Тождественность доверенности на бумаге и в электронном виде подтверждает нотариус: по статье 103.8 Основ законодательства о нотариате он изготавливает электронный образ бумажной доверенности и подписывает его своей УКЭП, по статье 103.9 делает бумажный документ, равнозначный электронному. Документ, изготовленный нотариусом, имеет ту же юридическую силу, что и исходный, федеральный тариф — 50 рублей за страницу. Для доверенностей в простой письменной форме этот путь закрыт: удостоверять равнозначность таких сделок закон запрещает. Если нотариальная доверенность нужна в электронном виде для Росреестра, суда или банка, её переводят у нотариуса; если сотрудник подписывает документы компании своей УКЭП физлица, бумажную доверенность заменяют машиночитаемой доверенностью (МЧД) с подписью руководителя.
Статья поможет выбрать способ под вашу ситуацию, проверить МЧД и её распечатку в реестре ФНС и на Госуслугах и не принять незаверенную распечатку за оригинал. Отдельно разобраны передоверие, отмена бумажной доверенности и отзыв МЧД, а также ошибки, после которых полномочия представителя не признают. Во второй половине статьи — пошаговая инструкция по замене бумажной доверенности на МЧД, требования к комплекту кадрового документа в КЭДО, образцы документов, стоимость подключения и ответы на частые вопросы.
Что закон понимает под тождественностью доверенности
Термин взят из Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утверждённых ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1. Статья 103.8 называет удостоверением равнозначности подтверждение тождественности содержания электронного документа, который изготовил нотариус, содержанию бумажного документа, который ему представили. Нотариус делает электронный образ бумажного документа и подписывает его своей квалифицированной электронной подписью, а требования к формату файла устанавливают Минюст совместно с Федеральной нотариальной палатой.
Обратное направление описывает статья 103.9: нотариус изготавливает документ на бумаге и удостоверяет, что он равнозначен электронному. Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной подписью, нотариус проверяет её и подтверждает принадлежность заявителю по Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». МЧД этому условию соответствует: её подписывают УКЭП руководителя организации, лица с правом передоверия или нотариуса. В обоих направлениях документ, изготовленный нотариусом, получает ту же юридическую силу, что и исходный.
Часть 2 статьи 103.8 не допускает удостоверение равнозначности для сделок, заключённых в простой письменной форме, и для документов, удостоверяющих личность. Доверенность — односторонняя сделка, поэтому доверенность организации на бланке с подписью директора и печатью нотариус в равнозначный электронный документ не переведёт. Через статью 103.8 проходит только доверенность, удостоверенная нотариусом.
Вне нотариата равнозначность бумажного документа и его электронного образа закон признаёт в отдельных процедурах. При приёме документов на регистрацию недвижимости МФЦ сканирует бумажные документы и заверяет электронные образы УКЭП своего должностного лица, и такие образы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные документы заявителя (части 13 и 13.3 статьи 18 Федерального закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»). Собственному скану организация такой статус придать не может.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Первое, что я выясняю в споре о подписи, — в каком режиме создан документ. Скан бумажной доверенности с росчерком директора — это электронный образ, файл с криптографической подписью — электронный документ, и от режима зависят требования к подписи, состав файлов и порядок подачи. Откройте свой файл: если в нём видно изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ.»
Проверьте свою бумажную доверенность: удостоверительная надпись нотариуса открывает путь к статье 103.8, доверенность на бланке организации переводится в электронный вид только выпуском МЧД.
Как подтвердить тождественность в вашей ситуации
Способ определяют два обстоятельства: в какой форме доверенность уже оформлена и в какой форме её примет тот, перед кем действует представитель.
| Ситуация | Как подтвердить | Основание | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Нотариальная доверенность на бумаге, нужна электронная: Росреестр, суд, банк | Нотариус изготавливает электронный образ и подписывает его своей УКЭП | Ст. 103.8 Основ о нотариате | Только для нотариально удостоверенной доверенности; тариф 50 руб. за страницу |
| Доверенность организации в простой письменной форме, представитель будет подписывать электронные документы | Выпустить МЧД с теми же полномочиями, подписать УКЭП руководителя, зарегистрировать в реестре ФНС | П. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ | Нотариус равнозначность не удостоверит (ч. 2 ст. 103.8 Основ) |
| Есть МЧД, получатель принимает только бумагу | Нотариус изготавливает бумажный документ, равнозначный МЧД | Ст. 103.9 Основ о нотариате | МЧД подписана КЭП, нотариус проверяет подпись; тариф 50 руб. за страницу |
| Есть МЧД, третье лицо проверяет полномочия представителя | Передать номер доверенности или файлы XML и подписи, статус проверяется в реестре ФНС или на Госуслугах | Распределённый реестр ФНС | Документ с силой оригинала на бумаге даёт только ст. 103.9 |
| Доверенность ещё не выдана, нужна нотариальная в электронной форме | Удостоверить доверенность у нотариуса сразу в электронной форме с УКЭП нотариуса | П. 2 ч. 1 ст. 17.2, ч. 1 ст. 17.5 63-ФЗ | Форма — по требованиям Федеральной нотариальной палаты |
| Документы на регистрацию недвижимости подаются лично через МФЦ | Предъявить бумажную доверенность: МФЦ сканирует её и заверяет образ УКЭП должностного лица | Ч. 8, 13 и 13.3 ст. 18 218-ФЗ | Представителю физлица нужна нотариально удостоверенная доверенность |
Сама организация подтвердить тождественность бумажной доверенности и МЧД не может. МЧД получает собственный номер и дату, а бумажная доверенность действует до истечения срока или до отмены. Если обе выданы на одни полномочия, заранее решите, отменять ли бумажную, и известите об этом представителя и контрагентов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Тариф нотариуса за удостоверение равнозначности
Федеральный тариф установлен статьёй 22.1 Основ: 50 рублей за каждую страницу бумажного документа при удостоверении равнозначности в любую сторону (подпункты 12.3 и 12.4 пункта 1). Если нотариус переводит электронный документ в иной формат, тариф составляет 60 рублей за 1 мегабайт (подпункт 12.14). За нотариальные действия вне нотариальной конторы тариф увеличивается в полтора раза. Сверх тарифа нотариус берёт плату за услуги правового и технического характера, и её размер в регионах различается.
Электронный образ нотариус изготавливает сразу после оформления. Файл записывают на носитель или направляют в нотариальную контору, куда обратится представитель, если он и доверитель находятся в разных городах.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Подпись представителя на самом документе его полномочий не подтверждает: полномочия проверяют отдельно и по своим правилам. Перед подачей документов через представителя я проверяю два обстоятельства — действует ли доверенность на дату подачи и в каком виде она подписана. Скан бумажной доверенности там, где требуется электронный документ с квалифицированной подписью, этот вопрос не закрывает.»
Перед визитом к нотариусу уточните у получателя, в каком виде он примет доверенность: электронный образ с УКЭП нотариуса, МЧД или бумажный экземпляр.
Как проверить МЧД и её распечатку
Машиночитаемая доверенность — это XML-файл, сформированный по утверждённой структуре, поэтому системы считывают полномочия из него автоматически. К файлу всегда прилагается электронная подпись доверителя, как правило отдельным файлом. Проверяют пару файлов: XML без подписи полномочий не подтверждает, а изображение доверенности тем более.
Статус доверенности проверяют в распределённом реестре ФНС. На портале единого блокчейн-хранилища машиночитаемых доверенностей ФНС по номеру доверенности и ИНН доверителя и представителя видно, действует ли доверенность и какие полномочия в ней указаны. Там же проверяют, не менялся ли файл после подписания и действительна ли подпись.
На Госуслугах проверка устроена по-другому: в сервис загружают сертификат представителя, XML-файл доверенности и файл отсоединённой подписи. Сервис проверяет действительность сертификата и доверенности и совпадение сведений о представителе в обоих файлах.
Факт: распечатанный электронный документ юридически остаётся копией электронного документа. Значение распечатке придаёт заверение: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии.
Если контрагент работает только с бумагой, вариантов два. Первый — передать распечатку с номером МЧД, чтобы получатель сам проверил статус в реестре ФНС. Второй — получить у нотариуса бумажный документ, равнозначный МЧД, по статье 103.9, если от вас требуют документ с силой оригинала.
Проверьте подпись руководителя на файле доверенности
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Для МЧД выберите откреплённую подпись и загрузите XML и файл .sig: форма сервиса Добыто покажет, кто и когда подписал доверенность и действует ли сертификат, регистрация не нужна.
Когда бумажной доверенности достаточно, а когда нужна МЧД
Бумажная доверенность сохраняет силу там, где представитель действует лично и получатель принимает бумагу: подписывает документы собственноручно, получает корреспонденцию, представляет организацию в офисе контрагента. В электронном документообороте правила другие. По пункту 2 части 1 статьи 17.2 63-ФЗ представитель юридического лица подписывает электронный документ своей квалифицированной подписью и одновременно представляет доверенность в электронной форме. Её подписывает УКЭП лицо, действующее от имени организации без доверенности, лицо с правом передоверия или нотариус, если доверенность нотариальная.
С 1 сентября 2023 года новым сотрудникам не выдают квалифицированные сертификаты с указанием организации. У руководителя — УКЭП, которую бесплатно выдаёт удостоверяющий центр ФНС, у сотрудника — УКЭП физического лица из аккредитованного коммерческого удостоверяющего центра и МЧД от организации. УКЭП физлица можно получить и в сервисе государственных электронных подписей, но для квалифицированной подписи там нужен биометрический загранпаспорт.
Подпись под МЧД руководитель ставит своей УКЭП, обычно отсоединённой: XML и файл подписи затем регистрируют в реестре и передают вместе.
Полезно знать: МЧД не ссылается на конкретный сертификат, система сверяет данные физического лица в сертификате представителя с данными в доверенности. Доверенность можно оформить до того, как сотрудник получит подпись, заполнив сведения о нём вручную.
Одной доверенности на сотрудника часто не хватает, потому что правила работы с МЧД устанавливают сами площадки. Доверенность, оформленная в личном кабинете системы маркировки, используется только в этой системе. Для закупок по 44-ФЗ и закупок у субъектов малого предпринимательства по 223-ФЗ её создают в личном кабинете на портале закупок, а работа с отчётностью в фонд и налоговую — отдельные сценарии со своими требованиями.
В практике Добыто число доверенностей считают по сценариям работы сотрудника и ведут реестр МЧД в разрезе сотрудников и систем. Без такого реестра при увольнении не восстановить, что и где нужно отозвать.
Порядок выбора формы МЧД меняется. Сейчас в первую очередь применяют формы, которые разместили операторы информационных систем, и только при их отсутствии — форму с портала Госуслуг. Федеральный закон от 04.08.2026 № 315-ФЗ с 1 сентября 2027 года закрепляет другое правило: полномочия представителя организации или ИП по общему правилу подтверждает МЧД по единой форме Минцифры, размещённой на Госуслугах, а формы операторов используются факультативно. ФНС и Минцифры параллельно интегрируют распределённый реестр МЧД с Госуслугами, первый обмен доверенностями ожидается до конца 2026 года.
Кейс из практики: ключом руководителя воспользовалось постороннее лицо, и за один день, в разгар выездной налоговой проверки, от имени компании ушли 9 нулевых уточнённых деклараций. Компания узнала о них из требования налогового органа почти через месяц и успела только подать корректировки, а полномочия руководителя прекратились через полтора месяца после инцидента. Когда сотрудники подписывают документы своими УКЭП по МЧД, ключ руководителя остаётся только у руководителя, а полномочия каждого представителя снимаются отзывом его доверенности.
Составьте список систем, в которых сотрудник подписывает документы от имени компании: по нему определяется, сколько МЧД выпускать и в каком формате.
Как заменить бумажную доверенность на МЧД
Перевод бумажной доверенности в электронный вид силами организации означает выпуск новой доверенности, поэтому начинают с того, что уже выдано. До заполнения формы проверьте:
- кто подпишет МЧД: руководитель с УКЭП из удостоверяющего центра ФНС или лицо, которому доверенность выдана с правом передоверия;
- сведения о представителе: их вносят вручную, УКЭП физлица у него к этому моменту может ещё не быть;
- в какие системы пойдёт доверенность и какой формат они принимают: единый формат версии 003 Минцифры подходит и для налоговых органов, и для контрагентов, формат ФНС версии 5.03 работает только с налоговыми органами;
- какие полномочия записаны в бумажной доверенности: система может требовать их текстом или кодами из классификатора полномочий;
- срок бумажной доверенности и нужно ли её отменять после выпуска МЧД.
Форму заполняют в сервисе ФНС для создания и проверки доверенности в электронной форме. Сервис ведёт через три шага: выбор типа доверенности, ввод сведений и просмотр результата, после чего XML-файл скачивают.
Лайфхак: переносите полномочия из бумажной доверенности сотрудника в МЧД пункт за пунктом и не описывайте его работу заново. В общем классификаторе полномочий несколько тысяч записей, и подбор кодов с нуля занимает больше времени и чаще приводит к ошибкам.
Как выпустить МЧД вместо бумажной доверенности: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте сервис ФНС для создания доверенности в электронной форме, выберите единую форму и заполните номер и срок действия, сведения о доверителе и представителе, перечень полномочий. Скачайте сформированный XML-файл.
- Шаг 2. Подпишите XML квалифицированной подписью руководителя, то есть лица, которое действует от имени организации без доверенности. Подпись сохраните отдельным файлом.
- Шаг 3. Зарегистрируйте доверенность: загрузите XML и файл подписи в распределённый реестр ФНС. Регистрация идёт до загрузки в целевую систему, незарегистрированную доверенность система не примет.
- Шаг 4. Загрузите доверенность и подпись в систему, где представитель будет подписывать документы: у оператора ЭДО, в системе учёта, в КЭДО или в 1С.
- Шаг 5. Проверьте статус доверенности по её номеру в реестре ФНС.
- Шаг 6. Если бумажная доверенность дублирует МЧД и больше не нужна, отмените её и известите представителя и третьих лиц, для представительства перед которыми она выдавалась.
Передоверие: когда МЧД подписывает не руководитель
Доверенность, выданная в порядке передоверия, по общему правилу удостоверяется нотариально, но это правило не применяется к доверенностям, которые в порядке передоверия выдают юридические лица, руководители филиалов и представительств (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Срок такой доверенности не может превышать срок исходной (п. 4), а последующее передоверие не допускается, если его не предусматривает первоначальная доверенность или закон (п. 7). При электронном взаимодействии вместе с МЧД, выданной в порядке передоверия, представляют и исходную доверенность, которая допускает передоверие (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ).
Важный нюанс из практики: в системе маркировки отзыв родительской доверенности автоматически отзывает все дочерние. При увольнении это упрощает работу, но, отзывая МЧД руководителя среднего звена, вы одновременно снимаете полномочия со всех, кому он их передоверил. Перед отзывом проверьте, кому по этой доверенности переданы полномочия.
МЧД в КЭДО: кто подписывает кадровые документы за работодателя
Со стороны работодателя трудовой договор нельзя подписать неквалифицированной подписью. Кадровые документы за компанию подписывает руководитель своей УКЭП или уполномоченный работник УКЭП физлица с МЧД. Работник со своей стороны подписывает большую часть документов УНЭП, если это предусмотрено локальным актом, а для части заявлений, например на отпуск или командировку, достаточно ПЭП. Подписи разных видов с двух сторон одного документа закон допускает.
Если вы работодатель и кадровые документы у вас подписывает не директор, а специалист по кадрам, бумажная доверенность для КЭДО не подходит: к каждому документу, подписанному по доверенности, прилагается МЧД, опубликованная в реестре. Делегирование права подписи оформляют приказом, а порядок подписания описывают в положении о КЭДО.
Важный нюанс из практики: по требованиям Минтруда к структуре хранения кадровых электронных документов комплект документа, подписанного усиленной подписью, включает XML-файл, файл подписи, PDF-файл и МЧД, если документ подписан по доверенности. Отдельно от этого комплекта доверенность не хранят.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Машиночитаемая доверенность — обязательная часть кадрового документа, подписанного по ней. Выбирая систему КЭДО, спрашивайте у поставщика, выгружает ли система комплект целиком: документ, файл подписи и доверенность. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, картинка на экране их не заменит.»
В 1С:ЗУП 3.1 доверенности, по которым подписываются кадровые документы, ведут в отдельном справочнике: раздел «Настройка», пункт «Машиночитаемые доверенности (КЭДО)».
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи сотруднику и первые кадровые действия с ней: совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.
Образцы МЧД, доверенности и документов о делегировании подписи
Комплект нужен для оформления полномочий подписанта в электронном документообороте, первым откройте образец МЧД со структурой XML-файла.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
| Доверенность на получение сертификата электронной подписи | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников (XLSX) | Скачать |
Как отозвать доверенность на бумаге и МЧД
Лицо, выдавшее доверенность, может отменить её в любое время, а соглашение об отказе от этого права ничтожно (п. 2 ст. 188 ГК РФ); исключение — безотзывная доверенность по статье 188.1. После отмены доверитель обязан известить представителя и известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми выдана доверенность (п. 1 ст. 189).
Дальше порядок зависит от формы доверенности и способа извещения:
- нотариальная доверенность отменяется у нотариуса, сведения об отмене он вносит в реестр нотариальных действий, и третьи лица считаются извещёнными на следующий день после внесения;
- доверенность в простой письменной форме — сведения об отмене можно внести в реестр распоряжений об отмене доверенностей, и третьи лица считаются извещёнными на следующий день после внесения;
- публикация сведений об отмене доверенности в простой письменной форме в официальном издании, где публикуются сведения о банкротстве, требует нотариально засвидетельствованной подписи на заявлении, и третьи лица считаются извещёнными по истечении 1 месяца со дня публикации.
Сведения обоих реестров Федеральная нотариальная палата предоставляет в интернете бесплатно и круглосуточно, а выписка из реестра распоряжений об отмене доверенностей у нотариуса стоит 100 рублей по федеральному тарифу. Представитель после прекращения доверенности обязан немедленно вернуть её (п. 3 ст. 189).
Цена промедления с извещением — сделки бывшего представителя. Если третьему лицу предъявили доверенность, о прекращении которой оно не знало и не должно было знать, права и обязанности, приобретённые в результате действий такого представителя, сохраняют силу для организации (п. 2 ст. 189 ГК РФ).
Отзыв МЧД
МЧД для налоговых органов отзывают заявлением в электронной форме по формату ФНС, подписанным КЭП руководителя организации или ИП: в заявлении указывают реквизиты отзываемой доверенности, после чего она перестаёт действовать. Доверенности, оформленные в личном кабинете отдельной системы, например системы маркировки, отзывают там же, и сделать это может только руководитель организации, сотрудник отозвать собственную доверенность не может. Отзыв доверитель выполняет сам, в любое время суток и без обращения в удостоверяющий центр.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «При увольнении я начинаю с доверенности, сертификат отзываю вторым. Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним: он вправе получить новую УКЭП физлица и продолжить подписывать документы от имени компании по действующей МЧД. Полномочия принадлежат работодателю, поэтому отзовите МЧД в день решения об увольнении и проверьте, не выданы ли на её основе доверенности следующего уровня.»
Внимание: обращение в удостоверяющий центр не прекращает действие сертификата сразу. Центр вносит запись в реестр сертификатов в течение 12 часов, действие сертификата прекращается с момента внесения записи (ч. 7 ст. 14 63-ФЗ), и документы, подписанные в этот промежуток, считаются подписанными владельцем.
В практике Добыто отзыв МЧД стоит в чек-листе увольнения отдельной строкой, до пунктов об отзыве сертификата и сдаче носителя под роспись. В течение суток после увольнения статус доверенностей и сертификата проверяют по реестру ФНС или на Госуслугах.
Ошибки, из-за которых полномочия представителя не признают
Три ошибки приводят к тому, что документ подписан без подтверждённых полномочий, хотя подпись на нём исправна.
- Скан бумажной доверенности вместо МЧД. Так поступают, когда сотрудник уже получил УКЭП физлица, а новую доверенность не оформили. Пункт 2 части 1 статьи 17.2 63-ФЗ требует доверенность в электронной форме, подписанную УКЭП доверителя, а скан, сделанный самой организацией, такой подписи не содержит.
- Ключ директора у бухгалтера вместо МЧД. Практика распространена, потому что избавляет от оформления доверенности, но нарушает законодательство об электронной подписи. Известны случаи, когда бухгалтер подавал ключом директора отчётность с ошибками, организация получала штрафы, а разбирательства длились долго. Ссылка руководителя на утрату контроля над ключом от ответственности не освобождает: обеспечивать конфиденциальность ключа обязан владелец по статье 10 63-ФЗ.
- Доверенность без даты совершения. Такая доверенность ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ), и действия представителя по ней полномочиями не подкреплены.
Последствия определяет статья 183 ГК РФ: сделка, совершённая без полномочий или с их превышением, считается заключённой от имени и в интересах того, кто её совершил, пока представляемый её не одобрит. Для организации это спор о том, чья это сделка, и необходимость отдельно одобрять каждый документ, подписанный по дефектной доверенности.
Стоимость КЭДО с подписанием документов по МЧД: тарифы и сроки подключения
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли УКЭП тем, кто подписывает кадровые документы за работодателя по доверенности.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: сотрудников неограниченно, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП для сотрудников через удостоверяющие центры-партнёры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников, выбранного тарифа и количества УКЭП для уполномоченных подписантов; состав тарифов и актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Равную юридическую силу бумажной и электронной версии доверенности придаёт нотариальное удостоверение равнозначности, и доступно оно только для нотариальных доверенностей. Доверенность организации на бланке заменяют новой МЧД с УКЭП руководителя и отдельно решают, отменять ли бумажную. Полномочия по МЧД подтверждаются в реестре ФНС и на Госуслугах, незаверенная распечатка остаётся копией, а при уходе представителя первой отзывают доверенность, затем сертификат.
Кадровую часть этой задачи Добыто ведёт в одном сервисе: в тарифе «Бизнес» сотрудники подписывают документы ПЭП, УНЭП и УКЭП, документы синхронизируются с 1С:ЗУП и хранятся в электронном архиве.
Частые вопросы о тождественности доверенности и МЧД
Нужна ли МЧД директору и индивидуальному предпринимателю?
Нет, если они подписывают документы сами. Директор работает по сертификату руководителя, полученному в удостоверяющем центре ФНС, а ИП, подписывающему свои документы, доверенность не нужна. Когда руководитель и лицо, работающее в системе, — один и тот же человек, МЧД не требуется. Доверенность понадобится, как только от имени организации начнёт подписывать другой человек: заместитель, главный бухгалтер или специалист по кадрам.
Нужно ли переоформлять МЧД после перевыпуска подписи сотрудника?
Нет, если данные сотрудника не изменились: доверенность не привязана к конкретному сертификату, и система сверяет сведения о физическом лице. Если изменились фамилия или другие данные представителя, сведения в новом сертификате и в МЧД разойдутся, и доверенность выпускают заново. При удалённом перевыпуске подписи через личный кабинет налоговой старый сертификат аннулируется автоматически, поэтому интеграции, в которых он был прописан, перестают работать сразу.
Может ли представителем по МЧД быть другая организация?
Да. По пункту 2 части 1 статьи 17.2 63-ФЗ от имени юридического лица по доверенности может действовать физическое лицо, индивидуальный предприниматель или иное юридическое лицо. Электронный документ в этом случае подписывает квалифицированной подписью сам представитель, а к документу прилагается доверенность, подписанная УКЭП доверителя. При приёме налоговой отчётности от уполномоченного представителя ФНС достаточно, чтобы ИНН и КПП налогоплательщика совпадали в МЧД и декларации: сокращённое наименование «ООО» в системе и полное в доверенности ошибкой не считается.
Нужно ли перевыпускать МЧД при смене адреса организации?
Не всегда. Если при смене адреса меняется КПП, например при переходе в другую инспекцию, перевыпускать МЧД для налоговой не требуется, когда доверенность оформлена на все территориальные налоговые органы или новая инспекция есть в указанном в ней списке. В остальных случаях выпускают новую доверенность с актуальными сведениями, а прежнюю отзывают заявлением в налоговый орган.
Какие коды полномочий указать в МЧД для налоговой?
Полномочия доверитель выбирает сам по справочнику «Полномочия представителя налогоплательщика». Чтобы представитель подписывал и представлял документы и отвечал на требования налогового органа, обычно указывают одновременно коды 03, 21 и 22: они дают право подписывать и представлять документы и получать документы от налоговых органов. Код 99 наделяет представителя всеми возможными полномочиями и заменяет остальные коды.
Сколько действует доверенность, если срок в ней не указан?
Один год со дня совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Исключение — нотариальная доверенность для действий за границей без указания срока: она сохраняет силу до отмены лицом, которое её выдало (п. 2 ст. 186). В МЧД срок действия заполняют при создании, вместе с номером доверенности, и после его истечения программа не даст подписать документ по такой доверенности.
Примет ли суд доверенность представителя в электронном виде?
Да, в формах, которые описал Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57. Если обращение не требует подписания УКЭП, представитель прилагает доверенность в виде электронного образа, заверенного простой электронной подписью лица, которое подаёт документы. Нотариальную доверенность в виде электронного образа заверяет УКЭП нотариус. Суд вправе потребовать подлинник: по части 8 статьи 75 АПК РФ при представлении копий в электронном виде суд может истребовать оригиналы.
