Как работают отпускные: расчёт и выплата в 2026 году

Отпускные — это средний заработок, который работодатель выплачивает сотруднику за дни ежегодного оплачиваемого отпуска вперёд, до того как человек уйдёт отдыхать. Из этой статьи вы поймёте, как устроен расчётный период, по какой формуле бухгалтер считает среднедневной заработок, в какой срок деньги обязаны лечь на карту и сколько с них удержат НДФЛ. Без лишней теории, на конкретных цифрах и с примером расчёта за 2026 год.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое отпускные и когда работодатель обязан их выплатить

Отпускные начисляют за каждый календарный день ежегодного оплачиваемого отпуска. По статье 115 ТК основной отпуск — 28 календарных дней за рабочий год. Право на первый отпуск возникает через шесть месяцев непрерывной работы, хотя по соглашению сторон отпуск дают и раньше. В графике отпусков, который компания утверждает не позднее чем за две недели до конца года, отдых каждого сотрудника уже расписан.

Главное, что отличает отпускные от зарплаты — срок. Зарплату считают по итогам месяца. Отпускные нужно рассчитать и выплатить заранее, не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Это прямое требование статьи 136 ТК. Если день выплаты падает на выходной, деньги перечисляют в предшествующий рабочий день, а не после. Логику в этом сроке искать необязательно, его просто нужно соблюдать — именно на нём чаще всего и спотыкаются.

Времени, в общем-то, хватает. О начале отпуска работника предупреждают не позднее чем за две недели, и в эти же сроки кадровая оформляет приказ. Так что бухгалтер успевает посчитать всё спокойно.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Правило трёх дней — самое частое, на чём горят работодатели. Перечислили деньги за два дня — всё, это нарушение 136-й статьи, и работник вправе требовать переноса отпуска. Я всегда говорю кадровикам: не выплатили вовремя или не предупредили за две недели — человек на законных основаниях гонит отпуск на другую дату. И будет прав.»

Расчётный период: за какие 12 месяцев считают отпускные

Расчётный период — это 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу начала отпуска. Человек идёт отдыхать в июле 2026 — значит, в расчёт берут период с 1 июля 2025 по 30 июня 2026. Месяц, в котором начинается отпуск, в период не входит.

Тут возникает первая развилка. Расчётный период бывает отработан полностью, а бывает — нет. Болел, был в командировке, сам отдыхал, сидел на простое — такие отрезки из расчёта выкидывают. И выплаты за эти дни тоже не учитывают. Если сотрудник проработал в компании меньше года, расчётный период — всё фактическое время с даты приёма до месяца отпуска.

Порядок расчёта среднего заработка описан в статье 139 ТК и в Положении, утверждённом постановлением Правительства № 922. Это и есть тот документ, на который смотрит бухгалтер, когда решает, какие выплаты брать, а какие нет. Все нюансы расчётного стажа удобно прогнать через калькулятор отпускного стажа в 2026 году — он сам отсекает периоды, которые не идут в зачёт.

Как считают среднедневной заработок: формула и коэффициент 29,3

Вся арифметика отпускных крутится вокруг одного числа — среднедневного заработка. Его-то и умножают на количество дней отпуска. А вот как его получить — зависит от того, полностью отработан период или нет.

Если расчётный период отработан полностью. Берём всю зарплату, начисленную за 12 месяцев, делим на 12 и ещё раз делим на 29,3. Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней, оно закреплено в статье 139 ТК. Формула короткая:

Среднедневной заработок = Зарплата за 12 месяцев / 12 / 29,3.

Если период отработан не полностью. Здесь считают сложнее. Сначала отдельно вычисляют количество учитываемых календарных дней в неполных месяцах: число отработанных дней в месяце делят на общее число календарных дней этого месяца и умножают на 29,3. Потом складывают: 29,3 умножить на количество полных месяцев плюс полученные дни неполных месяцев. И уже на эту сумму делят зарплату за период.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Самая занимательная арифметика начинается, когда человек брал больничный, отгул или сам отдыхал в расчётном периоде. Тогда коэффициент 29,3 применяется не ко всем месяцам, а только к полным. По неполным считаешь дни вручную. Кадровики реально просиживают за калькулятором часами, особенно если сотрудник дробил отпуск скопом на несколько кусков. Тут любая ошибка вылезает потом в недоплате.»

Пример расчёта отпускных в 2026 году

Разберём на цифрах. Менеджер Анатолий написал заявление на отпуск с 1 по 14 июля 2026 года — это 14 календарных дней. Устроился он в компанию 10 октября 2025 года. К началу отпуска у него восемь полностью отработанных месяцев, с ноября по июнь, и один неполный — октябрь.

Считаем октябрь. Анатолий отработал 22 календарных дня из 31. Делим 22 на 31, умножаем на 29,3 и округляем — получается 20,8 дня.

Теперь заработок. В октябре Анатолий получил 30 000 рублей, в остальные восемь месяцев — по 40 000. Итого за расчётный период: 40 000 умножить на 8 плюс 30 000, выходит 350 000 рублей.

Считаем учитываемые дни: 8 умножить на 29,3 плюс 20,8, получается 255,2. Среднедневной заработок — 350 000 разделить на 255,2, это 1371,47 рубля. Сумма отпускных: 1371,47 умножить на 14, выходит 19 200 рублей 58 копеек. Это начисленная сумма, до удержания НДФЛ.

Как рассчитать отпускные самостоятельно: пошаговая инструкция

Сроки выплаты отпускных и удержание НДФЛ в 2026 году

Сами отпускные перечисляют не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. А вот НДФЛ живёт по своему календарю. Налог удерживают в день фактической выплаты денег работнику. Перечисляют его уже по единым срокам, которые действуют с переходом на ЕНП.

На практике это выглядит так. Если отпускные выплатили в период с 1-го по 22-е число месяца, уведомление по НДФЛ подают до 25-го числа этого же месяца, а налог перечисляют до 28-го. По выплатам с 23-го по последнее число месяца сроки сдвигаются на следующий месяц. Когда 28-е выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день — в 2026 году такие переносы есть и в июне, и в июле, их легко прозевать.

Ставка НДФЛ — 13% с доходов в пределах годового лимита и 15% с суммы свыше. С 2026 года изменилась и форма 6-НДФЛ: отчётность сдают по шаблону из приказа ФНС от 1 сентября 2025 года № ЕД-7-11/757@. Дату выплаты отпускных в форме нужно отражать корректно, иначе налоговая вернёт расчёт.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Денежки за отпуск и НДФЛ с них живут в разных ритмах, и это сбивает с толку даже опытных зарплатников. Отпускные — строго за три дня до отдыха. Налог — удержал в день выплаты, а перечислил по единым срокам. Я держу под рукой производственный календарь на 2026: переносы из-за выходных — отдельный головняк, и именно на них чаще всего слетают сроки уплаты.»

Какие выплаты входят в расчёт отпускных, а какие нет

В расчёт среднего заработка берут выплаты, связанные с трудом: оклад, тарифную ставку, надбавки за квалификацию и стаж, доплаты за вредность и ненормированный день, премии, предусмотренные системой оплаты. Производственные премии учитывают по особым правилам — годовую распределяют пропорционально отработанному времени.

А вот что в расчёт не идёт: сами отпускные за прошлые периоды, больничные, командировочные, материальная помощь, разовые премии к праздникам и юбилеям, компенсация питания и проезда, любые выплаты социального характера. Логика простая — в средний заработок попадает только то, что человек заработал за труд, а не получил как поддержку.

Отдельно держим в голове МРОТ. С 1 января 2026 года он вырос до 27 093 рублей. Если средний дневной заработок, посчитанный по формуле, оказался ниже МРОТ из расчёта на полный месяц, отпускные доводят до уровня МРОТ. Для низкооплачиваемых должностей это рабочая проверка, которую нельзя пропускать.

Образцы кадровых документов для оформления и оплаты отпуска

Частые ошибки при начислении отпускных и цена каждой

Большинство проблем с отпускными — не злой умысел, а арифметика и сроки. Перечислю те, что вижу чаще всего, и во что они обходятся.

Выплата позже трёх дней. Деньги перевели за два дня до отпуска или в день начала — кажется мелочью, ведь сотрудник всё равно получил. Делают так, потому что приказ оформили в последний момент. Цена: нарушение статьи 136 ТК, право работника на перенос отпуска и риск штрафа по статье 5.27 КоАП — для организации до 50 000 рублей, при повторе больше.

Неверный расчётный период. Берут календарный год вместо 12 месяцев перед отпуском или забывают исключить больничные и прошлые отпуска. Делают, чтобы упростить расчёт. Цена: недоплата или переплата, перерасчёт задним числом, в худшем случае — претензия работника и проверка ГИТ.

Учли в среднем заработке лишние выплаты. В расчёт затащили матпомощь, разовую премию к юбилею или больничный. Цена: завышенная сумма, искажение базы НДФЛ и взносов, корректировка отчётности.

Пропустили проверку по МРОТ. У низкооплачиваемого сотрудника средний дневной получился ниже минималки, а отпускные не дотянули. Цена: недоплата, которую работник вправе взыскать с процентами по статье 236 ТК.

Эти грабли особенно больно бьют там, где сотрудник дробит отпуск на куски или берёт дни вперемешку с переносами. Наши специалисты в проектах по автоматизации отпусков первым делом закрывают именно расчётный блок — система сама подтягивает выплаты за период, отсекает исключаемые дни и не даёт кадровику ошибиться в неполном месяце.

Стоимость автоматизации отпусков и кадрового документооборота в КЭДО

Когда расчёт и оформление отпусков переводят в электронный вид, стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — интеграции с 1С, электронного архива, кастомных шаблонов. Тарификация в сервисе Добыто идёт за сотрудника в месяц, поэтому небольшая компания и крупный холдинг платят по-разному.

Тариф Бизнес идёт с минимальной оплатой — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Итоговая сумма зависит от численности персонала и объёма подключаемых модулей, поэтому актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под вашу компанию.

Компенсация за неиспользованный отпуск и отпуск при увольнении

Если сотрудник не отгулял положенные дни, при увольнении ему выплачивают денежную компенсацию за каждый неиспользованный день отпуска. Считают её через тот же среднедневной заработок — механика расчёта идентична отпускным. Количество дней к компенсации зависит от отпускного стажа: за полный год работы накапливается 28 дней, за неполный — пропорционально отработанным месяцам.

Заменить отпуск деньгами без увольнения можно только в части, превышающей 28 календарных дней, и только по заявлению работника — это статья 126 ТК. Основные 28 дней деньгами не выкупают, человек обязан их отгулять. Точную сумму к выплате при расставании удобно прикинуть через калькулятор отпуска при увольнении, чтобы не пересчитывать дни вручную по табелю.

Сроки и порядок отпусков регулирует Роструд — разъяснения и сервисы для проверки доступны на портале Онлайнинспекция.рф, там же можно задать вопрос инспектору труда по конкретной ситуации.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Компенсация при увольнении — то место, где недосчитанные дни всплывают сразу. Человек уходит, требует расчёт, а в табеле бардак, и непонятно, сколько дней он реально накопил. Когда график отпусков и табель ведутся в системе, остаток дней виден в личном кабинете в любой момент. Кадровику не нужно поднимать бумажки за три года и считать на коленке.»

Выводы: как работают отпускные от начисления до выплаты

Отпускные считают через среднедневной заработок за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска, умноженный на число дней отдыха. Ключевой коэффициент — 29,3, он применяется к полным месяцам, а по неполным дни считают вручную с учётом исключаемых периодов. Перечень выплат, которые входят в расчёт, и порядок определения среднего заработка закреплены в статье 139 ТК и Положении № 922. Основной отпуск — 28 календарных дней по статье 115 ТК.

Главное правило по срокам — выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска по статье 136 ТК, а если день выплаты падает на выходной, перечислить заранее. НДФЛ удерживают в день выплаты и перечисляют по единым срокам ЕНП, с оглядкой на переносы из-за выходных в 2026 году. Перед выплатой стоит проверить расчёт по МРОТ — с 1 января 2026 года он равен 27 093 рублям. Эти четыре точки — расчётный период, коэффициент 29,3, срок три дня и проверка по минималке — закрывают большинство ошибок при начислении.

Часто задаваемые вопросы