Ж, соучредитель Добыто: «Клиенты часто удивляются, когда считают реальную экономию. Сервис из коробки стоит 30-50 руб. за сотрудника, а один кадровый документ в бумажном формате обходится в 15-25 руб. с учетом времени кадровика. Денежки считаются просто: умножьте количество документов на стоимость каждого.»
Пошаговая инструкция перехода на КЭДО
Ниже — алгоритм из восьми шагов, который мы отработали на более чем 500 проектах внедрения. Последовательность проверена практикой и соответствует требованиям ст. 22.1-22.3 ТК РФ.
Развернуть пошаговую инструкцию (8 шагов)
Шаг 1. Издать приказ о введении КЭДО. Руководитель подписывает приказ, в котором указаны: дата перехода, информационная система, ответственное лицо, перечень подразделений (если внедрение поэтапное). Приказ — отправная точка всей процедуры.
Шаг 2. Разработать Положение о КЭДО. Локальный нормативный акт, который регулирует порядок ведения электронного кадрового документооборота. В нем прописывают: перечень документов в КЭДО, виды электронных подписей, порядок доступа к системе, сроки подписания, действия при технических сбоях, права и обязанности сторон.
Шаг 3. Уведомить действующих сотрудников в письменной форме. Каждому работнику вручают уведомление под подпись. В тексте — информация о переходе на КЭДО, описание системы и право отказаться. Срок на принятие решения — не менее 30 дней (рекомендация Минтруда, хотя закон конкретный срок не устанавливает).
Шаг 4. Собрать письменные согласия. От каждого действующего сотрудника, который согласен на переход, получают письменное согласие на бумажном носителе. Согласие хранят в личном деле. Тех, кто отказался, фиксируют отдельным списком — для них кадровый документооборот остается бумажным.
Шаг 5. Выбрать и настроить систему КЭДО. Определить платформу, заключить договор с провайдером, настроить маршруты подписания, загрузить шаблоны документов, интегрировать с 1С или другой учетной системой. На этом этапе также настраивают роли и права доступа.
Шаг 6. Провести пилот на одном подразделении. Выберите отдел из 10-20 человек. Проведите полный цикл: прием документа, подписание, хранение, отправка в 1С. Зафиксируйте проблемы, скорректируйте настройки. Пилот занимает 3-7 рабочих дней.
Шаг 7. Выпустить электронные подписи сотрудникам. Через Госключ, систему работодателя или аккредитованный удостоверяющий центр. Провести краткий инструктаж по использованию подписи: как установить приложение, как подписать документ, куда обращаться при проблемах.
Шаг 8. Полный раскат и подключение новых сотрудников. Распространить КЭДО на все подразделения. Новых работников подключать к системе автоматически при оформлении трудовых отношений. Для тех, у кого нет трудового стажа на 31.12.2021 — без согласия. Для остальных — с получением согласия при приеме.
Выводы: переход на КЭДО для действующих и новых работников
Ключевое отличие между действующими и новыми сотрудниками при переходе на КЭДО — в процедуре согласования. Действующие работники должны быть уведомлены в письменной форме и дать бумажное согласие. Новые работники без трудового стажа на 31.12.2021 подключаются к КЭДО без согласия. Новые работники с предыдущим стажем — дают согласие при оформлении.
Виды электронной подписи зависят не от категории работника, а от типа документа. Для трудового договора, договора о матответственности и ученического договора нужна УКЭП, УНЭП Госключ или УНЭП работодателя. Для остальных документов — ПЭП или УНЭП. Работодатель всегда подписывает УКЭП. Пять категорий документов по охране труда и приказ об увольнении остаются бумажными.
Поэтапное внедрение с пилотной группой, обновленными ЛНА и обучением сотрудников — проверенный подход, который снижает риски при проверках и ускоряет адаптацию персонала. Полный переход занимает от 2 до 6 месяцев в зависимости от масштаба компании.