Ежегодный основной оплачиваемый отпуск: понятие, порядок предоставления в 2026 году

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск — это гарантированный Трудовым кодексом период отдыха продолжительностью не менее 28 календарных дней с сохранением места работы и среднего заработка. В этом материале разберем порядок предоставления отпуска: от возникновения права до выплаты отпускных, пошаговое оформление документов, случаи удлиненного отпуска и штрафы за нарушения. Вы получите готовый алгоритм действий для кадровика с учетом изменений 2026 года.

Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Понятие ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск закреплено в статье 37 Конституции РФ и конкретизировано в статьях 114-115 Трудового кодекса. Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск — это непрерывный период отдыха, который работодатель обязан предоставить каждому работнику, заключившему трудовой договор. Минимальная продолжительность — 28 календарных дней.

Ключевые характеристики ежегодного отпуска:

• Предоставляется ежегодно — работодатель не вправе заменить его денежной компенсацией (кроме случая увольнения)
• За работником сохраняется место работы и должность — уволить в период отпуска по инициативе работодателя нельзя
• Выплачивается средний заработок — отпускные рассчитываются по формуле, установленной статьей 139 ТК РФ
• Исчисляется в календарных днях — нерабочие праздничные дни не включаются
• Разделение на части допускается — но одна часть должна быть не менее 14 дней

Когда возникает право на первый отпуск

Статья 122 ТК РФ устанавливает общее правило: право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя.

По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Это именно право работодателя, а не обязанность — он может согласиться или отказать.

Кому работодатель обязан предоставить отпуск до истечения 6 месяцев

Статья 122 ТК РФ содержит перечень категорий работников, которым отпуск предоставляется авансом — до истечения полугода непрерывной работы. Работодатель обязан предоставить отпуск по заявлению:

• Женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него
• Работникам в возрасте до 18 лет
• Работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев
• Мужу — в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (статья 123 ТК РФ)
• Совместителям — одновременно с отпуском по основной работе (статья 286 ТК РФ)

Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.

Продолжительность основного отпуска — 28 дней и более

Статья 115 ТК РФ устанавливает минимум — 28 календарных дней. Работодатель вправе установить более длительный отпуск в коллективном договоре, трудовом договоре или локальном нормативном акте. Уменьшить отпуск ниже 28 дней нельзя ни при каких обстоятельствах.

Удлиненный основной отпуск по закону

Для определенных категорий работников федеральными законами установлен удлиненный основной отпуск. Это не дополнительный отпуск (он прибавляется к основному), а замена стандартных 28 дней на большее количество.

Категории работников с удлиненным отпуском:

• Несовершеннолетние работники (до 18 лет) — 31 календарный день (статья 267 ТК РФ)
• Инвалиды — не менее 30 календарных дней (статья 23 ФЗ N 181-ФЗ)
• Педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней в зависимости от должности и типа учреждения (статья 334 ТК РФ, постановление Правительства N 466)
• Научные работники с ученой степенью кандидата наук — 36 рабочих дней (ФЗ N 127-ФЗ)
• Научные работники с ученой степенью доктора наук — 48 рабочих дней
• Государственные гражданские служащие — 30 календарных дней (ФЗ N 79-ФЗ)
• Муниципальные служащие — 30 календарных дней (ФЗ N 25-ФЗ)
• Прокуроры и следователи — 30 календарных дней (ФЗ N 2202-1)
• Судьи — 30 рабочих дней (Закон РФ N 3132-1)
• Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб — от 30 до 40 суток (ФЗ N 151-ФЗ)

Как считать 28 календарных дней отпуска

Статья 120 ТК РФ устанавливает правило исчисления продолжительности: ежегодный отпуск исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Какие дни входят в отпуск

• Рабочие дни — входят и оплачиваются
• Выходные (суббота, воскресенье) — входят и оплачиваются
• Нерабочие праздничные дни — НЕ входят и НЕ оплачиваются (отпуск автоматически продлевается)

Нерабочие праздничные дни в России (статья 112 ТК РФ): 1-8 января, 23 февраля, 8 марта, 1 мая, 9 мая, 12 июня, 4 ноября.

Примеры расчета

Пример 1: отпуск с 1 по 28 июня 2026 года (28 дней). 12 июня — День России. Этот день не включается в отпуск, поэтому фактически работник выходит на работу 30 июня (отпуск продлевается на 1 день).

Пример 2: отпуск с 29 декабря 2026 по 25 января 2027. В этот период попадают праздничные дни 1-8 января. Все 8 дней исключаются из подсчета. Если работник взял 28 дней отпуска, он фактически отдыхает 36 дней (28 + 8 праздничных).

Исчисление стажа для ежегодного отпуска

Статья 121 ТК РФ определяет, какие периоды включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Это принципиально важно для расчета рабочего года каждого работника.

Периоды, включаемые в отпускной стаж

• Время фактической работы
• Время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место (ежегодный отпуск, праздничные дни, больничный, командировка)
• Время вынужденного прогула при незаконном увольнении с последующим восстановлением
• Период отстранения работника, не прошедшего медосмотр не по своей вине
• Время отпусков без сохранения зарплаты — не более 14 календарных дней за рабочий год

Периоды, не включаемые в отпускной стаж

• Время отсутствия на работе без уважительных причин (прогулы)
• Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет
• Отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 дней за рабочий год (дни сверх 14 сдвигают рабочий год)

Рабочий год каждого работника индивидуален — он начинается со дня приема на работу. Если в течение рабочего года были периоды, не включаемые в стаж, окончание рабочего года сдвигается на соответствующее количество дней.

Пошаговый порядок оформления ежегодного отпуска

Процедура предоставления ежегодного отпуска включает несколько обязательных этапов. Нарушение любого из них может привести к штрафу от ГИТ.

Шаг 1. Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (до 17 декабря). Форма — унифицированная Т-7 или разработанная работодателем. При наличии профсоюза — с учетом его мнения.

Шаг 2. Уведомление работника о начале отпуска

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала (статья 123 ТК РФ). Форма уведомления — произвольная, главное — наличие подписи работника и даты ознакомления.

Шаг 3. Получение заявления (при необходимости)

Если отпуск предоставляется по графику, заявление от работника формально не требуется — график обязателен для обеих сторон. Заявление необходимо, когда отпуск предоставляется не по графику (перенос, разделение на части, отпуск авансом).

Шаг 4. Издание приказа (форма Т-6)

Приказ о предоставлении отпуска издается на основании графика отпусков или заявления работника. Унифицированная форма Т-6 (для одного работника) или Т-6а (для группы). Работник знакомится с приказом под подпись.

Шаг 5. Оформление записки-расчета (форма Т-60)

Записку-расчет оформляют на основании приказа. Лицевую сторону заполняет кадровик, оборотную — бухгалтер. Документ содержит расчет среднего заработка и суммы отпускных.

Шаг 6. Выплата отпускных

Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). День выплаты в эти три дня не включается.

Шаг 7. Отметки в документах

Информация об отпуске вносится в личную карточку работника (раздел VIII формы Т-2), табель учета рабочего времени (коды «ОТ» или «09»), лицевой счет работника.

Кто выбирает время отпуска

По общему правилу время отпуска определяется графиком — а график составляет работодатель. Но отдельные категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время.

Работники, выбирающие время отпуска самостоятельно

• Несовершеннолетние (до 18 лет) — статья 267 ТК РФ
• Женщины перед декретным отпуском или после него, а также после отпуска по уходу за ребенком — статья 260 ТК РФ
• Мужья во время отпуска жены по беременности и родам — статья 123 ТК РФ
• Совместители — одновременно с отпуском по основной работе — статья 286 ТК РФ
• Один из родителей (опекунов) ребенка-инвалида до 18 лет — статья 262.1 ТК РФ
• Работники с тремя и более детьми до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 — статья 262.2 ТК РФ
• Ветераны боевых действий — ФЗ N 5-ФЗ
• Почетные доноры — ФЗ N 125-ФЗ
• Супруги военнослужащих — одновременно с отпуском военнослужащего — ФЗ N 76-ФЗ
• Работники, отозванные из отпуска — неиспользованная часть в удобное время

Разделение отпуска на части и отзыв

Статья 125 ТК РФ допускает разделение ежегодного отпуска на части по соглашению сторон. Обязательное условие — одна из частей не менее 14 календарных дней.

Оставшиеся 14 дней можно разбить как угодно — по 7 дней, по 5, даже по 1 дню. Но работодатель не обязан соглашаться на такое дробление. Разделение — это именно соглашение, а не одностороннее право работника.

Отзыв из отпуска

Отзыв допускается только с согласия работника. Категорический запрет на отзыв установлен для трех категорий:

• Работники до 18 лет
• Беременные женщины
• Работники на вредных и опасных условиях труда

Неиспользованная часть отпуска предоставляется по выбору работника в удобное время в текущем рабочем году или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год.

Штрафы за нарушение порядка предоставления отпуска

Нарушение права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск влечет ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Типичные нарушения и штрафы:

• Непредоставление отпуска два года подряд — штраф на организацию от 30 000 до 50 000 рублей
• Отсутствие графика отпусков — штраф от 30 000 до 50 000 рублей
• Неуведомление о начале отпуска за 2 недели — штраф от 30 000 до 50 000 рублей
• Задержка выплаты отпускных — штраф от 30 000 до 50 000 рублей + компенсация 1/150 ставки ЦБ за день
• Повторное нарушение — штраф от 50 000 до 100 000 рублей + дисквалификация руководителя до 3 лет

Автоматизация оформления отпусков в КЭДО

Сервис КЭДО Добыто позволяет автоматизировать все семь этапов оформления ежегодного отпуска и исключить нарушения сроков.

Заключение

Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.

Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.

Нормативные источники

Часто задаваемые вопросы