Материал помогает собрать комплект, по которому видно, кто, с какой редакцией и когда ознакомился. Разобрано, какие реквизиты вписать в лист, какой подписью в КЭДО подписывать самостоятельную инструкцию и договор с инструкцией-приложением и что написать в акте, если работник отказался расписаться. Разобраны также четыре вида отказа, которые оформляют по-разному, и граница между ознакомлением с новой редакцией и согласием на новые обязанности. Пошаговый порядок и образцы листа и акта идут после разбора реквизитов. Чек-лист перед архивированием, стоимость КЭДО по тарифам на 2026 год и ответы о копиях, совместителях и исполняющем обязанности директора находятся во второй половине статьи.
Когда достаточно ознакомления, а когда нужно соглашение с работником
Трудовой кодекс не обязывает работодателя вести должностные инструкции и не устанавливает порядок их составления. Минтруд в письме от 03.06.2024 № 14-6/ООГ-3389 допускает оба варианта: инструкцию утверждают самостоятельным документом или делают приложением к трудовому договору. Роструд в письме от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1 указывает, что трудовая функция определяется трудовым договором или должностной инструкцией, а самостоятельную инструкцию можно утверждать отдельно. От статуса документа зависит, хватит ли подписи в листе ознакомления, когда меняются должностные обязанности.
Самостоятельная инструкция относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с работой. Часть 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ требует предъявить такой акт поступающему под подпись до подписания трудового договора. Это касается и должностной инструкции специалиста, и должностной инструкции директора, и должностных инструкций работников учреждения. Если при приёме ознакомление пропустили, Роструд рекомендует вручить инструкцию под подпись в кратчайшие сроки. Дату при этом ставят фактическую: строка, подписанная сегодня, не подтверждает, что работник знал текст в день приёма.
Подпись под словом «ознакомлен» подтверждает, что работник получил текст и мог его прочитать. Изменение условий трудового договора, включая трудовую функцию, по статье 72 ТК РФ оформляют письменным соглашением сторон. Работодатель может изменить условия по своей инициативе по статье 74 ТК РФ, если причина в организационных или технологических изменениях. Трудовую функцию при этом менять нельзя, а работника, как правило, уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца. Лист ознакомления с редакцией, в которую дописаны обязанности другой работы, не содержит согласия работника на изменение трудовой функции.
Ситуации, в которых чаще всего путают ознакомление и соглашение, сведены в таблицу.
| Ситуация | Что требует ТК РФ | Чем фиксировать | Что не подходит |
|---|---|---|---|
| Приём на работу, инструкция утверждена самостоятельным ЛНА | Ознакомить под подпись до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68) | Лист, журнал, подпись на экземпляре работодателя или иной способ; в КЭДО электронное ознакомление (ст. 22.2) | Подпись после заключения договора с проставленной задним числом датой |
| Инструкция оформлена приложением к трудовому договору | Подписывается в составе трудового договора | Подписи сторон на договоре с приложением; в КЭДО у работодателя УКЭП, у работника УКЭП или УНЭП (ст. 22.3) | ПЭП работника на договорном комплекте в КЭДО |
| Новая редакция самостоятельной инструкции в прежней трудовой функции | Ознакомить работника под роспись (ст. 22) | Новый лист или запись с реквизитами новой редакции | Подпись под прежней редакцией |
| Изменение инструкции, которая является приложением к договору | Письменное соглашение сторон (ст. 72) | Дополнительное соглашение с новой редакцией приложения | Лист ознакомления без дополнительного соглашения |
| Новые обязанности меняют трудовую функцию или иные условия договора | Письменное соглашение сторон (ст. 72); при изменениях по ст. 74 трудовую функцию менять нельзя | Дополнительное соглашение к трудовому договору | Лист ознакомления с новой редакцией инструкции |
Закон в этих ситуациях определяет три вещи: факт ознакомления, его момент для нового работника и форму изменения договора. Состав граф листа, нумерацию редакций и место хранения выбирает работодатель и закрепляет в порядке ведения кадровых документов. Прежде чем править инструкцию, проверьте, в каком статусе она утверждена. Для приложения к договору понадобится дополнительное соглашение.
Как связать подпись работника с конкретной редакцией инструкции
Обязательной унифицированной формы листа ознакомления нет. В разъяснении Роструда о способах фиксации ознакомления с должностной инструкцией (журнал «Для кадрового работника», № 3 за 2022 год) перечислены четыре варианта: лист ознакомления, журнал, подпись на экземпляре, который хранится у работодателя, и иной способ на выбор работодателя. Любой из них годится, если по документу видно, кто, с какой редакцией и когда ознакомился.
В строке листа, журнала или в электронной записи указывают:
- фамилию, имя, отчество и должность работника;
- полное наименование документа, например «Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству»;
- реквизиты утверждения: дату и номер приказа или иного документа, которым утверждена редакция;
- номер или дату редакции, если инструкцию уже меняли;
- фактическую дату ознакомления, проставленную в день подписи;
- личную подпись работника.
Отдельный лист и журнал связаны с текстом инструкции только этими реквизитами. Если в листе нет наименования, реквизитов утверждения и номера редакции, он показывает лишь то, что работник где-то расписался. Какую редакцию он видел, из такого листа не установить. Поэтому лист хранят вместе с той редакцией, к которой он относится, а для новой редакции заводят новый лист. Скан подписанного листа удобен для поиска, но оригиналом остаётся бумага.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Сначала я выясняю, в каком режиме создан документ. Лист, подписанный от руки и потом отсканированный, является электронным образом бумажного документа. Файл, подписанный электронной подписью в системе, является электронным документом. Требования к подписи и к составу файлов у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём изображение собственноручной подписи, это образ, и подлинник у вас на бумаге.»
Дату ознакомления используют и в трудовых спорах. В деле, которое рассматривал Седьмой кассационный суд общей юрисдикции (определение от 26.05.2026 № 8Г-6361/2026), работник ознакомился с должностной инструкцией под подпись 28.07.2021. Требование оспорить её пункт он заявил 18.07.2025, и суд учёл пропуск трёхмесячного срока обращения по статье 392 ТК РФ. Это вывод по обстоятельствам конкретного спора. Единого правила, что срок по любому спору об инструкции отсчитывают от даты листа, определение не устанавливает. Проверьте, что дата в ваших листах совпадает с днём, когда работник фактически получил текст.
Как оформить ознакомление с должностной инструкцией на бумаге: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, что инструкция утверждена и действует. На самом тексте должны быть реквизиты утверждения, а после изменений ещё и номер или дата редакции.
- Шаг 2. Передайте работнику полный текст действующей редакции. Новому сотруднику текст передают до подписания трудового договора, действующему после утверждения новой редакции.
- Шаг 3. Дайте работнику реальную возможность прочитать инструкцию. Фиксировать ознакомление с текстом, который работник не видел, нельзя.
- Шаг 4. Заполните строку листа: ФИО, должность, наименование инструкции, реквизиты утверждения и номер редакции. Работник сам ставит фактическую дату и личную подпись.
- Шаг 5. Подшейте лист к экземпляру той редакции, к которой он относится. Сверьте, что расписались все работники этой должности. Отказ оформите актом с описанием реальных обстоятельств.
Образцы листа ознакомления, акта и документов для КЭДО
Начните с листа ознакомления с ЛНА и сверьте его графы с перечнем реквизитов выше. Пример инструкции специалиста по КДП показывает оформление одной должности и не заменяет образец должностной инструкции директора или учителя.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Акт об отказе работника от подписания документа | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству (пример) | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП | Скачать |
Как зафиксировать электронное ознакомление с должностной инструкцией в КЭДО
Статья 22.1 ТК РФ называет документы, которые нельзя вести в КЭДО: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Должностной инструкции в этом перечне нет. Статья 22.2 прямо разрешает знакомить поступающего на работу с документами из части 3 статьи 68 в электронном виде. Статьи 22.1-22.3 ввёл в ТК РФ Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ.
Электронный режим вводит ЛНА работодателя. В нём указывают информационную систему и порядок доступа работников, виды документов, категории работников, срок уведомления и дату введения КЭДО. Работники, у которых был трудовой стаж на 31.12.2021, переходят на КЭДО только с письменного согласия. Если согласия нет, это считается отказом. Отказ не является основанием для увольнения, и с таким работником продолжают работать на бумаге. Согласие не требуется только при двух условиях одновременно: работник принят после 31.12.2021 и на эту дату не имел трудового стажа. Сам по себе поздний приём от согласия не освобождает.
Порядок перехода и проверки согласий разобран в руководстве Роструда, утверждённом приказом от 11.11.2022 № 253. Сверьте с ним свой ЛНА до того, как отправлять инструкции на подпись.
Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через КЭДО, который прошёл четыре этапа, кассационный суд отменил решения нижестоящих судов. Суд признал, что заявление в системе сформировал сам работник, но в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении суд учёл, что подпись выдали в день подписания заявления, а за работника, который не умел пользоваться системой, подписывал другой человек. Проверьте, фиксирует ли ваша система дату и обстоятельства выдачи подписи работнику.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Для спора мало установить, что документ подписан в системе от имени работника. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя закреплён порядок идентификации и мог ли работник сам пользоваться системой. Подпись в журнале ознакомления с правилами КЭДО эту способность не подтверждает. Проверьте, описан ли порядок идентификации при подписании в вашем локальном акте.»
Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием КЭДО на всю компанию. На ней проверяют, умеют ли работники самостоятельно входить в систему и подписывать документы, ещё до массового ознакомления с инструкциями.
Какой подписью подписывают самостоятельную инструкцию и договор с инструкцией-приложением
Самостоятельная инструкция в системе работодателя относится к иным кадровым документам по статье 22.3 ТК РФ. Работодатель подписывает её УКЭП или УНЭП, проверка которой предусмотрена соглашением участников или идёт через инфраструктуру электронного правительства. Простую подпись работодателя для этих документов статья не называет. Работник подтверждает ознакомление УКЭП, УНЭП или ПЭП. Для ПЭП нужно соглашение, которое определяет, как устанавливается подписант, и обязывает работника хранить ключ в тайне.
Инструкцию, которая является приложением к трудовому договору или дополнительному соглашению, подписывают по правилам для договорных документов. Работодатель ставит только УКЭП, работник ставит УКЭП или УНЭП. ПЭП работника допустима для ознакомления с самостоятельной инструкцией, но для договорного комплекта она не подходит.
Внимание: практика по договорам займа, лизинга и услуг, подписанным кодом из SMS, к кадровым документам не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи, и ПЭП допустима не для всего.
Какие следы ознакомления сохранить в системе
Отметка о доставке письма или скриншот статуса «прочитано» факт ознакомления в режиме КЭДО не подтверждают. Пересылка скана по почте сама по себе режимом КЭДО не является. Обмен электронными образами в исключительных обстоятельствах по статье 22.3 ТК РФ относится к особому случаю, после которого представляют бумажные документы. Для электронного ознакомления сохраните исходный файл подписанной редакции, файл подписи или протокол подписания, доступные для этого вида подписи сведения о подписанте, дату и время подписания.
В Добыто система фиксирует дату, время и номер редакции, с которой ознакомился работник. Даты отправки и срок подписания берутся из ЛНА работодателя. Подписанный комплект выгружается с исходным файлом, файлом подписи и протоколом. Сертификат есть только у усиленных подписей, поэтому состав выгрузки зависит от вида подписи.
Важный нюанс из практики: при сомнениях в подлинности суд назначает экспертизу документа, его отдельных реквизитов или подписи. Если инструкция подписана в КЭДО, проверять будут электронный файл с подписью. Его хранят в исходном виде вместе с файлом подписи и протоколом.
Когда электронное ознакомление не применяется
- Работник со стажем на 31.12.2021 не дал письменного согласия на КЭДО. С ним работают на бумаге, а отказ не основание для увольнения.
- Порядок идентификации работника в ЛНА не закреплён, или работник не может сам войти в систему. Подписывать за него другому человеку нельзя.
- Инструкцию отправили сканом по почте или в мессенджере без введённого КЭДО. Это пересылка копии, и ознакомлением в электронной форме она не является.
- Инструкция является приложением к договору, а у работодателя нет УКЭП или у работника нет УНЭП либо УКЭП. В этом случае договорный комплект подписывают на бумаге.
Для таких работников ведите бумажный лист с теми же реквизитами, что и электронная запись.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Новая редакция инструкции и отказ от подписи: как оформить
Подпись под прежней редакцией на новую не распространяется. Новая редакция получает собственные реквизиты утверждения и номер, и с ней знакомят всех работников должности по статье 22 ТК РФ. В Добыто инструкцию загружают в систему, работник получает уведомление в личном кабинете и подписывает документ. Новую редакцию заводят отдельным документом со своим маршрутом, поэтому подписи под разными редакциями не смешиваются.
Отказы бывают четырёх видов, и каждый фиксируют по-своему:
- Отказ знакомиться с текстом. Работник не берёт инструкцию или не открывает её. В акте описывают, когда и как ему предоставили текст и что он отказался знакомиться. Писать «ознакомлен», если чтения не было, нельзя.
- Отказ расписаться после ознакомления. Работник прочитал текст, но подпись не ставит. В акте отражают, что текст был предоставлен, и, если это было, что его зачитали вслух. Отказ поставить подпись указывают отдельно.
- Несогласие с новыми обязанностями. Если обязанности меняют трудовую функцию, это вопрос изменения договора по статье 72 ТК РФ. Акт об отказе от подписи соглашение не заменяет.
- Отказ от перехода на КЭДО. Работник отказывается от электронной формы. С инструкцией его знакомят на бумаге.
Что указать в акте об отказе
Обязательной формы акта закон не устанавливает. Доказательную силу ему дают конкретные сведения:
- наименование инструкции, реквизиты утверждения и номер редакции;
- дата, время и место события;
- каким способом работнику предоставили реальную возможность ознакомиться: вручили экземпляр, зачитали вслух, открыли доступ в системе;
- что именно работник отказался делать и что сказал, если он объяснил причину;
- кто присутствовал, подписи составителя и присутствующих.
Ровно два свидетеля законом не установлены. Акт подписывают те, кто реально присутствовал. Дата акта соответствует дню события, заранее подготовленный акт с чужой датой доказательством не служит. Сохраните также следы вручения или открытия доступа: сопроводительное письмо, отметку в системе. Акт не гарантирует исход спора. Он фиксирует, что работодатель предоставил текст и что произошло дальше.
Если лист утерян, подпись задним числом не восстанавливают. Работника знакомят повторно и ставят фактическую дату. Такая подпись подтверждает ознакомление только с этого дня.
Во что обходится ошибка в оформлении
Неознакомление с локальным актом, непосредственно связанным с работой, может квалифицироваться по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, если не применяется специальный состав. Санкция: предупреждение или штраф для должностного лица от 1000 до 5000 ₽, для индивидуального предпринимателя от 1000 до 5000 ₽, для юридического лица от 30 000 до 50 000 ₽. Одно отсутствие подписи под инструкцией автоматически не означает ненадлежащего оформления трудового договора по части 4 той же статьи.
Дополнительные потери возникают в споре. Если работника не ознакомили с инструкцией, а потом наказали за неисполнение обязанности из неё, взыскание могут признать незаконным. Сам отказ расписаться в листе не тождественен дисциплинарному проступку по статье 192 ТК РФ. Взыскание применяют за виновное неисполнение трудовых обязанностей, а отказ выполнить законное конкретное поручение оценивают отдельно. Изменение трудовой функции, подтверждённое только листом ознакомления, не опирается на соглашение по статье 72 ТК РФ. Проверьте, есть ли у работников, к которым применялись взыскания, подпись под редакцией, действовавшей на дату проступка.
Проверка комплекта перед сдачей в архив
Перед закрытием папки по должности или выгрузкой из системы пройдитесь по списку:
- на тексте инструкции есть реквизиты утверждения и номер редакции;
- в каждом листе или записи указаны наименование инструкции, реквизиты утверждения и номер редакции;
- по каждому работнику должности есть подпись или акт об отказе;
- у новых работников дата ознакомления не позже даты подписания трудового договора;
- даты фактические, исправлений и строк, дописанных задним числом, нет;
- если инструкция является приложением к договору, её изменения оформлены дополнительными соглашениями;
- для КЭДО в комплекте есть ЛНА о введении КЭДО, согласия работников, которым оно требуется, и соглашения об использовании ПЭП или УНЭП;
- вид подписи соответствует статусу инструкции: самостоятельная инструкция или договорный комплект;
- электронные документы хранятся в исходном виде с файлом подписи и протоколом;
- бумажный лист подшит к своей редакции, а скан хранится как копия.
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. Прежде чем отказываться от бумажного архива листов ознакомления, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость электронного ознакомления с должностной инструкцией в КЭДО
Отдельной цены за подписание одной должностной инструкции нет. Ознакомление идёт внутри КЭДО, который оплачивается по тарифу за сотрудника в месяц. Цены приведены по странице тарифов на 05.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнес», выделенный сервер, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указаны |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | не указаны |
| Модуль для 1С:ЗУП, установка и настройка (в составе тарифа «Бизнес») | входит в тариф «Бизнес» | за один день |
Итоговая сумма зависит от численности, нужных видов подписи и требований к хранению. Если инструкции оформлены приложениями к трудовым договорам, работодателю нужна УКЭП, а её поддержка указана в тарифе «Бизнес». Там же доступен электронный архив для подписанных редакций. Действующие условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Один день относится только к установке модуля 1С:ЗУП. Общий срок внедрения КЭДО на странице тарифов не указан.
Выводы
Подпись под должностной инструкцией служит доказательством, когда рядом с ней названы документ, его редакция и реальная дата. Для нового работника эта дата не может быть позже подписания трудового договора. Лист ознакомления подтверждает только знание текста. Новые обязанности за пределами трудовой функции оформляют соглашением, а отказ расписаться фиксируют актом с описанием того, что произошло на самом деле. В электронном режиме к этому добавляются согласия, соглашения о подписи и исходные файлы с протоколом подписания.
В Добыто ознакомление с каждой редакцией инструкции идёт отдельным маршрутом. Система сохраняет дату, время и номер редакции вместе с подписанным файлом, поэтому комплект по должности собирается из системы без поиска бумажных листов.
Ответы на частые вопросы об ознакомлении с инструкцией
Обязан ли работодатель выдать копию должностной инструкции, в том числе бывшему работнику?
Да, если инструкция связана с работой и работник подал письменное заявление. По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт надлежащим образом заверенную копию бесплатно и не позднее 3 рабочих дней. Бывший работник тоже может запросить заверенные копии документов о работе письменным заявлением по части 4 статьи 84.1 ТК РФ. Для него действует тот же срок.
Хватит ли листа ознакомления, если сотрудник становится исполняющим обязанности директора?
Если работник временно исполняет обязанности отсутствующего директора наряду со своей работой, статья 60.2 ТК РФ требует его письменного согласия. В согласии указывают срок, содержание и объём дополнительной работы, а за неё положена доплата. Подпись в листе ознакомления с инструкцией директора это согласие не заменяет и подтверждает только получение текста. Перевод на должность директора оформляют по своим правилам, и порядок статьи 60.2 на него не переносится.
Есть ли особый порядок для должностных инструкций в школе и чем он отличается от инструктажа по охране труда?
Особого федерального порядка подписи должностных инструкций для учителей и других работников школы нет. Инструкция учреждения является локальным актом, непосредственно связанным с работой, или приложением к трудовому договору, и к ней применяется часть 3 статьи 68 ТК РФ. Подпись под инструкцией не подтверждает прохождение инструктажа по охране труда. Документы инструктажей статья 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО, поэтому их оформляют отдельно, даже если инструкции подписывают в системе.
Нужно ли отдельное ознакомление для внутреннего совместителя и для нескольких работников одной должности?
С совместителем заключают отдельный трудовой договор по статье 60.1 ТК РФ. С инструкцией по совмещаемой должности его знакомят до подписания именно этого договора, даже если по основной работе он уже расписывался. Для нескольких работников одной должности правила о числе экземпляров инструкции в ТК РФ нет. Значение имеет подпись каждого работника с реквизитами той редакции, которую он получил.
Работник на больничном или в отпуске: когда знакомить его с новой редакцией?
Специального федерального срока для такого случая ТК РФ не устанавливает. С редакцией знакомят, когда у работника появляется реальная возможность прочитать текст, например после выхода на работу. В листе ставят фактическую дату. Сроки статьи 193 ТК РФ относятся к дисциплинарным взысканиям, на ознакомление с инструкцией они не переносятся.
Можно ли знакомить с инструкцией дистанционного работника через КЭДО?
Часть 5 статьи 312.1 ТК РФ позволяет работодателю распространить на дистанционных работников правила статей 22.1-22.3. Если это сделано, ознакомление идёт с теми же требованиями к согласию и виду подписи, что и у остальных работников. Если правила КЭДО на дистанционных работников не распространены, к ним применяется порядок взаимодействия, установленный для дистанционной работы. Автоматически приравнивать их к работникам в КЭДО нельзя.
