Кадровые документы для ООО — это не единый список из закона, а проверяемое ядро из Трудового кодекса плюс документы, которые становятся обязательными при определенных условиях: воинский учет, охрана труда, персональные данные. В этой статье вы получите перечень с нормативными основаниями, сроками хранения и штрафами за отсутствие каждой позиции, а также план, какие документы переводить в кадровый электронный документооборот первыми, чтобы не нарушить запреты статьи 22.1 ТК РФ. Максимальная санкция за отсутствие одной позиции из перечня — 100 000 рублей по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ, и таблица ниже показывает, какие документы бьют по бюджету сильнее всего.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Единого списка кадровых документов в законе нет: как устроена обязательность
Трудовой кодекс не содержит статьи с перечнем «обязательные кадровые документы ООО». Обязательность складывается из отдельных норм: статья 57 ТК РФ требует трудовой договор в письменной форме, статья 68 — оформление приема на работу, статья 123 — график отпусков, статья 189 — правила внутреннего трудового распорядка, статья 91 — учет фактически отработанного времени. Как только в ООО появляется хотя бы один работник по трудовому договору, весь этот набор становится обязательным независимо от размера компании.
Есть одно послабление: микропредприятия (до 15 человек и до 120 млн рублей выручки) по статье 309.2 ТК РФ вправе отказаться от части локальных нормативных актов — ПВТР, положения об оплате труда, графика сменности — при условии, что все эти положения включены в трудовые договоры по типовой форме, утвержденной Правительством. На практике Добыто мы видим, что этой льготой пользуются редко: типовой договор получается громоздким, а при росте штата выше 15 человек все ЛНА придется вводить в течение четырех месяцев.
В практике Добыто аудит кадровых документов при подключении к КЭДО занимает один день: сверяется наличие ядра, состояние листов ознакомления и согласий на обработку персональных данных, потому что именно эти три группы ГИТ запрашивает первыми.
Главная таблица: документ, основание, срок хранения и риск при отсутствии
Сроки хранения установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Ключевая развилка — дата закрытия документа: дела, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после — 50 лет. Штрафы приведены по статье 5.27 КоАП РФ для юридических лиц.
| Документ | Основание | Срок хранения | Риск при отсутствии |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор | ст. 57, 67 ТК РФ | 50/75 лет | Уклонение от оформления — до 100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП) |
| Правила внутреннего трудового распорядка | ст. 189 ТК РФ | 1 год после замены новыми | До 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП) |
| Штатное расписание | ст. 57 ТК РФ (должность по штатному расписанию) | Постоянно | До 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП) |
| График отпусков | ст. 123 ТК РФ | 3 года | До 50 000 руб.; самое частое нарушение малых ООО |
| Табель учета рабочего времени | ст. 91 ТК РФ | 5 лет (при вредных условиях — 50/75 лет) | До 50 000 руб. + споры по оплате |
| Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) | ст. 68, 84.1 ТК РФ | 50/75 лет | До 50 000 руб. |
| Трудовые книжки / сведения о трудовой деятельности (ЭТК, СТД-Р) | ст. 66, 66.1 ТК РФ | До востребования, невостребованные — 50/75 лет | До 50 000 руб. + материальная ответственность за задержку выдачи |
| Согласия на обработку персональных данных | ст. 9 152-ФЗ | 3 года после окончания действия | Штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ |
| Положение об оплате труда | ст. 135 ТК РФ | Постоянно | До 50 000 руб. |
Из таблицы видна закономерность: чем длиннее срок хранения, тем выше цена утраты. Договоры и приказы по личному составу с горизонтом 50/75 лет переживут несколько переездов офиса и смен кадровика — именно эти документы работники запрашивают при оформлении пенсии, и восстановить их через десятилетия часто уже не у кого. Планируя архив, ориентируйтесь на самую длинную позицию, а не на среднюю.
Мария Ж, юрист по трудовому праву со стажем более 20 лет: «Когда инспектор ГИТ приходит в небольшое ООО, он почти никогда не начинает с экзотики. Первый запрос — трудовые договоры, ПВТР с листами ознакомления и график отпусков. Если в этих трех позициях порядок, проверка проходит спокойнее. Поэтому я советую вести аудит именно по таблице: документ, норма, срок, риск.»
Условно-обязательные документы: где ошибаются чаще всего
Воинский учет: форма 10 вместо личной карточки Т-2
Воинский учет обязаны вести все организации без исключений для малого бизнеса. С января 2022 года сведения о призывниках и военнообязанных отражаются не в личной карточке Т-2, а в карточке гражданина, подлежащего воинскому учету, по форме № 10 из приложения № 22 к Инструкции, утвержденной приказом Министра обороны от 22.11.2021 № 700. Сама Т-2 с 2013 года не является обязательной формой: ее можно вести добровольно как удобный свод данных о работнике, но статьи 2021 года, которые называют Т-2 обязательной, уже не соответствуют практике 2026 года.
Личная карточка работника (форма Т-2)
Бланк с разделом воинского учёта — заполняется кадровиком при приёме на работу.
.RTF · БЕСПЛАТНО · ОБНОВЛЕНО В 2026
Скачать форму Т-2Персональные данные: согласие — это не все
Кроме согласий работников по статье 9 152-ФЗ, у ООО должны быть: положение об обработке персональных данных, приказ о назначении ответственного и уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных. Уведомление — самая частая дыра: работодатели-операторы обязаны его подать, а нарушения с персональными данными квалифицируются по статье 13.11 КоАП РФ отдельно от трудовых штрафов.
Охрана труда: инструкции, инструктажи и одно бумажное исключение
Порядок обучения по охране труда установлен постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464 и обязателен для любого ООО с работниками. Минимальный комплект: инструкции по охране труда по должностям, программа вводного инструктажа, программы первичного инструктажа на рабочем месте и журналы регистрации. Вводный инструктаж проходит каждый новый работник в день приема, первичный — до допуска к самостоятельной работе, повторный — не реже раза в шесть месяцев; от первичного и повторного можно освободить только офисные должности по перечню, утвержденному приказом руководителя. Для темы статьи принципиально одно: журналы инструктажей закон прямо исключает из электронного кадрового документооборота — работник расписывается в них собственноручно, и это исключение нельзя обойти настройками системы.
Что из перечня можно вести в КЭДО, а что закон оставляет на бумаге
Статья 22.1 ТК РФ разрешает вести в электронном виде почти все кадровые документы, но устанавливает четыре исключения. Электронный формат недопустим для: трудовых книжек и формируемых работодателем сведений о трудовой деятельности, актов о несчастном случае на производстве, приказов (распоряжений) об увольнении и документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда, подписываемых работником лично.
| Можно в КЭДО | Только бумага (ст. 22.1 ТК РФ) |
|---|---|
| Трудовой договор и допсоглашения, заявления на отпуск, приказы о приеме и переводе, график отпусков, ознакомление с ЛНА, расчетные листки, договор о материальной ответственности | Бумажная трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, журналы инструктажей по охране труда |
Практическое следствие: полностью отказаться от бумаги ООО не может, но бумажный контур сжимается до четырех типов документов. Наши специалисты настраивают маршруты так, чтобы приказ об увольнении печатался автоматически из той же карточки, где формировался электронный пакет, — это снимает риск разрыва между контурами.
Образцы документов для введения КЭДО и базовые кадровые формы
Открыть список документов
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
Что переводить в КЭДО первым: план двух волн
Первая волна — массовые волеизъявления работников: заявления на отпуск, ознакомления с ЛНА, согласия и уведомления, пакет документов при приеме. Это до 80% годового объема кадровой бумаги в типичном ООО, при этом маршруты простые: подпись работника плюс одна подпись со стороны компании. Вторая волна — приказы по личному составу (кроме увольнения), допсоглашения, договоры о материальной ответственности, командировки. В практике Добыто первая волна запускается за 1-2 дня, вторая — после того как сотрудники привыкли подписывать с телефона.
Подписи распределяются так: работнику для большинства документов достаточно ПЭП или УНЭП, а для трудового договора, допсоглашений и договора о материальной ответственности нужна УНЭП или УКЭП; работодатель подписывает трудовой договор только УКЭП (ст. 22.3 ТК РФ). Расходы на выпуск электронной подписи работника по статье 22.2 ТК РФ несет работодатель, но их можно свести к нулю: УНЭП и УКЭП через приложение Госключ выпускаются для сотрудника бесплатно.
Следите за нашими каналами
Никакой воды — только важное и новости первыми.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Ошибка, которую я вижу регулярно: компании начинают оцифровку с трудовых договоров, потому что это самый важный документ. Начинать нужно с самого массового — заявлений на отпуск и ознакомлений. Эффект виден за первый месяц, сотрудники привыкают к подписи в телефоне, и дальше перевод договоров идет без сопротивления.»
Выбор вида подписи под каждый документ и настройка маршрутов — то место, где переход на КЭДО чаще всего буксует: одна ошибка в паре «документ — подпись» ставит под сомнение юридическую силу всего архива. В Добыто матрица подписей по статьям 22.1-22.3 ТК РФ уже заложена в шаблоны, а маршруты настраиваются под структуру конкретного ООО при подключении.
Особые случаи: дистанционные работники, ГПХ и самозанятые
Для дистанционных работников действует отдельная норма — статья 312.3 ТК РФ: обмениваться электронными документами с ними можно и без введения КЭДО по статьям 22.1-22.3, но для трудового договора и допсоглашений дистанционному работнику нужна УНЭП или УКЭП. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые не являются субъектами кадрового ЭДО по Трудовому кодексу: с ними документы подписываются через обычный электронный документооборот по 63-ФЗ. Смешивать эти контуры в одном положении о КЭДО — ошибка, которая всплывает при спорах о переквалификации ГПХ в трудовые отношения.
Еще одна точная оговорка при переходе: у работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа на эту дату, письменное согласие на КЭДО не запрашивается — электронный формат применяется к ним по умолчанию (ст. 22.2 ТК РФ). Для остальных согласие обязательно, а отказавшиеся продолжают получать бумажные документы бесплатно.
Типовые ошибки малых ООО глазами юриста
Первая ошибка — график отпусков, утвержденный с опозданием: статья 123 ТК РФ требует утвердить его не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть на 2027 год — не позднее 17 декабря 2026 года. Спланировать периоды без наложений помогает планировщик графика отпусков. Вторая — ЛНА без листов ознакомления: сам документ есть, но доказать, что работник с ним ознакомлен, нечем, и при споре суд встает на сторону работника.
Третья ошибка — отсутствие уведомления Роскомнадзора при полностью оформленных согласиях на ПДн: комплект выглядит закрытым, а состав нарушения по статье 13.11 КоАП РФ уже есть. Четвертая — ведение воинского учета «в Т-2 по привычке» без формы 10. Проверить готовность к визиту инспектора можно на сайте Роструда rostrud.gov.ru через сервисы самопроверки.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «В спорах об увольнении решает не приказ, а цепочка ознакомлений до него. Если работник не расписался за ПВТР и должностную инструкцию, взыскание разваливается в суде независимо от того, насколько очевидным было нарушение. КЭДО закрывает эту дыру технически: ознакомление фиксируется с точной датой и временем, и задним числом его не переподписать.»
Стоимость перевода кадровых документов ООО в КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, выбранного тарифа, набора модулей и видов электронной подписи, которые нужны под вашу матрицу документов.
| Тариф | Для кого | Стоимость | Что входит |
|---|---|---|---|
| Старт | Небольшие компании, начинающие переход на КЭДО | от 30 руб. за сотрудника / мес | До 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка |
| Бизнес | Средний бизнес с полным набором функций | от 50 руб. за сотрудника / мес | Без лимита сотрудников, ПЭП/УНЭП/УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив |
| Корпорация | Крупный бизнес с расширенными требованиями и SLA | По запросу | Все из Бизнес, выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции |
Для ООО до 25 человек с базовым перечнем документов достаточно тарифа Старт; если нужна интеграция с 1С и УКЭП руководителя в маршрутах — смотрите Бизнес. Актуальные условия и состав тарифов сверяйте на странице тарифы Добыто КЭДО.
Выводы: обязательные кадровые документы ООО и их оцифровка
Обязательное ядро кадровых документов ООО в 2026 году формируется нормами Трудового кодекса: трудовые договоры (ст. 57, 67), ПВТР (ст. 189), штатное расписание, график отпусков с дедлайном утверждения за две недели до нового года (ст. 123), табель (ст. 91), приказы по личному составу и сведения о трудовой деятельности (ст. 66, 66.1). К ним добавляются условно-обязательные блоки: воинский учет по форме 10 из приказа Минобороны № 700, документы по персональным данным, включая уведомление Роскомнадзора, и документы по охране труда. Сроки хранения определяет приказ Росархива № 236: от 3 лет для графика отпусков до 50/75 лет для договоров и приказов по личному составу.
Большую часть перечня закон разрешает вести в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, на бумаге остаются только четыре типа документов: трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и журналы инструктажей по охране труда. Рациональная последовательность оцифровки — от массовых документов (заявления, ознакомления) к приказам и договорам, с матрицей подписей ПЭП/УНЭП/УКЭП под каждый тип и оплатой выпуска подписи работодателем по статье 22.2 ТК РФ. Такой порядок снижает и объем ручной работы, и риски штрафов до 100 000 рублей по статье 5.27 КоАП РФ.
Частые вопросы о кадровых документах ООО
Часто задаваемые вопросы
Обязана ли компания без сотрудников (только директор-учредитель) вести кадровые документы?
Нужна ли личная карточка Т-2 в 2026 году?
Кто платит за электронную подпись работника при КЭДО?
Обязательно ли штатное расписание, если должности прописаны в договорах?
Сколько хранить согласия на обработку персональных данных?
Нужно ли уведомлять Роскомнадзор, если данные обрабатываются только для кадрового учета?
Обязателен ли график отпусков для микропредприятия?
Можно ли вести табель только в электронном виде?
Перечень обязательных кадровых документов ООО — это живой контур: формы меняются (как Т-2 сменилась формой 10), сроки хранения тянутся на десятилетия, а каждая недостающая подпись превращается в риск на проверке. Добыто КЭДО переводит кадровые документы ООО в электронный вид с соблюдением 377-ФЗ, 63-ФЗ и 152-ФЗ: маршруты подписания настраиваются под вашу структуру, а сотрудники подписывают с телефона. Сервис включен в реестр отечественного ПО под № 22664.
- Внедрение от 1 дня: первая волна документов уходит в электронный вид сразу
- ПЭП и УНЭП для сотрудников бесплатно
- Матрица подписей по статьям 22.1-22.3 ТК РФ заложена в шаблоны
- Готовый пакет ЛНА для введения КЭДО: приказ, положение, уведомления, согласия