Как составить график отпусков: сроки и форма Т-7 2026

График отпусков составляется ежегодно как локальный нормативный акт, который определяет очередность ухода сотрудников в ежегодный оплачиваемый отдых на следующий календарный год. Документ обязателен и для работодателя, и для работника — это закреплено в статье 123 Трудового кодекса. Разберём, кто должен составлять график, в какой срок его утверждают, по какой форме оформляют, как учесть пожелания сотрудников и льготников, и какие ошибки кадровика приводят к штрафу ГИТ до 50 000 рублей.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое график отпусков и зачем он нужен кадровику

График отпусков — сводный документ, в котором по каждому работнику зафиксирована запланированная дата ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск на предстоящий год. Роструд относит его к локальным нормативным актам, и на проверках эта позиция работает именно так. Раз ЛНА — значит обязателен для обеих сторон: работник не уходит отдыхать когда вздумается, работодатель не отказывает бесконечно.

Зачем он кадровику. Чтобы процесс не встал, когда полотдела одновременно уедет в июле на море. Чтобы планировать бюджет на отпускные. И главный мотив для большинства — не нарваться на штраф: указал месяц вместо даты — уже придирка инспектора. В практике Добыто график — не разовая задача в декабре, а живой документ: кто-то заболел, кого-то отозвали, новенький пришёл в феврале. Всё это отслеживают, иначе к концу года накопится ворох расхождений плана и факта.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«График многие кадровики недооценивают — мол, формальность, заполнил табличку и забыл. А потом проверка, и выясняется, что половина сотрудников не ознакомлена под подпись, а у кого-то в графе просто ‘июль’ без даты. Это нарушение. График — не ‘бумажечка для галочки’, а документ, по которому вас проверяют весь следующий год.»

Кто обязан составлять график отпусков, а кто может не оформлять

Составлять график обязаны почти все работодатели с сотрудниками по трудовым договорам (ст. 123 ТК РФ). Исключения идут через другие нормы. Микропредприятия и НКО вправе отказаться от локальных нормативных актов по ст. 309.2 ТК РФ — график не составлять при условии, что условия отдыха закрепят иначе. Работодатели-физлица и ИП могут по ст. 305 ТК РФ определить режим труда и отдыха письменным соглашением. Оговорка: отказались от графика — сделайте адекватную замену, иначе штрафа не миновать.

Всем остальным график нужен, причём его составляют даже если в текущем периоде кто-то отдыхать не планирует — наличие документа проверяют по факту.

Кого включать в график

В график вносят всех работников, которые на день составления состоят в трудовых отношениях с работодателем: совместителей, срочников, сотрудников на испытательном сроке. Отпуск по срочным договорам, переходящим на следующий год, тоже планируют. Будущих новичков заранее внести нельзя — их добавляют, когда они выходят на работу.

Срок утверждения графика отпусков на 2026 год

График утверждают не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. Это жёсткий срок из статьи 123 ТК РФ. Для графика на 2026 год крайняя дата — 17 декабря 2025 года. Просрочили хоть на день, работаете в январе без утверждённого документа — проверяющие считают это нарушением, причём сам факт работы без графика уже образует состав.

До утверждения график — это проект. Сначала его визируют руководитель кадровой службы и руководители подразделений, при наличии профсоюза направляют на мотивированное мнение, затем утверждает руководитель компании. Для формы Т-7 отдельный приказ не нужен — в форме есть гриф «Утверждаю» с подписью руководителя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык — думают, что ‘две недели до конца года’ это 31 декабря минус 14 дней и можно тянуть. По факту на 2026 год дедлайн — 17 декабря 2025-го. Закладывайте запас: пока соберёте пожелания, согласуете с профсоюзом, всех ознакомите — время уходит. Лучше закрыть вопрос к началу декабря.»

Сбор пожеланий и согласование — этап, где при ручной работе вылетает больше всего времени. Мы в Добыто его автоматизируем: сотрудник в личном кабинете указывает желаемые периоды, руководитель видит пересечения по подразделению и согласовывает, а кадровик получает сведённые данные вместо стопки бумажных заявок.

По какой форме составить график отпусков

Базовая форма — унифицированная № Т-7, утверждённая Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы перестали быть обязательными, работодатель вправе разработать собственный бланк. Но Т-7 удобна: в ней учтены все реквизиты, и проверяющие к ней привыкли.

Что в форме должно быть обязательно, своя она или Т-7: наименование организации, номер и дата составления, год, структурное подразделение, должность по штатному расписанию, ФИО и табельный номер, количество календарных дней отпуска, запланированная дата, графы для фактической даты и переноса, гриф утверждения с подписью руководителя. Если каких-то реквизитов нет, документ могут признать недействительным — это приравнивается к его отсутствию.

Графа для ознакомления

Отдельная история — ознакомление работников. В стандартной Т-7 графы «с графиком ознакомлен» нет. Роструд рекомендует либо добавить такую графу, либо завести отдельный лист ознакомления как приложение. Минтруд в письме от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 подтверждает: с утверждённым графиком сотрудников нужно ознакомить. Способ работодатель выбирает сам — один раз собрать подписи под графиком или весь год вручать индивидуальные уведомления за две недели до каждого отпуска.

Как учесть пожелания сотрудников и права льготников

Трудовой кодекс лоялен к работнику и позволяет вариативно планировать отдых — но в рамках, которые задаёт работодатель. Большинство сотрудников попадают в график по очерёдности и согласованию с руководителем. А отдельные категории имеют право использовать отпуск в удобное для них время, и их пожелания кадровик обязан учесть.

К таким льготникам относятся: работники младше 18 лет; один из родителей, воспитывающих ребёнка-инвалида до 18 лет; многодетные родители троих и более детей при младшем до 14 лет; почётные доноры СССР и РФ; беременные женщины; мужья в период отпуска жены по беременности и родам; ряд других категорий по ТК РФ и федеральным законам. Им нельзя поставить отпуск на неудобный месяц «по производственной необходимости».

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«С льготниками главное — не забыть, что они есть. Был случай: кадровик собрал пожелания, свёл график, а потом выяснилось, что несовершеннолетнему поставили октябрь, хотя он просил июнь. Пришлось переделывать. Я отдельным цветом помечаю спецкатегории — беременные, несовершеннолетние, родители детей-инвалидов. Им отказать в их датах нельзя, и проверка смотрит это в первую очередь.»

Практика 2026 года такая: пожелания обычных работников собирают через непосредственных руководителей, льготников учитывают в приоритете. И обязательно следят, чтобы хотя бы одна часть отпуска у каждого была не короче 14 календарных дней.

Разделение отпуска на части: правило 14 дней

Закон позволяет по соглашению сторон разделить ежегодный отпуск на части. На сколько частей — кодекс не ограничивает. Главное требование ст. 125 ТК РФ: хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней, за нарушение штрафуют.

На практике работа с разделением превращается в занимательную арифметику. Сотрудник хочет три периода по 10 дней — и ни в одном нет 14, нарушение. Или берёт отпуск каждую пятницу несколько месяцев подряд — дни идут, но ни одна часть не дотягивает до минимума. Кадровик при ручной работе тратит колоссальное время за калькулятором. Здесь автоматизация снимает основную трудоёмкость: система при планировании сама проверяет наличие 14-дневной части и подсказывает сотруднику, где он ошибся, а не просто блокирует заявку. В Добыто мы закладываем эту проверку на этапе подачи пожеланий — ошибка ловится сразу, а не когда кадровик в декабре сводит финальный график.

Как правильно составить график отпусков: пошаговый порядок

Соберём всё в последовательность действий. От этой логики не стоит отступать — каждый шаг закрывает свою зону риска.

Как составить график отпусков: пошаговая инструкция

Седьмой шаг важен: график живёт весь год. Если работника не предупредили об отпуске за две недели или не выплатили отпускные за три дня, он вправе требовать переноса — это норма закона.

Перенос, продление и отзыв из отпуска

Утверждённый график обязателен, но не высечен в камне. Обязательное продление или перенос положены, если работник в отпуске заболел, если его привлекли к исполнению государственных или общественных обязанностей, и в иных случаях по ТК РФ. Отдельная категория — перенос по желанию работника. Сотрудник, у которого нет права на отпуск в удобное время, может поставить вопрос о переносе по соглашению с работодателем (семейные обстоятельства, эпидемиологическая обстановка). Работник пишет заявление, работодатель решает — пойти навстречу или нет. Это его право, а не обязанность.

Перенос возможен и по инициативе работодателя — если уход сотрудника повредит ходу работы. Но нужно согласие работника, перенести можно максимум на следующий рабочий год и использовать не позже 12 месяцев после окончания года, за который отпуск положен. Отозвать из отпуска (ст. 125 ТК РФ) допустимо только с согласия работника, недогулянную часть предоставляют в удобное время или присоединяют к следующему отпуску.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Про перенос есть тонкость, на которой компании горят. Если работник заболел в отпуске — вы обязаны продлить или перенести дни, тут вариантов нет. А вот если он просто передумал и хочет в другой месяц — это уже только по соглашению, и вы вправе отказать. Многие кадровики путают эти два случая и либо незаконно отказывают больному, либо идут на поводу у всех подряд и потом не могут свести график. На дату написания статьи практика тут устоявшаяся: разделяйте обязательный перенос и перенос по договорённости.»

Каждый перенос и отзыв должен попасть в график — в форме Т-7 для этого есть графы: фактическая дата, основание (документ), дата предполагаемого отпуска. Без отметок документ перестаёт отражать реальность, и расхождение плана и факта станет вопросом к кадровику.

Уведомление об отпуске и выплата отпускных

Два срока, которые кадровик держит в голове по каждому отпуску из графика. Первый: уведомить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели. Второй: выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха. Оба — из Трудового кодекса, нарушение любого даёт работнику право на перенос.

Отпускные считают так: среднедневной заработок умножают на число календарных дней отпуска. При полностью отработанном расчётном периоде (12 месяцев перед месяцем отпуска) среднедневной заработок — это начисленная за период зарплата, делённая на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). При неполном периоде считают сумму полных месяцев на 29,3 плюс календарные дни в неполных месяцах. Платят до начала отпуска, поэтому рассчитывают заранее.

Чтобы не считать накопленные дни вручную, удобен калькулятор остатка дней отпуска — он показывает, сколько дней положено каждому работнику на момент составления графика.

Типичные ошибки кадровика при составлении графика и их цена

Разберу нарушения, которые встречаются чаще всего, и во что они обходятся работодателю.

Ошибка 1. Просрочка утверждения. График утвердили позже 17 декабря или к началу года его нет. Цена: сам факт работы в январе без графика — нарушение по ст. 5.27 КоАП, штраф на организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Ошибка 2. Месяц вместо даты. В графе «июль» вместо конкретного числа. По мнению Роструда это неправомерно. Цена: придирка инспектора и риск признания графика дефектным.

Ошибка 3. Неполные реквизиты. Нет подписи руководителя, даты утверждения, ФИО или табельных номеров. Цена: документ признают недействительным, а это приравнивается к отсутствию графика.

Ошибка 4. Не соблюдена 14-дневная часть. Отпуск раздроблен так, что ни одна часть не дотягивает до 14 дней. Цена: нарушение ст. 125 ТК РФ, отдельный повод для штрафа.

Ошибка 5. Нет ознакомления под подпись. График утвердили, а работников не ознакомили. Цена: нарушение, которое инспектор видит сразу.

За время работы Добыто мы подключили к КЭДО сотни компаний, и почти в каждом проекте на старте находился хотя бы один из этих просчётов в бумажном графике. В системе график с пустой датой или без 14-дневной части утвердить нельзя, а ознакомление фиксируется автоматически.

Электронный график отпусков: как это работает в КЭДО

Классическая работа с отпусками вручную — это большой объём информации на пределе возможностей кадровика. Вспоминается история из практики: график распечатан на формате А1, прикреплён к стене, весь в зачёркиваниях и пометках о переносах, и разобраться в нём может только руководитель кадровой службы со стажем за 30 лет. Один человек становится узким местом, без которого ни один вопрос по отпускам не решается.

Электронный кадровый документооборот меняет схему. Система понимает, сколько у сотрудника накоплено дней и каких видов отпуска ему положено, не теряет остатки за прошлые периоды, проверяет планируемый отпуск на соответствие ТК РФ и внутренним регламентам. Сотрудник в личном кабинете подаёт пожелания, руководитель согласовывает проверенные данные по подразделению, кадровик сводит финальный график и отправляет на подписание. Дальше система извещает каждого о начале отпуска, готовит приказ, обменивается данными с учётной системой. В Добыто мы реализовали разные схемы планирования: общее по организации, точечное по подразделениям (в рознице не все филиалы закрываются в один сезон), индивидуальное для спецкатегорий и топ-менеджмента — удобно посмотреть, как устроен планировщик графика отпусков 2026 с визуализацией наложений.

Официальные разъяснения по составлению графика и учёту мнения профсоюза публикует Роструд — актуальные позиции ведомства можно проверить на портале Роструда.

Стоимость ведения графика отпусков в сервисе КЭДО Добыто

Отдельной цены «за график отпусков» не существует — планирование и оформление отпусков входит в функционал тарифа КЭДО. Итоговая стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Базовые тарифы выглядят так.

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Что войдёт в итоговую сумму, зависит от того, нужна ли интеграция с 1С, какой вид подписи выбран и подключается ли электронный архив. Чтобы посчитать точнее под свою численность, удобнее свериться с актуальными тарифами сервиса Добыто.

Выводы: как кадровику составить график отпусков без ошибок

График отпусков обязателен почти для всех работодателей по статье 123 ТК РФ, утвердить его на 2026 год нужно не позднее 17 декабря 2025 года. Исключение — микропредприятия, НКО и работодатели-физлица, которые вправе заменить график другим документом по статьям 305 и 309.2 ТК РФ. Базовая форма — Т-7, допустим и собственный бланк с полным набором реквизитов. За отсутствие или дефектный график грозит штраф по ст. 5.27 КоАП: организации от 30 000 до 50 000 рублей, при повторе — до 70 000.

Что проконтролировать на практике: учесть пожелания сотрудников и приоритет льготников (несовершеннолетние, родители детей-инвалидов, многодетные, беременные), убедиться, что у каждого хотя бы одна часть отпуска не меньше 14 дней, согласовать проект с профсоюзом, ознакомить всех под подпись. В течение года вести график живым — вносить переносы и отзывы в графы Т-7, уведомлять каждого об отпуске за 2 недели и выплачивать отпускные за 3 дня.

Чем больше штат, тем выше цена ручной ошибки. При численности от нескольких сотен человек свести разделения, переносы и контроль 14-дневной части руками почти нереально без расхождений. Электронное ведение графика снимает эту трудоёмкость: система проверяет соответствие ТК РФ на этапе планирования, фиксирует ознакомления и не даёт утвердить дефектный документ.

Часто задаваемые вопросы