Должностная инструкция не входит в перечень обязательных кадровых документов: в Трудовом кодексе РФ нет нормы, которая обязывала бы её разрабатывать, и Роструд подтверждает это в письмах от 09.08.2007 № 3042-6-0 и от 31.10.2007 № 4412-6. Обязательной она становится в двух случаях: когда требования к квалификации установлены нормативным актом и профстандарт применяется в этой части обязательно по статье 195.3 ТК РФ, и когда работодатель сам сделал инструкцию приложением к трудовому договору. От формы существования документа зависит весь дальнейший порядок: инструкция-приложение меняется дополнительным соглашением либо через процедуру статьи 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца, а инструкция, утверждённая отдельным приказом, меняется новой редакцией и приказом об утверждении.
Разберём, как собрать реестр инструкций по штатному расписанию, чем закрывать должности без инструкций и как подтверждать ознакомление, когда бумажной подписи нет. Покажем формулировки, из-за которых инструкция не срабатывает ни в споре об увольнении, ни при проверке ГИТ, и что делать с наименованиями должностей после перехода на классификатор ОК 016-2025 с 1 января 2026 года. Сценарии с исполняющим обязанности директора, особенности школ и учреждений, сроки хранения, штрафы по статье 5.27 КоАП, стоимость перевода комплекта в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязательна ли должностная инструкция и когда она всё-таки становится обязательной
Отсутствие должностной инструкции само по себе не образует состава нарушения трудового законодательства. Государственная инспекция труда формулирует это прямо: в ТК РФ нет нормы, в которой содержится понятие инструкции по должности, и обязанности её разрабатывать тоже нет. Позиция устойчивая, она повторяется в письмах Роструда от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707 и от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1. Разъяснения Роструда нормативными актами не являются, но именно ими руководствуются инспекторы на местах, и подробнее об этом написано в разделе советов работнику и работодателю на сайте государственной инспекции труда.
Практическая обязательность возникает с другой стороны. Если по трудовому договору работнику положены компенсации, льготы или ограничения, наименование должности и квалификационные требования берутся из квалификационных справочников или профессиональных стандартов — это часть вторая статьи 57 ТК РФ. Если требования к квалификации для трудовой функции установлены Кодексом, федеральным законом или иным нормативным актом, профстандарт в этой части обязателен для применения по статье 195.3 ТК РФ. В остальных случаях характеристики квалификации из профстандарта работодатель применяет как основу для собственных требований, с учётом применяемых технологий и принятой организации труда.
Вторая линия обязательности создаётся самим работодателем. Как только инструкция названа приложением к трудовому договору или на неё сослались в тексте договора, её содержание становится условием договора. Дальше работает статья 72 ТК РФ: изменение согласованных условий возможно только по письменному соглашению сторон.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Сначала доказывается право работодателя вообще применять этот документ к работнику, и только потом — что работник его нарушил. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был акт о нарушении. Проверьте по своему комплекту, чем подтверждается, что инструкция введена в действие приказом и доведена до конкретного работника.»
Полезно знать: должностная инструкция и инструкция по охране труда — разные документы с разным порядком разработки. Инструкции по охране труда нужны и по должностям, и по видам работ: отдельно для кадрового работника, бухгалтера, генерального директора, плюс по работе с компьютером, с копировально-множительной техникой и при направлении в командировку.
Приложение к договору или отдельный документ: от чего зависит порядок изменений
Роструд допускает обе формы: должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору либо утверждаться работодателем как самостоятельный документ. Выбор делается один раз и определяет, сколько времени займёт любое последующее изменение функционала.
| Параметр | Приложение к трудовому договору | Отдельный документ, утверждённый приказом |
|---|---|---|
| Как вводится в действие | подписывается сторонами вместе с договором | приказ руководителя об утверждении |
| Обычный порядок изменения | дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ | новая редакция и приказ о её утверждении |
| Если работник не согласен | только процедура статьи 74 ТК РФ: уведомление за два месяца, организационные или технологические причины, трудовая функция не меняется | положения, не затрагивающие условия договора, вводятся новой редакцией; всё, что меняет условия договора, идёт по той же статье 74 |
| Изменение трудовой функции | только с письменного согласия работника | только с письменного согласия работника |
| Чем подтверждается ознакомление | подписью на договоре и приложении | отдельной подписью в листе ознакомления или в системе КЭДО |
| Где форма удобнее | единичные должности, руководители, уникальный набор задач | массовые должности, регулярная актуализация функционала |
Формы можно смешивать внутри одной компании, но не внутри одной должности: если у пяти менеджеров по продажам инструкция приложена к договору, а у шестого утверждена приказом, комплект перестаёт быть управляемым, и при массовом изменении функционала процедуры придётся вести двумя параллельными путями.
Ознакомление: чем подтверждается, что работник видел инструкцию
Ознакомление с должностной инструкцией до подписания трудового договора требует статья 68 ТК РФ в части локальных актов, связанных с трудовой деятельностью работника. Если инструкция вводится позже, подтверждением служит лист ознакомления, отметка на самой инструкции, отдельный журнал или электронная подпись работника в системе КЭДО. Юридического приоритета ни у одного из этих способов нет, разница только в доказуемости.
Электронный вариант выигрывает у бумажного в одном: он фиксирует дату, время и обстоятельства подписания. Он же проигрывает, если процедура выстроена небрежно: журнал показывает не только то, что подпись поставлена, но и когда работнику выдали ключ, был ли он в системе вообще и не подписывал ли за него кто-то другой.
Подпишите должностную инструкцию электронной подписью прямо сейчас
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Кейс из практики: спор об увольнении по заявлению, поданному через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику: у работодателя были и Положение о кадровом электронном документообороте, и перечень документов, и порядок создания личного кабинета. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 акты отменил, а при новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты значимого кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Перевод должностных инструкций в электронный вид отдельного разрешения не требует: ограничения статьи 22.1 ТК РФ касаются приказа об увольнении и акта об ознакомлении с ним, которые оформляются только на бумаге, а также акта о несчастном случае, журнала инструктажей и трудовой книжки. Инструкции, локальные акты, уведомления и согласия в электронный вид переводятся свободно при введённом КЭДО.
Аудит комплекта: реестр инструкций по штатному расписанию
Беспорядок в инструкциях почти всегда одинаков по составу: часть должностей из штатного расписания не закрыта ни одним документом, часть инструкций написана под должности, которых в штатке уже нет, у нескольких документов нет приказа об утверждении, а листы ознакомления лежат в разных папках и за разные годы. Начинать нужно со штатного расписания: папка показывает, что есть, штатка показывает, чего не хватает.
Мы начинаем аудит именно так и сводим результат в одну таблицу: должность по штатному расписанию, код по классификатору, наличие инструкции, дата и номер приказа об утверждении, форма существования документа, подтверждение ознакомления по каждому работнику на этой должности. Пустые ячейки в этой таблице и есть план работ.
Как навести порядок в должностных инструкциях: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите действующее штатное расписание и получите полный перечень должностей с количеством штатных единиц. Все дальнейшие сверки идут от этого списка. Содержимое папки с инструкциями на этом шаге не открывается.
- Шаг 2. Сопоставьте каждую должность с имеющейся инструкцией. Отдельно отметьте инструкции-сироты: документы под должности, которых в штатном расписании больше нет.
- Шаг 3. По каждой инструкции найдите приказ об утверждении. Документ без приказа и без подписей сторон не введён в действие и в споре работать не будет.
- Шаг 4. Определите форму существования каждой инструкции: приложение к трудовому договору или отдельный документ. От этого зависит процедура будущих изменений, и смешение форм внутри одной должности нужно устранить на этом шаге.
- Шаг 5. Соберите подтверждения ознакомления по каждому работнику. Отсутствие подписи закрывается повторным ознакомлением текущей датой. Проставленная задним числом дата в споре разрушает доказательство целиком.
- Шаг 6. Проверьте наименования должностей на соответствие штатному расписанию, классификатору и профстандартам там, где их применение обязательно.
- Шаг 7. Закройте пробелы: разработайте недостающие инструкции, издайте приказ об утверждении, проведите ознакомление и зафиксируйте новую версию реестра как контрольную точку.
Важный нюанс из практики: если вы приняли позицию, на которой кадровое делопроизводство до вас не велось, первым документом стоит сделать служебную записку руководителю с описанием фактического состояния дел на дату выхода. Приём универсальный: он фиксирует момент обнаружения и снимает с вас ответственность за чужие нарушения. Работает одинаково и по должностным инструкциям, и по воинскому учёту, и по КЭДО.
Внимание: пропущенное ознакомление закрывается текущей датой. Нарушение перестаёт быть длящимся: инспектор увидит нарушение сроков, но зафиксирует, что оно выявлено и устранено, и появляется шанс на предупреждение вместо штрафа.
Образцы документов для восстановления комплекта
Комплект для аудита и утверждения инструкций: начните со штатного расписания, оно задаёт перечень должностей, под которые собирается всё остальное.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
Наименование должности: штатное расписание, ОК 016-2025 и профстандарты
С 1 января 2026 года применяется новый Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, действовавшего с 1994 года. Для каждой позиции предусмотрен шестизначный цифровой идентификатор: первая цифра обозначает категорию (1 — рабочий, 2 — служащий), остальные пять — порядковый номер профессии или должности.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: смена классификатора затрагивает не только штатное расписание, но и трудовые договоры, должностные инструкции и локальные нормативные акты. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, плюс дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.
Расхождение наименований между штатным расписанием, трудовым договором и инструкцией само по себе штрафом не грозит, пока с должностью не связаны льготы. Как только речь заходит о досрочной пенсии, дополнительном отпуске за вредные условия или ограничениях на занятие должности, наименование должно совпадать с квалификационным справочником или профстандартом — иначе работник теряет право, а работодатель получает спор о стаже. ОК 016-2025 связан с классификатором занятий ОКЗ, код из которого используется для трудовой функции в ЕФС-1, поэтому ошибка в наименовании тянется в отчётность.
Что писать внутри инструкции и какие формулировки не работают
Рабочая структура документа состоит из четырёх разделов: общие положения (подчинённость, порядок назначения и освобождения, квалификационные требования), должностные обязанности, права, ответственность. Пятым блоком иногда добавляют взаимодействие с другими подразделениями: он полезен там, где спорят о том, кто кому и в какой срок передаёт документ.
Слабых мест в тексте обычно три. Формулировка «выполняет иные поручения руководителя» не даёт наказать за неисполнение конкретной задачи: обязанность должна быть определима. Обязанности, переписанные из профстандарта дословно, описывают трудовые функции обобщённо и не отражают реальный процесс в компании. Раздел «ответственность» с перечислением видов ответственности из кодексов ничего не добавляет: мера ответственности установлена законом и от текста инструкции не зависит.
Обязанности собираются от процесса. Возьмите реальную операцию, определите действие, объект, исполнителя и документ, которым операция закрывается, и перенесите в инструкцию эту связку. Тогда в споре вы предъявляете конкретную обязанность вместе с документом, который работник должен был оформить и не оформил.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Формально оформленный документ не спасает, если фактическое исполнение не подтверждается. В охране труда инспектор просто спрашивает работников, что им рассказывали на инструктаже, и получает доказательство фиктивности бумаг. С должностными инструкциями механизм тот же, только проверяющий — суд: он сверяет написанное в инструкции с тем, что человек делал в действительности.»
Как менять инструкцию и не нарушить статью 74 ТК РФ
Порядок изменения определяется одним обстоятельством: затрагивает ли правка условия трудового договора. Объём правки значения не имеет. Если изменения не связаны с условиями договора, достаточно утвердить новую редакцию приказом и ознакомить работников. Если связаны — работает статья 74 ТК РФ: уведомить не позднее чем за два месяца, обосновать организационные или технологические причины и сохранить трудовую функцию неизменной. Трудовую функцию в одностороннем порядке изменить нельзя ни при каких причинах: нужно письменное согласие работника.
Учитывать мнение профсоюзного органа при утверждении должностной инструкции не требуется: она не относится к локальным нормативным актам в смысле статьи 372 ТК РФ. Порядок меняется, если работодатель сам придал инструкции статус локального акта или закрепил обязанность согласования в коллективном договоре.
Сроки хранения задаёт Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Типовые должностные инструкции хранятся 3 года после замены новыми. Индивидуальные инструкции, завершённые делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, завершённые до этой даты — 75 лет. Срок считается с 1 января года, следующего за годом завершения документа. Мы сверяем журнал подписания и комплект инструкций перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт: искать недостающий лист ознакомления после начала спора уже поздно.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие инструкции и листы ознакомления у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Исполняющий обязанности директора, совмещение и другие частные случаи
Запись в инструкции «в период отсутствия директора его обязанности исполняет заместитель» сама по себе не создаёт полномочий и не заменяет ни согласия работника, ни приказа. Механизм выбирается по тому, освобождается ли работник от собственной работы.
| Ситуация | Механизм | Документы и оплата |
|---|---|---|
| Заместитель исполняет обязанности директора наряду со своей работой | исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, статья 60.2 ТК РФ | письменное согласие работника, дополнительное соглашение, приказ; доплата по соглашению сторон, статья 151 ТК РФ |
| Работник переводится на должность директора и свою работу не выполняет | временный перевод, статья 72.2 ТК РФ | дополнительное соглашение и приказ о переводе; оплата по замещаемой должности |
| Нужно досрочно снять поручение о совмещении | отказ любой из сторон, статья 60.2 ТК РФ | письменное предупреждение другой стороны не позднее чем за три рабочих дня |
| Исполняющий обязанности подписывает договоры и отчётность | полномочия подтверждаются отдельно от кадрового оформления | доверенность или приказ о наделении правом подписи с указанием перечня документов |
Школы и другие учреждения работают в более жёстких рамках. Наименования должностей берутся из номенклатуры должностей педагогических работников и должностей руководителей образовательных организаций, утверждённой постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 225. Квалификационные требования к учителю и воспитателю определяет профессиональный стандарт «Педагог», утверждённый приказом Минтруда России от 18.10.2013 № 544н, и именно он служит основой должностной инструкции: требования к квалификации педагогических работников установлены нормативными актами, поэтому здесь работает обязательная часть статьи 195.3 ТК РФ. Отсюда и практическое отличие школьного комплекта: инструкция учителя проверяется вместе с документами об образовании и сведениями о повышении квалификации.
Цена беспорядка: штрафы и проигранные споры
Прямого штрафа за отсутствие должностной инструкции нет. Штраф приходит за то, что прикрывалось инструкцией: за необоснованное дисциплинарное взыскание, за требование работы, не обусловленной трудовым договором, за несоответствие фактического функционала записанным условиям. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: на должностных лиц и предпринимателей без образования юридического лица от 1000 до 5000 рублей, на организацию от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное аналогичное нарушение по части 2 той же статьи — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на организацию от 50 000 до 70 000 рублей.
Дороже штрафа обходится проигранный спор. Отменённое взыскание возвращает работника в исходное положение, а восстановление на работе добавляет средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. Восстановление комплекта документов с нуля — процесс не быстрый: при штатной численности около 100 человек и наличии других задач на это уходит от полугода. Планировать аудит инструкций стоит до проверки: после уведомления о ней времени на восстановление комплекта уже не остаётся.
Когда должностные инструкции не нужны
Инструкции избыточны в трёх ситуациях. Первая: микропредприятие, где обязанности полностью описаны в трудовом договоре по типовой форме; статья 309.2 ТК РФ прямо разрешает таким работодателям отказаться от локальных актов, включив их условия в договор. Вторая: единственная должность в компании, функционал которой не меняется и не пересекается ни с кем — здесь достаточно раздела о трудовой функции в договоре. Третья: исполнители по договорам гражданско-правового характера и самозанятые. Должностная инструкция для них не составляется вообще: наличие такого документа работает признаком подмены трудовых отношений.
Лайфхак: поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд при работе с самозанятыми без трудового договора обсуждались ко второму чтению закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ, но в итоговый текст не вошли. Ссылаться на эти нормы как на действующие нельзя — проверяйте формулировки в статьях, написанных весной 2026 года.
Стоимость перевода должностных инструкций в электронный вид
Стоимость КЭДО считается от численности сотрудников и набора функций. Количество документов в комплекте на тариф не влияет: инструкции подписываются в тех же тарифах, что и остальные кадровые документы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Кастомные шаблоны документов под свои инструкции | входят в тариф «Бизнес» | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного набора функций и необходимости интеграции с учётной системой. Действующие условия по каждому тарифу и состав включённых функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что электронные подписи для сотрудников отдельно покупать не нужно.
Переход между тарифами допускается в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для комплекта инструкций это значит, что начать можно с минимальной конфигурации на пилотном подразделении и расширить тариф, когда реестр приведён в порядок.
Выводы
Обязательность должностной инструкции возникает из двух источников: из нормативных требований к квалификации и из решения самого работодателя приложить инструкцию к трудовому договору. Форма документа определяет скорость изменений: приложение к договору правится соглашением сторон или процедурой в два месяца, отдельный документ — приказом. Порядок в комплекте начинается со штатного расписания и заканчивается подтверждённым ознакомлением по каждому работнику, а с 2026 года к этому добавилась сверка наименований по ОК 016-2025. Ломается комплект обычно в одном месте: отсутствует приказ об утверждении или подпись об ознакомлении.
В практике Добыто аудит комплекта инструкций обычно идёт вместе с переводом кадровых документов в электронный вид: реестр должностей, приказы об утверждении и листы ознакомления собираются в одной системе, и повторная сверка проводится одной выгрузкой из системы. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на инструкциях расхождения между документом и реальным функционалом видны быстрее всего.
Частые вопросы
Нужна ли отдельная должностная инструкция для дистанционного работника?
Отдельный документ не требуется: трудовая функция дистанционного работника по главе 49.1 ТК РФ не отличается от функции офисного сотрудника на той же должности. Отличается то, что вокруг неё: порядок взаимодействия, сроки ответа на запросы работодателя, режим рабочего времени и способ обмена документами. Эти положения закрепляются в трудовом договоре и в локальном акте об электронном взаимодействии; дублирование их в инструкции ничего не добавляет.
Можно ли сделать одну инструкцию на несколько работников одной должности?
Да, и это обычная практика для массовых должностей. Инструкция составляется на должность, утверждается приказом один раз, а ознакомление проводится персонально с каждым работником. Индивидуальные инструкции имеют смысл там, где у людей на одинаково названной должности разный функционал, но тогда и хранятся они дольше: 50 лет для документов, завершённых после 1 января 2003 года, против 3 лет для типовых.
Что делать, если работник отказывается подписывать новую редакцию инструкции?
Составить акт об отказе от ознакомления в присутствии двух свидетелей и зафиксировать дату. Если изменения не затрагивают условия трудового договора, новая редакция действует независимо от подписи: акт подтверждает, что работодатель обязанность ознакомить исполнил. Если изменения затрагивают условия договора, отказ означает, что дальше идёт процедура статьи 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца и предложением имеющихся вакансий.
Применяется ли должностная инструкция к исполнителю по договору ГПХ или к самозанятому?
Нет. Исполнитель по гражданско-правовому договору отвечает за согласованный результат работ или услуг и подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка не обязан. Трудовую функцию он не выполняет. Должностная инструкция, график работы и подчинённость руководителю в совокупности становятся аргументами в пользу переквалификации отношений в трудовые. Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по ГПХ и самозанятых не переносятся.
Обязано ли микропредприятие разрабатывать должностные инструкции?
Нет. Работодатель, отнесённый к микропредприятиям, по статье 309.2 ТК РФ вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, включив соответствующие условия в трудовые договоры по типовой форме. Обязанности работника в этом случае описываются в самом договоре. Если компания вырастет и перестанет быть микропредприятием, локальные акты придётся принять в течение четырёх месяцев со дня изменения сведений в реестре субъектов малого и среднего предпринимательства.
Можно ли хранить должностные инструкции только в электронном виде?
Да, при введённом КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Сроки хранения при этом не меняются: 3 года для типовых инструкций после замены новыми и 50 либо 75 лет для индивидуальных. Система должна обеспечивать выгрузку журналов действий, иначе подтвердить факт ознакомления конкретного работника будет нечем. Распечатка электронного документа остаётся его копией и для представления в суд заверяется оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией.
Нужно ли переутверждать все инструкции из-за нового классификатора ОК 016-2025?
Переутверждать весь комплект не нужно. Пересмотра требуют только те должности, у которых изменилось наименование или код: по ним издаётся приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждается штатное расписание в новой редакции, подписываются дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновляется настройка кадровой программы. Инструкции по должностям, наименование которых не изменилось, продолжают действовать в прежней редакции.
