Отпуск по семейным обстоятельствам: оформление по ст. 128 ТК РФ

Отпуск по семейным обстоятельствам — это отпуск без сохранения заработной платы, который работник берёт по уважительной причине на основании статьи 128 Трудового кодекса РФ. Разберём, в каких случаях работодатель обязан его дать, а в каких решает сам, сколько дней положено разным категориям, как написать заявление и оформить приказ, и что происходит со стажем и отпускными во время такого отпуска. Это часть большого материала про оформление отпусков и кадровых документов, где собраны образцы заявлений и пошаговые разборы процедур.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое отпуск по семейным обстоятельствам

Юридически отдельного вида «отпуск по семейным обстоятельствам» в Трудовом кодексе нет. Под этим названием скрывается отпуск без сохранения заработной платы по статье 128 ТК РФ — тот самый, который в обиходе зовут отпуском за свой счёт. Зарплата за эти дни не начисляется, отсюда и название.

По своей сути такой отпуск отдыхом не является. Это право работника отлучиться от работы по причине, которую он сам считает уважительной: уехать к заболевшему родственнику, решить вопрос с переездом, проводить ребёнка в первый класс. Продолжительность по общему правилу определяется соглашением между работником и работодателем. Никакого фиксированного лимита для большинства случаев закон не ставит — стороны договариваются.

Ключевое слово — письменное заявление. Без него отпуск за свой счёт не оформить, потому что инициатива всегда исходит от работника. Работодатель не вправе отправить человека в неоплачиваемый отпуск по своей воле, даже если нет работы. Это прямое нарушение, за которое грозит штраф по статье 5.27 КоАП.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самая частая грабля у эйчаров — отправить человека в отпуск за свой счёт, когда у компании просел объём работы. Так нельзя. Это инициатива только работника. Если работодатель навязал неоплачиваемый отпуск, при проверке ГИТ это всплывает сразу, и платить придётся за всё время простоя.»

Когда работодатель обязан предоставить отпуск, а когда вправе отказать

Здесь проходит главная развилка статьи 128. Случаи делятся на две группы.

Первая группа — работодатель решает сам. Это общий случай из части 1 статьи 128: по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Работник пишет заявление с причиной, а работодатель оценивает, уважительная она или нет, и решает — дать отпуск или отказать. Закон отдаёт это решение на усмотрение работодателя. Поэтому в заявлении причину указывают обязательно: без неё работодателю не на чем строить решение.

Вторая группа — работодатель обязан дать. Часть 2 статьи 128 перечисляет случаи, когда отказать нельзя. По письменному заявлению работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты в случаях рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней. Это касается любого работника. Тут работодатель не оценивает уважительность — событие само по себе основание.

Разница принципиальная. В первой группе отказ законен, во второй — отказ это нарушение. Если работник принёс свидетельство о смерти близкого родственника и написал заявление на 5 дней, дать их обязаны.

Сколько дней отпуска положено разным категориям

Для обязательных случаев статья 128 устанавливает конкретные лимиты в год. Год здесь считается с 1 января по 31 декабря.

• Участники Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году.
• Работающие пенсионеры по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году.
• Работающие инвалиды — до 60 календарных дней в году.
• Родители и супруги военнослужащих и приравненных сотрудников (МВД, противопожарной службы, таможни, УИС, органов принудительного исполнения), погибших или умерших из-за ранения, контузии, увечья или заболевания, связанного со службой, — до 14 календарных дней в году.
• Любой работник в случаях рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней.

С 7 апреля 2025 года перечень расширили: супруги и родители военнослужащих и граждан, заключивших контракт о добровольном содействии Вооружённым Силам или Росгвардии, получивших ранение, контузию или увечье при исполнении, получили право на отпуск без сохранения зарплаты до 35 дней в году. Это новая категория, и кадровикам стоит держать её в голове при обработке заявлений в 2026 году.

Если предоставление отпуска обязательно по статье 128, работник пользуется им ежегодно. Неиспользованные в этом году дни на следующий не переносятся — лимит обнуляется 31 декабря.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Лимиты по обязательным категориям путают постоянно. Пенсионеру по старости — 14 дней, инвалиду — 60, а на рождение, брак и смерть — по 5 дней на каждый повод, не суммарно. То есть родился ребёнок — 5 дней, через полгода свадьба — ещё 5. Это разные события, и денёжки за них работник, конечно, не получает, но дни обязаны дать.»

Как написать заявление на отпуск по семейным обстоятельствам

Заявление пишут в свободной форме, унифицированного бланка нет. В тексте обязательно указывают вид отпуска (без сохранения заработной платы), причину, продолжительность в календарных днях и дату начала. Причина — не формальность: в общем случае именно по ней работодатель решает, дать отпуск или нет.

Формулировки причины бывают конкретными («в связи с регистрацией брака») или общими («по семейным обстоятельствам»). Для обязательных случаев лучше писать конкретно и приложить подтверждающий документ — свидетельство о рождении, о браке, о смерти. Тогда у работодателя нет оснований тянуть с решением.

Как оформить отпуск без сохранения зарплаты: пошаговая инструкция

Образцы документов для оформления отпуска

Подать заявление и приложить подтверждающие документы можно и в электронном виде, если в компании внедрён кадровый ЭДО. В сервисе Добыто работник пишет заявление на отпуск за свой счёт прямо в личном кабинете и подгружает туда же скан свидетельства — кадровику не нужно собирать бумаги по столам.

Стаж, отпускные и больничный во время отпуска за свой счёт

Здесь самый недооценённый нюанс. Отпуск без сохранения зарплаты влияет на стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. В этот стаж включается время отпуска за свой счёт только в пределах 14 календарных дней в течение рабочего года. Всё, что сверх 14 дней, сдвигает окончание рабочего года — то есть отодвигает дату, когда работник заработает право на следующий оплачиваемый отпуск.

Пример. Работник за рабочий год набрал 30 дней отпуска за свой счёт. В стаж для оплачиваемого отпуска войдут только 14, а остальные 16 дней сдвинут конец рабочего года на эти 16 дней вперёд. Это влияет и на расчёт компенсации при увольнении.

На отпускные текущий отпуск за свой счёт не влияет напрямую — он же неоплачиваемый. Но при расчёте среднего заработка периоды без сохранения зарплаты из расчёта исключаются. Если работник заболел во время отпуска за свой счёт, больничный за эти дни не оплачивается — пособие начислят только с того дня, когда он должен был выйти на работу.

Сколько дней отпуска накопилось к нужной дате с учётом периодов за свой счёт, проще не считать вручную, а проверить через калькулятор остатка дней отпуска — он учитывает сдвиг рабочего года.

Стоимость автоматизации учёта отпусков в сервисе Добыто

Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — электронного архива, интеграции с 1С, кастомных шаблонов заявлений. Цена считается за рабочее место в месяц.

Тариф Бизнес рассчитывается от 50 ₽ за сотрудника в месяц, минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от того, сколько модулей подключаете и нужна ли интеграция с учётной системой — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться под численность вашей компании.

Частые ошибки при оформлении отпуска по семейным обстоятельствам

Первая ошибка — не указать причину в заявлении. Работник пишет «прошу предоставить отпуск без сохранения зарплаты с такого-то числа» и всё. Делают так по привычке. Но без причины работодатель в общем случае не может оценить уважительность и законно откажет. Цена ошибки — сорванные планы работника и переписанное заявление.

Вторая ошибка — суммировать пятидневные лимиты. Кадровик думает, что рождение, брак и смерть дают суммарно 5 дней. Нет: по 5 дней на каждое событие. Перепутать тут — значит незаконно урезать положенное.

Третья ошибка — забыть про сдвиг рабочего года при перерасчёте отпускного стажа. Работник набрал 40 дней за свой счёт, а кадровик считает ему оплачиваемый отпуск так, будто все 40 вошли в стаж. На наших проектах внедрения КЭДО мы первым делом закрываем именно этот затык: система держит порог 14 дней и автоматически сдвигает рабочий год.

Спорные ситуации по отпускам за свой счёт можно проверить через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф, где разобраны типовые вопросы по статье 128 ТК РФ.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Электронный кадровый документооборот тут сильно выручает: работник подаёт заявление за свой счёт с телефона, прикладывает скан свидетельства, а система сама не даёт отказать там, где случай обязательный. Мы такие сценарии вшиваем в маршрут согласования — и кадровику не надо помнить наизусть все лимиты из 128-й статьи.»

Выводы: что важно запомнить об отпуске по семейным обстоятельствам

Отпуск по семейным обстоятельствам — это отпуск без сохранения заработной платы по статье 128 ТК РФ, который оформляется только по письменному заявлению работника с указанием причины. В общем случае продолжительность определяется соглашением сторон, и работодатель вправе отказать, если причину не считает уважительной. Навязать такой отпуск работнику со стороны работодателя нельзя — это нарушение.

Есть случаи, когда отказать нельзя: рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близкого родственника дают любому работнику до 5 дней по каждому событию. Отдельные категории имеют годовые лимиты: участники ВОВ — до 35 дней, работающие пенсионеры по старости — до 14, инвалиды — до 60, а с 7 апреля 2025 года добавилась категория супругов и родителей раненых военнослужащих и добровольцев — до 35 дней. Год для этих лимитов считается с 1 января по 31 декабря.

Главный практический момент — влияние на стаж: в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска входит не более 14 дней отпуска за свой счёт за рабочий год, остальное сдвигает рабочий год вперёд и влияет на расчёт компенсации при увольнении. Поэтому при оформлении длительных отпусков за свой счёт стоит сразу пересчитывать дату, с которой работник заработает следующий оплачиваемый отпуск.

Часто задаваемые вопросы