Удаленная работа через интернет требует от кадровой службы четырех групп сервисов: платформы КЭДО или единой цифровой платформы «Работа в России» для обмена документами, средства электронной подписи для работника и работодателя, учетной системы вроде 1С:ЗУП, где формируются приказы и отчетность, и зафиксированного канала взаимодействия с работником. Трудовой договор о дистанционной работе в электронном виде подписывается УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника по статье 312.3 ТК РФ, а для заявления на отпуск и ознакомления с ЛНА работнику достаточно ПЭП. От одного различия зависит весь комплект бумаг: с дистанционным работником по главе 49.1 порядок электронного обмена закрепляется ЛНА о дистанционной работе и трудовым договором, а перевод офисного работника на КЭДО идет через уведомление и письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ.
Разберем, какой сервис закрывает каждую кадровую задачу, какая подпись нужна для конкретного документа, чем платформа оператора отличается от «Работы в России» и что спрашивать у разработчика до подключения. Покажем, из-за чего суд встает на сторону работника при технически исправной подписи и какие четыре документа остаются на бумаге при любой автоматизации. Сроки интеграции с 1С, тарифы на 2026 год, чек-лист подготовки и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что ломается в кадровых процессах, когда сотрудники работают через интернет
Кадровая служба распределенной команды теряет не бумагу, а возможность собрать работника и документ в одной точке. Прием, ознакомление с локальными актами, заявления, расчетные листки и увольнение построены на предположении, что человек придет и подпишет. Когда сотрудник находится в другом городе, каждый такой документ превращается в почтовую отправку с непредсказуемым сроком или в скан, который юридической силы оригинала не имеет.
Глава 49.1 ТК РФ дает решение раньше и мягче, чем общие правила КЭДО. Для дистанционного работника обмен электронными документами предусмотрен самой главой: при заключении трудового договора, дополнительного соглашения, договора о материальной ответственности и ученического договора в электронном виде применяются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника, а во всех остальных случаях взаимодействия закон разрешает любой способ, который позволяет подтвердить факт получения документа. Порядок такого взаимодействия и способ подтверждения работодатель определяет сам — в коллективном договоре, ЛНА или трудовом договоре.
Отсюда и первая развилка при выборе сервисов. Если вся команда оформлена дистанционно, письменное согласие на электронный документооборот с каждого собирать не требуется: условия обмена регулируются ЛНА о дистанционной работе и трудовым договором. Если часть людей работает в офисе и вы переводите на КЭДО их, включается статья 22.2 ТК РФ с уведомлением и письменным согласием каждого работника, чей трудовой стаж начался до 1 января 2022 года. Работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имевшие стажа на эту дату, в электронный документооборот попадают без отдельного согласия.
Полезно знать: два потока лучше не смешивать. Правила КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и правила электронного обмена по главе 49.1 различаются по набору документов и видам подписи, поэтому для дистанционных работников оформляется отдельный ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии.
Вторая группа задач вообще не про подписание. Дистанционный работник сам распределяет режим рабочего времени, если иное не установлено коллективным договором, ЛНА или трудовым договором, а время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время. Сервис нужен здесь не для контроля, а для доказательства: по статье 312.8 ТК РФ невзаимодействие работника без уважительной причины более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса — самостоятельное основание для увольнения. Если запросы уходят в личный мессенджер руководителя, подтвердить факт и дату отправки в споре нечем.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Порядок здесь обратный привычному: сначала процессы, потом система. Выпишите все кадровые процессы, по каждому определите количество документов в год, подписантов и требуемый вид подписи — и только после этого смотрите платформы. По процессам, которые вы уже перевели в электронный вид и на которые работник согласился, в бумаге вы их больше не оформите: способ меняется, а запасной канал не появляется.»
Минимальный набор сервисов для кадровой службы распределенной команды
Рабочий комплект собирается не по названиям вендоров, а по кадровым задачам. Ниже — соответствие между задачей, классом сервиса и нормой, которая определяет требования к подписи.
| Кадровая задача | Сервис или канал | Подпись и норма |
|---|---|---|
| Прием дистанционного работника, допсоглашение о переводе на удаленную работу | Платформа КЭДО оператора или «Работа в России» | УКЭП работодателя, УКЭП или УНЭП работника, статья 312.3 ТК РФ |
| Ознакомление с ЛНА, заявления на отпуск и командировку | Личный кабинет работника в платформе КЭДО | Работнику достаточно ПЭП, статья 22.3 ТК РФ |
| Выдача подписи работнику, который никогда не приедет в офис | Госключ или облачная подпись оператора КЭДО | УНЭП или УКЭП, постановление Правительства от 01.12.2021 № 2152 |
| Приказы, расчетные листки, справки, кадровая отчетность | 1С:ЗУП или другая учетная система с модулем интеграции | УКЭП работодателя, при подписании уполномоченным сотрудником — машиночитаемая доверенность |
| Хранение и выгрузка документов по запросу проверяющих | Электронный архив платформы | Формат PDF/A-1a по приказу Минтруда № 578н, отдельные файлы подписей |
| Больничный дистанционного работника | СЭДО с Социальным фондом России | Сведения о серии и номере ЭЛН вместо бумажного листка, часть 5 статьи 312.3 ТК РФ |
| Фиксация взаимодействия и запросов работнику | Канал, закрепленный в ЛНА, с подтверждением получения | Часть 4 статьи 312.3 ТК РФ, основание увольнения по статье 312.8 |
Из таблицы видно, где набор сервисов реально сокращается: четыре из семи задач закрывает одна платформа с личным кабинетом и архивом, если она интегрирована с учетной системой. Отдельные решения остаются под подпись работника, под обмен с Социальным фондом России и под фиксацию взаимодействия.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В практике Добыто кадровые службы чаще всего недооценивают именно последнюю строку. Подписание документов автоматизируют, а запросы дистанционным работникам продолжают отправлять в личные мессенджеры, и в момент спора по статье 312.8 подтвердить дату запроса невозможно.
Подпишите кадровый документ электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Электронная подпись: какая нужна работнику, а какая работодателю
Со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной подписью, и она, как правило, в компании уже есть — той же, которой сдается отчетность. Если подписывает не руководитель, а уполномоченный сотрудник кадровой службы или бухгалтер по зарплате, подпись выпускается на физическое лицо и дополняется машиночитаемой доверенностью, зарегистрированной в ФНС. Полномочия лучше делегировать нескольким сотрудникам: единственный подписант в отпуске останавливает весь маршрут.
Со стороны работника вид подписи определяется документом. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, дополнительные соглашения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении и уведомление об изменении условий по инициативе работодателя требуют УКЭП или УНЭП. Заявление на отпуск, заявление на командировку и ознакомление с локальными нормативными актами работник закрывает простой электронной подписью — входом в кадровую систему или учетной записью на Госуслугах, без криптографии и носителей.
Лайфхак: начинайте перевод процессов с отпусков, командировок и ознакомления с ЛНА. Это единственные процессы, где работнику достаточно ПЭП, то есть не нужно выдавать ключи, обучать работе с носителем и объяснять пин-коды. Организационно это самый дешевый старт из возможных.
Для ПЭП и УНЭП равнозначность собственноручной подписи не возникает сама собой: нужно соглашение между участниками обмена, и оно должно содержать порядок проверки подписи. УКЭП равнозначна в силу закона, дополнительных документов под нее не требуется. Соглашение об использовании ПЭП и НЭП теряют чаще всего остального, а потом удивляются, почему документ в споре не работает.
Где взять подпись работнику, который не приедет в офис
Вариантов три, и они различаются тем, кто владеет ключом. Госключ — мобильное приложение, где УНЭП или УКЭП выпускается дистанционно по подтвержденной учетной записи на Госуслугах, бесплатно для граждан РФ; правила формирования и использования такой подписи установлены постановлением Правительства от 01.12.2021 № 2152. Облачная подпись оператора КЭДО выпускается в личном кабинете за несколько минут, но живет только внутри этого кабинета: скопировать ее или применить в другой системе нельзя. Подпись на токене находится в непосредственном владении работника и с точки зрения доказывания считается более надежной, зато требует выдачи носителя, то есть курьера или визита.
Отдельное решение, которое принимается осознанно, а не по умолчанию: когда выдавать подпись. Часть компаний выдает ее только после испытательного срока, чтобы меньше ключей отзывать. Следствие такое: трудовой договор и весь комплект документов при приеме остаются на бумаге навсегда, то есть самый документоемкий момент в жизни сотрудника из электронного оборота исключается. Выдача при приеме переводит прием в электронный вид, но добавляет отзывы ключей у тех, кто не останется. Для компаний с низкой текучестью логичнее первый вариант, для компаний, где испытание не проходит заметная часть людей, — второй. Госключ снимает развилку: выдавать нечего, подпись у человека уже есть.
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнеров-удостоверяющих центров. Проверьте по своей ситуации, какой из трех способов вы сможете обеспечить работнику в Хабаровске в день оформления.
Шаблоны документов для оформления дистанционной работы и КЭДО
Комплект собран под распределенную команду: если переводите на удаленную работу уже принятых сотрудников, начинайте с дополнительного соглашения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Примерная форма трудового договора по основному месту работы | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
Платформа оператора или «Работа в России»: как выбрать систему обмена
Статья 22.3 ТК РФ допускает два канала: информационную систему работодателя и единую цифровую платформу в сфере занятости. Государственная платформа «Работа в России» не требует оплаты за рабочие места, а работник подписывает документы УКЭП либо простой электронной подписью, полученной через ЕСИА. Ограничение в том, что платформа живет отдельно от вашей учетной системы: маршруты согласования, автоматическая сборка комплекта ЛНА под должность и выгрузка архива в привычном для кадровика интерфейсе там не появятся.
Система оператора стоит денег, но закрывает именно эти задачи. Пять критериев, по которым сравнение имеет смысл, а не превращается в перебор функций:
- Виды подписи. Поддерживает ли система все три вида и в разных сочетаниях. Универсальная связка — УНЭП со стороны работника и УКЭП со стороны работодателя.
- Интеграция с учетной системой. Есть ли готовый коннектор к вашей конфигурации 1С или придется идти через API силами своей команды разработки.
- Маршрутизация. Настраиваются ли последовательные и параллельные маршруты, выбор типа подписи на каждом переходе, сроки на этапах и автозакрытие этапа.
- Работа с внештатными исполнителями. Если у вас есть самозанятые и подрядчики по ГПХ, проверьте, подписывает ли система документы с ними и как именно эти документы формируются.
- Ценообразование. Прозрачная цена за рабочее место против набора позиций: внедрение, модуль, второй модуль.
Важный нюанс из практики: установка готового коннектора к 1С занимает около часа и не требует привлечения команды разработки, а интеграция через API по опыту операторов КЭДО занимает от двух дней до двух месяцев в зависимости от квалификации разработчиков заказчика. Эту разницу стоит выяснить до подписания договора, а не после.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Компании застревают не на сопротивлении людей, а на выборе системы, потому что сравнивают платформы по функциям, а не по своим процессам. Закон описывает только рамку, а внутри нее порядок определяете вы: не опишете его под себя — получите типовой порядок из шаблона вендора и будете работать по нему годами. Возьмите свой перечень процессов и проверьте по нему демонстрацию, а не презентацию возможностей.»
Когда платформа КЭДО не нужна
Компании из пяти человек, где все оформлены дистанционно и документов в год десяток, отдельная платформа обычно не требуется: обмен по главе 49.1 закрывается УКЭП обеих сторон и порядком, описанным в трудовом договоре. Не нужна она и там, где перевод в электронный вид упирается в единственный процесс: если вы автоматизируете только ознакомление с ЛНА, эту задачу часто закрывает уже купленный корпоративный портал. Третий случай — компания со стажем коллектива преимущественно до 2022 года, где заметная часть людей откажется от КЭДО: параллельный бумажный режим для отказавшихся все равно придется вести, и экономия на автоматизации остальных окажется меньше расчетной.
Подготовка и подключение: что сделать до первого подписанного документа
Подготовка занимает больше времени, чем техническое подключение. Перед тем как смотреть демонстрации, кадровая служба проверяет пять вещей по своему хозяйству.
- Перечень процессов и документов. Сколько документов в год по каждому процессу, кто подписывает, какой вид подписи требуется работнику и работодателю.
- Численность по стажу. Сколько людей начали трудовую деятельность до 1 января 2022 года и сколько из них вероятно откажутся от КЭДО.
- Статус работников. Кто оформлен дистанционно по главе 49.1, кто работает в офисе, кто привлечен по ГПХ и как самозанятый. Для каждой группы свой комплект документов.
- Момент выдачи подписи. При приеме или после испытательного срока. Решение принимается заранее и фиксируется в ЛНА.
- Учетная система и данные. Есть ли у сотрудников в базе актуальные телефоны и адреса электронной почты: без них приглашение в личный кабинет не уйдет.
Как подключить сервисы для удаленной работы: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разведите потоки: для дистанционных работников подготовьте ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии, для остальных — положение о ведении КЭДО и приказ о его введении со ссылкой на статьи 22.1-22.3 ТК РФ.
- Шаг 2. Утвердите в положении перечень документов, которые переводятся в электронный вид, категории работников и виды подписи для каждого документа. Отдельно опишите порядок идентификации работника при подписании.
- Шаг 3. Уведомите работников и соберите письменные согласия у тех, чей стаж начался до 1 января 2022 года. Для дистанционных работников согласие заменяется условиями трудового договора и ЛНА.
- Шаг 4. Подключите платформу и интеграцию с учетной системой, проверьте по чек-листу настройки 1С:ЗУП маршруты, шаблоны печатных форм и формат выгрузки PDF/A-1a.
- Шаг 5. Выдайте подписи работникам и проведите пилот на одном простом процессе для всей компании — например, на заявлениях на отпуск. После пилота подключайте трудовые договоры, допсоглашения и договоры о материальной ответственности.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пилот на одном подразделении проверяет технологию, пилот на одном процессе для всех проверяет людей, и вторая проверка важнее: технология обычно работает, а буксуют внедрения из-за сопротивления. Когда все проходят через один простой процесс, через квартал в компании не остается людей, для которых электронное подписание — неизвестность. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало резерв специалистов по всей стране для выезда при чрезвычайных ситуациях. До появления кадрового электронного документооборота оформление около 200 человек за несколько дней шло на компромиссах и ручных обходных путях. Решение оказалось в том, чтобы завести личные кабинеты и собрать основной комплект документов заранее, до наступления события: в резерве около 800 специалистов, и в момент мобилизации оформление сводится к дополнительным заявлениям с уже приложенными документами из кабинетов.
Персональные данные при удаленном оформлении
Сервис КЭДО обрабатывает персональные данные работников по поручению работодателя, и от того, кто их передает, зависит, чье согласие требуется. Если работник регистрируется в сервисе сам, согласие на обработку собирает сервис. Если работодатель организует массовую регистрацию через интеграцию, персональные данные передает он — и порядок такой передачи нужно урегулировать между работодателем и работником отдельно. Иностранные платформы под эту схему не подходят: 152-ФЗ требует хранения персональных данных на территории Российской Федерации.
Кейс из практики: крупный телеком-оператор идет к полному переходу с 2017 года и в первом квартале 2026 года показал такие цифры: 64% кандидатов трудоустроено с использованием электронной подписи, 72% сотрудников перешли на КЭДО, за весь период работы системы подписано 301 244 документа с кандидатами и сотрудниками. Полный переход не случился одномоментно даже у компании с собственной разработкой и участием в пилотных проектах.
Сервисы для рабочего времени, оборудования и больничных
Дистанционный работник сам определяет режим рабочего времени, если иное не установлено коллективным договором, ЛНА или трудовым договором. Отсюда практический вывод для выбора сервисов: система учета времени нужна не всем и не всегда, а вот порядок и способ взаимодействия нужен всем без исключения. Время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время, и это же взаимодействие становится доказательством в споре об увольнении по статье 312.8 ТК РФ.
Оборудование и программное обеспечение по статье 312.6 ТК РФ обеспечивает работодатель. Если работник с согласия работодателя использует свое оборудование, ему выплачивается компенсация и возмещаются расходы, а порядок, размеры и сроки выплаты определяются коллективным договором, ЛНА или трудовым договором. Строка про компенсацию за интернет и личный ноутбук — это не жест доброй воли, а условие, без которого расходы работника остаются неурегулированными.
Больничный дистанционного работника закрывается через СЭДО с Социальным фондом России: пособие выплачивается на основании сведений о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного в электронной форме, либо на основании оригиналов документов, направленных работником по почте заказным письмом. Порядок обмена электронными документами с фондом стоит проверить на официальном сайте Социального фонда России, где опубликованы требования к электронному взаимодействию работодателей с фондом.
Ниже — что критично и что вторично в зависимости от вашего сценария.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Вся команда дистанционная, найм по всей стране | Дистанционный выпуск подписи работнику, электронное оформление приема, ЛНА о дистанционной работе | Сбор письменных согласий на КЭДО, учет времени по часам |
| Смешанный штат: офис плюс удаленные сотрудники | Уведомления и согласия по статье 22.2 ТК РФ, раздельные ЛНА, контроль того, кто по каким процессам переведен | Мобильное приложение для всех сотрудников сразу |
| Временный перевод на удаленную работу по статье 312.9 ТК РФ | Скорость выпуска подписи, фиксация порядка взаимодействия, компенсация за личное оборудование | Глубокая интеграция с учетной системой |
| Кадровый резерв и массовое оформление в сжатые сроки | Личные кабинеты и комплект документов, собранный заранее, маршруты с автозакрытием этапов | Кастомные шаблоны под каждое подразделение |
| Штат плюс самозанятые и подрядчики по ГПХ | Соглашение об электронном документообороте с исполнителем, работа системы с внештатными подписантами | Положение о КЭДО в части этих исполнителей: на договоры ГПХ правила статей 22.1-22.3 ТК РФ не распространяются |
Сценарии различаются не набором сервисов, а тем, на что уходит подготовка: в одном случае на сбор согласий, в другом на скорость выдачи подписи.
Ошибки, из-за которых сервисы не спасают, и цена каждой
Четыре документа остаются на бумаге при любой платформе: приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка вместе со сведениями о трудовой деятельности. Кадровая служба, которая планировала полный отказ от бумажного архива, обнаруживает эти исключения уже после запуска.
Факт: по приказу Минтруда № 578н документ, связанный с работой, передается работнику в формате PDF/A-1a. Обычный PDF, файл Word или Excel под требование не подходят, и такие документы придется дублировать на бумаге.
Вторая ошибка стоит дороже. Спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошел четыре этапа: районный суд отказал работнику, апелляция жалобу отклонила, кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, а при новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл. У работодателя были и положение о КЭДО, и утвержденный перечень документов, и полученное в срок согласие работника. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.
Внимание: кассация отменила решения не из-за вида подписи, а из-за того, что в материалах дела не оказалось сведений о порядке идентификации работника. Отдельно указано: при поступлении электронного заявления от имени работника работодателю надлежало выяснить причины увольнения.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, и отдельно — описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании.»
Цена ошибки складывается из трех частей. Нарушение порядка оформления трудовых отношений дает штраф на юридическое лицо по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 рублей, а при ненадлежащем оформлении трудового договора по части 4 той же статьи сумма выше. Проигранный спор об увольнении означает восстановление работника, оплату вынужденного прогула и судебные расходы. Третья часть считается реже: документы, подписанные не тем видом подписи, доказательством в споре не работают, и переоформить их задним числом нельзя — система фиксирует даты, а подписание задним числом в нормальной платформе невозможно технически.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронного документа остается копией, и ее заверяют — оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
В практике Добыто выгрузку архива проверяют до запуска, а не по запросу инспекции: в комплект для проверяющих входят приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника на подписание документов усиленной неквалифицированной подписью и сам архив, где на каждый документ приходятся файл PDF и отдельные файлы электронных подписей. Штамп подписи на печатной форме доказательством не является: его можно скопировать редактором и поставить в любой файл.
Стоимость сервисов КЭДО для распределенной команды
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с учетной системой. Тарифы на дату публикации:
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции, персональный менеджер | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпуск в личном кабинете |
| УКЭП для работников через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговый счет определяется численностью и тарифом: по тарифу «Бизнес» минимальная оплата рассчитывается на 50 сотрудников, поэтому команде из 15 человек экономнее подходит «Старт», а компании с интеграцией и электронным архивом — «Бизнес». Условия по видам подписи, электронному архиву и интеграции сведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы после этого синхронизируются автоматически. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчетом разницы.
Выводы
Комплект сервисов для распределенной команды собирается из платформы обмена документами, средства подписи для работника, учетной системы с модулем интеграции и зафиксированного канала взаимодействия. Требования к подписи задает не платформа, а документ: трудовой договор и допсоглашения — УКЭП или УНЭП работника, отпуска и ознакомление с ЛНА — ПЭП. Порядок работы определяется статусом работника: дистанционный режим по главе 49.1 ТК РФ дает более мягкие правила электронного обмена, чем общий переход на КЭДО с уведомлением и письменным согласием. Проигрывают споры не из-за электронной формы, а из-за момента выдачи подписи, отсутствия описанного порядка идентификации и неверного вида подписи для конкретного документа.
Добыто занимается кадровым электронным документооборотом для компаний с сотрудниками в разных городах: подписи для работников выпускаются в личном кабинете, кадровик работает в привычной 1С:ЗУП через готовый модуль, а архив выгружается в формате, который принимают проверяющие. Порядок идентификации и момент выдачи подписи мы закрепляем в локальных актах на этапе внедрения, до первого подписанного документа.
Частые вопросы
Нужно ли направлять дистанционному работнику бумажный экземпляр трудового договора
Да, но только по его требованию. Если трудовой договор заключен путем обмена электронными документами, работодатель по письменному заявлению работника обязан направить ему оформленный надлежащим образом бумажный экземпляр по почте заказным письмом с уведомлением. Срок — три рабочих дня со дня получения заявления. Формулировку о таком порядке лучше заранее включить в раздел трудового договора об электронном взаимодействии.
Как уволить дистанционного работника, если весь документооборот электронный
Приказ об увольнении — одно из четырех исключений: электронной подписью его не подписывают, он оформляется на бумаге. Дополнительно, если трудовой договор заключался путем обмена электронными документами, работодатель в течение трех рабочих дней со дня издания приказа направляет работнику его заверенную копию на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. Заявление об увольнении от работника при этом принимается в электронном виде, но подписывается только УКЭП или УНЭП.
Работник отказался переходить на КЭДО. Что делать кадровой службе
Отказ работника, чей стаж начался до 1 января 2022 года, законен, и негативных последствий за него быть не должно: отсутствие согласия расценивается как отказ. Для такого сотрудника придется вести бумажный режим параллельно с электронным. Закладывайте это в план заранее: посчитайте, сколько людей со стажем до 2022 года у вас в штате, и оцените, сколько из них откажутся.
Подойдет ли платформа КЭДО для документов с самозанятыми и подрядчиками по ГПХ
Правила статей 22.1-22.3 ТК РФ на гражданско-правовые отношения не распространяются, поэтому с самозанятым или подрядчиком оформляется отдельное соглашение об электронном документообороте. При использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется, так как квалифицированная подпись признается по умолчанию. Для ПЭП и УНЭП соглашение обязательно, и в нем должен быть описан порядок проверки подписи. При выборе системы проверьте, работает ли она с внештатными подписантами и откуда берутся их документы.
Можно ли вести кадровый документооборот через мессенджер
На дату публикации — нет. Минтруд разработал законопроект, допускающий использование отечественного мессенджера MAX для электронного документооборота между работником и работодателем с интеграцией с информационными системами работодателя и платформой «Работа в России». Обсуждается и заключение трудовых договоров с дистанционными работниками через неквалифицированную подпись. Закон не принят, статус — проект, поэтому виды подписи для конкретных кадровых документов определяются действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.
Что запросить у оператора КЭДО до подписания договора
Четыре вещи. Документацию API и тестовые доступы, если у вас самописная учетная система. Перечень конфигураций 1С, к которым есть готовый коннектор, и срок его установки. Условия доступа к архивной версии документов после расторжения лицензионного договора: сроки хранения кадровых документов доходят до 50 лет, и архив должен остаться доступным. И порядок работы с персональными данными — кто собирает согласие при массовой регистрации сотрудников через интеграцию и где физически хранятся данные.
