Можно ли подписать приказ об увольнении ЭП: ответ юриста 2026

Подписать приказ об увольнении электронной подписью нельзя — этот документ закон относит к исключениям и требует оформлять только на бумаге. Разберём, на какой норме держится запрет, что при увольнении всё-таки можно перевести в электронный вид, какой подписью подписывают кадровые документы и как уволить дистанционного работника, если он живёт в другом городе. Тема входит в большой материал про электронный кадровый документооборот по ТК РФ, где собран полный перечень документов, которые можно и нельзя вести в КЭДО.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Можно ли подписать приказ об увольнении электронной подписью

Нет. Приказ (распоряжение) об увольнении работника прямо назван в части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса как документ, в отношении которого правила КЭДО не применяются. То есть подписать его только электронно и хранить только в электронном виде не получится. Норму ввёл 377-ФЗ от 22.11.2021, и на дату написания статьи, в 2026 году, она действует без изменений.

Логику тут искать бессмысленно, её нужно просто принять как данность — законодатель вынес увольнение в особую категорию, и обойти это нельзя даже если у вас полностью настроенный КЭДО и все сотрудники подписывают всё с телефона. Приказ Т-8 печатают, руководитель ставит живую подпись, работник знакомится под роспись. Бумажный экземпляр остаётся в кадровом деле.

А вот что многие путают. Запрет касается именно приказа. Не всего процесса увольнения. Заявление работника на увольнение по собственному, отзыв этого заявления, соглашение о расторжении трудового договора, уведомления — всё это спокойно живёт в электронном виде. Получается странная на первый взгляд картина: документы вокруг увольнения цифровые, а сам приказ — бумажный. Так и есть.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самая частая ошибка эйчаров — они думают, раз приказ нельзя в электронку, значит и заявление на увольнение нельзя. Можно. Заявление работник подаёт хоть через КЭДО, хоть заказным письмом. На бумаге обязан остаться только приказ. И ещё момент — не пытайтесь подписать приказ скопом задним числом, система всё равно зафиксирует реальную дату, а на проверке это всплывёт.»

Какие документы при увольнении можно вести в КЭДО, а какие нельзя

Здесь работает простое правило. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ закрепляет короткий закрытый перечень того, что в электронный вид не переводят вообще. Всё остальное — можно, если у вас введён КЭДО по правилам статей 22.1-22.3. Ниже разложила по полочкам применительно к увольнению.

Четыре позиции остаются на бумаге всегда: приказ об увольнении, акт о несчастном случае, инструктажи по охране труда и бумажная трудовая книжка (если работник не перешёл на электронную). Конкретный перечень того, что вы переводите в КЭДО, работодатель определяет сам и фиксирует в положении о КЭДО — но из этого перечня заранее вычеркнуты исключения из закона. В практике Добыто мы при настройке маршрутов сразу закладываем блокировку: система не даёт отправить приказ об увольнении на электронное подписание, чтобы кадровик случайно не нарушил норму.

Можно ли совмещать бумагу и электронку

Да, и это нормальная практика. Закон не запрещает вести часть документов в КЭДО, а часть на бумаге (ст. 22.2 ТК РФ). Главное — прописать в локальном акте, какие именно документы подписываете электронно. Провели тысячу приказов в цифре, а два по техническим причинам на бумаге — ничего страшного, мир не рухнул. У дистанционщика отвалился интернет, подписали заявление на бумаге — тоже допустимо.

Почему приказ об увольнении нельзя перевести в электронный вид

Причина в защите работника. Минтруд объяснил её в Письме от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97: ограничения нужны, чтобы человек, чьи трудовые права нарушены или который спорит об увольнении, мог предъявить в суд бумажный документ в установленный срок. А срок жёсткий. По статье 392 ТК РФ работник оспаривает увольнение в течение одного месяца со дня, когда он получил копию приказа или трудовую книжку. Бумажный приказ тут — точка отсчёта и доказательство одновременно.

Если бы приказ висел только в информационной системе работодателя, у которого с работником конфликт, доступ к нему легко перекрыть. Поэтому законодатель и оставил бумагу. Спорные ситуации с увольнением работник может вынести на портал Роструда онлайнинспекция.рф, и там бумажный приказ снова станет ключевым доказательством. Я думаю, со временем это поменяется — тенденция на цифровизацию очевидна, но сегодня правило работает именно так.

Что говорит судебная практика

Тут пара показательных дел, которые гуляют по профессиональным чатам. Первое — история со Сбером. Сотрудник оспорил увольнение по соглашению сторон, заявив, что не он подписывал соглашение своей УНЭП. Подпись выпускали на токене и хранили в сейфе, но ответственность за хранение всё равно лежит на работнике, а сейф, по словам сотрудника, иногда бывал открыт. Суд проверил всю обвязку: действовал ли сертификат на момент подписания, был ли документ передан в удостоверяющий центр, подтверждено ли авторство. И встал на сторону работника — признал увольнение незаконным, восстановил человека и взыскал средний заработок плюс компенсацию морального вреда.

Второе дело — Winlab. Грузчик-разнорабочий думал, что подписывает заявление на оплату больничного, а по факту подписал заявление на увольнение по собственному желанию. Суд снова встал на сторону работника. Вывод простой: читайте, что подписываете, а работодатель — стройте процесс так, чтобы сотрудник осознанно понимал, какой документ ему пришёл.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Из этих кейсов растёт главное правило. Если работник в суде говорит «не я подписывал», смотрят не на подпись как таковую, а на всю обвязку — прописаны ли в ЛНА обязанности работника хранить закрытку и никому не передавать пароль. Нет этого в нормативке — суд встаёт на сторону сотрудника. Поэтому юридическую обвязку, эти все положения и согласия, мы закладываем из коробки, до первого подписания.»

Какой подписью подписывают кадровые документы: ПЭП, УНЭП, УКЭП

Виды подписи определяет статья 5 закона 63-ФЗ — той самой «тройки». Их три: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Выбор зависит от документа и роли подписанта.

Простая подпись (ПЭП) — это логин-пароль, коды, запись в информационной системе. Ею знакомят с локальными актами, инструкциями, частью уведомлений. УНЭП — усиленная неквалифицированная, требует заключить с работником соглашение об использовании такой подписи с порядком её проверки (ст. 22.3 ТК РФ). Госключ от Минцифры выдаёт как раз УНЭП (а с недавнего времени и УКЭП), работает по Постановлению Правительства от 01.12.2021 № 2152. УКЭП — усиленная квалифицированная, самая строгая, нужна работодателю для подписания трудового договора. На стороне работодателя при приёме сотрудника квалифицированная подпись обязательна.

За время работы сервиса Добыто мы подключили процессы в сотнях компаний, и в каждом втором проекте эйчары переплачивают — думают, что всем сотрудникам нужна УКЭП. Не нужна. Для большинства внутренних кадровых документов хватает ПЭП или УНЭП, а это совсем другие денюжки для работодателя. УКЭП имеет смысл там, где её прямо требует закон.

Когда заявление на увольнение приходит работнику в систему, он открывает документ, читает его, ставит согласие и подписывает одним нажатием. Подписать документ УКЭП онлайн можно прямо с телефона — в командировке, в отпуске, без визита в отдел кадров. На всю процедуру уходит около минуты, если приложение уже стоит.

Как подписать заявление на увольнение через КЭДО: пошаговая инструкция

Образцы документов для перехода на КЭДО

Увольнение дистанционного работника: особый порядок

У дистанционщиков своя глава — 49.1 ТК РФ — и здесь появляется нюанс. Расторгать договор с удалённым работником можно обменом электронными документами (ст. 312.2, 312.3 ТК РФ). При этом работодателю нужна УКЭП, а работнику достаточно УНЭП. Заявление на увольнение дистанционный работник вправе подать в форме электронного документа (ч. 6 ст. 312.3 ТК РФ).

Но даже здесь приказ не становится полностью электронным. Если работника ознакомили с приказом о расторжении договора в электронной форме, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа направить ему заверенную бумажную копию заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ). Просто «ознакомить в приложении» недостаточно — бумажная копия должна уйти по почте. Заверяют её с учётом ГОСТ Р 7.0.97-2016: под реквизитом «Подпись» пишут «Верно», должность, ФИО заверяющего, его подпись и дату.

То есть для дистанционных работников бумажная форма приказа — это дополнительная копия для отправки, а не второй отдельный приказ. Наши специалисты при настройке КЭДО для распределённых команд сразу закладывают в маршрут напоминание кадровику: после увольнения удалёнщика — отправить бумажную копию заказным письмом, иначе суд может признать увольнение с нарушением.

Типичные ошибки при оформлении увольнения через КЭДО

Собрала грабли, на которые наступают чаще всего. Для каждой — суть, почему так делают и во что это обходится.

Ошибка 1. Подписывают приказ об увольнении электронной подписью. Делают так ради единообразия: раз весь кадровый процесс в цифре, кажется логичным и приказ туда же. Цена ошибки — нарушение ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. При споре работник заявит, что бумажного приказа не получал, а у работодателя нет легитимного документа для суда. Результат — восстановление сотрудника и выплаты.

Ошибка 2. Дистанционщику не отправляют бумажную копию приказа. Кадровик ознакомил удалёнщика с приказом в приложении и считает задачу закрытой. А по ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ нужно ещё в течение трёх рабочих дней отправить заверенную бумажную копию заказным письмом. Не отправили — процедура увольнения оформлена с нарушением.

Ошибка 3. Нет соглашения об использовании УНЭП. Компания выдала сотрудникам неквалифицированную подпись, но не заключила с ними соглашение с порядком проверки (ст. 22.3 ТК РФ). При споре документ, подписанный такой УНЭП, легко оспорить — юридическая значимость под вопросом.

Ошибка 4. В ЛНА не прописана обязанность работника хранить закрытку. Именно на этом сыграл сотрудник Сбера. Если в положении о КЭДО нет требования хранить закрытый ключ и не передавать пароль, суд при споре «не я подписывал» встанет на сторону работника. Цена — проигранное дело.

Ошибка 5. Переводят на КЭДО без письменного согласия. Работника нельзя перевести на электронный документооборот без согласия (ст. 22.2 ТК РФ), кроме принятых после 31.12.2021 без стажа на эту дату. И уволить за отказ от КЭДО тоже нельзя — это прямой запрет части 8 статьи 22.2 ТК РФ.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«При высокой текучке кадровая просто тонет в увольнениях, и тут велик соблазн загнать в электронку вообще всё. Не надо. Заявление, отзыв, соглашение — пожалуйста, скопом через КЭДО. А приказ — руками на бумаге, и для дистанционщика ещё заказное письмо. Один лишний косяк на этом этапе — и привет, восстановление через суд.»

Стоимость КЭДО для оформления кадровых документов

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Сам выпуск подписи для сотрудников в сервисе бесплатный — она включена в тариф. Ниже основные тарифы Добыто КЭДО.

В тарифе Бизнес действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая стоимость зависит от того, сколько у вас человек и какой набор модулей нужен — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее. Для сравнения: средний чек на квалифицированную подпись по рынку — 1000-2000 рублей за человека в год, а компании с электронным документооборотом экономят на бумаге, картриджах и курьерах от 3 000 до 15 000 рублей в год на сотрудника. Прикинуть выплаты при расставании поможет калькулятор отпуска при увольнении.

Выводы: что важно запомнить про приказ об увольнении и электронную подпись

Приказ об увольнении подписать электронной подписью нельзя — это прямое исключение из части 3 статьи 22.1 ТК РФ, и в 2026 году оно действует. Документ печатают, руководитель ставит живую подпись, работник знакомится под роспись, бумажный экземпляр хранится в кадровом деле. Вместе с приказом на бумаге остаются акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда и бумажная трудовая книжка. Причина запрета — защита работника: по статье 392 ТК РФ у него есть месяц на оспаривание увольнения, и бумажный приказ служит и точкой отсчёта, и доказательством.

При этом сам процесс увольнения цифровизируется почти полностью. Заявление по собственному, отзыв заявления, соглашение о расторжении, уведомления — всё подписывается в КЭДО, если документооборот введён по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и с работника получено письменное согласие. Для дистанционного работника действует особый порядок: ознакомили с приказом электронно — в течение трёх рабочих дней направьте заверенную бумажную копию заказным письмом по части 3 статьи 312.8 ТК РФ. Под УНЭП обязательно заключайте соглашение об использовании подписи, а в ЛНА пропишите обязанность работника хранить закрытый ключ.

Практический совет на ближайшее время: настраивайте маршруты так, чтобы система сама не давала отправить приказ об увольнении на электронное подписание, и проверяйте, ушла ли бумажная копия дистанционному сотруднику. Тенденция на цифровизацию очевидна, но пока перечень исключений из закона менять не планируется, и работать нужно по действующей норме.

Часто задаваемые вопросы