Увольнение по собственному желанию через КЭДО — подача заявления

Увольнение по собственному желанию через КЭДО стало стандартной процедурой для компаний, внедривших электронный кадровый документооборот. Сотрудник подписывает заявление электронной подписью, работодатель получает его в системе — и весь процесс занимает минуты вместо дней. Но юридические тонкости никуда не делись: сроки предупреждения, допустимые виды подписей, исключения из КЭДО при оформлении приказа. Если ваша организация уже ведёт онбординг и оффбординг сотрудников в электронном формате, эта статья поможет выстроить процедуру увольнения без ошибок и рисков оспаривания.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Правовая база увольнения по собственному желанию в электронном формате

Процедура увольнения по инициативе работника регулируется несколькими нормативными актами одновременно. Статья 80 ТК РФ устанавливает базовое право работника на расторжение трудового договора с предупреждением за 14 календарных дней. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые Федеральным законом 377-ФЗ от 22.11.2021, определяют порядок ведения электронного документооборота в трудовых отношениях.

Статья 22.1 ТК РФ даёт определение КЭДО — создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Это прямо касается заявления об увольнении: если работник дал согласие на взаимодействие через КЭДО, он вправе подать заявление в электронной форме.

Статья 22.3 ТК РФ устанавливает, какие подписи допустимы при подписании различных кадровых документов. Для заявления работника об увольнении допускаются ПЭП, УНЭП и УКЭП — конкретный вид зависит от того, что прописано в локальном нормативном акте работодателя о КЭДО.

Исключения: что нельзя оформить через КЭДО при увольнении

Закон прямо запрещает электронное оформление ряда документов. Приказ (распоряжение) об увольнении работника — в числе исключений из КЭДО (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Это значит, что приказ оформляется на бумаге и подписывается руководителем собственноручно. Работник знакомится с приказом под подпись на бумажном носителе.

Остальные документы — заявление работника, записка-расчёт, справка СТД-Р, уведомления — могут формироваться и подписываться в системе КЭДО.

Мария Ж, юрист, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«На практике кадровики часто путают два момента. Заявление об увольнении через КЭДО — можно. Приказ об увольнении через КЭДО — нельзя. Если вы оформили приказ только в электронном виде, работник может оспорить увольнение в суде, и суд встанет на его сторону.»

Какая электронная подпись нужна для заявления об увольнении

Статья 22.3 ТК РФ разграничивает требования к подписям в зависимости от типа документа и стороны, которая его подписывает. Для заявления работника об увольнении по собственному желанию закон допускает три варианта.

Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП — это логин и пароль в информационной системе работодателя. Самый простой вариант для работника: авторизовался в системе КЭДО, нажал кнопку подписания. Допускается для заявлений работника, если это предусмотрено ЛНА работодателя о порядке ведения КЭДО и соглашением сторон.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)

УНЭП обеспечивает более высокий уровень защиты — фиксирует неизменность документа после подписания. В большинстве систем КЭДО сотруднику выпускается УНЭП через удостоверяющий центр, интегрированный с платформой. В сервисе Добыто подпись УНЭП для сотрудников выпускается бесплатно и входит во все тарифы.

Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП)

УКЭП выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром и имеет максимальную юридическую силу. Для заявления об увольнении УКЭП не обязательна со стороны работника, но некоторые работодатели устанавливают такое требование в ЛНА. Со стороны работодателя УКЭП обязательна при подписании ряда документов, перечисленных в ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ.

Мария Ж, эксперт по трудовому праву, судебный эксперт:
«Рекомендую в ЛНА о КЭДО установить для заявления об увольнении минимум УНЭП. ПЭП формально допустима, но в спорной ситуации работник может заявить, что кто-то получил доступ к его учётке. С УНЭП такой аргумент не пройдёт — подпись привязана к конкретному ключу.»

Подробнее о видах подписей для кадрового документооборота — в материале подписи для КЭДО.

Пошаговая процедура подачи заявления об увольнении через КЭДО

Рассмотрим полный алгоритм — от момента, когда работник решил уволиться, до момента получения работодателем подписанного заявления в системе.

Момент начала течения срока предупреждения

По статье 80 ТК РФ двухнедельный срок начинается на следующий день после получения работодателем заявления. В условиях КЭДО момент получения — это дата и время доставки документа в систему работодателя, зафиксированные платформой.

Если ЛНА работодателя устанавливает иной порядок определения момента получения (например, момент открытия документа ответственным лицом), применяется порядок из ЛНА. Но такой подход рискован: работодатель может искусственно затягивать открытие документа.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«В ЛНА о КЭДО прописывайте, что моментом получения считается доставка в систему, а не открытие. Иначе получите ситуацию: кадровик ушёл в отпуск, заявление неделю лежит непрочитанным, а работник не может уволиться в нужный срок. Трудинспекция за такое штрафует.»

14-дневный срок предупреждения: особенности в электронном формате

Стандартный срок — 14 календарных дней. Но ТК РФ предусматривает исключения:

• 3 дня — для работников на испытательном сроке (ст. 71 ТК РФ)
• 3 дня — для работников, заключивших трудовой договор на срок до 2 месяцев (ст. 292 ТК РФ)
• 3 дня — для сезонных работников (ст. 296 ТК РФ)
• 1 месяц — для руководителей организации (ст. 280 ТК РФ)
• 1 месяц — для спортсменов и тренеров (ст. 348.12 ТК РФ)

В электронном формате сроки не меняются. Меняется только способ фиксации. Платформа КЭДО автоматически рассчитывает последний рабочий день на основании даты получения заявления и категории работника.

Отзыв заявления об увольнении через КЭДО

Работник вправе отозвать заявление в любое время до истечения срока предупреждения (ч. 4 ст. 80 ТК РФ). В системе КЭДО это оформляется отдельным документом — заявлением об отзыве, которое также подписывается электронной подписью.

Исключение: если на место работника уже приглашён другой работник в порядке перевода, отзыв невозможен. Система Добыто позволяет настроить блокировку отзыва, если в карточке увольнения зафиксировано приглашение нового сотрудника.

Обязанности работодателя после получения электронного заявления

Получив заявление через КЭДО, работодатель обязан:

1. Зафиксировать дату получения (в системе КЭДО это происходит автоматически)
2. Издать приказ об увольнении на бумажном носителе не позднее последнего рабочего дня
3. Ознакомить работника с приказом под подпись
4. Произвести полный расчёт в день увольнения (ст. 140 ТК РФ)
5. Выдать документы: СТД-Р (или трудовую книжку), справку о доходах, расчётный листок

Справка СТД-Р может быть направлена работнику в электронном виде через систему КЭДО, если работник дал на это согласие. Это особенно удобно при увольнении дистанционных работников.

Документооборот при увольнении: какие документы формируются в КЭДО

При увольнении по собственному желанию формируется комплект документов. Часть из них проходит через КЭДО, часть — только на бумаге.

Документы в системе КЭДО

• Заявление работника — формируется и подписывается работником в системе
• Записка-расчёт (форма Т-61) — формируется бухгалтерией, может быть в электронном виде
• Справка СТД-Р — направляется работнику через систему КЭДО при наличии согласия
• Расчётный листок — допускается электронная форма при закреплении в ЛНА
• Уведомления — о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку почтой

Документы только на бумаге

• Приказ об увольнении — исключён из КЭДО прямым указанием закона
• Трудовая книжка (если ведётся в бумажном виде) — выдаётся лично или по почте с согласия работника

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер по трудовому праву:
«Записку-расчёт часто забывают перевести в КЭДО. А это документ, который участвует в процессе увольнения и который работник имеет право получить. В Добыто мы сделали автоматическое формирование Т-61 при запуске маршрута увольнения — кадровику остаётся только проверить и подписать.»

Настройка маршрута увольнения в системе КЭДО

Грамотная настройка маршрута увольнения в системе КЭДО экономит время и снижает риск ошибок. Маршрут включает последовательность шагов, ответственных лиц и контрольные точки.

Типовой маршрут в Добыто КЭДО

1. Работник формирует и подписывает заявление
2. Заявление поступает непосредственному руководителю (ознакомление)
3. Заявление поступает в отдел кадров (обработка)
4. Кадровик запускает процедуру увольнения: расчёт последнего дня, формирование приказа
5. Бухгалтерия получает задачу на расчёт
6. Формируется записка-расчёт и расчётный листок
7. В последний рабочий день — выдача документов, окончательный расчёт

Каждый этап сопровождается уведомлениями ответственным лицам. Если кадровик не обработал заявление в течение установленного времени, система эскалирует задачу руководителю отдела кадров.

Типичные ошибки при увольнении через КЭДО

За три года массового внедрения КЭДО накопилась практика типичных нарушений. Вот что чаще всего приводит к спорам и штрафам.

1. Приказ об увольнении в электронном виде

Самая распространённая ошибка. Кадровик по инерции оформляет приказ в системе КЭДО и подписывает его электронной подписью. Закон это прямо запрещает. Результат — работник оспаривает увольнение, суд восстанавливает его на работе.

2. Отсутствие согласия работника на КЭДО

Работник не подписывал согласие на электронный документооборот, но подал заявление через систему. Формально такое заявление не имеет юридической силы. Работодатель обязан принять заявление на бумаге.

3. Неверное определение даты получения

В ЛНА не прописан момент получения электронного документа. Работник утверждает, что подал заявление 1-го числа, работодатель — что получил 5-го. Спор о дате увольнения переходит в трудинспекцию. Информацию о порядке подачи жалоб можно найти на портале онлайнинспекция.рф.

4. Использование недопустимого вида подписи

ЛНА требует УНЭП для заявлений, а работник подписал ПЭП (например, через мобильное приложение с упрощённой авторизацией). Документ подписан ненадлежащим образом — юридическая сила под вопросом.

5. Нарушение сроков расчёта

Работодатель получил электронное заявление, но не передал информацию в бухгалтерию вовремя. В день увольнения расчёт не произведён. Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 рублей на юрлицо.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права:
«В 2025-2026 годах мы видим рост судебных споров по увольнениям через КЭДО. Основная причина — работодатели не обновили ЛНА после перехода на электронный документооборот. Старый порядок увольнения на бумаге уже не работает, а новый не прописан. Получается правовой вакуум.»

Стоимость сервиса Добыто КЭДО

Стоимость зависит от количества сотрудников и набора функций. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят во все тарифы бесплатно.

Подробные условия и калькулятор стоимости — на странице тарифов Добыто КЭДО.

Шаблоны и образцы документов для скачивания

Увольнение дистанционных работников через КЭДО

Для дистанционных работников КЭДО — единственный практичный способ оформить увольнение без личного визита в офис. Статья 312.3 ТК РФ допускает обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем.

При увольнении дистанционщика через КЭДО учитывайте:

• Работник подписывает заявление УКЭП или УНЭП (для дистанционных работников требования к подписи выше — см. ст. 312.3 ТК РФ)
• Приказ об увольнении всё равно оформляется на бумаге, но работник может быть ознакомлен с ним в электронном виде с последующей отправкой бумажного экземпляра почтой
• Трудовая книжка (если ведётся) направляется по почте с согласия работника
• СТД-Р направляется через систему КЭДО

О юридических аспектах перехода на электронный документооборот читайте в статье юридические тонкости перехода на ЭДО.

Мария Ж, юрист, эксперт по дистанционной занятости:
«С дистанционщиками проще всего — они изначально работают в цифре. Но не забывайте про бумажный приказ. Я рекомендую отправлять его заказным письмом с описью вложения одновременно с расчётом. Если работник находится в другом городе, это единственный способ соблюсти закон.»

Выводы

Увольнение по собственному желанию через КЭДО — это законная и удобная процедура, которая экономит время обеим сторонам трудовых отношений. Работник подаёт заявление из любой точки за пару минут, кадровик получает его мгновенно и запускает процесс. Сроки предупреждения, расчётов и выдачи документов не меняются — меняется только скорость обмена информацией.

Главное — помнить об ограничениях. Приказ об увольнении оформляется строго на бумаге. Работник должен заранее дать согласие на КЭДО. Вид электронной подписи для заявления фиксируется в ЛНА. При соблюдении этих условий электронное увольнение имеет полную юридическую силу и не создаёт оснований для оспаривания.

Для кадровых служб переход на электронное оформление увольнений — это сокращение бумажной работы, прозрачность сроков и автоматический контроль маршрутов. Настройте процесс один раз — и каждое последующее увольнение будет проходить по отработанному алгоритму без риска пропустить сроки или потерять документы.

Часто задаваемые вопросы