Какие кадровые документы нельзя подписать электронной подписью 2026

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью — перечень из четырёх позиций закреплён в ч. 3 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ и не меняется уже четвёртый год. Сюда попадают трудовые книжки на бумаге, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Разберём по каждой позиции: почему её вывели за рамки КЭДО, какой бумажный оригинал нужен, что грозит работодателю за нарушение и как организовать смешанный учёт без двойной работы. Тема входит в большой блок про кадровый электронный документооборот, где разобраны общие правила перехода, виды подписей и архивирование.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что говорит закон: статья 22.1 ТК РФ и закрытый список исключений

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ задаёт исчерпывающий перечень кадровых документов, на которые КЭДО не распространяется. Не «рекомендуется не подписывать», не «лучше дублировать на бумаге». Прямо нельзя. Четыре позиции: трудовая книжка на бумаге и бумажные сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении работника, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Список закрытый. Работодатель не вправе ни сократить его, ни расширить решением своего ЛНА. Договор о материальной ответственности в КЭДО включён — его подписывают УКЭП или УНЭП. А приказ об увольнении нельзя, даже если документооборот в компании на 100% электронный.

377-ФЗ от 22.11.2021 ввёл КЭДО в Трудовой кодекс и сразу определил исключения. Почему именно эти документы? Все они часто фигурируют в трудовых спорах. Бумажный оригинал с собственноручной подписью ускоряет рассмотрение дела в ГИТ или суде. По актам о несчастных случаях есть отдельная процедура расследования по ст. 230 ТК РФ — там работают с подлинниками.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Перечень исключений в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ — это не рекомендация, а императив. На практике мы видим, как кадровики пытаются провести приказ об увольнении через КЭДО задним числом — якобы «если уж всё в электронке, давайте и это». Так нельзя. ГИТ при проверке такой приказ не признает, и работник через суд легко добьётся восстановления.»

Акт о несчастном случае на производстве: только бумага и собственноручная подпись

Акт о несчастном случае оформляется по форме Н-1, Н-1ПС или Н-1ЧС в зависимости от характера происшествия. Регулируется ст. 230 ТК РФ и приказом Минтруда от 20.04.2022 № 223н. На каждого пострадавшего составляется отдельный акт в трёх экземплярах: работнику, в дело о расследовании, в фонд социального страхования.

Подписывают все члены комиссии: председатель, представитель работодателя, представитель профсоюза, специалист по охране труда, при тяжёлом или групповом случае — государственный инспектор труда. Никакая ЭЦП тут не работает. Только синяя ручка, реальные подписи, печать организации.

Почему так строго? Акт — юридический документ-доказательство. Используется при назначении страховых выплат, в судебных спорах о возмещении вреда здоровью, при проверках Роструда. Хранение акта Н-1 — 45 лет на бумаге. Сканировать копию в систему документооборота можно для оперативного поиска, но оригинал лежит в кадровой папке «несчастные случаи». В сервисе Добыто мы для таких документов завели отдельный реестр учёта — кадровик отмечает факт оформления и хранит скан, но подписание идёт в обход системы.

Приказ об увольнении: документ, который остался на бумаге целиком

Приказ об увольнении оформляется по унифицированной форме Т-8 или Т-8а либо по форме, утверждённой работодателем. Регулируется ст. 84.1 ТК РФ. Работодатель обязан ознакомить работника с приказом под роспись. Если работник отказывается расписаться — составляется акт об отказе.

В чём логика? Расторжение трудовых отношений — один из самых конфликтных моментов. Бывший работник может в течение месяца оспорить увольнение в суде по ст. 392 ТК РФ. Подлинный бумажный приказ с подписью кадровика, печатью и собственноручной подписью работника — железное доказательство для работодателя. Электронная подпись здесь не применяется ни в каком виде: ни УКЭП работодателя, ни УНЭП Госключа сотрудника, ни ПЭП внутри корпоративной системы.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«В моей практике был кейс: компания провела увольнение через КЭДО, потому что у них вся кадровая документация работала в электронке. Сотрудник через два месяца подал иск о восстановлении — и выиграл. Приказ через ЭЦП юридически не существует. Восстановление, оплата вынужденного прогула за 2 месяца, моральный вред. Денюжки немалые. Урок простой: на приказе об увольнении ставится живая подпись, точка.»

Что делать с дистанционным работником? По ст. 312.1 ТК РФ с дистанционщиком можно полностью работать в электронной форме — но не с приказом об увольнении. Варианты: направить приказ заказным письмом с уведомлением о вручении, пригласить в ближайший филиал для подписания, использовать курьерскую службу с распиской получателя. Срок ознакомления — не позднее последнего рабочего дня.

Инструктажи по охране труда: журналы и подписи остаются бумажными

Документы по охране труда — четвёртый блок исключений. Сюда входят: журнал регистрации вводного инструктажа, журнал инструктажа на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый, целевой), карточки прохождения обучения, личные подписи работника о прохождении инструктажа. Регулируется приказом Минтруда от 29.10.2021 № 772н и постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464.

Особенно жёстко — с собственноручной подписью работника в журнале инструктажа. Это норма безопасности. При несчастном случае проверяющие первым делом смотрят журнал: проводился ли инструктаж, расписался ли работник, какая дата. Электронная подпись здесь приравнена к её отсутствию. В проектируемых нормах (законопроект № 1103297-8) обсуждается перевод журналов охраны труда в электронный формат через Госключ — но на дату написания статьи правила прежние.

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: гибридный режим

С 2020 года в России параллельно работают два режима: бумажная трудовая книжка и электронные сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р / СТД-СФР). Работник до 31.12.2020 определялся: либо остаётся на бумаге, либо переходит на электронку. Те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года, идут только в электронном формате.

Если у работника бумажная трудовая — её ведёт кадровик от руки. Все записи, печать, прошивка. Никакого КЭДО. Изменения вносятся чернилами, в сроки по постановлению Правительства от 24.07.2021 № 1250. Если работник на электронных сведениях — данные передаются в СФР через отчётность ЕФС-1. Подписывается УКЭП работодателя при отправке. Это формально не КЭДО, а статотчётность.

Мария Ж, специалист по кадровому учёту:
«Часто слышу от кадровиков: ‘У нас все на электронных трудовых, мы можем закрыть бумажный архив’. Не можем. Если хоть один работник остался на бумаге, журнал движения трудовых книжек и сами книжки ведутся параллельно. И бумажная книжка при увольнении выдаётся под расписку — тоже не через КЭДО.»

Какой подписью подписывать остальные кадровые документы

Всё, что не попало в перечень исключений — подписывается электронной подписью. По ст. 22.3 ТК РФ для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, согласия на перевод, заявления об увольнении и приказа о дисциплинарном взыскании работник применяет: УКЭП, УНЭП с проверкой по соглашению сторон или УНЭП в инфраструктуре электронного правительства (Госключ).

Для остальных документов (заявление на отпуск, ознакомление с ЛНА, командировки, расчётные листки) можно использовать ПЭП — простую электронную подпись через корпоративную систему. Со стороны работодателя в большинстве сценариев применяется УКЭП юридического лица. Программы для подписания документов ЭЦП работают с разными форматами, но для кадровой подписи мы в Добыто используем интегрированный модуль без установки клиентского софта на машину кадровика.

Шпаргалка: что в КЭДО можно, что нельзя

Чем рискует работодатель, если подпишет исключённый документ электронно

Сценарий первый: приказ об увольнении подписан УКЭП. Бывший работник идёт в суд по ст. 392 ТК РФ. Суд признаёт приказ ничтожным. Восстановление, оплата вынужденного прогула, моральный вред. Итог — 200 000-800 000 руб. на человека.

Сценарий второй: акт о несчастном случае оформлен в КЭДО. По ст. 5.27.1 КоАП РФ штраф от 60 000 до 80 000 руб. за нарушение порядка расследования. ФСС отказывает в выплатах. Сценарий третий: инструктаж «электронно», журналы только в системе. По ст. 5.27.1 ч. 3 КоАП РФ штраф от 110 000 до 130 000 руб. на юрлицо, на должностное лицо — от 15 000 до 25 000 руб.

Как организовать смешанный документооборот: КЭДО плюс бумажные исключения

Главная задача — чтобы кадровик не путался, где что подписывать. На пилоте мы видим одну и ту же ошибку: компания внедряет КЭДО, всё электронно, про четыре исключения забывают. Через полгода ГИТ выявляет нарушение по охране труда. Смешанный режим прописывается в Положении о КЭДО с самого начала.

В Положении о КЭДО (внутренний ЛНА работодателя по ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ) отражают: какие документы оформляются электронно, какие на бумаге, виды ЭП для электронных документов, порядок хранения бумажных оригиналов, ответственный за журналы по охране труда, порядок передачи приказа об увольнении дистанционному работнику. Технически в системе КЭДО документы из исключений лучше вообще не заводить. В сервисе Добыто мы блокируем шаблон приказа об увольнении от электронной подписи на уровне маршрута — кадровик может сформировать документ из шаблона, но система выдаёт памятку и направляет на печать.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Мы в Добыто за последние два года подключили больше пятисот компаний к КЭДО. Из них почти в каждой второй на старте кадровик задавал вопрос: ‘А можно журнал инструктажа в систему загрузить?’. Можно сканы для удобства поиска. Подписи — только в бумажном журнале. Эта норма не подлежит обсуждению.»

Как организовать смешанный учёт документов: пошаговая инструкция

Дистанционные работники и документы-исключения

Глава 49.1 ТК РФ разрешает обмен документами с дистанционщиком в электронной форме. Соблазнительно решить, что и приказ об увольнении можно по электронной почте. Нельзя. Норма ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ универсальна — не зависит от формы занятости. Приказ распечатывается, подписывается генеральным или кадровиком по доверенности, направляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

С актом о несчастном случае с дистанционным работником сложнее. Если работник пострадал при выполнении трудовых обязанностей — это производственная травма. Расследование по ст. 229-230 ТК РФ, комиссия выезжает на место. Подписание УКЭП онлайн работает для других кадровых документов — заявлений, договоров, согласий, но не для исключённого перечня.

Стоимость внедрения КЭДО в компании с учётом смешанного учёта

Бюджет на КЭДО формируется из трёх составляющих: тариф на пользователя в системе, выпуск электронных подписей для сотрудников и работ по интеграции. Документы-исключения отдельной строки в бюджете не требуют — они идут по бумажному маршруту, а в системе только фиксируется факт оформления. Подойти к выбору тарифа стоит после понимания численности штата, доли дистанционных работников и наличия учётной системы.

Итоговая стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее. В тариф «Бизнес» уже включены интеграция с 1С, кастомные шаблоны и приоритетная поддержка — дополнительных платежей за это не требуется.

Типичные ошибки кадровика при работе с исключёнными документами

Ошибка первая. Сканы журналов инструктажа загружены в систему документооборота как полноценные документы, бумажный журнал не ведётся. Цена — штраф по ст. 5.27.1 КоАП до 130 000 руб. плюс предписание Роструда.

Ошибка вторая. Приказ об увольнении дистанционного работника оформлен через Госключ. Цена — восстановление работника судом, оплата вынужденного прогула. Средняя сумма по нашим кейсам 350 000-450 000 руб.

Ошибка третья. Акт о несчастном случае подписан УКЭП «для скорости». Цена — повторное расследование, штраф 60 000-80 000 руб., отказ ФСС в страховых выплатах, иск работника. Ошибка четвёртая. Бумажная трудовая выдана через скан в КЭДО без записи в журнале движения. Цена — нарушение постановления Правительства № 1250, штраф до 50 000 руб. На сайте Роструда есть сервис самопроверки работодателя «Онлайнинспекция.рф» с разбором типовых нарушений по охране труда и кадровому учёту.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Главный совет кадровикам — не пытайтесь обойти норму, даже если кажется, что электронная подпись логичнее. Когда я смотрю кейсы судов, в 99% случаев работодатель проигрывает по простому основанию: подпись на исключённом документе должна быть собственноручной.»

Что изменится в перечне исключений в ближайшие годы

На дату написания статьи в Госдуме рассматривается законопроект № 1103297-8 — перевод журналов инструктажей по охране труда в электронный формат через Госключ. По заявлениям Минтруда, изменения могут вступить в силу с июня 2026 года. Акт о несчастном случае — самая стабильная позиция перечня, изменений не планируется. В сервисе Добыто мы автоматически обновим шаблоны и маршруты, как только нормы вступят в силу.

Выводы: ключевые правила работы с исключёнными документами

Перечень кадровых документов, которые нельзя подписывать электронной подписью, закреплён в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ и включает четыре позиции: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности на бумаге, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении работника, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Список исчерпывающий, императивный, не подлежит расширению или сокращению решением работодателя. Нарушение влечёт штрафы по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ до 130 000 руб., восстановление работников через суд и отказы ФСС в страховых выплатах.

Практические шаги: закрепить смешанный режим в Положении о КЭДО с прямым перечнем документов, остающихся на бумаге, назначить ответственного за бумажный учёт и наладить процесс хранения подлинников (45 лет для акта Н-1, 50 лет для приказов об увольнении после 2003 года). Технически встроить в систему КЭДО блокировку подписания исключённых документов и подсказки кадровику. Для дистанционных работников отдельно прописать порядок направления приказа об увольнении почтой с уведомлением о вручении. В ближайший год возможно сужение перечня исключений: законопроект № 1103297-8 переводит журналы инструктажа в Госключ. До принятия поправок правила остаются прежними.

Часто задаваемые вопросы