Сканы кадровых документов: юридическая сила и правила хранения в 2026 году

Сканы кадровых документов хранить в электронном виде можно: закон не запрещает оцифровку трудовых договоров, приказов и заявлений. Но скан не заменяет бумажный оригинал, уничтожать бумагу после сканирования нельзя, а часть сканов держать в компании прямо опасно — с 30 мая 2025 года штраф за хранение избыточных персональных данных для юрлица достигает 300 000 рублей. В статье разбираем, какой юридический статус имеет скан на 2026 год, какие сканы и сколько хранить, что предъявлять ГИТ и суду и как оформить уничтожение файлов. Какой файл считается полноценным документом, а какой — только копией, определяют нормы о кадровом электронном документообороте, и именно с этого разграничения начнем.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Чем скан отличается от электронного оригинала: 4 статуса файла

В нейросетевых ответах поисковиков встречается формулировка «если скан подписан КЭП, документ имеет юридическую силу». Это опасное упрощение: подписание скана квалифицированной подписью создает заверенную электронную копию, но не превращает файл в оригинал трудового договора и не дает права выбросить бумагу. Компания, которая поверила такому совету и уничтожила бумажный архив, при споре с работником останется без доказательств.

Один и тот же PDF в папке кадровой службы может иметь четыре разных юридических статуса. В практике Добыто мы начинаем аудит документов клиента именно с этой сортировки.

Разница между вторым и третьим статусом принципиальна. Заверенный скан удобен для внутренней работы и ответов на запросы, и подписать PDF-документ УКЭП несложно технически. Но оригиналом остается бумага. Электронный оригинал — это документ, который изначально создан и подписан сторонами в информационной системе по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, в формате, соответствующем приказу Минтруда от 20.09.2022 N 578н. Такому документу бумажный дубликат не нужен вовсе.

Мария Ж, юрист, судебный эксперт в сфере трудового права: «В спорах об увольнении суд запрашивает оригинал документа с подписью работника. Скан приказа, даже заверенный подписью директора, суд оценивает как копию: если работник заявит, что не подписывал документ, копия проиграет. Электронный оригинал из КЭДО, наоборот, устойчивее бумаги — подделать файл подписи с меткой времени практически невозможно.»

Можно ли уничтожить бумагу после сканирования

Нет. Ни Трудовой кодекс, ни закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ об архивном деле не содержат механизма замещающего сканирования: оцифровка не сокращает срок хранения бумажного подлинника. Отсканированный трудовой договор 2010 года придется хранить в бумаге все положенные 75 лет, а договор 2020 года — 50 лет, независимо от качества и количества его электронных копий.

Законопроект об электронных дубликатах: статус на 2026 год

Механизм замены бумаги должен был появиться в законопроекте N 1173189-7 о конвертации и электронных дубликатах документов. Его внесли в Госдуму 17 мая 2021 года, первое чтение прошло 6 апреля 2022 года, и на этом движение остановилось: ко второму чтению накопились принципиальные претензии к процедуре создания дубликатов и лицензированию, и на 2026 год закон так и не принят. Пока это так, любая схема «отсканировали — уничтожили бумагу» незаконна, что бы ни обещали продавцы услуг оцифровки.

Как хранить сканы и электронные документы по правилам

Формальные требования к хранению электронных документов установлены Правилами, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, а для электронных кадровых документов длительного хранения приказ Минтруда N 578н дополнительно определяет формат PDF/A-1A. Бытовой JPEG-скан этому требованию не отвечает — еще один маркер разницы между сканом и полноценным электронным документом. Папка «Сканы» на общем диске Правилам не соответствует. Проверьте хранилище по пунктам:

• файлы размещены в системе хранения электронных документов или на обособленных носителях, а не вперемешку с рабочими файлами (п. 131 Правил);
• доступ разграничен: сканы с персональными данными видят только уполномоченные сотрудники (п. 132);
• документы систематизированы по номенклатуре дел, у каждого файла определен срок хранения;
• обеспечена проверка целостности: файл нельзя незаметно подменить;
• для электронных оригиналов из КЭДО хранится не только документ, но и файлы подписей с метками времени.

Наши специалисты настраивают электронный архив Добыто КЭДО так, чтобы документ, файл подписи и метаданные хранились единым комплектом — при запросе госоргана выгрузка занимает минуты.

Сколько хранить: сроки для документов, которые живут в сканах

Сроки хранения определяет приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 и статья 22.1 закона N 125-ФЗ, и они не зависят от носителя. Отсчет срока начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончил действие, а не за годом его создания — на этом правиле ошибаются чаще всего.

Обратите внимание на согласия: их нельзя уничтожать вместе с досье кандидата, они подтверждают законность обработки данных еще три года. А вот сканы, приложенные к согласиям, живут по другим правилам — о них дальше.

Какие сканы хранить нельзя

Сканы паспортов и СНИЛС действующих сотрудников

Часть 5 статьи 5 закона N 152-ФЗ запрещает обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям. Все сведения из паспорта кадровая служба уже перенесла в трудовой договор и учетные формы — хранить сам скан паспорта «на всякий случай» незаконно, и Роскомнадзор штрафует за это годами. Цена вопроса выросла радикально: с 30 мая 2025 года по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ обработка данных, несовместимая с целями сбора, стоит юрлицу от 150 000 до 300 000 рублей. Если папка со сканами паспортов утечет, а в ней данные более 1000 человек, штраф составит от 3 до 5 млн рублей, и еще от 1 до 3 млн — если не уведомить Роскомнадзор об утечке в течение 24 часов.

Проверить, какие согласия и документы по персональным данным должны быть в компании, помогает калькулятор:

Сканы документов кандидатов: жизненный цикл

Второй массовый источник сканов — подбор персонала: кандидаты прикрепляют паспорта и дипломы к анкетам, служба безопасности собирает документы для проверки. У этих файлов короткий законный жизненный цикл. Собирать их можно только на основании отдельного согласия кандидата (не будущего работника — у соискателя свое согласие с целью «рассмотрение кандидатуры»). Если кандидату отказали, цель обработки достигнута: по статье 21 закона N 152-ФЗ данные подлежат уничтожению в срок не более 30 дней. Хранить «базу отказников» со сканами паспортов — прямое нарушение. Если кандидат принят, в личное дело переходят только те документы, для хранения которых есть законное основание, а сканы, собранные для проверки, уничтожаются.

Шаблон согласия, без которого нельзя собирать документы соискателя:

Мария Ж, юрист, эксперт по проверкам при трудоустройстве: «Типичная картина при аудите: у службы безопасности своя папка со сканами паспортов всех, кто когда-либо откликался на вакансии, за пять лет. Ни согласий, ни сроков уничтожения. До 2025 года это стоило компании десятки тысяч рублей, теперь — сотни тысяч по одному только факту избыточной обработки. Первое, что мы делаем, — вводим регламент: отказ кандидату запускает 30-дневный отсчет на уничтожение его файлов.»

Образцы документов для перехода со сканов на легальное хранение

Сканы и дистанционные сотрудники: когда электронный обмен разрешен прямо ТК

Единственный случай, когда закон прямо предусматривает обмен сканами вместо бумаги, — дистанционная работа. Статья 312.2 ТК РФ разрешает заключать трудовой договор с дистанционным работником путем обмена электронными документами: кандидат направляет работодателю электронные образы паспорта, СНИЛС, документов об образовании. При этом у работодателя остается право потребовать нотариально заверенные бумажные копии, а работник вправе получить бумажный экземпляр трудового договора в течение трех рабочих дней после запроса. Важно не путать: даже здесь скан паспорта — это документ для оформления приема, а не экспонат для вечного хранения. После внесения данных в учет держать его без отдельного основания нельзя, действуют те же правила 152-ФЗ.

Что предъявлять при проверке: ГИТ и суд

Главная неопределенность выдачи — «в некоторых случаях может потребоваться оригинал» без критериев. Критерии такие. ГИТ при документарной проверке обычно принимает заверенные копии, в том числе электронные, но при споре о содержании документа запрашивает подлинник. Суд по трудовому спору оценивает копию по правилам ГПК: если вторая сторона оспаривает документ, а оригинала нет, копия доказательством не станет. Для электронного оригинала из КЭДО комплект предъявления другой: файл документа, файл открепленной подписи и метка времени, подтверждающая момент подписания. Официальные разъяснения по кадровым проверкам публикует Роструд.

Отдельный вопрос долговременного хранения: действительна ли подпись через 20 лет, когда сертификат давно истек. Он решен статьей 11 закона N 63-ФЗ: подпись действительна, если на момент подписания сертификат действовал и это подтверждено меткой времени. Для горизонта 50 лет применяют усовершенствованную подпись и периодическое переподписание архива: метка времени обеспечивает проверяемость примерно на 18 лет вперед, затем система ставит новую метку поверх — стратегия долговременной сохранности по ГОСТ Р 57762-2017 (читаемость, аутентичность, конвертация, миграция).

Оцените готовность кадровых документов к проверке ГИТ:

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Инспекторы давно работают с электронными оригиналами спокойно: в наших проектах клиенты отвечали на запросы ГИТ выгрузкой из системы — документ, подпись, метка времени — и вопросов к форме не возникало. Проблемы возникают у тех, кто присылает инспектору простой скан и не может показать, где подлинник.»

Как уничтожать сканы правильно

Уничтожение электронных документов оформляется так же строго, как бумажных, иначе оно само становится нарушением. Порядок: экспертная комиссия отбирает документы с истекшим сроком хранения или достигнутой целью обработки, составляется акт о выделении к уничтожению, затем файлы удаляются со всех носителей, включая резервные копии. Для способа уничтожения в акте используется формулировка вида: «документы уничтожены программно-аппаратными средствами путем удаления с носителей информации без возможности восстановления». Для сканов с персональными данными (документы кандидатов, сканы трудовых книжек уволенных) дополнительно фиксируется основание — достижение цели обработки по статье 21 закона N 152-ФЗ. Акт храните: именно он ответ на вопрос Роскомнадзора «где данные, которые вы собирали».

Как законно отказаться от бумаги: не сканер, а КЭДО

Итог всей нормативной картины неудобен для любителей сканирования: оцифровка старого архива не избавляет от бумаги ни на один лист — подлинники хранятся весь срок. Единственный законный способ избавляться от бумаги — не создавать ее. Документ, подписанный электронными подписями в системе КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, рождается оригиналом без бумажного двойника: ему не нужны шкафы, его невозможно потерять и не нужно сканировать. Уже подписанные на бумаге документы при этом остаются бумажными — ретро-конверсия невозможна, и честный план перехода выглядит так: бумажный архив консервируется и дохранивается, все новые документы создаются электронными. В Добыто такой переход занимает от одного дня: сервис включен в реестр отечественного ПО (запись N 22664), соответствует требованиям 377-ФЗ, 63-ФЗ и 152-ФЗ, а выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников бесплатный.

Стоимость перехода со сканов на КЭДО: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, выбранного тарифа, видов электронной подписи и необходимых интеграций — например, обмена данными с 1С.

Для расчета под вашу численность и набор модулей смотрите актуальные тарифы Добыто КЭДО: электронный архив с файлами подписей входит в тариф Бизнес, а хранение сканов отдельной платой не тарифицируется — оно просто перестает быть нужным для новых документов.

Выводы: можно ли хранить сканы кадровых документов в электронном виде

Хранить сканы кадровых документов можно, но с тремя оговорками. Скан остается копией: он не заменяет бумажный подлинник, не принимается судом при оспаривании и не позволяет уничтожить бумагу — законопроект N 1173189-7 об электронных дубликатах на 2026 год не принят. Сроки хранения едины для всех носителей: трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет (документы до 2003 года — 75 лет), отсчет идет с 1 января года, следующего за годом окончания действия документа.

Часть сканов хранить прямо запрещено: сканы паспортов и СНИЛС сотрудников избыточны по части 5 статьи 5 закона N 152-ФЗ, документы отклоненных кандидатов уничтожаются в 30-дневный срок, а штрафы с 30 мая 2025 года достигают 300 000 рублей за избыточную обработку и миллионов рублей при утечке. Хранилище должно отвечать приказу Росархива N 77, уничтожение оформляется актом экспертной комиссии, а стратегическая задача отказа от бумаги решается не сканером, а созданием документов сразу в электронном оригинале.

Частые вопросы о хранении сканов кадровых документов