Документы у мигрантов при приёме на работу: перечень 2026

Документы у мигрантов при приёме на работу собираются сразу по двум перечням: общему из статьи 65 ТК РФ и дополнительному из статьи 327.3 ТК РФ. Дополнительный перечень — это разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание либо вид на жительство, а для отдельных категорий ещё и договор добровольного медицинского страхования. Состав комплекта задаёт миграционный статус: гражданин страны ЕАЭС предъявляет паспорт и общий пакет без патента, временно пребывающий по патенту — патент с указанной профессией, чеки об авансовых платежах и отрывную часть уведомления о прибытии, обладатель вида на жительство — сам вид на жительство. Уведомить МВД о заключённом договоре нужно в течение 3 рабочих дней при любом статусе.

Разберём комплект документов по каждому статусу, покажем, какие поля патента сверяются со штатным расписанием и трудовым договором и что делать, если профессия в патенте не совпадает с должностью. Дадим порядок проверки через сервисы МВД и реестр контролируемых лиц, а также границы законной проверки по 152-ФЗ. Размеры штрафов по статье 18.15 КоАП, чек-лист проверки до подписания договора, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Статус иностранца определяет комплект документов

Один и тот же вопрос «какие документы требовать» имеет пять разных ответов, потому что закон № 115-ФЗ от 25.07.2002 делит иностранных граждан на категории с разным объёмом прав на труд. Кадровик, который просит у всех «паспорт, патент и регистрацию», в половине случаев требует лишний документ, а в другой половине не запрашивает обязательный.

Из таблицы следует практический вывод для найма: право на труд подтверждается ровно одним документом статуса, и требовать патент у обладателя вида на жительство или у гражданина Киргизии оснований нет. Остальные документы работают как подтверждение легальности пребывания, а не права работать.

Когда патент и разрешение на работу не нужны

Патент не требуется гражданам государств ЕАЭС: статья 97 Договора о Евразийском экономическом союзе освобождает их от получения разрешительных документов, и работодателю не нужно получать разрешение на привлечение иностранной рабочей силы. Не требуется он также постоянно и временно проживающим, беженцам и лицам, получившим временное убежище, участникам программы переселения соотечественников, а с 2024 года — иностранным гражданам, привлекаемым в качестве ИТ-специалистов аккредитованными компаниями.

Обратная ситуация встречается чаще: работодатель уверен, что раз человек «с регистрацией», значит он вправе работать. Миграционный учёт легализует пребывание, но не занятость. Проверять нужно именно документ статуса.

Что вправе требовать работодатель по статьям 65 и 327.3 ТК РФ

Базовый комплект тот же, что и у российских работников: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний, справка об отсутствии судимости для должностей, где закон её предусматривает. Трудовая книжка запрашивается только при её наличии: если у иностранца её нет, работодатель не заводит бумажную книжку, а формирует сведения о трудовой деятельности. СНИЛС оформляет работодатель, если у работника его ещё нет.

Дополнительно статья 327.3 ТК РФ разрешает требовать:

• разрешение на работу или патент — у временно пребывающего;
• разрешение на временное проживание — у временно проживающего;
• вид на жительство — у постоянно проживающего;
• договор или полис добровольного медицинского страхования — у временно пребывающего, если он не имеет права на медицинскую помощь по обязательному медицинскому страхованию.

С полисом связана самая частая ошибка 2026 года. Временно пребывающие работники входят в систему обязательного медицинского страхования, но право на полис ОМС возникает не сразу: требуется подтверждённый стаж уплаты страховых взносов, который с 2025 года увеличен с 3 до 5 лет. До этого момента полис ДМС остаётся обязательным приложением к трудовому договору, и на практике его отсутствие всплывает при первом же обращении работника в клинику.

Требовать нельзя документы воинского учёта: иностранные граждане в РФ воинскому учёту не подлежат, и графа в личной карточке для них не заполняется. ИНН тоже не входит в перечень, хотя без него не оформить зачёт авансовых платежей по патенту в счёт НДФЛ.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Копии паспорта, патента и уведомления о прибытии — это персональные данные, и снимать их без письменного согласия работника неправомерно. Согласие берём до того, как сделан первый скан, а не задним числом при проверке. Отдельно проверьте, что в согласии перечислены конкретные действия с данными: хранение копий миграционных документов в личном деле должно быть в нём прямо названо.»

Как проверить документы и статус иностранного работника

Проверка идёт по трём линиям: подлинность бланка, действительность документа в базе МВД и отсутствие работника в реестре контролируемых лиц. Первая линия — визуальный осмотр оригинала: голограмма, качество печати, совпадение фотографии, отсутствие подчисток. Копия без предъявления оригинала не проверяется в принципе.

Вторая линия закрывается онлайн. Действительность патента и разрешения на работу проверяется в сервисах Главного управления по вопросам миграции: достаточно ввести фамилию, имя и реквизиты документа либо считать QR-код на бланке. Там же проверяется недействительность паспорта иностранного гражданина и приглашения на въезд. Полный набор проверок собран в разделе полезных сервисов Главного управления по вопросам миграции МВД России, и результат каждой проверки имеет смысл сохранять скриншотом с датой.

Третья линия появилась недавно и её пропускают чаще всего. МВД ведёт реестр контролируемых лиц — реестр иностранных граждан, находящихся в России без законных оснований. Попадание в реестр означает режим высылки: такой человек не может законно работать, банк ограничивает операции по его счетам, а работодатель, продолжающий его допускать к работе, рискует. Проверка занимает минуту и делается по фамилии и дате рождения перед оформлением, а для действующих работников — периодически.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сверьте данные сотрудника перед оформлением

В практике Добыто специалисты по кадрам чаще всего теряют не сам патент, а подтверждение его оплаты: чеки об авансовых платежах хранятся у работника, и к моменту проверки половина из них уже выцвела. Мы советуем сразу переводить их в скан и подшивать к электронному личному делу вместе с реквизитами платежа.

Патент: должность, регион, срок и платежи

Патент выдаётся на срок от 1 до 12 месяцев и содержит четыре реквизита, которые кадровик сверяет построчно.

Профессия. В патенте указывается специальность, и работать по другой нельзя. Должность в трудовом договоре, приказе о приёме и штатном расписании должна совпадать с формулировкой патента, а не наоборот. Если человек нанят «разнорабочим», а в патенте написано «повар», ситуация исправляется получением нового патента, а не переписыванием договора. Это же правило работает при переводе: смена должности внутри компании без смены патента превращает работника в нелегального.

Регион. Патент действует в том субъекте, где выдан. Исключение введено Федеральным законом от 23.05.2025 № 121-ФЗ: патент, выданный в Москве, действует и в Московской области, патент Московской области — в Москве, аналогично для Санкт-Петербурга и Ленинградской области. На другие регионы правило не распространяется.

Срок и платежи. Патент продлевается фактом уплаты авансового платежа по НДФЛ. Платёж считается как фиксированная сумма 1200 рублей, умноженная на коэффициент-дефлятор, который в 2026 году составляет 2,842, и на региональный коэффициент. Пропуск платежа хотя бы на день аннулирует патент, и работодатель узнаёт об этом позже работника. Дату следующего платежа стоит вести в кадровом календаре наравне с датой окончания срочного договора.

Отдельно про миграционный учёт. Уведомление о прибытии подаёт принимающая сторона в течение 7 рабочих дней со дня прибытия, для граждан отдельных государств международные договоры устанавливают увеличенные сроки. Работодатель становится принимающей стороной только если фактически предоставляет работнику помещение для проживания. Если человек снимает жильё сам, обязанности ставить его на учёт у компании нет, но отрывную часть бланка уведомления имеет смысл запросить и приложить к личному делу: она подтверждает законность пребывания.

Что проверить до подписания трудового договора

1. Документ статуса действует на дату подписания договора и на предполагаемую дату начала работы.
2. Профессия в патенте или разрешении на работу совпадает с должностью в штатном расписании.
3. Должность существует в штатном расписании с нужной формулировкой, иначе приказ по форме Т-1 придётся переделывать.
4. Регион действия документа совпадает с местом работы, указанным в трудовом договоре.
5. Есть полис ДМС, если у работника ещё нет права на медицинскую помощь по ОМС.
6. Работник не значится в реестре контролируемых лиц, а паспорт не числится недействительным.
7. Получено письменное согласие на обработку персональных данных до снятия первых копий.

Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника

Комплект закрывает оформление приёма целиком; начните с трудового договора, а согласие на обработку персональных данных подпишите раньше остальных документов.

Уведомление МВД и порядок оформления приёма

Уведомление о заключении трудового договора или договора ГПХ подаётся в территориальный орган МВД по месту работы иностранца в течение 3 рабочих дней с даты заключения договора. Отсчёт идёт со дня, следующего за днём подписания. Такое же уведомление подаётся при прекращении договора, и срок тот же.

Форма менялась дважды за последние полтора года: приказ МВД России от 06.08.2025 № 552 обновил бланки с 1 сентября 2025 года, а приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 ввёл новые формы и порядок подачи с 1 сентября 2026 года на период до 1 сентября 2032 года. Уведомление на устаревшем бланке приравнивается к неподанному, поэтому шаблон в кадровой папке стоит сверить с действующей редакцией до, а не после подачи. В шаблонах Добыто мы ставим дату редакции прямо в имя файла: на смене формы это единственное, что реально спасает от подачи по старому бланку.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как оформить приём иностранного работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите миграционный статус по предъявленному документу и подберите перечень по статьям 65 и 327.3 ТК РФ.
2. Шаг 2. Возьмите письменное согласие на обработку персональных данных и только после этого снимайте копии.
3. Шаг 3. Проверьте действительность патента или разрешения на работу в сервисах МВД, проверьте паспорт по списку недействительных и реестр контролируемых лиц, сохраните результаты.
4. Шаг 4. Сверьте профессию в патенте с должностью в штатном расписании, при расхождении не оформляйте приём до получения нового патента.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника с локальными нормативными актами под подпись, заключите трудовой договор с обязательными сведениями о разрешительном документе и полисе.
6. Шаг 6. Издайте приказ о приёме, оформите личную карточку, при отсутствии СНИЛС направьте сведения для его оформления.
7. Шаг 7. Подайте уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней и сохраните отметку о приёме или квитанцию об отправке.
8. Шаг 8. Поставьте в кадровый календарь даты окончания патента, полиса и очередного авансового платежа.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При подключении иностранного работника к электронному документообороту нужен как минимум один рабочий канал связи: телефон или электронная почта. Без контактных данных личный кабинет просто не создаётся, и сотрудник выпадает из маршрута подписания. Проверяйте эти поля в момент оформления, а не в день, когда нужно срочно подписать приказ.»

Цена ошибки: штрафы и что теряет работодатель

Ответственность по статье 18.15 КоАП РФ считается отдельно за каждого работника. Привлечение иностранца без разрешения на работу или патента, а равно привлечение по профессии, не указанной в разрешительном документе, влечёт для юридического лица штраф от 250 000 до 800 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Для Москвы, Московской области, Санкт-Петербурга и Ленинградской области часть 4 той же статьи поднимает вилку до 400 000 — 1 000 000 рублей. Неподанное или просроченное уведомление в МВД наказывается по тем же размерам.

Арифметика простая: бригада из 5 человек, оформленная без проверки профессии в патентах, при неблагоприятном сценарии в Московской области даёт до 5 000 000 рублей штрафа плюс риск приостановления деятельности объекта на 90 суток. Отдельно добавляется ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП за нарушения при оформлении трудового договора и по 152-ФЗ за обработку персональных данных без согласия.

Отдельный сценарий — истечение срока патента или полиса у действующего работника. Статья 327.5 ТК РФ обязывает отстранить такого работника от работы на срок до 1 месяца, и если основание не устранено, трудовой договор прекращается по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ. Продолжать допускать человека к работе «пока он доносит документы» дороже, чем месяц простоя вакансии.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Копии миграционных документов живут в личном деле по общим срокам хранения кадровых документов: трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, а графики и табели — 5 лет. Электронный формат сроки не сокращает. Заводите электронное личное дело сразу с описью, иначе через два года никто не найдёт, какой именно патент действовал в момент приёма.»

Оформление иностранных работников в КЭДО

Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ распространяется на иностранных работников так же, как на граждан РФ: закон не делает исключений по гражданству. Практическая выгода тем выше, чем больше в компании линейного персонала с высокой текучестью: комплект при приёме подписывается за один сеанс с телефона, а не собирается обходным листом по кабинетам.

Со стороны работодателя документы подписываются усиленной квалифицированной подписью, со стороны работника — усиленной неквалифицированной, которая выпускается прямо в сервисе за пару действий. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на смешанных коллективах именно пилот показывает, у кого из работников нет подтверждённой учётной записи на Госуслугах и кому подпись нужно выпускать внутри системы.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вариант с подписанием простой электронной подписью на портале «Работа в России» выглядит бесплатным, но усложняет путь работника: отдельный вход, отдельный интерфейс, отдельный пароль, а вопрос юридической значимости документа на горизонте десятилетий остаётся открытым. Для кадровых документов длительного хранения выбирайте усиленную подпись.»

Стоимость подключения КЭДО для компаний с иностранными работниками

Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, электронного архива, кастомных шаблонов. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций, а переход между тарифами пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Комплект документов у иностранного работника определяется его миграционным статусом, а не общим правилом «паспорт и патент»: гражданину ЕАЭС патент не нужен, обладателю вида на жительство тоже, а временно пребывающему по патенту нужна ещё и сверка профессии, региона и оплаты. Уведомление в МВД подаётся за 3 рабочих дня на бланке действующей редакции. Проверка через сервисы МВД и реестр контролируемых лиц занимает минуты, а её отсутствие обходится в сотни тысяч рублей штрафа за каждого работника.

Мы в Добыто ежедневно видим, как на смешанных коллективах бумажный документооборот теряет именно миграционные приложения: чеки, копии патентов, отрывные части уведомлений. Электронное личное дело с описью и маршрутами подписания закрывает этот разрыв и заодно снимает вопрос, кто и когда ознакомил работника с локальными актами.

Частые вопросы

Нужно ли уведомлять МВД при заключении договора ГПХ с иностранцем?

Да. Обязанность распространяется и на трудовой договор, и на гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг. Срок тот же — 3 рабочих дня с даты заключения, форма та же, утверждённая приказом МВД России от 12.05.2026 № 290 с 1 сентября 2026 года. При прекращении договора подаётся отдельное уведомление в аналогичный срок.

Что делать, если срок патента истёк, а работник продолжает выходить на смены?

Допускать к работе нельзя. Работника отстраняют по статье 327.5 ТК РФ на срок до 1 месяца. Если за этот период он не предъявит действующий патент, трудовой договор прекращается по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ. Заработная плата за период отстранения не начисляется, если иное не установлено локальным актом.

Можно ли перевести работника с патентом на другую должность внутри компании?

Только если новая должность совпадает с профессией, указанной в патенте. При несовпадении требуется новый патент с нужной профессией, а до его получения перевод не оформляется. Формальный перевод при расхождении профессии квалифицируется как привлечение к трудовой деятельности с нарушением условий разрешительного документа по статье 18.15 КоАП РФ.

Требовать ли миграционную карту у гражданина Беларуси?

Нет. При въезде из Беларуси миграционная карта не оформляется, поэтому требовать её бессмысленно. Право на работу подтверждается национальным паспортом: граждане Беларуси, как и остальные граждане государств ЕАЭС, работают без патента и разрешения на работу. Сроки постановки на миграционный учёт для них увеличены международным договором.

Как учесть авансовые платежи по патенту при расчёте НДФЛ?

Зачёт делается по заявлению работника и уведомлению из налогового органа, которое работодатель запрашивает сам. Без уведомления уменьшать НДФЛ на уплаченные авансовые платежи нельзя. Платёж рассчитывается как 1200 рублей, умноженные на коэффициент-дефлятор 2,842 в 2026 году и на региональный коэффициент, поэтому итоговая сумма зачёта различается по субъектам.

Может ли иностранный работник подписывать кадровые документы электронной подписью?

Да, ограничений по гражданству в статьях 22.1-22.3 ТК РФ нет. Практическое ограничение другое: подписание через мобильное приложение Госключ требует подтверждённой учётной записи на Госуслугах, которая доступна не всем категориям иностранных граждан. В таких случаях работнику выпускают усиленную неквалифицированную подпись внутри системы электронного документооборота работодателя.