Акт приема-передачи дел в КЭДО: образец и порядок 2026

Акт приема-передачи дел в КЭДО — документ, который фиксирует, кто и с какого момента отвечает за электронный кадровый архив, доступы и незавершенные процессы в системе кадрового электронного документооборота. Унифицированной формы такого акта не существует, а обязанность хранить электронные кадровые документы лежит на работодателе по статье 22.3 ТК РФ, поэтому акт остается единственным инструментом, который в споре докажет момент перехода ответственности от одного сотрудника к другому. Из этой статьи вы узнаете, как построить акт по разделам, что включить в него при увольнении кадровика, миграции между системами и смене оператора, какие действия с сертификатами электронной подписи обязательны, а какие прямо запрещены законом, и как избежать штрафов до 70 000 рублей по статье 5.27 КоАП РФ. Общий порядок работы с электронными кадровыми документами разобран в материале о том, как устроен кадровый электронный документооборот в организации.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Когда составляют акт приема-передачи дел в КЭДО: три сценария

Если через два года после увольнения кадровика документ не находится в системе, отвечать будет компания, а не уволенный сотрудник: хранение лежит на работодателе. Акт переносит эту ответственность на конкретную дату и конкретного человека. В практике Добыто акт оформляют в трех разных ситуациях, и содержание документа в каждой из них отличается.

Увольнение или смена ответственного за кадровое делопроизводство

Самый частый сценарий. Передаются не папки, а система: реестры документов, права доступа, роли администратора, настроенные маршруты согласования, интеграции с 1С:ЗУП. В акте фиксируется состояние архива на дату передачи (количество документов по реестру), перечень учетных записей и ролей уходящего, дата прекращения его доступа, список незавершенных маршрутов подписания с указанием, на ком они остановились.

Миграция между системами КЭДО

Здесь стороны акта — не два сотрудника, а состояние данных до и после переноса. В акт включают: число документов в системе-источнике и системе-приемнике, результат проверки валидности электронных подписей после переноса, перечень документов, которые перенести не удалось, и решение по ним (например, хранение выгрузки старой системы в архиве). Ключевое отличие от передачи между людьми: подпись, оторванная от исходного файла или метаданных, теряет доказательную силу, поэтому переносятся не PDF-копии, а контейнеры с подписями и штампами времени.

Смена оператора КЭДО при расторжении договора с вендором

Самый недооцененный сценарий. При расторжении договора вендор обязан отдать архив, и акт фиксирует формат выгрузки: файлы документов, файлы открепленных подписей, метаданные (кто, когда, каким сертификатом подписал), журналы событий. Если выгрузка пришла без машиночитаемых подписей, юридически вы получили не архив, а набор картинок. Что представляет собой отделенная от документа подпись и как ее проверить, разобрано в статье про файл с открепленной УКЭП заявителя. Требования к формату выгрузки разумно закладывать еще в договор с оператором, а не выяснять при расставании.

Мария Ж, юрист, судебный эксперт в сфере трудового права: «В трудовом споре суд смотрит не на то, есть ли у вас документ, а на то, можете ли вы доказать факт и момент его подписания. Акт приема-передачи с зафиксированным состоянием архива — это точка отсчета: все, что было целым на дату акта, принимающий обязан сохранить целым дальше. Без акта эта граница ответственности размыта, и проигрывает всегда работодатель».

Что передается в электронной среде: состав дел в КЭДО

Ошибка большинства шаблонных актов — перечень уровня «личные дела, журналы, печать». В КЭДО дела — это данные, настройки и доступы. Наши специалисты при передаче дел в проектах внедрения используют перечень из семи разделов, каждый со своим способом проверки.

Структура акта: образец по разделам с готовыми формулировками

Поскольку унифицированной формы нет, акт составляется в свободной, но проверяемой структуре. Рабочий скелет документа, который используют наши юристы, состоит из шапки и пяти разделов.

Шапка: наименование организации, заголовок «Акт приема-передачи дел при смене работника, ответственного за ведение кадрового электронного документооборота», дата и место составления, основание (реквизиты приказа о смене ответственного), стороны — передающий, принимающий, при необходимости члены комиссии.

Раздел 1. Состояние электронного архива. Формулировка: «На дату составления акта в информационной системе кадрового электронного документооборота (наименование системы) содержится: приказов — N, заявлений — N, соглашений — N (по видам согласно реестру системы). Контрольная выгрузка реестра прилагается (приложение 1)».

Раздел 2. Незавершенные процессы. Формулировка: «На дату акта не завершены маршруты подписания по следующим документам (перечень с указанием документа, этапа и участника, на котором маршрут остановлен)».

Раздел 3. Электронные подписи и доверенности. Формулировка: «Действие сертификата электронной подписи передающего (серийный номер) прекращено (дата). Сертификат принимающего (серийный номер) выпущен (дата). Машиночитаемая доверенность на передающего отозвана (дата), на принимающего оформлена (дата)». Сам ключ подписи в акте не упоминается никогда — почему, разобрано в следующем разделе.

Раздел 4. Доступы и персональные данные. Формулировка: «Учетные записи и роли передающего в информационной системе прекращены (дата). Приказ о допуске к персональным данным актуализирован, обязательство о неразглашении принимающим подписано».

Раздел 5. Документы на бумажном носителе. Перечень с количеством: журналы инструктажей по охране труда, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении, трудовые книжки — то, что по статье 22.1 ТК РФ в электронный вид не переводится.

Завершение: перечень приложений (выгрузка реестра, опись бумажных документов), отметка о выявленных расхождениях, подписи сторон. При миграции или смене оператора шапка и раздел 1 сохраняются, а разделы 2-4 заменяются описанием формата выгрузки и результатов проверки подписей, как показано в сценариях выше.

Ключи ЭП и доступы: что передавать нельзя

В AI-выдаче и части статей встречается совет «передать новому ответственному пароли и ключи электронной подписи». Это прямое нарушение: 63-ФЗ обязывает владельца сертификата обеспечивать конфиденциальность ключа ЭП, и подпись, поставленная чужим ключом, при оспаривании разрушает доказательную базу всего документооборота. Ключ УНЭП или УКЭП персонален и не передается никому, включая преемника по должности.

Корректная процедура выглядит так. Первое: уходящий подает заявление на прекращение действия своего сертификата, дата аннулирования фиксируется в акте. Второе: для принимающего выпускается собственный сертификат, дата выпуска также вносится в акт. Третье: если кадровик подписывал документы от имени организации по машиночитаемой доверенности, МЧД на уходящего отзывается, на принимающего оформляется новая. Разрыв между аннулированием и выпуском — это период, когда подписывать кадровые документы некому, поэтому в практике Добыто выпуск подписи преемнику запускают до даты передачи дел, а не после.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Передача ключа ЭП по акту — это оксюморон: акт создается для доказуемости, а чужой ключ доказуемость уничтожает. В акте фиксируются только даты: когда прекращен сертификат уходящего и когда выпущен сертификат принимающего. Сам ключ в передаточных документах фигурировать не должен никогда».

Что проверить перед подписанием акта: чек-лист сверки

Принимающий подписывает акт один раз, а отвечает за архив десятилетиями, поэтому сверка до подписи важнее самого текста акта. Минимальный набор проверок занимает 2-4 часа даже в крупной системе:

• Сверить количество документов: счетчик реестра системы против контрольной выгрузки по каждому виду документов (приказы, заявления, соглашения).
• Выборочно проверить валидность подписей: открыть 10-20 документов разных периодов и убедиться, что подписи и штампы времени проверяются, а не просто отображаются картинкой.
• Зафиксировать незавершенные маршруты: какие документы находятся в процессе подписания и на каком участнике остановились.
• Проверить журнал событий: доступен ли лог за весь период работы системы, включая первые месяцы внедрения.
• Свериться по интеграции с 1С: дата последнего успешного обмена, нет ли зависших пакетов.
• Убедиться, что резервные копии архива существуют и восстанавливаются, а не просто числятся в регламенте.

Расхождения не блокируют подписание акта — они в него вносятся. Пропавший документ, зафиксированный в акте на дату передачи, — это проблема уходящего периода. Пропавший документ, обнаруженный через год без акта, — проблема того, кто сейчас отвечает за архив.

Что остается на бумаге и тоже входит в акт

Статья 22.1 ТК РФ исключает из электронного документооборота три категории: акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности регулируются отдельными нормами и в КЭДО также не переводятся. Это значит, что даже в полностью цифровой компании у передаваемых дел есть бумажный хвост, и акт должен покрыть обе части: электронный архив в системе и физические документы в сейфе. Типовая ошибка — акт описывает только систему КЭДО, а через полгода выясняется, что журнал инструктажей никто не передавал и где он, неизвестно.

Персональные данные при смене ответственного

Кадровик — лицо, допущенное к персональным данным работников, и его смена затрагивает 152-ФЗ. В день подписания акта выполняются три действия: приказ о допуске к персональным данным актуализируется (уходящий исключается, принимающий включается), принимающий подписывает обязательство о неразглашении, роли уходящего в системе КЭДО отзываются, чтобы бывший сотрудник не сохранил технический доступ к данным работников. Роскомнадзор при проверке смотрит именно на соответствие списка допущенных лиц фактическим доступам в системах.

Чем подписать сам акт и как закрепить порядок в Положении о КЭДО

Сам акт приема-передачи дел — внутренний документ организации, и его можно подписать в системе КЭДО усиленной подписью: УНЭП, выпущенной в рамках КЭДО, или УКЭП. Технически это обычное подписание документа, порядок такой же, как описан в инструкции о том, как подписать документ УКЭП онлайн. Единственное условие: если передача дел связана с увольнением кадровика, помните, что приказ об увольнении по статье 22.1 ТК РФ оформляется на бумаге, поэтому дата акта и дата приказа должны быть согласованы, а сам акт подписывается до прекращения доступа уходящего к системе.

Чтобы процедура не зависела от памяти конкретных людей, порядок передачи дел закрепляют в Положении о КЭДО в развитие перечня части 2 статьи 22.2 ТК РФ. Готовая формулировка пункта: «При прекращении полномочий работника, ответственного за ведение кадрового электронного документооборота, передача дел оформляется актом приема-передачи, в котором фиксируются: состояние реестра электронных документов на дату передачи, перечень незавершенных маршрутов подписания, даты прекращения действия сертификата электронной подписи передающего и выпуска сертификата принимающего, состав передаваемых документов на бумажном носителе. Доступ передающего к информационной системе прекращается в дату подписания акта».

Цена ошибки: чем заканчивается передача дел без акта

Первый риск — проверка государственной инспекции труда. Если запрошенный документ не находится, нарушение квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей. Повторное аналогичное нарушение по части 2 той же статьи обходится юридическому лицу в 50 000-70 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификация от одного года до трех лет. Второй риск дороже штрафов: трудовой спор, в котором работодатель не может предъявить подписанный документ или доказать валидность подписи, почти гарантированно проигрывается, а это восстановление на работе и оплата вынужденного прогула.

Оценить, какие еще участки кадрового учета создают риск штрафов помимо передачи дел, можно инструментом ниже.

Мария Ж, судебный эксперт по корпоративным и трудовым спорам: «Типичная картина спора: работник заявляет, что соглашение не подписывал, компания предъявляет PDF без метаданных, потому что при смене оператора КЭДО архив выгрузили картинками. Проверить подпись невозможно, документ из доказательства превращается в бумажку. Акт с зафиксированным форматом выгрузки закрыл бы вопрос за пять минут».

Образцы документов для передачи дел и смены ответственного за КЭДО

Сроки хранения: за какой горизонт отвечает принимающий

Подписывая акт, принимающий берет ответственность не за «текущие документы», а за архив на десятилетия вперед. Сроки хранения кадровых документов установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет; приказы по основной деятельности — постоянно; графики отпусков — 3 года. Для электронного архива к срокам добавляется требование целостности: документ должен не просто существовать, а сохранять проверяемую подпись весь срок хранения, что решается штампами времени и периодическим переподписанием архивных контейнеров. Актуальные разъяснения по ведению кадровых документов публикует Роструд на официальном портале rostrud.gov.ru.

Как передача дел устроена в Добыто КЭДО

В сервисе Добыто смена ответственного решается на уровне ролей, а не учетных записей: права кадровика и администратора переназначаются на нового сотрудника, роль уходящего отзывается, и все действия остаются в журнале событий с точным временем. Настроенные маршруты согласования и шаблоны документов привязаны к компании, а не к человеку, поэтому при передаче дел они не пересоздаются. Отдельный момент, который часто удивляет клиентов: документы уволенного сотрудника остаются доступны ему в личном кабинете, как того требует закон, при этом доступа к чужим документам и настройкам системы у него нет. Мы закладываем процедуру передачи дел в регламент внедрения, поэтому к моменту первой смены кадровика у клиента уже есть и пункт в Положении о КЭДО, и понятный порядок действий.

Мария Ж, эксперт по внедрению КЭДО: «На проектах внедрения безопасники клиента первым делом спрашивают не про подписи, а про управление доступами: кто и как отключит уволенного кадровика от системы. Правильный ответ — в тот же день, одной операцией с ролью, с записью в журнале. Если система этого не умеет, передача дел превращается в смену паролей, а это уже нарушение».

Стоимость КЭДО с настроенными ролями и передачей дел

Стоимость зависит от численности сотрудников, выбранного тарифа, набора модулей и видов электронной подписи. Функции управления ролями и журналирования, на которых строится корректная передача дел, входят во все тарифы Добыто.

Актуальный состав тарифов и условия для конкретной численности удобнее сверить по действующим тарифам сервиса Добыто КЭДО: цена фиксируется за сотрудника в месяц, а электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа Бизнес.

Выводы: акт приема-передачи дел в КЭДО

Акт приема-передачи дел при работе в КЭДО не имеет унифицированной формы и не является обязательным, однако статья 22.3 ТК РФ возлагает хранение электронных кадровых документов на работодателя на срок до 50-75 лет по приказу Росархива № 236, и без акта момент перехода ответственности между сотрудниками доказать невозможно. Содержание акта определяется сценарием: при смене кадровика фиксируются реестры, роли, незавершенные маршруты и даты операций с сертификатами; при миграции — целостность перенесенных подписей; при смене оператора — формат выгрузки архива с машиночитаемыми подписями и метаданными.

Три правила, которые нельзя нарушать. Первое: ключ электронной подписи не передается ни при каких условиях — в акт вносятся только даты аннулирования сертификата уходящего и выпуска сертификата принимающего. Второе: расхождения, найденные при сверке, не откладывают подписание, а вносятся в акт — это защита принимающего. Третье: акт покрывает и электронный архив, и бумажные исключения статьи 22.1 ТК РФ, а порядок передачи закрепляется пунктом в Положении о КЭДО, чтобы не зависеть от памяти конкретных людей.

Частые вопросы об акте приема-передачи дел в КЭДО