Реестр кадровых документов 2026: полная таблица и перевод в КЭДО

Реестр кадровых документов — это сводная таблица всех документов, которые организация обязана или вправе вести по требованиям Трудового кодекса и смежных законов, с указанием нормы, формы, срока хранения и обязательности. Единого утвержденного перечня в законодательстве нет: реестр каждая компания собирает сама, и именно на его пробелах инспекторы ГИТ строят большинство штрафов. Таблица ниже отличается от типовых перечней двумя колонками — можно ли перевести документ в электронный вид по 377-ФЗ и какая подпись для этого нужна. Такой формат мы используем в сервисе кадрового электронного документооборота Добыто при аудите документов заказчика перед цифровизацией.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Как устроен реестр: из чего он собирается

Практически реестр складывается из четырех контуров, у каждого — свой источник требований и свой проверяющий. Первый — трудовые отношения (договоры, приказы, учет времени и отпусков, ЛНА) — контролирует ГИТ. Второй — персональные данные (положение, согласия, приказ об ответственном) — зона Роскомнадзора. Третий — охрана труда (инструкции, журналы, СОУТ) — снова ГИТ, но по отдельной статье КоАП со штрафом за каждого работника. Четвертый — воинский учет, который проверяют военкоматы. Если реестр собран по этим контурам, ответ на любой запрос проверяющего готовится выборкой строк, а не разбором шкафа.

Учетным инструментом реестр становится, когда к каждой строке добавлены три атрибута: срок хранения по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236, возможность ведения в электронном виде по ст. 22.1 ТК РФ и требуемый вид подписи по ст. 22.3 ТК РФ. Эти же атрибуты переносятся в номенклатуру дел — для организаций-источников комплектования госархивов она обязательна, для остальных остается лучшим способом доказать системность учета. В практике Добыто аудит реестра — нулевой этап любого проекта цифровизации: прежде чем переводить документы в электронный вид, нужно убедиться, что они существуют, актуальны и подписаны.

Полная таблица реестра кадровых документов на 2026 год

Обязательность указана для типовой коммерческой организации со штатными работниками. Отсчет сроков хранения для документов по личному составу ведется с года окончания делопроизводства.

Мария Ж, юрист по трудовому праву, судебный эксперт: «Срок 50 или 75 лет выбирается просто: если делопроизводство по документу закончено после 1 января 2003 года — храним 50 лет, если раньше — 75. Это правило ст. 22.1 закона 125-ФЗ об архивном деле, и именно его чаще всего не знают компании, которые уничтожают личные дела уволенных через 5 лет.»

Какие документы реестра нельзя перевести в электронный вид

Часть 3 ст. 22.1 ТК РФ прямо исключает из КЭДО четыре категории: трудовые книжки и формируемые сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и журналы инструктажей по охране труда, где нужна собственноручная подпись работника. Все остальные документы реестра можно создавать, подписывать и хранить только в электронном виде без бумажного дубликата. Наши специалисты при настройке маршрутов в Добыто сразу помечают эти четыре категории как гибридные, чтобы кадровик не подписал приказ об увольнении УНЭП и не получил недействительный документ.

По видам подписи логика ст. 22.3 ТК такая: работодатель подписывает трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и ряд приказов только УКЭП; работнику для этих же документов достаточно УНЭП, а для ознакомления с ЛНА и большинства заявлений — ПЭП, выданной по правилам КЭДО. Если сотрудник использует УКЭП, технику подписания удобно проверить заранее — как это сделать, разобрано в материале как подписать документ УКЭП онлайн.

Что устарело в реестре на 2026 год

Личная карточка Т-2 не обязательна с 1 сентября 2021 года — вести ее можно добровольно, в том числе в электронном виде (кроме карточки воинского учета, форма № 10 остается бумажной). Унифицированные формы постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 носят рекомендательный характер: Т-3, Т-6, Т-7 можно применять или заменять своими бланками. Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н — ссылки на постановление Правления ПФР № 730п в реестре пора заменить. Журнал учета выдачи СТД-Р закон не требует, это добровольный документ.

Если вы продолжаете вести Т-2 добровольно, возьмите актуальный бланк:

Реестр по типам занятых: на кого он распространяется, а на кого нет

Кадровый реестр охватывает только работников по трудовым договорам. На исполнителей по ГПХ и самозанятых он не распространяется: заводить на них личные карточки, приказы о приеме и включать их в график отпусков — ошибка, которая, наоборот, создает риск переквалификации отношений в трудовые по ч. 4 ст. 5.27 КоАП со штрафом для юрлица от 50 000 до 100 000 рублей. Для дистанционных работников (гл. 49.1 ТК) реестр тот же, но обмен документами по ст. 312.3 ТК допускается в электронном виде, причем для трудового договора нужна УКЭП работодателя и УНЭП или УКЭП работника даже вне системы КЭДО. Совместители ведутся в реестре наравне со штатными, включая график отпусков и табель.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самая дорогая путаница, которую мы встречаем на аудитах, — подписанные самозанятыми заявления на отпуск. Один такой документ в споре превращает договор ГПХ в трудовой со всеми доначислениями взносов за весь период сотрудничества.»

Упрощенный реестр для микропредприятий

Работодатели-микропредприятия (до 15 человек и до 120 млн рублей выручки) по гл. 48.1 ТК вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов: ПВТР, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности. Условие одно — все, что регулировали эти ЛНА, переносится в трудовые договоры, заключенные по типовой форме из постановления Правительства от 27.08.2016 № 858. Отказаться от графика отпусков, табеля, приказов, документов по ПДн, охране труда и воинскому учету нельзя — они остаются в реестре в полном объеме. При утрате статуса микропредприятия недостающие ЛНА нужно принять в течение 4 месяцев.

Образцы документов для наполнения реестра

Проверка ГИТ и Роскомнадзора: что запросят из реестра и что грозит

При документарной проверке по 248-ФЗ инспектор ГИТ первым запросом обычно просит: трудовые договоры и допсоглашения, ПВТР, положение об оплате труда, штатное расписание, график отпусков, табели, приказы по личному составу, документы ознакомления работников с ЛНА, документы по охране труда и, при наличии КЭДО, локальный акт о его введении с уведомлениями и согласиями работников. Роскомнадзор запрашивает политику обработки ПДн, согласия и приказ о назначении ответственного за обработку. Отсутствие любой позиции — самостоятельный состав.

Важно: штрафы по охране труда назначаются за каждого работника, а с 30 мая 2025 года (закон от 30.11.2024 № 420-ФЗ) санкции по ст. 13.11 выросли и не допускают оплату с 50-процентной скидкой. Официальные разъяснения по проверкам публикует Роструд. Оцените свою готовность к визиту инспектора:

Чек-лист аудита реестра перед переходом на КЭДО

Перед цифровизацией мы закладываем в проект проверку реестра по десяти пунктам:

1. Все работники имеют подписанные трудовые договоры и допсоглашения, ГПХ-исполнители из кадрового контура исключены.
2. ЛНА (ПВТР, оплата труда, ПДн) актуальны и не противоречат действующей редакции ТК.
3. Есть подписи об ознакомлении с каждым ЛНА у каждого работника.
4. Согласия на обработку ПДн оформлены отдельными документами, а не пунктом договора.
5. График отпусков на текущий год утвержден в срок, работники с ним ознакомлены.
6. Определен перечень документов, которые останутся бумажными (ч. 3 ст. 22.1 ТК).
7. Для каждого электронного документа назначен вид подписи по ст. 22.3 ТК.
8. Подготовлены ЛНА о введении КЭДО, уведомления и согласия работников; учтено, что принятым на работу после 31 декабря 2021 года без трудового стажа согласие не требуется (ст. 22.2 ТК).
9. Сроки хранения по приказу Росархива № 236 внесены в номенклатуру дел, электронный архив их поддерживает.
10. Назначены ответственные: за трудовые книжки, за обработку ПДн, за ведение КЭДО.

Мария Ж, эксперт по внедрению КЭДО: «Пункт про принятых после 31 декабря 2021 года экономит недели: для таких сотрудников не нужно собирать согласия на КЭДО, достаточно уведомления. Компании, которые этого не знают, гоняют по кругу подписи с людьми, у которых согласие и так не требуется по закону.»

Типовые ошибки при ведении реестра кадровых документов

По наблюдениям наших специалистов на аудитах перед внедрением, чаще всего повторяются пять ошибок. Согласие на обработку ПДн вшито пунктом в трудовой договор — при отзыве согласия документ рушится, а Роскомнадзор трактует это как нарушение требований к составу согласия по ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Не назначен приказом ответственный за ведение трудовых книжек. График отпусков утвержден, но подписи об ознакомлении не собраны — удобно закрывать этот разрыв инструментами планирования, например через планировщик графика отпусков с последующей рассылкой на подпись. ЛНА содержат условия хуже, чем в ТК, — такие нормы ничтожны, но штраф за них реален. Наконец, документы уволенных уничтожаются через 5 лет вместо 50/75. Проверьте свой уровень риска:

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Реестр — это не таблица ради таблицы. Когда инспектор запрашивает документы, у компании есть 10 рабочих дней на ответ. Если реестр актуален, ответ собирается за час; если нет — начинается паника и дооформление задним числом, которое видно эксперту с первого взгляда.»

Стоимость ведения реестра кадровых документов в КЭДО: тарифы Добыто

Выбор тарифа под реестр определяется двумя строками таблицы выше: какие виды подписи нужны вашим документам и требуется ли электронный архив со сроками хранения. Если реестр закрывается документами под ПЭП и УНЭП (ЛНА, заявления, ознакомления), достаточно тарифа Старт; трудовые договоры и приказы под УКЭП, архив и интеграция с 1С появляются с тарифа Бизнес.

Актуальные условия и состав модулей смотрите на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы: реестр кадровых документов

Единого утвержденного перечня кадровых документов в законе нет, но обязательный минимум складывается из требований ТК РФ, 152-ФЗ, законодательства об охране труда и воинском учете: трудовые договоры, ПВТР, штатное расписание, табель, график отпусков (утверждается за 2 недели до нового года), положения и согласия по персональным данным, приказы по личному составу, документы ОТ и воинского учета. Рабочим инструментом реестр становится, когда к каждой позиции добавлены срок хранения по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236, возможность перевода в электронный вид по ст. 22.1 ТК и вид подписи по ст. 22.3 ТК.

Цена пробела в реестре в 2026 году выросла: до 50 000 рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП за отсутствующий ЛНА, до 100 000 рублей за неоформленный трудовой договор и до 700 000 рублей по ч. 2 ст. 13.11 за отсутствие письменного согласия на обработку персональных данных. Четыре категории документов остаются бумажными при любой цифровизации: трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и журналы инструктажей по охране труда. Перед переходом на электронный формат проведите аудит по чек-листу из этой статьи — он закрывает и требования инспекции, и требования ст. 22.2 ТК к процедуре введения КЭДО.

Частые вопросы о реестре кадровых документов