Удаленная работа оформляется не объявлением «все переходим на дистант», а конкретным комплектом: документом, который меняет условие о месте работы, обеспечением работника оборудованием и записанным порядком взаимодействия. По статье 312.1 ТК РФ дистанционной считается работа вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, и закон различает три формы: постоянную, временную непрерывно не более 6 месяцев и периодическую с чередованием офиса и дома. Главное различие, от которого зависит весь комплект документов: перевод по соглашению сторон закрывается дополнительным соглашением к трудовому договору, а временный перевод в исключительных случаях по статье 312.9 идет через локальный нормативный акт, без согласия работника и без изменения трудового договора.
Разберем три основания перевода и покажем, какой документ закрывает каждое, какие условия обязательно попадают в текст соглашения, что происходит с охраной труда по статье 312.7 и почему дополнительное соглашение о дистанционной работе нельзя подписать простой электронной подписью. Посчитаем компенсацию за личное оборудование и необлагаемый лимит 35 рублей за день. Сценарная таблица по основаниям перевода, цена типовых ошибок в штрафах КоАП, тарифы на подключение распределенной команды и частые вопросы — во второй половине статьи.
Конструктор ниже собирает дополнительное соглашение к трудовому договору в формате .docx с отдельным местом под новую редакцию пункта о месте и характере работы.
Что ТК РФ считает дистанционной работой и какие три формы она имеет
Два признака дистанционной работы работают только вместе: работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места и при этом для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются сети связи общего пользования, включая интернет. Курьер, который весь день в разъездах, дистанционным работником не становится: у него разъездной характер работы, и оформляется это иначе.
Форму выбирают до подготовки документов, потому что от нее зависит формулировка пункта в соглашении. Постоянная дистанционная работа означает, что работник исполняет трудовую функцию удаленно весь срок трудового договора. Временная ограничена законом: непрерывно не более 6 месяцев. Периодическая предполагает чередование, и тогда в соглашении нужно описать само правило чередования, а не просто указать, что работник иногда бывает в офисе.
Объем гарантий при переводе не меняется. На дистанционных работников распространяются все нормы трудового законодательства, а статья 312.5 ТК РФ прямо запрещает считать дистанционный характер работы основанием для снижения заработной платы. Если трудовая функция та же, оклад остается тем же. Проверьте по своему проекту соглашения, не появилось ли в нем понижения оклада, надбавки за разъезды или урезанной премии: такое условие недействительно как ухудшающее положение работника.
Три основания перевода и документ под каждое из них
Основание перевода определяет не только комплект документов, но и то, нужно ли вообще согласие работника. Перепутать их дорого: работодатель, оформивший перевод по инициативе организации как соглашение сторон, в споре остается без доказательств согласия, а оформивший добровольный переход через статью 74 обязан доказывать организационные или технологические изменения условий труда, которых у него нет.
| Основание | Согласие работника | Ключевой документ | Срок и условие | Если работник против |
|---|---|---|---|---|
| Соглашение сторон, статья 72 ТК РФ | Требуется | Дополнительное соглашение к трудовому договору | С даты, указанной в соглашении; для временной формы — не более 6 месяцев непрерывно | Перевода нет, условия остаются прежними |
| Инициатива работодателя, статья 74 ТК РФ | Не требуется, но нужно письменное уведомление | Уведомление об изменении условий трудового договора, затем дополнительное соглашение | Уведомление не позднее чем за 2 месяца; нужны подтвержденные организационные или технологические изменения условий труда | Работодатель предлагает имеющиеся вакансии, при отказе — увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ |
| Исключительный случай, статья 312.9 ТК РФ | Не требуется | Локальный нормативный акт о временном переводе, принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации | На период действия обстоятельства: катастрофа, производственная авария, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия либо решение органа власти | Отказ не предусмотрен; если обеспечить работу невозможно, время считается простоем по части 2 статьи 157 ТК РФ, не менее 2/3 оклада |
Третья строка чаще всего используется неправильно: статью 312.9 применяют к обычной реорганизации офиса, хотя она рассчитана на обстоятельства, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения. Зато при решении органа государственной власти изменять трудовые договоры действительно не нужно, что подтверждает и разъяснение Роструда о переводе на дистанционный режим по решению региональных властей: достаточно локального акта со списком работников, сроками и порядком обеспечения оборудованием.
Локальный нормативный акт по статье 312.9 не сводится к приказу в две строки. Закон перечисляет его обязательное содержание: указание на обстоятельство, список временно переводимых работников, срок перевода в пределах периода действия обстоятельства, порядок обеспечения работников оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации либо порядок выплаты компенсации и возмещения расходов, порядок организации труда с режимом рабочего времени, способами взаимодействия и сроками представления отчетов. Работника нужно ознакомить с этим актом способом, который позволяет достоверно подтвердить получение: подпись в ведомости, отправленной по почте, такой способ не заменяет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации подписанта и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте этот порядок не описан, спор вы проиграете даже при технически исправной подписи.»
Обязанности работодателя при переводе: порядок действий
Комплект обязанностей не исчерпывается подписанием бумаги. По главе 49.1 ТК РФ работодатель должен изменить условие о месте и характере работы, обеспечить работника средствами труда или компенсировать использование его собственных, установить или зафиксировать режим рабочего времени и порядок взаимодействия, ознакомить работника с требованиями охраны труда при работе с предоставленным оборудованием и организовать учет рабочего времени. Пропуск любого из пунктов превращается в отдельное нарушение, а не в шероховатость оформления.
Как перевести работника на дистанционную работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите основание и форму. Соглашение сторон, статья 74 или статья 312.9; постоянная, временная до 6 месяцев или периодическая дистанционная работа. От этой пары зависят все последующие документы.
- Шаг 2. Подготовьте или обновите локальные нормативные акты: порядок взаимодействия с дистанционными работниками, сроки подтверждения получения документов, правила представления отчетов о работе, порядок и размеры компенсации за использование личного оборудования.
- Шаг 3. Оформите документ по выбранному основанию. Для соглашения сторон — дополнительное соглашение с новой редакцией пункта о месте работы, формой дистанционной работы, сроком, режимом рабочего времени и порядком взаимодействия. Для статьи 74 — сначала письменное уведомление за 2 месяца.
- Шаг 4. Закройте вопрос с оборудованием: передайте технику по акту либо согласуйте использование личной и зафиксируйте размер компенсации, порядок и сроки ее выплаты в соглашении или локальном акте.
- Шаг 5. Ознакомьте работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, которые вы рекомендовали или предоставили. Это единственная обязанность по охране труда, которая добавляется к трем оставшимся из статьи 214 ТК РФ.
- Шаг 6. Настройте учет рабочего времени. Табель на дистанционного работника ведется так же, как на офисного, а время взаимодействия с работодателем входит в рабочее время.
- Шаг 7. Если работник просит бумажный экземпляр, направьте оформленный надлежащим образом экземпляр соглашения на бумажном носителе не позднее 3 рабочих дней со дня получения письменного заявления.
Что проверить до подписания документов
Предварительная диагностика занимает один день и снимает большую часть проблем на этапе проверки. Проверьте пять вещей. Первое: есть ли в трудовом договоре условие о месте работы в такой формулировке, которую вообще можно изменить соглашением, или придется менять и структурное подразделение. Второе: попадает ли должность под ограничения, при которых работа вне офиса невозможна физически или по требованиям к доступу к сведениям. Третье: описан ли в локальном акте порядок подтверждения получения документов и в какой срок. Четвертое: какая техника принадлежит компании, какая работнику, и есть ли по ней инвентарные номера. Пятое: какие виды электронной подписи выданы работнику и хватает ли их для соглашения об изменении трудового договора.
В практике Добыто перевод чаще всего останавливается на четвертом и пятом пунктах: компания готова подписать соглашение завтра, но у работника нет подписи нужного вида, а техника числится за офисом без акта передачи.
Внимание: если вы перешли на электронный документооборот и работник на это согласился, то по переведенным документам вы уже не оформите их в бумаге. По переведенному процессу вы меняете способ, а не добавляете запасной канал.
Образцы документов для оформления перевода на дистанционную работу
Комплект собран под перевод по соглашению сторон, начинать стоит с дополнительного соглашения: именно оно меняет условие о месте и характере работы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (статья 74) | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Табель учета рабочего времени Т-12 | Скачать |
Оборудование и компенсация: что работодатель обязан оплатить
Обязанность обеспечить дистанционного работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами лежит на работодателе по умолчанию. Статья 312.6 ТК РФ ставит это первым вариантом, а использование личной или арендованной техники работника — вторым и только с его согласия или ведома. Формулировка «работник работает на своем ноутбуке» без компенсации переворачивает норму и в споре читается как перенос расходов работодателя на работника.
Если работник использует свое оборудование, работодатель выплачивает компенсацию за использование и возмещает расходы, связанные с использованием. Размер, порядок и сроки выплаты определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением. Пункт «размер компенсации определяется работодателем» этому требованию не соответствует: нужна конкретная сумма или конкретная формула расчета.
Налоговая сторона считается просто. С 1 января 2024 года компенсация за использование личного оборудования и программно-технических средств не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном вашими документами, но не более 35 рублей за каждый день выполнения работы дистанционно, либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов. Основание — пункт 1 статьи 217 и подпункт 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ. То есть либо фиксируете ставку в пределах 35 рублей за день и не собираете чеки, либо собираете подтверждающие документы и возмещаете фактические расходы полностью.
Для 21 рабочего дня в месяце ставка 35 рублей за день дает 735 рублей компенсации на человека без налоговых последствий. На распределенной команде из 40 человек это около 29 400 рублей в месяц: сумма, которую проще заложить в бюджет, чем объяснять инспектору отсутствие компенсации вообще.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Выбор облачного сервиса для кадровых документов — это не только технический выбор. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, и как только они уходят внешнему провайдеру, появляется третье лицо, а передача данных такому лицу должна быть основана на согласии работника. Спросите у поставщика не про защищенность, а перечень всех, кто получит доступ к данным: обычно там не одна компания, а три.»
Рабочее время, взаимодействие и учет: что записать, чтобы табель не развалился
Режим рабочего времени дистанционного работника по статье 312.4 ТК РФ он устанавливает сам, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением. Два следствия, которые обычно упускают. Первое: если вы хотите, чтобы работник был на связи с 10 до 19, это условие нужно записать, иначе действует его усмотрение. Второе: время взаимодействия работника с работодателем включается в рабочее время, поэтому созвоны в 22 часа при режиме до 19 часов превращаются в работу за пределами установленной продолжительности.
Порядок взаимодействия описывается в локальном акте: какими каналами передаются документы, в какой срок каждая сторона подтверждает получение, как и когда работник представляет отчеты о выполненной работе. Срок подтверждения получения нужен с обеих сторон, и он обязателен по статье 312.3 ТК РФ. Без него вы не докажете ни факт направления уведомления, ни факт ознакомления.
Для постоянно дистанционных работников порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Продолжительность отпуска при этом стандартная, меняется именно порядок оформления.
Отдельно про основание увольнения, о котором мало кто помнит при переводе. По статье 312.8 ТК РФ трудовой договор можно расторгнуть, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более 2 рабочих дней подряд со дня поступления запроса, и локальным актом может быть установлен более длительный срок. Норма работает только тогда, когда порядок взаимодействия у вас описан: иначе неясно, на какой запрос работник не ответил.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно для проверки этого участка: технология обычно работает, а ломается порядок подтверждения получения и способность людей им пользоваться.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: работники, которые начали трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на КЭДО. Для тех, чей стаж начался позже, отдельное согласие не требуется, поэтому чем моложе коллектив, тем короче сбор согласий.
Охрана труда дистанционных работников: что остается у работодателя
Объем обязанностей по охране труда при переводе сокращается, но не исчезает. По статье 312.7 ТК РФ на период дистанционной работы работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами 18, 21 и 22 части 3 статьи 214 ТК РФ, и дополнительно знакомит работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, которые рекомендовал или предоставил. Остальные обязанности по обеспечению безопасных условий труда на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом с учетом мнения профсоюзного органа, трудовым договором или дополнительным соглашением.
Практически это означает, что расследование и учет несчастных случаев, исполнение предписаний государственных инспекторов труда и обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве остаются. Специальная оценка условий труда в отношении дистанционных работников не проводится: часть 3 статьи 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ исключает их наравне с надомниками. Как только в соглашении появляется условие о периодической явке в офис, рабочее место в офисе сохраняется, и вопрос спецоценки по этому месту возвращается.
Ошибка встречается в обе стороны. Одни компании продолжают проводить дистанционным работникам полный набор инструктажей и оценку рабочих мест на дому, тратя деньги без правового основания. Другие вычеркивают охрану труда целиком и остаются без расследования несчастного случая, который произошел в рабочее время. Проверьте формулировку своего локального акта: если вы сами записали в него расширенные обязанности, вы обязаны их исполнять.
Как подписывать документы с удаленным работником
Вид подписи для документа, которым оформляется перевод, выбирается не по удобству. Для соглашения об изменении условий трудового договора и для уведомления об изменении определенных сторонами условий статья 22.3 ТК РФ требует со стороны работодателя усиленную квалифицированную электронную подпись, а со стороны работника — УКЭП или УНЭП. Тот же набор дает статья 312.2 ТК РФ для обмена электронными документами при заключении трудового договора и дополнительных соглашений с дистанционным работником. Простая электронная подпись для этих документов не подходит, хотя для заявления на отпуск ее достаточно.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Норма |
|---|---|---|---|
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | УКЭП | УКЭП или УНЭП | статьи 22.3 и 312.2 ТК РФ |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП | статья 22.3 ТК РФ |
| Ознакомление с ЛНА о временном переводе | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон | статьи 22.3 и 312.9 ТК РФ |
| Заявление на отпуск, отчет о работе, служебная записка | УКЭП или УНЭП | ПЭП допустима | статья 22.3 ТК РФ |
Из таблицы следует практический вывод про порядок внедрения: заявления и отчеты можно переводить в электронный вид сразу, а для соглашения о дистанционной работе нужно сначала обеспечить работника усиленной подписью. Это две разные по трудоемкости задачи, и их лучше не запускать одновременно.
Факт: со стороны работодателя трудовой договор и соглашение об изменении его условий неквалифицированной подписью не подписываются. Разница в требованиях объясняется тем, что работодатель подписывает как организация, а работник — как физическое лицо, и для части документов ему достаточно простой подписи.
Лайфхак: сервис государственных подписей снимает самый трудоемкий пласт внедрения — выдачу ключей. УНЭП выпускается при наличии подтвержденной учетной записи на портале госуслуг, УКЭП — при наличии биометрического загранпаспорта, и работает это в том числе с соискателями, которые еще не стали работниками.
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках подключения, без визита работника в удостоверяющий центр, а УКЭП оформляется через партнеров-удостоверяющих центров. Для распределенной команды это снимает необходимость собирать людей в одном городе ради получения носителей.
Какие документы придется оставить на бумаге
Не все кадровые документы переводятся в электронный вид. По статье 22.2 ТК РФ КЭДО не применяется к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве, приказу об увольнении и документам, подтверждающим прохождение инструктажей по охране труда. Отдельное правило действует для дистанционных работников: если ознакомление с приказом о прекращении трудового договора прошло в электронной форме, работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа направить работнику бумажную копию заказным письмом с уведомлением.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Различие между видами подписи не про степень защиты, а про основание равнозначности. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет. Выбирая простую подпись для заявлений, вы одновременно берете обязанность иметь такое соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи.»
Если вы работник и читаете этот раздел, чтобы понять свои права: требовать бумажный экземпляр дополнительного соглашения вы вправе по письменному заявлению, и работодатель обязан направить его в течение 3 рабочих дней. Компенсацию за использование личного ноутбука и интернета работодатель обязан выплачивать, если использование согласовано, и размер должен быть зафиксирован в документе, а не определяться на усмотрение бухгалтерии.
Ошибки при переводе и во что они обходятся
Первая по частоте ошибка — перевод без документа. Компания объявляет удаленный режим в рассылке, работники расходятся по домам, а условие о месте работы в трудовом договоре остается офисным. Мотив понятный: экономия времени кадровой службы на 40 соглашениях. Цена ошибки — ненадлежащее оформление трудового договора, часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо. Штраф считается по каждому работнику, по которому выявлено нарушение.
Вторая — соглашение без обязательных условий. Пункт «работник работает дистанционно» без формы, срока, режима рабочего времени, порядка взаимодействия и условия об оборудовании формально существует, но не закрывает ни одного требования главы 49.1 ТК РФ. Это уже часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение либо от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо.
Третья — отсутствие компенсации при работе на личной технике. Невыплата причитающихся работнику выплат подпадает под часть 6 статьи 5.27 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Добавьте к этому обязанность выплатить саму компенсацию за весь период и проценты по статье 236 ТК РФ.
Четвертая ошибка дороже всех и в деньгах не измеряется. Выдача электронной подписи работнику в тот же день, когда этой подписью оформляется кадровое действие, в споре читается против работодателя. Такой сюжет прошел полный круг из четырех инстанций: районный суд работодателю сначала отказал, кассация акты отменила, указав на отсутствие сведений о порядке идентификации, и при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания документа, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а информационная система работодателя все это зафиксировала.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, и отдельно проверяем, что человек действительно способен работать в системе. Оценивается не подпись в журнале ознакомления, а фактическая способность: когда за работника документы подписывает кто-то другой, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Проверьте по своей системе, что дата выдачи подписи и дата первого документа у вас не совпадают.»
Когда перевод на дистанционную работу не подходит
Дистанционная работа не универсальна, и отказаться от нее иногда дешевле, чем оформлять. Она не подходит там, где трудовая функция физически привязана к оборудованию или помещению работодателя: производство, склад, торговый зал, медицинский кабинет. Периодическая форма тоже не спасает, потому что в офисные дни рабочее место сохраняется со всеми обязанностями по охране труда и спецоценке.
Второй случай отказа — работник за пределами России. Обеспечить условия труда и исполнять обязанности работодателя по ТК РФ на территории другого государства невозможно, и в практике такие отношения выстраиваются по гражданско-правовому договору или через самозанятость. Признаки трудовых отношений при этом не исчезают от того, что человек находится за границей, поэтому конструкция выбирается по существу отношений, а не по месту нахождения исполнителя.
Третий случай — короткая потребность. Если человеку нужно поработать из дома неделю по семейным обстоятельствам, оформлять постоянную дистанционную работу избыточно: подойдет временная форма на конкретный срок, а иногда достаточно отпуска без сохранения заработной платы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Порядок работы я выстраиваю так: сначала процессы, потом система. Не потому что так методически правильно, а потому что решение необратимо: систему поменять можно, а способ оформления документов по уже переведенному процессу — нет. Выпишите свои кадровые процессы и по каждому определите, сколько документов в год, кто подписывает и какой вид подписи требуется, и только после этого смотрите решения.»
Стоимость подключения дистанционной команды к КЭДО: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учетной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 руб. за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 руб. в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в рамках подключения |
| УКЭП для сотрудника | через партнеров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, выбранного набора подписей и того, нужна ли интеграция с учетной системой: по тарифу «Бизнес» оплата считается минимум за 50 сотрудников, поэтому команде на 20 человек выгоднее «Старт». Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же видны ограничения по численности для каждого варианта.
Сравните расчет с текущими расходами на пересылку. В практике распределенных команд документы удаленным работникам отправляют почтой или курьером, и при ежемесячном обмене заявлениями и приказами на 40 человек это отдельная статья бюджета и отдельная задача для кадровой службы.
Выводы
Перевод на удаленную работу распадается на пять обязанностей: изменить условие о месте и характере работы нужным документом, обеспечить работника оборудованием или компенсировать использование его собственного, зафиксировать режим рабочего времени и порядок взаимодействия, ознакомить с требованиями охраны труда при работе с предоставленными средствами и наладить учет рабочего времени. Основание перевода выбирается первым: соглашение сторон, статья 74 с уведомлением за 2 месяца или статья 312.9 через локальный акт без согласия работника. Вид электронной подписи для соглашения не свободный: работодателю нужна УКЭП, работнику — УКЭП или УНЭП, и простая подпись здесь не работает.
Мы в Добыто подключаем распределенные команды к электронному подписанию кадровых документов и помогаем развести по этапам то, что обычно пытаются сделать одновременно: перевод простых процессов на простую подпись и оформление соглашений усиленной подписью. Порядок идентификации, сроки подтверждения получения и даты выдачи подписей при этом закладываются в локальные акты заранее, потому что именно эти детали разбираются в спорах.
Частые вопросы о переводе на дистанционную работу
Нужно ли подавать ЕФС-1 при переводе работника на дистанционную работу?
Переводом по статье 72.1 ТК РФ считается изменение трудовой функции или структурного подразделения. Изменение условия о дистанционном характере работы ни то, ни другое, поэтому основания для подраздела 1.1 ЕФС-1 не возникает. Если одновременно с переводом на удаленную работу меняется должность или структурное подразделение, сведения подаются как о переводе — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
Можно ли заключить трудовой договор с работником, который живет за границей?
Обеспечить условия труда и исполнять обязанности работодателя по ТК РФ на территории другого государства работодатель не может, поэтому в практике с такими исполнителями работают по гражданско-правовому договору или через самозанятость. Риск переквалификации при этом сохраняется: признаки трудовых отношений не зависят от места нахождения человека. Конструкция выбирается по существу отношений, а не по географии.
Обязан ли работодатель оплачивать интернет и электричество дистанционному работнику?
Статья 312.6 ТК РФ обязывает возмещать расходы, связанные с использованием работником своего оборудования и программно-технических средств, если такое использование согласовано. Размер, порядок и сроки выплаты фиксируются в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении. Без налоговых последствий проходит сумма до 35 рублей за каждый день дистанционной работы либо фактические документально подтвержденные расходы.
Нужно ли проводить специальную оценку условий труда на домашнем рабочем месте?
Нет. Часть 3 статьи 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ исключает условия труда дистанционных работников и надомников из сферы специальной оценки. Если в соглашении есть условие о периодической явке в офис, рабочее место в офисе сохраняется, и по нему спецоценка проводится на общих основаниях.
Что делать, если дистанционный работник перестал выходить на связь?
Статья 312.8 ТК РФ дает дополнительное основание для расторжения трудового договора: работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более 2 рабочих дней подряд со дня поступления запроса. Локальным нормативным актом может быть установлен более длительный срок. Норма применима только при описанном порядке взаимодействия: нужно доказать, что запрос направлен предусмотренным способом и получен.
Можно ли одновременно перевести работника на удаленную работу и на неполное рабочее время?
Да, оба условия оформляются одним дополнительным соглашением. По изменениям, действующим с 1 сентября 2026 года, на заключение дополнительного соглашения о неполном рабочем времени и издание приказа у работодателя есть 5 рабочих дней с даты заявления работника. Продолжительность рабочего времени и порядок ее учета в соглашении описываются отдельно от условия о дистанционной работе.
Обязательно ли издавать приказ о переводе на дистанционную работу?
При переводе по соглашению сторон ТК РФ приказа не требует: условие меняет дополнительное соглашение. При временном переводе по статье 312.9 обязателен локальный нормативный акт с установленным законом содержанием, и он же служит основанием. Приказ на практике издают для внутреннего учета: он удобен как основание для табеля, начисления компенсации и передачи оборудования по акту.
