КЭДО при реорганизации компании: кадровые документы 2026 Description (158 симв.): КЭДО при реорганизации компании: как сохранить согласия и ЛНА, переоформить документы у правопреемника, какая электронная подпись нужна для допсоглашений и переводов.

Кадровый документооборот при реорганизации компании через КЭДО продолжается без разрыва трудовых отношений: реорганизация по статье 75 ТК РФ не прекращает трудовые договоры, а кадровые документы переходят к правопреемнику. В статье разбираем, какие документы нужно переоформить через электронный документооборот, сохраняются ли согласия работников и локальные акты, какая электронная подпись подходит для допсоглашений и уведомлений, за какой срок переводят штат и как хранить электронный архив у нового юрлица. Тема входит в большой материал про кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до полного перевода компании.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что происходит с кадровыми документами при реорганизации компании

Реорганизация юридического лица проходит в одной из пяти форм по статье 57 ГК РФ: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование. Для кадровика разница принципиальная. При присоединении и слиянии работодатель меняется — появляется правопреемник с другим ИНН и ОГРН. При преобразовании меняется организационно-правовая форма, но юрлицо по сути остаётся тем же. При выделении и разделении часть штата переходит к новой компании по передаточному акту.

Главная норма здесь — часть 5 статьи 75 ТК РФ. Реорганизация в любой из пяти форм не служит основанием для расторжения трудовых договоров с работниками. То есть массово увольнять и заново принимать людей не нужно. Трудовые отношения продолжаются у правопреемника на прежних условиях. Если работник не хочет продолжать работу после реорганизации, он пишет отказ, и трудовой договор прекращают по пункту 6 части 1 статьи 77 ТК РФ. По собственной инициативе это делает сам работник, заставить его остаться нельзя, и уволить по реорганизации тоже нельзя.

Отдельная история — смена собственника имущества. Новый собственник вправе в течение 3 месяцев со дня регистрации перехода права собственности расторгнуть договор с руководителем, его заместителями и главным бухгалтером по пункту 4 статьи 81 ТК РФ. На рядовых сотрудников это не распространяется. И сокращение штата при смене собственника закон разрешает только после государственной регистрации перехода права собственности, не раньше.

Что это означает для документооборота. К моменту завершения реорганизации у правопреемника на руках должны быть трудовые договоры всех перешедших работников, допсоглашения об изменении реквизитов работодателя, кадровые приказы, личные дела, графики отпусков, табели. У компании на бумаге это коробки с папками, которые передают по акту. В КЭДО это выгрузка электронного архива и перенос в систему нового юрлица. Второй вариант проходит на порядок быстрее, и это главный довод за электронный формат в реорганизации.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права:
«Реорганизация не повод трогать трудовые договоры. Я регулярно вижу, как кадровики на радостях оформляют увольнение переводом и приём заново — и это прямые грабли. Статья 75 говорит: отношения продолжаются. Достаточно допника об изменении сведений о работодателе. А вот если работник отказался работать у правопреемника, тогда увольнение по пункту 6 статьи 77, и здесь важно зафиксировать именно его волеизъявление, а не давление компании.»

Сохраняется ли КЭДО при реорганизации: согласия, ЛНА и электронные подписи

Здесь начинается зона, где практика тоньше закона. Кадровый электронный документооборот компания вводит локальным нормативным актом по частям 1 и 2 статьи 22.2 ТК РФ. Это приказ о введении КЭДО и положение о КЭДО, где прописаны информационная система, категории работников и документов, сроки уведомления и подписания. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года или имевшие стаж на эту дату, дают письменное согласие на КЭДО по части 5 статьи 22.2. Согласие индивидуальное: одно согласие на всех или подпись одного представителя юридической силы не имеют.

Согласие работник давал конкретному работодателю в рамках его ЛНА. После присоединения или слияния работодатель формально иной — правопреемник со своими реквизитами. Закон прямо этот случай не описывает, и я считаю, что спорить с инспектором на тему «согласие переходит автоматически» не стоит. Безопаснее, чтобы правопреемник издал свои приказ и положение о КЭДО, заново уведомил перешедших работников и собрал согласия. По преобразованию или простому переименованию, когда юрлицо то же самое, ЛНА сохраняются, но реквизиты в положении нужно обновить допсоглашением или новой редакцией.

В сервисе Добыто при присоединении мы переоформляем комплект ЛНА на правопреемника и заново собираем согласия в системе — это закрывает риск спора о том, давал ли работник согласие новому работодателю. Параллельно работает важный нюанс по подписи. Усиленная квалифицированная подпись организации привязана к ИНН и ОГРН. При смене юрлица старая закрытка работодателя не годится, правопреемник выпускает новую УКЭП в удостоверяющем центре ФНС. А вот подпись работника, если это Госключ, привязана к физлицу и остаётся действующей — её перевыпускать не надо.

Ещё один момент про отзыв согласия. Если работник один раз дал согласие на КЭДО, отозвать его нельзя — это прямо подтвердил Минтруд в письме от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321. То есть при реорганизации согласия, собранные правопреемником, фиксируют статус работника надолго, и менять формат туда-обратно по его желанию закон не предусматривает. Комбинированный порядок, когда что-то на бумаге, что-то в системе, инициирует работодатель в зависимости от ситуации.

Какие кадровые документы оформляют при реорганизации через КЭДО

Базовый документ при реорганизации — уведомление работников. Часть людей путает его с уведомлением об изменении условий труда, но это разные вещи. О самой реорганизации сотрудников информируют, чтобы они могли решить, продолжать работу или отказаться. Если вместе с реорганизацией меняются условия трудового договора по организационным или технологическим причинам, включается статья 74 ТК РФ — тут работника предупреждают за 2 месяца.

Дальше идёт массив допсоглашений. Сменились наименование и реквизиты работодателя — допник к трудовому договору. Изменилось подразделение, должность, место работы — допсоглашение об изменении условий и при необходимости приказ о переводе по статье 72.1 ТК РФ, причём перевод требует согласия работника. Всё это спокойно проходит через КЭДО. Подавать на подпись можно скопом, маршрут согласования настраивается один раз: работник, непосредственный руководитель, директор или уполномоченное по доверенности лицо.

Помним про исключения. Не всё можно вести в электронном виде. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документ об инструктаже по охране труда остаются на бумаге. Если работник при реорганизации отказывается продолжать работу, приказ об увольнении по пункту 6 статьи 77 печатают собственноручно — в КЭДО его не провести.

Массовое переподписание допсоглашений — это место, где бумажный процесс встаёт колом. При штате в несколько сотен человек кадровик неделями собирает подписи. В электронном виде массовое подписание документов одной отправкой снимает эту нагрузку: система рассылает уведомления, работники подписывают со смартфона, кадровик видит, кто подписал, а кто нет.

Как переоформить кадровые документы при реорганизации через КЭДО: пошаговая инструкция

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самый частый вопрос на проектах реорганизации — можно ли подписать допник задним числом, чтоб даты совпали с регистрацией правопреемника. Нет. В системе всё фиксируется с отметкой времени, переписать дату не выйдет. Поэтому документы готовим заранее и запускаем на подпись в день, когда правопреемник уже зарегистрирован. Кто торопится и пытается обойти — потом получает затык на проверке.»

Образцы документов для перехода на КЭДО при реорганизации

Виды электронной подписи для документов реорганизации

Тип подписи в реорганизации определяет, действителен ли документ. Со стороны работодателя кадровые документы подписывают усиленной квалифицированной подписью — УКЭП. Это требование держится твёрдо: ни ПЭП, ни НЭП организации тут не подходят. Со стороны работника закон даёт выбор по статье 22.3 ТК РФ.

И вот ключевой нюанс именно для реорганизации. Допсоглашение к трудовому договору, согласие на перевод и уведомление об изменении условий трудового договора работник подписывает усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной подписью. Простая электронная подпись для этих документов не годится. То есть оформить перевод или изменение условий труда через ПЭП нельзя, даже если по другим документам в компании ПЭП используется. А реорганизация — это как раз про допники и переводы. Поэтому до старта надо убедиться, что у работников есть УНЭП или УКЭП.

Самый удобный вариант для работника — усиленная неквалифицированная подпись из ЕСИА, то есть Госключ. По части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник может пользоваться УНЭП из ЕСИА, и тогда отдельное соглашение об использовании УНЭП с ним подписывать не нужно. Правила работы такой подписи закреплены Постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Госключ ставится на смартфон, выпускается бесплатно, проходит удалённую идентификацию через Госуслуги. Закрытая часть ключа хранится только на телефоне работника, и при реорганизации перевыпускать её не надо — подпись привязана к человеку, а не к работодателю.

В сервисе Добыто работник подписывает допсоглашения Госключом или УНЭП из коробки, без похода в удостоверяющий центр. По нашему опыту, на проектах массового перехода через Госключ удаётся стабильно доводить до подписания около 95% документов в первый заход. Остальные дотягиваются адресной поддержкой.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Частая ошибка — думать, что раз компания подписывает приказы ПЭП, то и допники при реорганизации можно так же. Нельзя. Согласие на перевод и уведомление об изменении условий — только УНЭП или УКЭП. Я всегда советую закладывать Госключ: работнику нужен только смартфон, закрытка лежит у него в телефоне, и при смене юрлица ничего перевыпускать не надо. Для возрастных сотрудников это спасение, никаких флешек и токенов.»

Типичные ошибки при ведении КЭДО в ходе реорганизации

За годы практики набирается короткий, но дорогой список граблей. Разберу три, которые встречаются чаще всего.

Ошибка первая — не переоформить ЛНА и согласия на правопреемника. Делают так ради экономии времени: зачем заново собирать согласия, если люди уже подписали их у прежнего работодателя. Логика понятна, но согласие давалось другому юрлицу. На проверке инспектор ГИТ запросит основания ведения КЭДО у текущего работодателя, и старое согласие на старую компанию его не убедит. Цена ошибки — штраф по статье 5.27 КоАП РФ для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей, и это за каждый эпизод, плюс риск, что суд не признает электронные документы при споре с работником.

Ошибка вторая — провести увольнение и приём заново вместо допсоглашения. Кадровик увольняет всех «в связи с реорганизацией» и принимает в новое юрлицо. Это нарушение статьи 75 ТК РФ напрямую: реорганизация не основание для расторжения договоров. Цена ошибки — восстановление работника через суд, оплата вынужденного прогула, та же статья 5.27 КоАП. А ещё прерывается стаж и теряются накопленные дни отпуска, что порождает претензии людей.

Ошибка третья — подписывать переводы простой подписью. Компания привыкла к ПЭП и оформляет ей согласия на перевод. Документ юридически ничтожен: закон требует для перевода УНЭП или УКЭП. Цена ошибки — перевод считается несостоявшимся, и если возникнет спор, работодатель не докажет факт согласия работника.

Хранение электронных кадровых документов и передача архива правопреемнику

Сроки хранения электронных кадровых документов те же, что и у бумажных, и определяются приказом Росархива. Часть документов хранится 50 лет, часть 75 — зависит от даты создания и вида. При реорганизации архив переходит к правопреемнику целиком, и эта обязанность лежит на нём.

В электронном виде передача архива — это выгрузка из системы прежнего работодателя и загрузка в систему правопреемника с сохранением подписей и штампов времени. Каждый документ несёт отметку, кто и когда его подписал, поэтому при проверке ГИТ или в суде восстановить цепочку подписания не составляет труда. Роструд уже приравнял трудовой договор в электронной форме к бумажному и закрепил это в проверочных листах: заключение договора в электронном виде нарушением не считается.

Частый страх — что будет с документами, если расторгнуть договор с провайдером КЭДО. На практике в лицензионном договоре прописывают сохранение доступа к архивной версии, и разработчики продолжают обеспечивать электронный архив даже после расторжения. В сервисе Добыто мы закладываем выгрузку юридически значимого архива с файлами подписей при любом сценарии, в том числе при реорганизации и смене провайдера.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Когда заходит речь о реорганизации, у главбухов первый вопрос — а вдруг при выгрузке архив превратится в тыкву. Поэтому ещё на старте надо спросить у кэдошника: документы выгружаются с подписями, в правильном формате, читаемом через 50 лет? Если ответ внятный, можно спокойно раскатывать. Архив, который нельзя достать в нужном виде, ничем не лучше сгоревшей бумажной папки.»

Стоимость перехода на КЭДО при реорганизации в 2026 году

Итоговая стоимость зависит от численности перешедшего штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. При реорганизации обычно нужны интеграция с 1С и электронный архив, поэтому для среднего бизнеса берут тариф с полным набором функций. Ниже — актуальные тарифы сервиса Добыто КЭДО.

На итоговую сумму влияют численность штата правопреемника, выбранный тариф и потребность в кастомных интеграциях. Для точного расчёта под конкретную реорганизацию актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться по составу и стоимости. Если работник при реорганизации отказался продолжать работу, пригодится калькулятор отпуска при увольнении, чтобы посчитать компенсацию за неиспользованные дни.

Выводы: КЭДО при реорганизации компании

Реорганизация в любой из пяти форм по статье 57 ГК РФ не прекращает трудовые отношения: по части 5 статьи 75 ТК РФ договоры с работниками продолжаются у правопреемника, а массовое увольнение и приём заново — прямое нарушение. Если работник отказывается продолжать работу, его увольняют по пункту 6 части 1 статьи 77 ТК РФ. Кадровый документооборот при этом не обнуляется, но требует аккуратного переоформления.

Практический минимум для правопреемника такой: издать свои приказ и положение о КЭДО, заново уведомить перешедших работников и собрать письменные согласия, выпустить новую УКЭП организации в УЦ ФНС, перенести электронный архив с сохранением подписей. Допсоглашения об изменении реквизитов и приказы о переводе подписывают через систему, причём согласие на перевод и уведомление об изменении условий труда требуют УНЭП или УКЭП работника — простая подпись для них недопустима. Трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктаже остаются на бумаге.

Тренд очевиден: с расширением Госключа и наработанной судебной практикой по статьям 22.1-22.3 ТК РФ электронное оформление реорганизации становится нормой. Компаниям, которые ведут штат в нескольких регионах и с дистанционными работниками, бумажная процедура обходится дороже и дольше, а риск пропустить срок уведомления или потерять согласие выше. Готовить комплект ЛНА и подписи стоит заранее, до даты регистрации правопреемника.

Часто задаваемые вопросы