Медкнижка нужна не каждому работнику: личная медицинская книжка оформляется тем, чьи работы попадают в пункты 23-27 приложения к приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н — контакт с пищевыми продуктами, водопроводные сооружения, воспитание и обучение детей, коммунально-бытовое обслуживание, медицинские организации. Быстрый сценарий выглядит так: договор с медорганизацией, направление от работодателя, осмотр и лабораторные исследования, профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация, оформление ЛМК и внесение её в реестр Роспотребнадзора. Главное различие, от которого зависит комплект документов: работы из пунктов 23-27 требуют и медосмотра, и книжки с отметкой об аттестации, а работа с вредными факторами по результатам СОУТ — только медицинского заключения, ЛМК там не оформляется.
Разберём, кого закон обязывает оформлять книжку, а кого перестал обязывать после 2021 года, из чего складывается срок и на каком этапе он обычно теряется. Покажем, как проверить книжку кандидата по реестрам Роспотребнадзора за минуту и какие медицинские документы работодателю запрещено запрашивать у работника. Штрафы за допуск без осмотра, сценарная таблица по типам работодателей, стоимость подключения кадрового электронного документооборота на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому нужна медкнижка, а кому достаточно медицинского заключения
Обязанность проходить медосмотры для этой группы работников идёт от части 2 статьи 220 ТК РФ и статьи 34 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ о санитарно-эпидемиологическом благополучии населения. Норма 52-ФЗ добавляет к осмотру второй элемент: данные о его прохождении вносятся в личную медицинскую книжку. Именно поэтому у повара и у оператора станка процедуры выглядят по-разному, хотя оба проходят предварительный осмотр при поступлении на работу.
| Вид работ | Основание | Периодичность осмотра | Нужна ли ЛМК |
|---|---|---|---|
| Непосредственный контакт с пищевыми продуктами при производстве, хранении, транспортировке и реализации | п. 23 приложения к приказу 29н | 1 раз в год | Да |
| Работы на водопроводных сооружениях, подготовка воды и обслуживание сетей | п. 24 | 1 раз в год | Да |
| Организации, деятельность которых связана с воспитанием и обучением детей | п. 25 | 1 раз в год | Да |
| Организации коммунального и бытового обслуживания населения | п. 26 | 1 раз в год | Да |
| Работы в медицинских организациях | п. 27 | 1 раз в год | Да |
| Вредные факторы на рабочем месте, класс условий труда 3.1 и выше по результатам СОУТ | разделы I-IV приложения к приказу 29н | По конкретному фактору: 1 раз в год или 1 раз в 2 года | Нет, оформляется медицинское заключение |
| Воздействие электромагнитного поля широкополосного спектра частот (5 Гц — 2 кГц, 2 кГц — 400 кГц) | п. 4.2.5 приложения к приказу 29н | 1 раз в 2 года | Нет |
Из таблицы следует практический вывод для найма: книжку требуют не должность и не отрасль целиком, а фактический характер работ. Слесарь-ремонтник на пищевом производстве попадает под пункт 23 только тогда, когда он действительно контактирует с продукцией, а администратор торгового зала без доступа к товару — нет. Вторая часть комплекта для пунктов 23-27 — профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация по приказу Минздрава от 29.06.2000 № 229: ежегодно для тех, кто работает с мясо-молочной и кремово-кондитерской продукцией, детским питанием и питанием дошкольников, и 1 раз в 2 года для остальных категорий.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый, и медицинская книжка входит в него только для работников образования, торговли, медицины и общественного питания. Расширить этот перечень может указ Президента или постановление Правительства, но не внутренний регламент компании и не просьба службы безопасности. Прежде чем требовать книжку у кандидата, сверьте его будущие обязанности с пунктами 23-27 приложения к приказу 29н: если работы там нет, требование незаконно.»
Что критично в разных сценариях
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Кафе, пекарня, пищевое производство | ЛМК и гигиеническая аттестация до допуска, ежегодный осмотр, проверка книжки по реестру | Класс условий труда: при контакте с продуктами осмотр обязателен и при классе 2 |
| Детский сад, школа, детские кружки | ЛМК, справка об отсутствии судимости, проверка по перечню работ для психиатрического освидетельствования | Наличие вредных факторов на рабочем месте |
| Медицинская организация | ЛМК и ежегодный осмотр по пункту 27 для всего персонала, включая немедицинские должности в контакте с пациентами | Отдельный расчёт факторов по СОУТ для административных кабинетов |
| Продуктовый магазин | Разделение персонала на тех, кто контактирует с товаром, и тех, кто не контактирует | Единое правило для всего штата: оно приводит к лишним осмотрам |
| Офис, работа только за компьютером | Карта СОУТ с классом 2 и отсутствием фактора ЭМП в перечне | ЛМК: для офиса она не оформляется |
| Склад непищевых товаров | Факторы по СОУТ: тяжесть трудового процесса, управление погрузчиком, работы на высоте | Гигиеническая аттестация |
Что изменилось к 2026 году: бумажная и электронная книжка
Форму, порядок ведения, учёта и выдачи личных медицинских книжек устанавливает приказ Минздрава от 18.02.2022 № 90н. Он же ввёл электронную ЛМК: она формируется по результатам предварительных и периодических осмотров в подсистеме электронных личных медицинских книжек, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, а сведения медицинского характера поступают в подсистему из ЕГИСЗ.
Полный переход на электронный формат дважды переносили. Приказом Минздрава от 29.07.2026 № 705н срок продлён: до 1 сентября 2027 года допускается выдача книжек на бумажном носителе и ведение ранее выданных по прежней форме, со внесением сведений в ранее сформированный реестр. Этот же приказ дополнил состав сведений книжки данными о поле и гражданстве владельца.
Факт: врачебные заключения по итогам осмотра выдаются и работнику, и работодателю. Просить у работника его экземпляр не нужно: свой экземпляр у работодателя уже есть, а лишний запрос медицинских документов означает сбор сведений о здоровье сверх необходимого.
Для кадровой службы практическое следствие одно: в 2026 году в компании одновременно живут два формата. Бумажные книжки, оформленные раньше, действуют до окончания своего срока, новые сотрудники приходят и с бумажными, и с электронными. Проверять их нужно в разных реестрах, об этом ниже.
Как оформить медкнижку работнику быстро: порядок и реальные сроки
Срок оформления определяется не скоростью клиники, а тем, сколько подготовительных решений работодатель принял до выдачи направления. Медосмотр считается завершённым только при наличии заключений всех врачей-специалистов и результатов лабораторных и функциональных исследований в полном объёме, поэтому любой недостающий анализ останавливает весь процесс.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что проверить до выдачи направления
- Характер работ. Сверьте будущие обязанности с пунктами 23-27 приложения к приказу 29н и с вредными факторами из карты СОУТ на конкретном рабочем месте.
- Договор с медорганизацией. У неё должна быть лицензия на проведение предварительных и периодических осмотров и на экспертизу профпригодности, иначе заключение не будет действительным.
- Где проходить гигиеническую аттестацию. Личные медицинские книжки декретированным группам выдают центры гигиены и эпидемиологии, они же вносят данные в единый реестр.
- Бюджет и порядок оплаты. Осмотр оплачивается за счёт работодателя по статье 214 ТК РФ, до допуска к работе, а не в виде последующей компенсации.
- Дополнительные процедуры. Для части работ к осмотру добавляется обязательное психиатрическое освидетельствование по части 8 статьи 220 ТК РФ.
Как оформить медкнижку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте список лиц, поступающих на работу и подлежащих предварительным осмотрам, с указанием должности и вредных факторов или видов работ.
- Шаг 2. Оформите направление с обязательными реквизитами: наименование работодателя, форма собственности и вид деятельности по ОКВЭД, наименование и ОГРН медорганизации, вид осмотра, данные работника и перечень факторов или работ.
- Шаг 3. Выдайте направление работнику под роспись и зарегистрируйте его в журнале учёта выданных направлений.
- Шаг 4. Работник проходит осмотр у врачей-специалистов и сдаёт лабораторные исследования в объёме, который определяется пунктом приложения и выявленными факторами.
- Шаг 5. Медорганизация оформляет заключение в трёх экземплярах: один выдаётся поступающему на работу не позднее 5 рабочих дней, второй приобщается к медицинской карте, третий направляется работодателю.
- Шаг 6. Работник проходит профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию, результат вносится в реестр вместе со сведениями о книжке.
- Шаг 7. Проверьте оформленную ЛМК по реестру и допускайте работника к работе только после этого.
Узкое место почти всегда одно и то же — шаг 4. Лабораторные исследования готовятся дольше приёма врачей, а гигиеническая аттестация проводится отдельной процедурой и в другой организации. Компании, которые ставят все три элемента в параллель и заранее держат действующий договор с медорганизацией, выводят работника заметно быстрее тех, кто начинает искать клинику в день выхода. В Добыто мы закладываем подготовку направлений пакетом по утверждённому списку кандидатов, а не по одному документу в день выхода.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Схема «пусть пройдёт осмотр сам, а мы потом компенсируем» встречается постоянно, и я прошу её не использовать. Обязательный осмотр работодатель оплачивает, а не возмещает, и оплачивает до допуска к работе. Если работник уже заплатил своими деньгами, расходы придётся вернуть, но в проверке это выглядит как нарушение порядка, а не как забота о бюджете.»
Внимание: для несовершеннолетнего работника предварительный осмотр обязателен всегда и оплачивается работодателем до допуска, независимо от должности и продолжительности работы.
Кадровые документы, которые оформляются вместе с медкнижкой
Комплект ниже закрывает оформление приёма после того, как медицинское заключение получено; начните с приказа о приёме и личной карточки, где фиксируются данные о пройденном осмотре.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника Т-2 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Чек-лист онбординга нового сотрудника | Скачать |
Когда медкнижка не нужна и когда осмотр можно не проводить
После 1 апреля 2021 года перечень работ сократился. Из порядка ушли работы в гостиницах, общежитиях, пассажирских вагонах, бассейнах и водолечебницах — те самые категории, по которым компании до сих пор по инерции гоняют персонал за книжками. Если вида работ нет в приложении к приказу 29н, оформлять ЛМК не нужно, а расходы на неё — это трата без правового основания.
Офисная работа за компьютером сама по себе основанием тоже не является. Отдельного пункта о работе за ПЭВМ в приказе 29н нет: осмотр требуется только при воздействии электромагнитного поля широкополосного спектра частот по пункту 4.2.5, то есть когда фактор подтверждён результатами специальной оценки условий труда. При классе 2 и отсутствии этого фактора в карте СОУТ направлять офисный персонал на осмотр не нужно.
Не переносятся требования и на другие формы занятости. Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый не состоят в трудовых отношениях, обязанность организовать и оплатить обязательный медосмотр на заказчика не распространяется. Если же по характеру работ книжка объективно нужна (курьер доставляет готовую еду, кондитер работает на вашем оборудовании), это повод проверить, не подменяет ли договор ГПХ трудовые отношения.
Вредные факторы, СОУТ и классы условий труда: откуда берётся перечень
Перечень факторов для направления формируется по результатам специальной оценки условий труда и производственного контроля. Классы условий труда установлены статьёй 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ: оптимальный (1), допустимый (2), вредный (3) с подклассами 3.1-3.4 и опасный (4). По общему правилу осмотр требуется при классе 3.1 и выше. Исключение — отдельные химические вещества: аллергены, канцерогены, вещества остронаправленного действия и аэрозоли преимущественно фиброгенного действия дают основание для осмотра при любом классе.
Для работ из пунктов 23-27 класс условий труда вообще не имеет значения. Повар с классом 2 по всем факторам проходит осмотр ежегодно и оформляет книжку, потому что основанием служит характер работ, а не вредность. Это первое, что стоит объяснить руководителю, который приносит карту СОУТ с классом 2 и предлагает сэкономить на осмотрах кухни.
Отдельная процедура — обязательное психиатрическое освидетельствование по перечню видов работ из приложения № 2 к приказу Минздрава от 20.05.2022 № 342н. С 1 марта 2026 года из этого перечня исключён допуск к государственной тайне: изменения внесены приказом Минздрава от 02.07.2025 № 392н, и списки работников на освидетельствование пора пересматривать.
Полезно знать: отметка врача-психиатра в составе комиссии обычного медосмотра не заменяет обязательное психиатрическое освидетельствование. Такой вывод зафиксирован в постановлении Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 20.09.2021 № 16-5718/2021.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Самая частая экономия, которую я вижу в кадровых документах, выглядит так: психиатр в комиссии медосмотра есть, значит вопрос с освидетельствованием закрыт. Не закрыт: это две разные процедуры с разными основаниями и разными документами на выходе. Проверьте свой перечень работ по приложению № 2 к приказу 342н, и если работы там есть, освидетельствование проводится отдельно.»
Цена ошибки: отстранение, штрафы и поддельные книжки
Работника, не прошедшего обязательный медосмотр, работодатель обязан отстранить от работы по статье 76 ТК РФ. Заработная плата за период отстранения не начисляется, а если осмотр не пройден не по вине работника, время оплачивается как простой. Отстранение — не право руководителя, а обязанность, и её невыполнение создаёт состав административного правонарушения.
Допуск к работе без обязательного предварительного или периодического осмотра наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: должностные лица и индивидуальные предприниматели — от 15 000 до 25 000 рублей, юридические лица — от 110 000 до 130 000 рублей. Малые и микропредприятия по статье 4.1.2 КоАП РФ платят как предприниматели. Нарушение санитарных правил, к которым относится работа персонала без оформленной ЛМК, добавляет состав по части 1 статьи 6.3 КоАП РФ: для юридических лиц это от 10 000 до 20 000 рублей либо приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Отдельный риск — купленная книжка. Использование заведомо поддельного документа образует состав по статье 327 УК РФ, и уголовное дело возбуждается в отношении работника. Работодателю уголовная ответственность за чужую подделку не грозит, но санитарные требования при этом всё равно нарушены: персонал фактически не проходил осмотр, а приостановление деятельности точки на 90 суток обойдётся дороже любого сэкономленного осмотра.
Как проверить медкнижку кандидата и не нарушить правила о персональных данных
Проверка занимает минуту и ведётся в двух разных реестрах. Бумажная книжка проверяется по типографскому номеру бланка, электронная — по сведениям единого реестра ЭЛМК. Порядок действий с обоими форматами описан в инструкции Роспотребнадзора по проверке личной медицинской книжки: сервис возвращает типографский номер, дату оформления, фамилию владельца в сокращённом виде, виды деятельности и организацию, выдавшую документ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Электронные книжки проверяются в едином реестре выданных электронных ЛМК. Сведения о прохождении гигиенической подготовки и аттестации хранятся там же, поэтому отдельный документ об аттестации с кандидата требовать не нужно.
Границы проверки задаёт статья 86 ТК РФ: работодатель обрабатывает сведения о состоянии здоровья только в части, которая относится к возможности выполнять трудовую функцию. Диагнозы, выписки и результаты анализов в кадровую службу не передаются и в личном деле не хранятся. Медицинское заключение о пригодности и отметка в ЛМК закрывают вопрос полностью, а согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ берётся до начала любой проверки.
Направление на медосмотр и учёт медкнижек в КЭДО
Направление на медосмотр относится к кадровым документам, которые закон разрешает вести в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. В сервисе Добыто направление формируется из шаблона, подписывается и уходит работнику в тот же день, а факт выдачи фиксируется в системе вместо бумажного журнала. На бумаге по-прежнему остаются трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае и документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «По процессам, которые вы уже перевели в электронный вид и на которые работник дал согласие, вернуться к бумаге по конкретному документу нельзя. Поэтому мы сначала разбираем процессы, а потом настраиваем систему: начинаем с отпусков, командировок и ознакомления с локальными актами, где работнику достаточно простой электронной подписи, и только затем подключаем приём с направлениями и приказами.»
Как не пропустить срок следующего медосмотра
Периодический осмотр для работ из пунктов 23-27 проводится ежегодно, и поимённый список работников направляется в медорганизацию не позднее чем за 2 месяца до начала осмотра. При штате в несколько сотен человек ручной контроль этих дат по таблице приводит к тому, что часть сотрудников оказывается допущена с просроченной книжкой. В карточке сотрудника в Добыто дата следующего осмотра хранится вместе с остальными кадровыми данными, а напоминание приходит заранее.
Стоимость подключения КЭДО для кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, электронного архива и видов подписи, которые вы выдаёте работникам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченное число сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника в месяц, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов (тариф «Бизнес») | входит в тариф | доступен сразу после подключения |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а переход между тарифами возможен в любой момент с пропорциональным пересчётом разницы. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Личная медицинская книжка требуется работникам, чьи работы названы в пунктах 23-27 приложения к приказу 29н, и вместе с ней нужна гигиеническая аттестация; во всех остальных случаях оформляется только медицинское заключение по итогам осмотра. Срок выхода работника определяется подготовкой работодателя: действующий договор с медорганизацией, корректно заполненное направление и параллельный запуск аттестации сокращают процедуру до минимально возможной. Бумажные книжки допускаются до 1 сентября 2027 года, а проверять их нужно по реестрам Роспотребнадзора до допуска к работе, а не после первой проверки санитарного врача.
Кадровую часть этой процедуры — направления, приказы, согласия, ознакомление с локальными актами и контроль дат следующего осмотра — мы в Добыто переводим в электронный вид и связываем с учётной системой, чтобы у кадровой службы оставалось время на содержательную работу, а не на сверку сроков в таблице.
Частые вопросы
Действует ли медкнижка, оформленная у прежнего работодателя
Книжка принадлежит работнику и при смене работодателя остаётся действующей: заново оформлять её не нужно. Проверять нужно две вещи: не истёк ли срок очередного осмотра и совпадают ли виды деятельности, указанные в книжке, с будущими обязанностями. Если работник переходит из торговли непродовольственными товарами на кухню, объём обследований меняется, и требуется предварительный осмотр по новому основанию.
Можно ли допустить работника, пока готовятся результаты анализов
Нет. Осмотр считается завершённым только при наличии всех заключений врачей-специалистов и результатов исследований в полном объёме, а до получения медицинского заключения работник к работе не допускается. Допуск «на честном слове» до готовности анализов — это состав по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ со штрафом до 130 000 рублей на организацию.
Кто хранит личную медицинскую книжку: работник или работодатель
Бумажная книжка на время работы хранится у работодателя и выдаётся работнику на руки при увольнении и на время прохождения осмотра. Электронная ЛМК хранится в подсистеме, и доступ к сведениям обеспечивается через реестр, поэтому вопрос физического хранения для неё снимается.
Нужна ли медкнижка самозанятому курьеру или исполнителю по ГПХ
Обязанность организовать и оплатить обязательный медосмотр установлена для работодателя по отношению к работнику по трудовому договору. На исполнителя по договору ГПХ и самозанятого она не распространяется. При этом санитарные требования к обороту пищевой продукции действуют независимо от формы договора, поэтому при работе с готовой едой заказчику стоит проверить, соответствует ли выбранная форма отношений фактическому характеру работ.
Заменяет ли справка для водительских прав медосмотр при приёме
Не заменяет. Медицинское освидетельствование на право управления транспортным средством по форме 003-В/у проводится в иных целях и по другому порядку. Водитель, принимаемый на работу, дополнительно проходит предварительный медосмотр как работник, а перед выездом — предрейсовый осмотр. Для перевозки пищевых продуктов к этому добавляется книжка по пункту 23 приложения к приказу 29н.
Как быть с работником из Беларуси и направлением на медосмотр по белорусским правилам
Для приёма в российскую организацию применяются нормы ТК РФ независимо от гражданства работника. Направление, выданное по правилам Трудового кодекса Республики Беларусь, и заключение белорусской медорганизации российским требованиям не соответствуют: осмотр проводится по приказу 29н в медорганизации с российской лицензией, а личная медицинская книжка оформляется по приказу Минздрава № 90н.
Что делать, если работник отказывается проходить периодический осмотр
Работника нужно отстранить от работы по статье 76 ТК РФ на весь период до прохождения осмотра. Если уклонение произошло по вине работника, заработная плата за время отстранения не начисляется, а отказ от обязательного осмотра может стать основанием для дисциплинарного взыскания. Факт выдачи направления и отказа фиксируется письменно: без этих документов позиция работодателя в споре не подтверждается.
