Что такое обязательное обучение сотрудников и чем оно отличается от добровольного

Обязательное обучение сотрудников — это перечень программ подготовки, инструктажей и проверок знаний, которые работодатель проводит в силу прямого требования закона, а не по собственному желанию. От добровольного развития персонала оно отличается одним: пропустишь — получишь предписание и штраф. Разберём, какие виды обучения обязательны в 2026 году, кто и как часто должен их проходить, какими нормативными актами они держатся и где проходит граница между обучением, которое организация обязана оплатить, и тем, что остаётся на усмотрение руководителя. Это часть большого материала про обучение персонала, где собраны все форматы подготовки — от наставничества до дистанционных курсов.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое обязательное обучение сотрудников и чем оно отличается от добровольного

Трудовой кодекс разводит две вещи, которые в обиходе путают постоянно. Статья 196 ТК РФ говорит, что необходимость подготовки и дополнительного профессионального образования работников для собственных нужд определяет работодатель сам. То есть курсы по тайм-менеджменту, тренинги по продажам, повышение квалификации бухгалтера — это его право, а не обязанность. Захотел — отправил, не захотел — не отправил. Но та же 196-я статья в части четвёртой добавляет: в случаях, предусмотренных федеральными законами, работодатель обязан проводить обучение, если это условие выполнения определённого вида деятельности. Вот тут и начинается обязательная зона.

Разница принципиальная. Добровольное обучение — инструмент удержания и роста. Обязательное — защита от штрафа, от несчастного случая, от отстранения работника по статье 76 ТК РФ. Не прошёл инструктаж по охране труда — к работе не допускают, и это не каприз кадровика, а норма закона. Статья 197 ТК РФ закрепляет за работником право на подготовку, которое реализуется договором между ним и работодателем. А вот обязанность работодателя обучать по охране труда, пожарной безопасности, гражданской обороне идёт уже от специальных норм — и игнорировать их нельзя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Кадровики часто думают, что обязательное обучение — это только про охрану труда. А по факту перечень шире. И самый частый косяк, который я вижу на проверках, — компания отлично закрыла ОТ, но забыла про вводный инструктаж по гражданской обороне. Инспектор приходит, просит журнал, а его нет. И вот за эту бумажечку, которой нет, прилетает отдельный штраф.»

Обучение по охране труда: главный блок обязательных программ

Самый объёмный пласт. Регулируется Постановлением Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021, которое действует с 1 сентября 2022 года. Этот порядок заменил старые ГОСТы и развёл обучение по охране труда на несколько отдельных видов, каждый со своей программой и периодичностью. Раньше всё было размазано, теперь структура жёсткая.

Обучение по программам — три типа, их в профессиональной среде называют просто буквами:

• Программа А — общие вопросы охраны труда и функционирования системы управления охраной труда (СУОТ). Это базовый курс для руководителей, специалистов по ОТ, членов комиссий.
• Программа Б — безопасные методы и приёмы выполнения работ при воздействии вредных и (или) опасных производственных факторов. Самая массовая программа, под неё попадает большинство рабочих специальностей.
• Программа В — безопасные методы и приёмы выполнения работ повышенной опасности, на которые оформляется наряд-допуск. Высотники, газоопасные работы, замкнутые пространства.

Помимо программ есть ещё два самостоятельных вида: обучение оказанию первой помощи пострадавшим и обучение применению средств индивидуальной защиты (СИЗ), если работник по нормам должен в этих СИЗ работать. Первая помощь — отдельная история. Новых сотрудников из обязательных категорий нужно обучить в течение 60 календарных дней с момента приёма, дальше — не реже одного раза в три года.

И отдельно — инструктажи. Их пять видов: вводный (при приёме, проводит специалист по ОТ), первичный на рабочем месте, повторный (не реже раза в полгода для большинства), внеплановый (при изменении процессов, после ЧП) и целевой (под разовую работу). Плюс стажировка на рабочем месте для тех, кто работает с вредными или опасными факторами. Периодичность обучения по программам — не реже одного раза в три года. Проверку знаний принимает комиссия, а члены комиссии и сами специалисты по ОТ обязаны пройти проверку в ЕИСОТ Минтруда.

Кого можно освободить от обучения по ОТ? Постановление № 2464 допускает освобождение офисных работников, которые используют только офисную технику и не сталкиваются с вредными факторами. Но таких работников нужно поимённо внести в перечень, утверждённый локальным актом, — просто не обучить и промолчать не выйдет. На практике в Добыто мы видим, что компании этот перечень либо не оформляют вовсе, либо забывают обновить после того, как офисный сотрудник начал ездить на производственные площадки. И тогда освобождение превращается в нарушение.

Как организовать обучение по охране труда: пошаговая инструкция

Пожарная безопасность: новые правила с 1 сентября 2025 года

Здесь в 2026 году нужно быть особенно внимательным, потому что правила поменялись. Старый Приказ МЧС № 806 от 18.11.2021, по которому работали несколько лет, утратил силу с 1 сентября 2025 года. Вместо него действует Приказ МЧС России № 1120 от 16.12.2024 — и он рассчитан до 1 сентября 2031 года. Кто учил людей по старым программам и решил, что галочка стоит навсегда, ошибается. Обучение придётся пересобрать под новые требования.

Базовый формат остался — противопожарный инструктаж. Те же пять видов, что и в охране труда по логике: вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой. Но круг тех, кого инструктируют, расширили. Теперь по приказу № 1120 противопожарные инструктажи проводят не только штатным работникам, но и командированным, сотрудникам подрядных организаций, стажёрам, практикантам и охране на объекте. Раньше с ними была вольница, теперь нет.

Второй уровень — дополнительное профессиональное образование в области пожарной безопасности для ответственных лиц. И вот тут самое жёсткое изменение. С 1 сентября 2025 года одного повышения квалификации или старого пожарно-технического минимума недостаточно. Ответственный за пожарную безопасность на объектах с массовым пребыванием людей (50 и более человек) или на взрывопожароопасных объектах, а также тот, кто проводит противопожарный инструктаж, должен иметь либо профильное образование по специальности «Пожарная безопасность» или «Техносферная безопасность», либо пройти профессиональную переподготовку. Просто курсы повышения квалификации больше не закрывают эту позицию.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«С пожаркой в 2025-2026 наступили на грабли почти все, кого я консультировала. Логика была простая: один раз отучили ответственного — и забыли. А тут сменился сам приказ, и старое удостоверение о повышении квалификации обнулилось. Я честно говорю клиентам: пройдитесь по всем, кто отвечает за пожарную безопасность, и проверьте их документы заново. Не по-старому, а под № 1120.»

Инструктажи фиксируются в журнале учёта противопожарных инструктажей — приказ предлагает рекомендуемую форму, и содержание журнала стало строже. Что приятно: новый порядок прямо допускает дистанционное обучение и использование электронной подписи при его проведении. То есть журнал инструктажей и листы ознакомления можно вести в электронном виде, не бегая с бумажками между цехами. Подробную информацию по нормативным актам в сфере пожарной безопасности публикует официальный портал МЧС России.

Гражданская оборона и защита от ЧС: про что забывают чаще всего

Это тот блок, который кадровики и специалисты по ОТ держат в голове в последнюю очередь, а зря. Обязанность обучать персонал в области гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций лежит на каждом работодателе, независимо от формы собственности. Регулируют сферу два постановления: ПП РФ № 841 от 02.11.2000 (по гражданской обороне) и ПП РФ № 1485 от 18.09.2020 (по защите от ЧС).

Логика такая. Каждый работник в течение месяца после трудоустройства проходит вводный инструктаж по ГО и ЧС, потом — ежегодный периодический инструктаж, плюс участвует в объектовых тренировках. Рядовому персоналу (условная группа Г) этого достаточно — ставка на практику и базовые действия при сигнале опасности. А вот руководитель организации и работник, назначенный ответственным за ГО, проходят дополнительное профессиональное образование — повышение квалификации в учебно-методическом центре или лицензированной образовательной организации, и периодичность тут раз в пять лет.

Штрафы за провал по ГО идут не по охране труда, а по отдельной статье — 20.7 КоАП РФ. Для юридических лиц это от 100 000 до 200 000 рублей. То есть формально компания может идеально закрыть ОТ и пожарку, а на гражданской обороне всё равно словить санкцию. Эти три блока — ОТ, ПБ и ГО — живут по разным нормативкам и проверяются разными ведомствами, и закрывать их нужно параллельно, а не по очереди.

Образцы кадровых документов для оформления обязательного обучения

Электробезопасность и профессиональное обучение для отдельных профессий

Для предприятий, где есть электроустановки, добавляется отдельный пласт — обучение и проверка знаний по электробезопасности с присвоением групп. Групп пять: от I (неэлектротехнический персонал, простой инструктаж) до V (для работ в электроустановках выше 1000 В). Каждая группа требует своей подготовки и периодической проверки знаний, а нарушения караются по статье 9.11 КоАП РФ. Электрику без действующей группы к работе не допускают — и это не формальность, а вопрос жизни.

Дальше идут профессии, где обучение вшито в саму возможность работать. Водители коммерческого транспорта проходят ежегодные занятия по безопасности дорожного движения. Медицинские работники — периодическую аккредитацию специалиста. Сотрудники опасных производственных объектов — аттестацию по промышленной безопасности в Ростехнадзоре. Для этих категорий действует та самая часть четвёртая статьи 196 ТК РФ: обучение обязательно, потому что без него человек просто не вправе выполнять работу. Здесь работодатель не выбирает — он обязан направить и оплатить.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Когда мы говорим про обязательное обучение по специальности, важно не путать его с повышением квалификации по желанию. Если медсестра не прошла аккредитацию — её нельзя допускать к работе, и это не про развитие, а про допуск. А вот если эйчар хочет отправить её на курс по новым стандартам ухода сверх обязательного — вот это уже добровольное, и тут компания решает сама. Граница проходит по слову обязан, а не хочу.»

При направлении на обязательное обучение с отрывом от работы действует статья 187 ТК РФ: за работником сохраняется место и средний заработок, а при обучении в другой местности оплачиваются командировочные. Все приказы о направлении, согласия и листы ознакомления удобно проводить через кадровый электронный документооборот: в сервисе Добыто приказ создаётся по шаблону, уходит сотруднику в мобильное приложение и подписывается с телефона, а не теряется в стопке на столе у кадровика.

Как фиксировать и хранить документы об обязательном обучении

Обучение без документов на проверке не существует: нет журнала инструктажа — значит, работник не был проинструктирован, со всеми вытекающими. Поэтому документальная часть не менее важна, чем само обучение.

Под каждый вид обучения — свой комплект. По охране труда это программы обучения, протоколы проверки знаний, журналы регистрации инструктажей, перечень освобождённых от обучения, удостоверения. По пожарной безопасности — журнал учёта противопожарных инструктажей по форме из приказа № 1120, удостоверения о ДПО ответственных. По ГО и ЧС — журнал вводного инструктажа, программы, документы о тренировках. По повышению квалификации — приказ о направлении (по статье 187 ТК РФ), договор с образовательной организацией, удостоверение или диплом, который вносится в личную карточку работника.

Сроки хранения этих документов привязаны к перечню Росархива и зависят от вида. Часть документов по обучению хранится 5 лет, часть — 45 и даже 50 лет, как материалы по охране труда, связанные с вредными условиями. Эти сроки нельзя сократить волевым решением, а бумажный архив через 10-15 лет превращается в проблему поиска. Электронный архив снимает этот вопрос: при переводе кадровых документов в КЭДО подписанные приказы и листы ознакомления хранятся в системе с сохранением юридической значимости по 63-ФЗ и 377-ФЗ, и доступ к ним остаётся даже спустя годы.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«За время работы сервиса мы подключили более 500 компаний к КЭДО, и почти в каждом проекте всплывала одна и та же история с обучением. Инструктажи проводят, а оформляют их кое-как — где-то лист потеряли, где-то подпись не собрали скопом со всей смены. Когда переводишь это в электронный вид, система сама не даёт закрыть инструктаж без подписи каждого. Это, скажем так, не самый очевидный плюс автоматизации. Вернее, он становится очевидным ровно в день проверки.»

Кто всё это ведёт — отдельный вопрос. В небольшой компании обязательное обучение тянет один кадровик в связке со специалистом по ОТ, в крупной — целое подразделение. Если вы планируете нагрузку и считаете, сколько людей нужно под кадровые и учётные задачи, пригодится расчёт численности HR-службы по нормативам — он помогает понять, хватает ли рук на весь объём обязательной отчётности.

Штрафы за отсутствие обязательного обучения сотрудников

Цена вопроса считается легко, потому что санкции прописаны в КоАП прямыми цифрами. Основной риск — по охране труда, статья 5.27.1 КоАП РФ.

Для должностных лиц и ИП по охране труда штраф ниже — 15 000-25 000 рублей, но при повторе должностному лицу грозит дисквалификация. А если необученный работник попадёт в тяжёлый несчастный случай, подключается уже Уголовный кодекс — статьи 143 и 216 УК РФ. И судебная практика тут жёсткая: даже когда к ЧП привели действия самого работника, суды часто признают работодателя виновным, потому что не доказана организация обучения. Отсутствующий журнал инструктажа становится прямым аргументом обвинения.

Стоимость организации обязательного обучения через КЭДО

Само обучение по программам ОТ, пожарной безопасности и ГО оплачивается отдельно — в аккредитованных учебных центрах, и цена зависит от программы и числа работников. А вот документальная обвязка — приказы, журналы, листы ознакомления, согласия — закрывается в системе кадрового электронного документооборота. Стоимость КЭДО Добыто зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора модулей.

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под вашу численность.

Выводы: что важно запомнить об обязательном обучении сотрудников

Обязательное обучение — это не одна программа, а несколько параллельных блоков, которые живут по разным нормативкам и проверяются разными ведомствами. Охрана труда держится на Постановлении № 2464 (программы А, Б, В, первая помощь, СИЗ, инструктажи, периодичность не реже раза в три года). Пожарная безопасность с 1 сентября 2025 года работает по новому Приказу МЧС № 1120 — старые удостоверения, выданные под № 806, нужно проверять заново. Гражданская оборона регулируется ПП № 841 и № 1485 с ежегодными инструктажами и пятилетним ДПО для ответственных. Плюс электробезопасность, профессиональное обучение для водителей, медиков и работников опасных объектов.

Практический вывод простой: закрывать эти блоки нужно одновременно, а не по очереди, и обязательно фиксировать документально. Самые частые нарушения — не отсутствие обучения как такового, а провалы в оформлении: незаполненный журнал, несобранные подписи, забытый перечень освобождённых от ОТ, просроченное удостоверение ответственного за пожарную безопасность. Расходы по статье 187 ТК РФ несёт работодатель, переложить их на работника нельзя, а при направлении с отрывом за сотрудником сохраняется место и средний заработок. На горизонте 2026 года тренд очевиден: законодатель переводит учёт обучения в цифру — электронный журнал инструктажей, дистанционное обучение с электронной подписью, электронный архив с длительными сроками хранения уже разрешены. Компании, перешедшие на электронный учёт заранее, проходят проверки спокойнее: вся цепочка подписей с отметками времени поднимается за минуту.

Часто задаваемые вопросы