Личная электронная подпись нужна не всем сотрудникам, а трём группам: тем, кто подписывает собственные кадровые документы в КЭДО, тем, кто подписывает документы от имени компании во внешних системах, и руководителю организации. Первой группе достаточно ПЭП или УНЭП, которую работодатель выпускает внутри сервиса КЭДО. Вторая группа с 1 сентября 2024 года работает только личной УКЭП физического лица плюс машиночитаемая доверенность: сертификаты, где были зашиты реквизиты юрлица, больше не выдают. Руководитель получает УКЭП в удостоверяющем центре ФНС. Главное различие, которое определяет весь расчёт: подписывает человек за себя или за компанию. За себя — подпись выдаёт работодатель, за компанию — работник получает сертификат сам, а полномочия подтверждает МЧД.
Дальше разберём роли по отдельности: кадровик, бухгалтер, руководитель филиала, линейный сотрудник, дистанционный работник. Покажем соответствие документов и видов подписи по статье 22.3 ТК РФ, чтобы не покупать УКЭП там, где по закону хватает УНЭП. Разберём, где физически лежит ключ и почему токен и облако не взаимозаменяемы. Тарифы на 2026 год, порядок ведения реестра сертификатов, действия при утере носителя и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому из сотрудников нужна личная электронная подпись: разбор по ролям
Отправной точкой служит не должность, а ответ на вопрос, от чьего имени человек ставит подпись. Работник, подписывающий заявление на отпуск, действует за себя, и подпись ему выдаёт работодатель внутри своей системы. Бухгалтер, отправляющий отчётность в ФНС, действует за юридическое лицо, и здесь работает совсем другая конструкция: сертификат на физическое лицо плюс машиночитаемая доверенность. Смешение этих двух сценариев — самая частая причина того, что компания покупает лишние квалифицированные сертификаты.
Ниже сведены роли, которые встречаются практически в любой компании, и подпись, которая закрывает задачу каждой из них.
| Роль в компании | Что подписывает | Какая подпись нужна | Кто выпускает |
|---|---|---|---|
| Линейный сотрудник | Свои заявления, ознакомление с ЛНА, расчётные листки | ПЭП или УНЭП | Работодатель в системе КЭДО либо Госключ |
| Работник при приёме и переводе | Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, заявление об увольнении | УКЭП или УНЭП | Работодатель по соглашению либо инфраструктура электронного правительства |
| Кадровый специалист, подписывающий за работодателя | Приказы, трудовые договоры, уведомления об изменении условий договора | УКЭП | Аккредитованный удостоверяющий центр |
| Бухгалтер, сдающий отчётность | Отчётность и заявления в госорганы от имени организации | Личная УКЭП физлица плюс МЧД | Аккредитованный удостоверяющий центр, МЧД подписывает руководитель |
| Руководитель филиала, представительства | Договоры и кадровые документы от имени юрлица на месте | Личная УКЭП физлица плюс МЧД от единоличного исполнительного органа | Аккредитованный удостоверяющий центр, МЧД подписывает директор компании |
| Генеральный директор, ИП | Любые документы организации, выпуск МЧД на сотрудников | УКЭП | Удостоверяющий центр ФНС России |
| Сотрудник без компьютера и смартфона | Кадровые документы на бумаге | Подпись не требуется | Собственноручная подпись сохраняется |
Из таблицы видно, что квалифицированный сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре реально нужен ограниченному кругу: подписантам со стороны работодателя, бухгалтерии, руководителям обособленных подразделений и первому лицу. Массовому персоналу хватает подписи, которую компания выпускает сама или которую работник формирует в Госключе.
Факт: со стороны кадрового работника для подписания кадровых документов используется усиленная квалифицированная подпись, со стороны сотрудника — усиленная неквалифицированная, которая формируется на стороне сервиса за два действия, и пароль к ней сотрудник задаёт сам.
Какая подпись под какой документ: ПЭП, УНЭП и УКЭП по 63-ФЗ и статье 22.3 ТК РФ
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три вида подписи, и объединяет их одно свойство: любая из них должна позволять установить лицо, подписавшее документ. Дальше начинаются различия. Простая подпись фиксирует только факт подписания: никаких вычислений с текстом документа не происходит, и проверить, что документ после подписания не менялся, невозможно. Усиленные подписи, неквалифицированная и квалифицированная, создаются криптографическим преобразованием: сначала считается хеш документа, затем хеш подписывается ключом. Если при проверке два хеша совпали, документ не изменялся.
Квалифицированная подпись отличается от неквалифицированной двумя формальными требованиями: сертификат должен соответствовать приказу ФСБ № 795 и быть выпущен аккредитованным удостоверяющим центром, а средства подписи должны пройти оценку соответствия по приказу ФСБ № 796. Практическое следствие простое: документ, подписанный УКЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью по закону, и никаких дополнительных соглашений для этого не нужно. Для ПЭП и УНЭП юридическая значимость возникает только тогда, когда участники заключили соглашение о правилах создания и проверки подписи и порядке разбора конфликтных ситуаций, либо когда такие правила установлены законом.
В кадровых отношениях поверх 63-ФЗ работает статья 22.3 ТК РФ, и она жёстко закрепляет, какой вид подписи применяет каждая сторона по конкретному документу. Таблица ниже собрана именно по этой логике: строка — документ, столбцы — обязательная подпись работодателя и допустимая подпись работника.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, ознакомление с ЛНА, приказы по отпускам и командировкам, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда | Электронная форма не применяется | Собственноручная подпись на бумаге |
Последняя строка на практике решает больше, чем первые шесть: даже полностью перешедшая на КЭДО компания сохраняет бумажный контур под трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Считать, что подпись сотрудника закрывает вообще весь кадровый документооборот, нельзя.
Проверьте, действует ли сертификат сотрудника прямо сейчас
Добыто · Проверка подписи
Что за файл пришёл с документом
Загрузите файл — определим по расширению и содержимому: присоединённая это подпись или откреплённая, чем открыть и куда идти дальше. Архивы раскрываем и смотрим, что внутри.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нет файла под рукой? Выберите расширение вручную:
Мы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся. Закройте страницу — и от файла не останется следов.
Перед выдачей подписей полезно понимать не только вид подписи, но и её состояние: у сертификата есть срок действия, и после его окончания подписанные ранее документы проверяются иначе, чем свежие. Сервис показывает подписанта, серийный номер, издателя и статус сертификата на дату проверки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Разница между ПЭП и УНЭП не в том, что одна проще другой, а в том, что простая подпись не позволяет проверить целостность документа: она фиксирует только факт подписания. Поэтому под документы, которые могут дойти до разбирательства, простую подпись мы не ставим, даже если формально закон это разрешает. Возьмите перечень типов документов из своего ЛНА и отметьте те, по которым вы готовы доказывать неизменность текста: под них нужна усиленная подпись.»
Личная УКЭП и МЧД: сотрудники, которые подписывают от имени компании
Раньше сертификат сотрудника содержал ФИО владельца, наименование организации и его должность, а для выпуска компания приносила в удостоверяющий центр обычную бумажную доверенность. Эта конструкция отменена. Сейчас все электронные подписи выпускаются на физическое лицо, а полномочия действовать от имени организации подтверждает отдельный электронный документ — машиночитаемая доверенность.
Подписать документ от имени юрлица теперь можно двумя способами. Первый: подписывает руководитель организации или предприниматель своей квалифицированной подписью. Второй: подписывает сотрудник личной подписью физлица, приложив МЧД. Третьего варианта нет.
Внимание: сертификаты, выданные на сотрудника компании с указанием наименования организации, больше не выпускаются. Если у бухгалтера или юриста до сих пор нет личного сертификата на физическое лицо, подписывать внешние документы за организацию он не может: до оформления МЧД такие документы подписывает только руководитель.
МЧД внешне похожа на обычную доверенность и даже может быть выгружена в PDF, но по сути это XML-файл, который читает не человек, а алгоритм. Полномочия в ней кодируются: у каждого полномочия есть код, дата и уникальный идентификационный номер, а сам классификатор размещён в Единой системе нормативной и справочной информации. Алгоритм на приёмной стороне сверяет код с типом документа и делает вывод, было ли лицо уполномочено. Компания вправе направить перечень собственных полномочий в Минцифры: заявку рассматривают в течение 10 дней, и при положительном решении на присвоение кодов и включение в классификатор отводится три рабочих дня.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный вопрос — филиалы и обособленные подразделения. Руководитель филиала не является единоличным исполнительным органом юридического лица, поэтому получить сертификат в удостоверяющем центре ФНС как директор компании он не может. Схема для него та же, что и для бухгалтера: личный квалифицированный сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре и МЧД, подписанная директором головной организации, с перечнем полномочий именно по филиальным операциям. Если полномочия нужно передать дальше по цепочке, передоверие оформляется у нотариуса: понадобятся паспорт нового уполномоченного лица и актуальная выписка из ЕГРЮЛ, нотариус подписывает новую доверенность своей квалифицированной подписью и выгружает её в информационную систему.
Для внутреннего кадрового документооборота МЧД не требуется. Работник в КЭДО подписывает документы за себя, а не за организацию, и подтверждать полномочия ему нечем и незачем. МЧД появляется там, где сотрудник выступает представителем юрлица во внешнем контуре.
Шаблоны для выпуска подписей и оформления полномочий сотрудников
Комплект закрывает путь от согласия работника до реестра выданных сертификатов, начать разумно с соглашения об использовании ПЭП и НЭП: без него неквалифицированная подпись внутри компании юридической силы не имеет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Доверенность на получение сертификата ЭП | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Пока МЧД в компании не оформлены, документы за организацию имеет смысл подписывать руководителю: ограничений на такой порядок нет, и это надёжнее, чем подпись сотрудника без подтверждённых полномочий. Проверьте по штатному расписанию, кто фактически отправляет документы во внешние системы, и начните с этих людей: остальным личный квалифицированный сертификат не понадобится вовсе.»
Где хранится ключ: токен, облако и Госключ
Электронная подпись, которую сотрудник «получает» в удостоверяющем центре, на самом деле состоит из ключа подписи, ключа проверки и сертификата, связывающего ключ с владельцем. Различаются варианты не юридически, а по тому, где физически лежит закрытый ключ, и это влияет на удобство и на риски.
Программные ключи генерируются криптопровайдером, а токен выступает защищённым хранилищем: при подписании закрытый ключ ненадолго попадает в оперативную память компьютера. Такие ключи называют извлекаемыми. Аппаратные ключи создаются внутри криптоядра самого токена и память устройства не покидают вообще, скопировать их нельзя, поэтому они называются неизвлекаемыми. Пассивный носитель вроде Рутокен Лайт умеет только хранить контейнер, активный токен линейки Рутокен ЭЦП формирует подпись на борту.
Связка криптопровайдера и токена задаёт совместимость. КриптоПро CSP версии 4.0 работает только с пассивными носителями, версия 5.0 поддерживает и активные токены, версия 5.0 R2 подключает библиотеку PKCS#11, а в версии 5.0 R3 режимы сведены в один список, и проблема с использованием ключей PKCS#11 в терминальных сессиях устранена. Практический вывод для кадровой службы: если вы выдаёте сотруднику токен, заранее уточните у ИТ, какая версия криптопровайдера стоит на его рабочем месте, иначе ключ, созданный в новом режиме, на старой машине просто не откроется.
Лайфхак: в удостоверяющем центре ФНС России лицензия на КриптоПро CSP вшивается внутрь сертификата и действует ровно столько же, сколько сам сертификат. Отдельно покупать лицензию на рабочее место руководителя в этом случае не нужно.
Третий вариант — мобильная подпись. Госключ выдаёт УНЭП, сформированную и используемую в инфраструктуре электронного правительства по постановлению Правительства от 1 декабря 2021 года № 2152, а также квалифицированную подпись после дистанционной идентификации. Для УНЭП достаточно подтверждённой учётной записи и номера телефона, ехать в удостоверяющий центр не нужно, сервис для граждан бесплатный. Порядок получения и проверки подписи описан на странице сервиса Госключ на портале госуслуг, там же можно отправить документ самому себе и подписать его, чтобы увидеть клиентский путь глазами сотрудника.
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП сотруднику выпускаются из браузера: визит в удостоверяющий центр и установка криптопровайдера на рабочее место работника не требуются, а пароль к подписи он задаёт сам.
Облачная подпись дешевле, поскольку не требует покупки носителя, и позволяет подписать документ с телефона. Минус в том, что закрытый ключ лежит на сервере удостоверяющего центра, и работает такая подпись только в сервисах, где интегрировано программное обеспечение этого центра. Мобильная подпись, встроенная в приложение, ещё удобнее, но телефон легко потерять. Токен физически находится у владельца, зато требует установленного криптопровайдера и свободного порта на рабочем месте.
Важный нюанс из практики: сопротивление сотрудников снимается не уговорами, а выбором подписи. Работники, которые отказываются от облачной подписи удостоверяющего центра, обычно спокойно соглашаются на УНЭП через Госключ, потому что доверяют порталу госуслуг, через который идут авторизация и установка приложения.
Как выдать сотруднику электронную подпись для КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите роль сотрудника по таблице выше: подписывает он только за себя или ещё и от имени организации. От этого зависит, хватит ли подписи, выпущенной работодателем, или потребуется сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре.
- Шаг 2. Утвердите ЛНА о ведении КЭДО и соглашение об использовании ПЭП и НЭП. В положении перечисляются система, в которой ведётся документооборот, виды подписи по каждому типу документов и реестр самих типов. Если в компании допускается несколько видов подписи, укажите это прямо, но помните: чем меньше вариантов, тем меньше ошибок у сотрудников.
- Шаг 3. Соберите согласия работников на взаимодействие в электронном виде. Сотрудники, принятые после 31 декабря 2021 года или для которых это первая работа, только уведомляются. Принятые раньше должны дать согласие, и отказ не является основанием для увольнения или иных санкций.
- Шаг 4. Заполните карточки сотрудников. Кабинет не создаётся, пока не указан хотя бы один контакт: адрес электронной почты или номер телефона. По этому же признаку система выбирает, куда отправить приглашение и код подтверждения.
- Шаг 5. Выпустите подписи и зафиксируйте их в реестре сертификатов: ФИО, роль, вид подписи, удостоверяющий центр, серийный номер, даты выпуска и окончания, тип носителя. Реестр понадобится, когда придёт время массового перевыпуска.
Важный нюанс из практики: подписание задним числом система не допускает. Если сотрудник не закрыл этап в отведённое время, срабатывает автозакрытие этапа по сроку, и документ возвращается кадровому специалисту, который либо оформляет документ на бумаге, либо меняет даты и отправляет заново.
Кому из сотрудников подпись не нужна или преждевременна
Выдача подписей всем подряд удорожает проект и создаёт лишнюю нагрузку на поддержку. Есть четыре ситуации, в которых личная подпись сотруднику не нужна.
- Сотрудник не пользуется техникой. Работник, у которого нет ни компьютера, ни смартфона, остаётся на бумажном документообороте. Перевод на электронные документы не отменяет право компании вести часть кадрового учёта на бумаге.
- Работник не дал согласие на КЭДО. Если человек принят до 31 декабря 2021 года и согласия не дал, документы для него оформляются в бумажном виде. Отказ не влечёт санкций и не является поводом для увольнения.
- Сотрудник не подписывает документы от имени компании. Личный квалифицированный сертификат в удостоверяющем центре ему не нужен: за себя он подписывает подписью, которую выпускает работодатель.
- Компания ещё не утвердила ЛНА о КЭДО. Пока положение и соглашение об использовании ПЭП и НЭП не приняты, неквалифицированная подпись внутри компании юридической силы не имеет, и выпуск подписей опережает подготовку.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: сначала подписи получают подразделения, которые постоянно работают за компьютером. Это снимает основную часть ошибок настройки до того, как в систему заходят тысячи человек.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Возрастные сотрудники и работающие пенсионеры чаще всего пугаются не подписи, а мысли о том, что им нужен доступ в 1С или корпоративный компьютер. Ни того, ни другого им не требуется: доступ в учётную систему есть только у кадровой службы и администратора сервиса, а работнику достаточно телефона и ссылки. Пройдите по своему списку и найдите тех, у кого нет ни одного устройства: обычно таких людей единицы, и именно для них имеет смысл сохранить бумажный контур.»
Цена ошибки при выборе вида подписи
Ошибка в виде подписи стоит не переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работодателем неквалифицированной подписью вместо УКЭП, не соответствует требованию статьи 22.3 ТК РФ, а это нарушение трудового законодательства со штрафом до 50 000 рублей на юридическое лицо по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Дополнительно такой документ ослабляет позицию компании в споре: сторона, которая на него ссылается, вынуждена доказывать не только содержание, но и правомерность способа подписания.
Вторая типовая ошибка дешевле, но встречается чаще: компания предъявляет проверяющим распечатку PDF со штампом «документ подписан электронной подписью». Сам по себе такой штамп нарисован и юридической значимости не несёт. Проверить подпись можно только по электронному оригиналу с файлом подписи, поэтому при выездной проверке документы предоставляются в электронном виде, а бумага служит лишь для ознакомления с содержанием.
Третья ошибка идёт в обратную сторону: компания покупает квалифицированные сертификаты всем сотрудникам подряд. По статье 22.3 ТК РФ работнику для большинства документов достаточно ПЭП или УНЭП, а ПЭП и УНЭП в сервисе КЭДО выпускаются без отдельной оплаты. Квалифицированный сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре покупается на каждого человека отдельно, и при численности в несколько сотен человек разница в бюджете становится ощутимой.
Полезно знать: на токене с 128 КБ защищённой памяти помещается до 31 ключевого контейнера в программном формате. Реальное число меньше, если удостоверяющий центр записывает в сертификат расширения: один такой контейнер может занимать порядка 12 КБ.
Учёт подписей: реестр сертификатов, сроки и утеря носителя
Подписи имеют срок действия, и без учёта компания узнаёт об окончании сертификата в момент, когда документ уже нужно подписать. Реестр сертификатов решает эту задачу: в нём фиксируются владелец, вид подписи, удостоверяющий центр, серийный номер, даты выпуска и окончания, носитель и отметка об отзыве. Сроки действия ключей задаёт не удостоверяющий центр по своему усмотрению: максимальный срок определяется правилами пользования средством электронной подписи, а конкретный срок сертификата — регламентом центра, который у каждого аккредитованного удостоверяющего центра опубликован.
Отдельно стоит вопрос передачи ключа. Часть 1 статьи 10 63-ФЗ обязывает участников электронного взаимодействия не допускать использование принадлежащих им ключей без их согласия. Передача токена помощнику или секретарю ставит владельца в положение, при котором ответственность за содержание подписанного документа всё равно остаётся на нём: в электронной подписи нет механизма, аналогичного почерковедческой экспертизе, и априори считается, что документ подписал владелец сертификата.
Если носитель потерян или есть подозрение, что конфиденциальность ключа нарушена, порядок жёсткий: уведомить удостоверяющий центр и других участников взаимодействия, отозвать сертификат, дождаться включения его в список отозванных. После этого подпись под документами, подписанными позже момента отзыва, проверку не проходит. Пользоваться сохранённой копией ключа при утрате нельзя: создаются новые ключи и выпускается новый сертификат.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Самая неприятная ситуация не потеря токена, а тихая передача ключа коллеге на время отпуска. Формально ответственность за документ несёт владелец сертификата, и оспорить авторство он не сможет. Заведите правило: на период отсутствия подписанта полномочия переоформляются на другого сотрудника через МЧД или через маршрут согласования, а не передачей носителя из рук в руки.»
В практике Добыто мы ведём реестр выданных подписей вместе с маршрутами согласования: когда у сотрудника заканчивается сертификат, документ не уходит в тупик, а возвращается кадровому специалисту с понятной причиной.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей для сотрудников
Итоговая сумма складывается из численности персонала, выбранного тарифа и того, нужны ли компании квалифицированные сертификаты сверх подписей, которые выпускаются внутри сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудника через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту центра |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Стоимость считается от численности, а не от количества документов, поэтому основной рычаг экономии — не тариф, а решение о том, кому квалифицированный сертификат действительно нужен. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, включая «Старт».
Выводы
Круг сотрудников, которым действительно нужен личный квалифицированный сертификат, узкий: подписанты со стороны работодателя, бухгалтерия, руководители обособленных подразделений и первое лицо компании. Всем остальным достаточно подписи, которую выпускает работодатель внутри системы или которую работник формирует в Госключе. Разделительная линия проходит там, где человек начинает подписывать документы за организацию: с этого момента нужны личный сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Отдельно держите в голове перечень документов, которые в электронный вид не переводятся вовсе.
Мы в Добыто выпускаем ПЭП и УНЭП сотрудникам внутри сервиса, ведём реестр сертификатов и настраиваем маршруты так, чтобы вид подписи по каждому типу документа соответствовал статье 22.3 ТК РФ без ручного контроля со стороны кадровой службы.
Частые вопросы
Нужна ли электронная подпись исполнителю по договору ГПХ или самозанятому
Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ о кадровом электронном документообороте распространяются на работников по трудовому договору и на исполнителей по гражданско-правовым договорам не переносятся. Обмен электронными документами с исполнителем строится по 63-ФЗ: если используется квалифицированная подпись, дополнительных соглашений не требуется, документ равнозначен бумажному по закону. Если стороны применяют ПЭП или УНЭП, нужно соглашение, в котором описаны порядок создания и проверки подписи и порядок разбора конфликтных ситуаций.
Что делать, если сотрудник потерял токен или забыл ПИН-код
При утере носителя или подозрении на компрометацию ключа владелец обязан уведомить удостоверяющий центр и других участников электронного взаимодействия, после чего сертификат отзывается и включается в список отозванных сертификатов. Документы, подписанные после включения сертификата в список отзыва, проверку подписи не проходят. Даже если средство подписи позволяет хранить копию ключа, пользоваться ею после утраты нельзя: создаются новые ключи и выпускается новый сертификат.
Можно ли использовать одну подпись сотрудника в разных системах
Неквалифицированная подпись, сформированная в инфраструктуре электронного правительства, привязана к физическому лицу, а не к конкретной информационной системе, поэтому один сертификат применяется в разных сервисах и для разных типов документов. Ограничение другое: облачная подпись работает только там, где интегрировано программное обеспечение выпустившего её удостоверяющего центра, поэтому перед выдачей стоит проверить, поддерживает ли ваша система конкретный способ подписания.
Сколько сертификатов помещается на один токен
На носителе со 128 КБ защищённой памяти помещается до 31 ключевого контейнера в программном формате. Фактический объём одного контейнера не фиксирован и зависит от того, что удостоверяющий центр записал в сертификат: без дополнительных расширений это может быть порядка 200 байт, с объёмными расширениями и цепочками сертификатов — до 12 КБ, и тогда на носитель войдёт около десяти контейнеров.
Можно ли подписать кадровый документ задним числом
Нет. Система фиксирует момент подписания, и проставить более раннюю дату невозможно. Если сотрудник не подписал документ в отведённый срок, срабатывает автозакрытие этапа: например, через 8 часов текущего рабочего дня документ возвращается кадровому специалисту. Дальше два варианта: оформить документ на бумаге или изменить даты и отправить на подписание повторно.
Может ли работник отказаться от электронной подписи и остаться на бумаге
Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, дают согласие на взаимодействие в электронном виде, и отказ не является основанием для увольнения или применения санкций. Для тех, кто принят позже или для кого это первое место работы, согласие не требуется, достаточно уведомления. Для отказавшихся кадровые документы продолжают оформляться на бумажном носителе.
Что происходит с личной УКЭП сотрудника при увольнении
Сертификат выпущен на физическое лицо и остаётся у человека, поэтому изымать его при увольнении не нужно и невозможно. Прекращаются полномочия: руководитель отзывает машиночитаемую доверенность, после чего подписывать документы от имени компании бывший сотрудник не может, даже имея действующий сертификат. Отметку об отзыве МЧД стоит фиксировать в том же реестре, где ведётся учёт сертификатов и сроков их действия.
