Кадровый ЭДО

Кадровый ЭДО – это электронный документооборот. Он предусматривает оформление всех или большинства документов в цифровом виде, использование различных сервисов и приложений. В перечень возможностей программного обеспечения могут входить и другие функции, от обмена сведениями до создания электронного архива. Внедрение кадрового ЭДО предусматривает комплекс действий со стороны руководства компании. Для полноценной работы с системой нужны разные виды ЭЦП.

Читайте, как внедрить кадровый ЭДО, какие преимущества получит работодатель и сотрудники, что входит в перечень основных процессов электронного документооборота.

Что такое кадровый ЭДО

Электронное делопроизводство фактически стало стандартом для большинства организаций и бюджетных структур. Работа с цифровыми документами существенно проще и удобнее, чем бумажный документооборот. Это относится и к кадровым процессам, в которых не обойтись без оформления документации. Внедрение системы ЭДО упрощает работу специалистов компании, дает множество иных преимуществ.

В понятие кадрового ЭДО входит не только сам электронный документооборот, но и:

• различные процессы, которые проводятся с использованием цифровых сервисов;
• взаимодействие со штатными и удаленными сотрудниками, подразделениями и филиалами;
• кадровый учет, ведение архива, действия по уничтожению документов с истекшим сроком хранения;
• планирование задач, контроль за их надлежащим выполнением.

Внедрить кадровый ЭДО можно с первых дней после создания компании. Для предприятий, давно ведущих деятельность, этот процесс предусматривает перевод бумажных документов в электронный вид, создание цифровых архивов и баз данных. В любом случае, кадровый ЭДО положительно скажется на всех направлениях делопроизводства.

Комментарий эксперта. Одним из обязательных требований к системам кадрового ЭДО является защищенность информации и документов. Для этого применяются различные криптографические средства и решения, прошедшие госаккредитацию. Всем указанным требованиям отвечает модуль «Добыто. КЭДО». Его внедрение гарантирует безопасность служебных документов, конфиденциальность персональных и коммерческих данных.

Кому нужен и где применяется кадровый ЭДО

В рамках федеральной программы цифровизации кадровый ЭДО стал обязателен для бюджетных учреждений и госорганов. Но и коммерческие организации скоро будут переведены на такой формат работы с документами. Сейчас обязательным является лишь требование о ведении электронных трудовых книжек, сдачи отчетов по персоналу. Сам факт внедрения кадрового ЭДО будет выгоден для компании сразу по нескольким причинам:

• сокращаются трудозатраты и финансовые расходы;
• повышается уровень безопасности и защищенности данных, документации;
• ускоряются все процессы, входящие в делопроизводство;
• упрощается взаимодействие между всеми сотрудниками компании, структурными подразделениями.

Работа в кадровом ЭДО предусматривает использование разных видов электронных подписей (УКЭП, УНЭП и ПЭП). В системе документооборота можно напрямую выпускать неквалифицированную и простую ЭЦП, которые подходят для решения многих задач. Но полный объем возможностей дает только усиленная квалифицированная подпись. Ее можно оформить за 1-2 дня через удостоверяющие центры.

Основные направления и процессы кадрового ЭДО

Как указывалось выше, кадровый ЭДО распространяется не только на работу с документами, но и на множество иных процессов. Компания может выбрать следующие схемы работы:

• внедрить единое комплексное решение, которое будет охватывать обычный и кадровый документооборот;
• использовать специальное программное обеспечение, которое разработано под кадровые задачи;
• работать с сервисами на государственной платформе «Работа России», на иных аналогичных сайтах (ФНС, Социальный фонд РФ и т.д.).

У каждого их перечисленных вариантов есть свои плюсы и минусы. Для многих компаний нецелесообразно использовать сложные системы, так как их приобретение и обслуживание стоит очень дорого. Намного выгоднее заказывать профильное программное обеспечение по свои цели, задачи и требования. К таким решениям относится и модуль «Добыто. КЭДО».

Работа с кадровой документацией

Это основное и самое важное направление кадрового ЭДО. Работа с документами включает следующие процессы:

• разработка проекта (с нуля, на основе унифицированных форм, шаблонов и образцов);
• согласование содержания документа (состав лиц зависит от целей оформления);
• подписание или утверждение кадрового документа лицом, имеющим на это полномочие (для подписания со стороны работодателя используется УКЭП или УНЭП);
• обмен документами, передача или направление их другому лицу (по электронной почте, через личный кабинет или специальный сервис);
• текущая работа с документами (например, обновление по мере поступления новых сведений о работнике);
• учет и регистрация (в системе общего или кадрового делопроизводства);
• хранение, в том числе путем создания электронного архива;
• уничтожение кадрового документа по мере истечения нормируемых сроков хранения.

Кадровый ЭДО может предусматривать и иные процессы. Например, сотрудники, получившие доступ к системе, могут сами запрашивать или формировать документы, имеющие отношение к их трудовой деятельности. Также документация сможет направляться по запросам иных лиц и организаций, но с соблюдением правил обработки персональных данных.

Модуль «Добыто. КЭДО» максимально удобен для работы с электронными документами. Полномочия на подписание или на совершение иных действий определяются на основании приказов, инструкций, регламентов. Исходя из этого настраивается доступ к системе, выпускаются электронные подписи. Обучение работе с модулем «Добыто. КЭДО» не вызовет серьезных сложностей.

Внутренние процессы

Важной особенностью кадрового ЭДО является возможность использования системы для многих вспомогательных задач. Приведем несколько примеров:

• планирование кадровое деятельности (обучение и повышение квалификации, перестановки и сокращения штата, набор персонала и т.д.);
• кадровый учет (рабочее время, отпуска, статистические данные и т.д.);
• аналитическая работа (например, оценка показателей работы сотрудников);
• взаимодействие и обмен данными на уровне подразделений, филиалов;
• постановка задач, в том числе удаленным сотрудникам;
• проведение общих или индивидуальных мероприятий через онлайн-сервисы (опросы, конференции, встречи с коллективом и т.д.).

У системы кадрового ЭДО может быть множество дополнительных расширений и сервисов. Они подключаются сразу или по мере необходимости, могут разрабатываться по заданию заказчика.

Если взять за пример модуль «Добыто. КЭДО», то там можно выполнять все перечисленные выше задачи. Функционал программы удобен, не содержит излишеств, не нагружает систему. Скорость выполнения всех операций станет важным преимуществом перед другим программным обеспечением.

Комментарий эксперта. Модуль «Добыто. КЭДО» можно легко интегрировать с другими программами (например, 1С), подключить к личным кабинетам государственных порталов. Это важно для обмена данными при бухгалтерском, финансовом и налоговом учете, подготовки и направления отчетных документов. Соответственно, с сервисами модуля будут работать не только специалисты кадровой службы, но и иных подразделений фирмы.

Подбор и набор сотрудников

Эти задачи также можно реализовать при использовании кадрового ЭДО. Процессы и действия для целей подбора и набора сотрудников, которые можно выполнить через электронные сервисы:

• оформление документов (шаблоны анкет, трудовые договоры, акты о проведенном собеседовании и т.д.);
• проведение инструктажей (кроме ситуаций, когда это допускается только очно);
• взаимодействие с рекрутинговым агентством (например, по договору на оказание услуг по подбору персонала);
• удаленное общение с кандидатами на работу (например, в видеоформате, через чат);
• тестирование кандидатов, если компания устраивает конкурс.

Сервисы кадрового ЭДО будут важны и в процессах профессиональной адаптации новых сотрудников.

Отчетность в государственные органы

Эта обязанность распространяется на всех работодателей. При численности персонала более 10 человек все отчеты направляются исключительно в электронном виде. Коммерческие организации отчитываются:

• в налоговый орган;
• в Социальный фонд РФ;
• в Росстат;
• в органы занятости населения;
• в иные профильные ведомства, с учетом специфики работы.

Состав отчетности также зависит от ряда факторов (виды деятельности, условия труда, количество сотрудников и т.д.). Модуль «Добыто. КЭДО» упрощает заполнение отчетных форм, так как основной массив сведений будет подгружен автоматически из базы.

Работа с персоналом

Кадровые процессы предусматривают постоянное взаимодействие с сотрудниками. В этом плане кадровый ЭДО позволяет:

• оформлять справки и иные документы по запросу работников (в том числе после увольнения);
• принимать, регистрировать и рассматривать электронные обращения, жалобы, предложения;
• проводить онлайн опросы и тестирование, совместные мероприятия;
• предоставлять возможность изучения сведений о своей трудовой деятельности.

Каждому сотруднику можно предоставить доступ к личному кабинету кадрового ЭДО. Регистрация в системе осуществляется путем формирования простой электронной подписи (ПЭП).

Отметим, что каждый работник обязан дать письменное согласие на оформление документов в цифровом виде. Исключением являются только электронные трудовые книжки, так как это требование напрямую прописано в законе. Если работник не дал согласие на оформление документов в цифровом виде, придется их составлять и выдавать на бумаге.

Комментарий эксперта. В модуле «Добыто. КЭДО» удобно знакомить сотрудников с содержанием локальных и индивидуальных актов. Все общие правила, инструкции, регламенты и положения можно разместить в открытом доступе. Специалисты будут обращаться к ним по мере необходимости. При этом документы, содержащие персональные данные, могут выдаваться только по запросу самого гражданина, а также по обращению государственных органов (суды, полиция и т.д.).

Как выбрать систему кадрового ЭДО для организации

Сейчас компании могут выбирать систему КЭДО по множеству предложений. Рекомендуем обращать внимание:

• на функциональные возможности, состав расширений и сервисов;
• на тарифные планы за подключение и обслуживание;
• на способ хранения информации (облако, собственный сервер и т.д.);
• на требования к техническим средствам, скорости и стабильности интернета;
• на качество работы службы поддержки;
• на иные показатели, представляющие важность для заказчика.

Также советуем уточнить, каким образом можно подключаться к системе, работать с документами и сервисами (только ПК и ноутбуки, либо еще и смартфоны, планшеты). Оптимальным вариантом является изучение возможностей программы в тестовый период или по демоверсии.

Почему стоит обратить внимание на модуль «Добыто. КЭДО»

Это современный программный продукт от отечественных разработчиков. Работа с модулем «Добыто. КЭДО» проста и удобна. Помимо общих преимуществ, компания-заказчик может рассчитывать:

• на полноценную поддержку при установке, эксплуатации и обновлении системы, обучении сотрудников;
• на возможность работы со всеми видами электронных подписей, причем УНЭП и ПЭП можно выпускать непосредственно в системе;
• на использование алгоритмов искусственного интеллекта, которые применяются в сервисах модуля «Добыто. КЭДО».

По сравнению с другими системами, работа с модулем «Добыто. КЭДО» будет выгоднее по финансам, но не менее эффективной.

Заключение

• Кадровый ЭДО – это комплекс процессов и программ для работы с электронными документами. По факту, это понятие намного шире. Так как в системе можно вести кадровый учет и аналитическую деятельность, взаимодействовать с сотрудниками, осуществлять иные задачи.
• Есть множество схем подключения и внедрения кадрового ЭДО – коробочная версия, подключение к платформам и сайтам, использование облачных сервисов. Полноценная работа с КЭДО предусматривает использование электронных подписей.
• Кадровый ЭДО обеспечивает защиту документов и сведений, безопасный обмен ими на уровне предприятия, со сторонними компаниями и государственными органами. Систему КЭДО интегрировать с другим программным обеспечением.

FAQ

Что такое кадровый ЭДО?

Это кадровый электронный документооборот. Основной функцией является работа с документами, но система предназначена и для множества других кадровых процессов, задач.

Как внедрить кадровый ЭДО?

Для внедрения необходимо выбрать программу или сервис кадрового ЭДО, издать приказ, утвердить инструкцию для персонала. Также требуется обучить сотрудников работать с системой, подключить их к личным кабинетам.

Кто может работать в кадровом ЭДО?

Доступ к системе ЭДО могут получить все штатные и удаленные сотрудники. Для работы со всеми сервисами требуются электронные подписи.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)