Электронное личное дело — это комплект кадровых документов работника, который создаётся, подписывается и хранится в информационной системе работодателя по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Вести личные дела обязаны государственные органы в отношении гражданских служащих, а коммерческая компания решает это сама и закрепляет состав дела локальным нормативным актом. Срок хранения от формы не зависит: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет по статье 22.1 125-ФЗ, а отсчёт начинается с 1 января следующего года. Внутри дела документы делятся по виду подписи: трудовой договор и дополнительные соглашения работник подписывает только УКЭП или УНЭП, а заявление на отпуск и лист ознакомления с ЛНА закрывает ПЭП.
Дальше разберём состав дела по каждому документу, дадим таблицу допустимых видов подписи и объясним, почему через три года подпись в архиве перестаёт проверяться и что сделать до передачи дела на хранение. Отдельно закроем запросы вида «единица измерения УКЭП» и «тип подписки УКЭП»: подпись не продаётся подписками и не считается штуками, закупать нужно сертификаты и лицензии. Таблица сроков хранения по Перечню Росархива, шаблоны описи и положения, стоимость на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что входит в электронное личное дело и обязана ли компания его вести
Обязанность вести личные дела установлена для государственных гражданских служащих Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. Для обычного работодателя такой обязанности в ТК РФ нет: компания сама решает, собирать документы работника в дело или хранить их по видам — отдельно трудовые договоры, отдельно приказы, отдельно заявления. Как только решение принято, состав дела и порядок его формирования фиксируются в локальном нормативном акте, иначе кадровая служба через два года не сможет объяснить, почему у одного работника в деле семь документов, а у другого — три.
Типовой состав электронного личного дела: трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, приказ о приёме, приказы о переводах и совмещении, личная карточка, согласие на обработку персональных данных, согласие на переход на КЭДО, листы ознакомления с ЛНА, документы об образовании, договор о полной материальной ответственности, опись документов дела. Опись в электронном деле нужна не меньше, чем в бумажном: она показывает, что именно должно быть в деле, и по ней видно, какого документа не хватает при выгрузке.
Внимание: четыре документа закон оставляет на бумаге независимо от того, насколько развит ваш КЭДО: трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Заявление об увольнении при этом подписывается электронно, а приказ по нему — нет.
Это расхождение регулярно ломает логику дела. Работник подаёт заявление об увольнении через мобильное приложение, кадровик готовит приказ — и приказ приходится печатать, подписывать собственноручно и подшивать в бумажную часть дела. Значит, у уволенных сотрудников дело почти всегда смешанное, и опись должна отражать оба носителя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первым документом при переходе делайте опись состава личного дела, система выбирается позже. Пропишите в положении о КЭДО закрытый перечень документов дела и отдельно отметьте те, что остаются на бумаге. Тогда при выгрузке дела вы сравниваете факт с описью и сразу видите пропуск, вместо того чтобы вспоминать, что подписывалось три года назад.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписи различаются и что из этого следует для дела
Три вида электронной подписи определены статьёй 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды, логины и пароли: она не защищает документ от изменений после подписания. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) создаётся криптографическими средствами, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания, но выдаётся любым удостоверяющим центром без аккредитации. Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) отличается от УНЭП тем, что сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр по требованиям 63-ФЗ, а средства подписи прошли подтверждение соответствия.
Практическая разница для кадровика одна: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а УНЭП — только если стороны заранее договорились об этом соглашением или если это прямо разрешил ТК РФ для конкретного документа. Поэтому УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы, и подменить одну другой ради упрощения процедуры нельзя.
Работник получает УНЭП бесплатно в мобильном приложении Госключ при подтверждённой учётной записи на Госуслугах. Порядок выпуска и ограничения такой подписи описаны в справке портала госуслуг о получении сертификата УНЭП в приложении Госключ: там же указано, какие документы этой подписью подписывать нельзя. Расходы на получение работником подписи и её использование по статье 22.2 ТК РФ несёт работодатель, переложить их на сотрудника нельзя.
Ниже — разбивка документов личного дела по видам подписи. Первые шесть строк — закрытый перечень из статьи 22.3 ТК РФ, где работодатель в своей информационной системе обязан использовать УКЭП. Всё остальное попадает в последние две строки.
| Документ личного дела | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о полной материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о приёме, приказ о переводе, приказ и заявление на отпуск | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Лист ознакомления с ЛНА, согласие на обработку персональных данных, служебная записка | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Из таблицы следует одно рабочее правило: УКЭП работодателя нужна в любом случае, даже если весь штат подписывает документы бесплатной УНЭП из Госключа. Если у компании нет квалифицированной подписи руководителя или уполномоченного лица, электронный трудовой договор заключить не получится — остальные документы дела при этом переводятся в электронный вид без ограничений.
«Единица измерения УКЭП» и «тип подписки»: что за этим стоит на самом деле
В тендерных заданиях и внутренних заявках регулярно встречаются формулировки вида «единица измерения УКЭП», «тип подписки УКЭП» и «УКЭП и ПЭП одной подпиской». Такой сущности нет ни в 63-ФЗ, ни в ТК РФ. Закон оперирует другими объектами: сертификат ключа проверки электронной подписи, ключ электронной подписи и средство электронной подписи. Считать в штуках можно сертификаты и лицензии на средство подписи, а не саму подпись.
Разница не в терминах, а в предмете договора. Сертификат выдаётся конкретному физическому лицу на ограниченный срок: у УКЭП удостоверяющего центра ФНС — 15 месяцев, у сертификатов Госключа — 12 месяцев. Лицензия на криптосредство продаётся отдельно и может быть годовой или бессрочной. Тарифная единица КЭДО — подключённый сотрудник в месяц, и она не связана ни с числом сертификатов, ни с числом подписаний. Формулировка «единица измерения УКЭП — штука» в закупке приводит к тому, что поставщик считает сертификаты, а заказчик ждал абонентское обслуживание.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отсюда же вырастает вопрос «ЕИО с наличием ПЭП — это что». За аббревиатурой стоит единоличный исполнительный орган, то есть директор. ПЭП директору для кадровых документов не подходит: перечень из статьи 22.3 ТК РФ требует от работодателя УКЭП, а ПЭП руководителя годится только для внутренних согласований, не порождающих кадровых последствий.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если в компании применяется ПЭП, отдельно подпишите с работниками соглашение об использовании ПЭП и НЭП. Без него ПЭП не работает: статья 22.3 требует, чтобы соглашением сторон были установлены правила определения лица, подписывающего документ. Соглашение проще собрать одновременно с согласием на КЭДО, а не досылать через полгода.»
Почему подпись в личном деле перестаёт проверяться через три года
Сертификат подписи действует 12 или 15 месяцев, а личное дело хранится 50 лет. Когда через три года вы откроете подписанный трудовой договор в любой программе проверки, она покажет, что сертификат подписанта истёк. Формально это не значит, что документ недействителен: подпись законна, если сертификат действовал на момент подписания. Но доказать этот момент нужно чем-то, кроме собственных слов.
Доказательством служит метка доверенного времени. Она добавляется службой штампов времени в момент подписания и фиксирует, что подпись создана в конкретную секунду, когда сертификат был действителен. Подпись с меткой времени — это формат CAdES-T. Поверх него строится архивный формат CAdES-A: в него дополнительно вкладываются сведения о статусе сертификата на момент подписания, а сама подпись периодически переподписывается новой меткой, когда криптоалгоритмы устаревают. Именно CAdES-A рассчитан на хранение десятилетиями.
Вторая техническая деталь, которая всплывает через годы, — форма хранения. Откреплённая подпись живёт отдельным файлом с расширением .sig рядом с документом. Если при переносе дела в другое хранилище файл подписи потерялся или переименовался, документ превращается в обычный PDF без юридической значимости. Присоединённая подпись хранит документ внутри контейнера подписи, и разъединить пару невозможно, но такой файл не открывается обычным просмотрщиком.
Лайфхак: для долгого хранения держите документ и файл откреплённой подписи одной парой в одной папке и не меняйте имя файла подписи. Имя вида trudovoy_dogovor.pdf.sig само указывает, к какому документу относится подпись, а переименование этой связи рвёт.
Проверьте подпись на документе из своего архива прямо сейчас
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Сервис показывает подписанта, серийный номер сертификата, издателя и время подписания. Если по документу пятилетней давности видно только «сертификат недействителен» без времени подписания, значит, метки времени в подписи нет, и это повод пересмотреть настройки подписания до того, как дело уйдёт в архив. В практике Добыто результат такой проверки выгружается протоколом, который прикладывается к делу как отдельный документ.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о трудовом договоре восьмилетней давности выигрывает не тот, у кого есть файл, а тот, кто может показать, что подпись была действительна в день подписания. Возьмите наугад пять договоров разных лет из архива и прогоните через проверку. Если ни на одном нет метки времени, настройки подписания стоит менять до следующей волны приёмов.»
Сколько хранится электронное личное дело: сроки по 125-ФЗ и Перечню Росархива
Перевод дела в электронный вид не сокращает срок хранения ни на день. Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ устанавливает два срока для документов по личному составу: 75 лет, если делопроизводство по документу закончено до 1 января 2003 года, и 50 лет, если после. Конкретные позиции задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок считается не от даты подписания, а с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по документу закончено.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Личное дело работника | 50 лет, для законченных до 01.01.2003 — 75 лет | ст. 22.1 125-ФЗ, ст. 445 Перечня № 236 |
| Личное дело руководителя организации и членов руководящих органов | Постоянно | ст. 445 Перечня № 236 |
| Трудовые договоры и соглашения об их изменении | 50 или 75 лет | ст. 435 Перечня № 236 |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 50 или 75 лет | ст. 434 Перечня № 236 |
| Личные карточки работников | 50 или 75 лет | ст. 444 Перечня № 236 |
| Приказы об отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях | 5 лет | ст. 434 Перечня № 236 |
| График отпусков | 3 года | ст. 453 Перечня № 236 |
Разброс сроков внутри одного дела означает, что через пять лет часть документов подлежит уничтожению, а часть остаётся ещё на 45 лет. Система, которая хранит дело единым архивом без разбивки по срокам, заставляет держать всё по максимальному сроку и разбирать это вручную при проверке.
В практике Добыто мы привязываем срок хранения к виду документа при настройке шаблона, а не к папке дела: иначе при уничтожении приказа об отпуске через 5 лет из дела приходится выбирать документы вручную. С 17 сентября 2023 года действуют Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Они задают требования к передаче электронных документов на архивное хранение: несоответствие формату и составу сведений — основание для того, чтобы архив документы не принял. Это касается и тех компаний, которые хранят дела у себя: правила описывают, как электронный документ должен выглядеть в системе хранения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сроки хранения в КЭДО те же, что и на бумаге, но вести их удобнее: система сама помечает документ сроком при создании. Проверьте, проставлены ли сроки у документов, загруженных при миграции со старой системы: чаще всего именно они попадают в архив без атрибута срока и потом висят там бессрочно.»
Шаблоны для электронного личного дела
Комплект закрывает три задачи: описать состав дела, легализовать электронное подписание и собрать согласия работников. Начните с описи документов личного дела — она задаёт структуру, к которой привязываются остальные шаблоны.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
Как перевести личные дела в электронный вид: подготовка и порядок действий
До запуска стоит закрыть пять вопросов, каждый из которых потом стоит недель переделок.
- Кто подписывает от работодателя. Если УКЭП только у директора, кадровая служба встанет в очередь к нему. Право подписи делегируется приказом с указанием перечня документов.
- Что попадает в дело. Закрытый перечень документов и отдельный список того, что остаётся на бумаге.
- Какая подпись у работника. УНЭП из Госключа закрывает весь перечень статьи 22.3, ПЭП — только документы вне этого перечня и только при наличии соглашения.
- Как считается срок хранения. Каждому виду документа проставляется срок по Перечню № 236 на этапе настройки, а не при передаче в архив.
- Что с делами уволенных. Порядок выгрузки дела при увольнении и хранение его вне активного контура системы.
Как завести электронное личное дело: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите положение о ведении КЭДО и приказ о его введении. В положении зафиксируйте название информационной системы, состав личного дела, виды подписи по каждому документу и порядок доступа работников.
- Шаг 2. Уведомите работников о переходе и соберите письменные согласия по статье 22.2 ТК РФ. Отказ работника от КЭДО и отсутствие у него электронной подписи не могут быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения.
- Шаг 3. Оформите подписи: УКЭП для работодателя через аккредитованный удостоверяющий центр, УНЭП для работников через Госключ или через саму систему КЭДО. Расходы несёт работодатель.
- Шаг 4. Настройте состав дела и маршруты. К каждому виду документа привяжите вид подписи, срок хранения и роль подписанта, чтобы кадровик не выбирал это вручную по каждому работнику.
- Шаг 5. Проверьте, что при подписании ставится метка доверенного времени, и подпишите тестовый документ. Прогоните его через проверку подписи и убедитесь, что время подписания видно в протоколе.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на 20-50 человек и отработайте на ней приём, отпуск и перевод. Ошибки настройки маршрутов проявляются именно на этих трёх операциях.
- Шаг 7. Переведите остальной штат и опишите порядок выгрузки дела при увольнении: документ, файл подписи, протокол проверки и опись выгружаются одним пакетом.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок в маршрутах и настройке видов подписи. Отдельно готовим матрицу прав и ролей, чтобы к личному делу имел доступ не весь кадровый отдел, а конкретные ответственные — это требование части 5 статьи 5 152-ФЗ о минимально необходимом объёме обработки.
Цена ошибки в электронном личном деле
Ошибка в виде подписи не сводится к переоформлению документа. Трудовой договор, подписанный работодателем простой электронной подписью вместо УКЭП, ГИТ не признаёт заключённым в электронной форме: это нарушение трудового законодательства с штрафом от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо по части 1 статьи 5.27 КоАП. В споре с работником такой документ придётся доказывать другими средствами, и результат зависит от того, что ещё сохранилось.
Нарушение правил хранения архивных документов — самостоятельный состав. По статье 13.20 КоАП это предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 рублей на юридическое лицо. Сумма небольшая, но за ней обычно идёт предписание восстановить документы, а восстановить подпись задним числом невозможно: документ без проверяемой подписи придётся переподписывать с работником, если он ещё работает в компании, или закрывать актом об утрате.
Третья группа рисков — персональные данные. Роскомнадзор считает хранение в личном деле копий паспорта, СНИЛС и ИНН избыточной обработкой, несовместимой с целями сбора, и ссылается на часть 5 статьи 5 152-ФЗ. Ту же позицию занимают арбитражные суды. При переводе дел в электронный вид эти копии обычно оцифровываются вместе со всем остальным — и вместо разовой находки в бумажной папке проверяющий получает системную выгрузку по всему штату.
Факт: подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах Добыто КЭДО. Отдельной статьи расходов на подписи работников в бюджете перехода не появляется — оплачивается только подключение сотрудников.
Когда электронное личное дело не нужно
Электронное дело не решает задачу в трёх ситуациях. Первая — штат до 10 человек в одном офисе с текучестью близкой к нулю: подписать бумагу и убрать её в папку быстрее, чем настраивать маршруты и собирать согласия. Вторая — компания, которая уже приняла решение о ликвидации или продаже в ближайшие месяцы: дела всё равно передаются приобретателю или в архив, и переносить их дважды бессмысленно. Третья — организации, где основная часть штата не пользуется смартфонами и не имеет подтверждённой учётной записи на Госуслугах: сбор согласий и выпуск подписей затянется дольше, чем даст выигрыш.
Отдельный случай — государственные органы. Для гражданских служащих ведение личного дела обязательно и регулируется Указом № 609, поэтому выбор сводится к форме ведения и к требованиям, которым дело должно соответствовать.
Что критично в разных сценариях, а что можно отложить:
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Компания до 25 человек, один офис | Положение о КЭДО, согласия работников, опись состава дела | Интеграция с учётной системой, выделенный сервер |
| Распределённая сеть, линейный персонал | Способ выпуска УНЭП работнику и подтверждение его личности | Кастомные шаблоны документов |
| Высокая текучесть: ритейл, общепит, склады | Автоматическая выгрузка дела при увольнении, привязка срока 50 лет | Многоступенчатые маршруты согласования |
| Штат более 500 человек, несколько юрлиц | Матрица прав доступа к делу, делегирование права подписи приказом | Оформление штампа подписи в печатной форме |
| Подготовка к проверке ГИТ или к сделке | Метка времени в подписях, протоколы проверки, полнота описи | Мобильное приложение для сотрудников |
Если ваш сценарий в первой строке, начните с положения о КЭДО и описи, а вопрос интеграции отложите до момента, когда штат перевалит за полсотни человек.
Стоимость ведения электронных личных дел в Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности подключённых сотрудников и набора функций: электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Интеграция с 1С:ЗУП через готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| УКЭП для работодателя и работников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного тарифа: на «Бизнесе» действует минимальная оплата за 50 сотрудников, поэтому компании до 25 человек обычно остаются на «Старте». Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ.
Выводы
Электронное личное дело — это не единый файл, а набор документов с разными видами подписи и разными сроками хранения. Шесть видов документов из статьи 22.3 ТК РФ работодатель подписывает только УКЭП, для остального достаточно УНЭП, а ПЭП работает лишь при отдельном соглашении с работником. Срок хранения дела — 50 лет с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства, и он не меняется от того, что дело электронное. Главный технический риск на этой дистанции — подпись без метки доверенного времени: сертификат истекает через 12-15 месяцев, и без метки доказать момент подписания нечем.
Мы в Добыто КЭДО настраиваем состав личного дела, привязку видов подписи к типам документов и сроки хранения на этапе внедрения, а не после первой проверки. Электронный архив с проверяемыми подписями и выгрузка дела одним пакетом входят в тарифную линейку и работают в связке с 1С:ЗУП.
Частые вопросы
Можно ли перевести в электронный вид бумажные личные дела уволенных работников?
Отсканированный бумажный документ не становится электронным оригиналом: юридическую силу сохраняет бумажный экземпляр, и срок 50 лет отсчитывается по нему. Скан-копия допустима как справочная и удобна для поиска, но уничтожать бумажное дело после сканирования нельзя. Перевести бумажный документ в электронный оригинал можно только повторным подписанием сторонами, что для уволенного работника нереализуемо.
Как вести личное дело работника, который отказался от КЭДО?
Параллельно на бумаге. По статье 22.2 ТК РФ отсутствие согласия работника на электронный документооборот и отсутствие у него электронной подписи не могут быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения. На практике это означает смешанный контур: часть штата в системе, часть — в бумажных папках, и в положении о КЭДО стоит заранее описать, как формируется и хранится бумажное дело.
Нужно ли распечатывать электронные документы для проверки ГИТ?
Распечатывать не требуется: инспектор работает с электронными документами и с подписями к ним. Работодатель обязан по запросу выгрузить документ вместе с файлом подписи в течение установленного в запросе срока. Распечатка без подписи доказательством не является, поэтому в выгрузку включают и сам документ, и файл подписи, и сведения о сертификате.
Что происходит с электронным личным делом при смене системы КЭДО?
Ответственность за хранение остаётся на работодателе, поэтому при переходе выгружаются пары «документ плюс файл подписи», а не только тексты документов. Проверьте на пробной выгрузке из старой системы, что подпись проверяется вне неё: если документ читается только внутри прежнего интерфейса, юридическая значимость при переносе теряется. Заранее уточните у прежнего поставщика формат выгрузки и наличие меток времени.
Куда передаются личные дела при ликвидации организации?
Документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив по требованиям 125-ФЗ, а ликвидатор обязан обеспечить их упорядочение до передачи. Для электронных дел архив принимает документы только в установленных форматах: если система хранила документы в собственном внутреннем формате, придётся конвертировать их и подтверждать проверяемость подписей.
Можно ли хранить в электронном личном деле скан паспорта работника?
Роскомнадзор относит хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле к избыточной обработке, несовместимой с целями сбора, со ссылкой на часть 5 статьи 5 152-ФЗ. Ту же позицию поддерживают арбитражные суды. Безопасный вариант: вносить реквизиты документов в личную карточку и трудовой договор, а сами копии не хранить, если обязанность хранить их не установлена нормативным актом для вашей категории работников.
