Реестр доверенностей МЧД — это две системы учёта. Первая — распределённый реестр ФНС: в нём регистрируется каждая машиночитаемая доверенность и по нему любая сторона проверяет её статус. Вторая — внутренний учёт компании: кто, за какую организацию, в какой системе и до какой даты подписывает документы. МЧД нужна, когда сотрудник подписывает документы от имени организации: он работает по своей УКЭП физического лица, а полномочия подтверждает доверенность в формате XML с подписью руководителя. Руководителю, который действует без доверенности, и ИП, который подписывает свои документы, МЧД не нужна. Главное различие для учёта: МЧД для ФНС, ЕИС и системы маркировки выпускаются и отзываются по разным правилам, поэтому у одного сотрудника бывает несколько доверенностей.
Материал поможет посчитать, сколько доверенностей нужно каждому подписанту, собрать поля внутреннего реестра, выпустить МЧД через сервис ФНС и отозвать её при увольнении так, чтобы не потерять передоверенные полномочия. Отдельно разобраны подписание кадровых документов в КЭДО и события, при которых доверенность перевыпускать не нужно. Сценарная таблица событий, порядок отзыва, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому нужна МЧД: сертификат руководителя и сертификат сотрудника
До перехода на МЧД полномочия сотрудника записывали прямо в сертификат электронной подписи: в нём стояли данные работника и данные организации. Из такого сертификата нельзя было понять, для каких действий компания его выдала. Теперь у сотрудника один сертификат с данными физического лица, а полномочия вынесены в отдельный документ — машиночитаемую доверенность от каждой организации, за которую он подписывает. Было много сертификатов, стало один сертификат и несколько доверенностей.
Норма закреплена в статье 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сертификат юридического лица с указанием руководителя выдаёт удостоверяющий центр ФНС либо аккредитованные центры, доверенные ФНС. Первичная выдача идёт лично, по доверенности руководитель такой сертификат не получает. Переходный период, когда сотрудники подписывали документы по сертификатам с данными организации, завершился 1 сентября 2024 года: подпись таким сертификатом после этой даты юридической силы за организацию не имеет, сертификат нужно перевыпустить на физическое лицо.
Кто и чем подписывает документы от имени организации:
| Кто подписывает | Какой сертификат | Нужна ли МЧД |
|---|---|---|
| Руководитель, действующий без доверенности | УКЭП юрлица с указанием руководителя от УЦ ФНС | Нет |
| ИП, подписывающий свои документы | УКЭП ИП от УЦ ФНС | Нет |
| Сотрудник: бухгалтер, юрист, специалист по кадрам | УКЭП физического лица | Да, от каждой организации и под каждую систему со своими правилами |
| Внешний бухгалтер, который ведёт несколько компаний | Одна УКЭП физического лица | Да, по одной от каждой компании-доверителя |
| Работник, подписывающий свои кадровые документы в КЭДО | ПЭП, УНЭП или УКЭП | Нет: он подписывает от своего имени |
Последняя строка снимает частую путаницу в КЭДО: доверенность нужна тому, кто подписывает за работодателя, а не каждому работнику. Прежде чем заводить реестр, выпишите всех, кто сегодня ставит подпись от имени компании, и отметьте, по какому сертификату каждый из них это делает. В сервисе Добыто эти две группы разведены по видам подписи: ПЭП и УНЭП для работников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП подписантов со стороны работодателя поддерживается на тарифе «Бизнес».
Сколько доверенностей нужно одному сотруднику
Если сотрудник работает с несколькими сервисами — подписывает документы у оператора ЭДО, сдаёт отчётность, участвует в торгах, работает с маркировкой, — одной доверенностью не обойтись. Правила работы с МЧД устанавливает каждая площадка, где она применяется, и эти правила отличаются. Количество доверенностей зависит от количества сценариев, в которых работает сотрудник, а не от его должности.
- Система маркировки. Доверенность формируется только в личном кабинете самой системы и отзывается тоже только там. Для другой государственной системы она не годится.
- Закупки по 44-ФЗ и закупки у субъектов МСП по 223-ФЗ. Доверенность создаётся в личном кабинете на портале закупок.
- Остальные закупки по 223-ФЗ и коммерческие торги. Правила смотрят на конкретной площадке; большинство площадок принимают ранее созданную доверенность.
- Отчётность в ФНС и в Социальный фонд России. Разные сценарии по требованиям, под них нужны отдельные доверенности.
- ЭДО с контрагентами, система учёта алкоголя, подписание таможенных документов. Эти полномочия можно объединить в одной доверенности.
Отдельная сложность — выбор полномочий. Общий классификатор полномочий содержит несколько тысяч записей, и система-получатель может требовать либо текстовое описание, либо код из классификатора. С текстом вопросов меньше: ориентиром служат требования системы и бумажная доверенность, которая была у сотрудника раньше.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда нас спрашивают, почему на одного человека в компании пять доверенностей, ответ простой: каждая система-получатель устанавливает свои правила. Поэтому при переходе мы считаем не сотрудников, а сценарии: сколько разных систем, столько потенциально и доверенностей. Полномочия удобнее всего переносить из старой бумажной доверенности пункт за пунктом, а не описывать работу сотрудника заново. Сразу заведите реестр по сотрудникам и системам: без него при увольнении вы не вспомните, что и где отзывать.»
Для внешнего бухгалтера, который ведёт несколько компаний, это означает один токен вместо стопки: подпись выпускается на него как на физическое лицо, а к ней прикрепляются доверенности от каждой организации. Прекращая работу с одной из компаний, он не перевыпускает подпись — организация отзывает свою доверенность, ключ остаётся прежним. Составьте матрицу «сотрудник × система» и отметьте в каждой клетке, нужна ли отдельная МЧД или полномочие входит в уже выданную.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Реестр ФНС и внутренний реестр компании: что хранит каждый
МЧД — это файл в формате XML, и к нему всегда прилагается электронная подпись руководителя, как правило отдельным файлом. Структура XML позволяет площадкам и учётным системам считывать сведения автоматически. Чтобы доверенностью можно было пользоваться, её регистрируют в распределённом реестре ФНС — там же проверяют статус чужой доверенности и получают полные сведения о ней. Реестр построен на технологии распределённого реестра: узлами сети выступают ФНС и операторы ЭДО. Доверенность, загруженную через одного оператора, видят и другие, а статус обновляется синхронно.
У каждой МЧД есть уникальный номер из 36 символов. По нему в реестре ФНС проверяют, действует доверенность или отозвана. Полные сведения, включая перечень полномочий, открываются, только если известны 3 параметра: номер доверенности, ИНН доверителя и СНИЛС представителя.
Факт: проверка по номеру показывает только статус доверенности. Чтобы увидеть сами полномочия, нужны номер МЧД, ИНН доверителя и СНИЛС представителя одновременно.
Реестр ФНС отвечает на вопрос «действует ли эта доверенность». На вопрос «какие доверенности выдала наша компания, кому и где они используются» он не отвечает, а доверенности для системы маркировки в нём вообще не хранятся. Эту задачу закрывает внутренний реестр: таблица в учётной системе или отдельный журнал. Состав полей, который закрывает типовые вопросы при выпуске, продлении и отзыве:
| Поле внутреннего реестра | Какую задачу закрывает |
|---|---|
| ФИО и СНИЛС представителя | Поиск всех доверенностей сотрудника при увольнении; СНИЛС нужен для получения полных сведений в реестре ФНС |
| Организация-доверитель и её ИНН | Учёт в группе компаний и у внешнего бухгалтера |
| Номер МЧД (36 символов) | Проверка статуса и отзыв |
| Система, где применяется: ФНС, СФР, ЕИС, маркировка, оператор ЭДО, КЭДО | Понимание, где отзывать: доверенность системы маркировки отзывается только в её личном кабинете |
| Полномочия: текст или коды классификатора | Ответ на вопрос «может ли он подписать этот документ» без открытия XML |
| Дата выдачи и срок действия | Контроль окончания полномочий до того, как документ подпишут без них |
| Формат (002 или 003) | План перевыпуска: новые доверенности в формате 002 не создаются |
| Родительская доверенность при передоверии | Оценка последствий отзыва: вместе с родительской отзываются все дочерние |
| Статус: действует, истекла, отозвана | Сверка с реестром ФНС |
Поля «система» и «родительская доверенность» в реестре ФНС не найти, а при увольнении нужны именно они. Если бумажные доверенности в компании продолжают выдавать, ведите их в той же таблице: срок и полномочия контролируются одинаково, различается только способ отзыва.
Как выпустить МЧД на сотрудника и зарегистрировать её в реестре
Создать доверенность можно на сайте ФНС, в сервисах операторов ЭДО и удостоверяющих центров, на сайтах других контролирующих органов, которые с ней работают, на портале закупок, а также в собственной информационной системе, если она формирует XML по утверждённому формату. Сервис ФНС подходит небольшим компаниям, у которых доверенностей немного. С 1 марта 2025 года новые доверенности создаются в едином формате 003, формат 002 для новых МЧД не применяется; ранее выданные доверенности в формате 002 действуют до окончания указанного в них срока.
Как оформить МЧД через сервис ФНС: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сформируйте доверенность в сервисе ФНС: выберите единую форму, заполните сведения о доверителе и представителе, выберите полномочия и скачайте XML-файл.
- Шаг 2. Подпишите XML квалифицированной подписью руководителя, то есть лица, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности. Подпись создаётся отдельным файлом.
- Шаг 3. Загрузите XML-файл доверенности и файл подписи в распределённый реестр ФНС и дождитесь регистрации.
- Шаг 4. Загрузите доверенность и подпись в систему, где сотрудник будет работать, и настройте его роль и доступ.
- Шаг 5. Внесите номер МЧД, систему, полномочия и срок во внутренний реестр.
Порядок шагов 3 и 4 не меняется: незарегистрированную доверенность целевая система не примет. Для подписания на шаге 2 в криптопровайдере отмечают создание отсоединённой подписи — так получается пара «XML плюс файл подписи», которую принимает реестр.
Любое изменение XML-файла ломает подпись руководителя. Поэтому расширить полномочия, продлить срок или исправить опечатку в действующей МЧД нельзя: выпускается новая доверенность, а старая отзывается или дорабатывает свой срок. Если выпусков много, это аргумент за создание МЧД в учётной системе, а не вручную в сервисе ФНС.
Внимание: перевести обычную доверенность в PDF и подписать её квалифицированной подписью — это не МЧД. Машиночитаемость обеспечивает только XML-файл по утверждённому формату, зарегистрированный в реестре.
Шаблоны МЧД и приказа о делегировании подписи
Комплект нужен для первого выпуска: начните с образца XML, чтобы сверить состав сведений перед заполнением в сервисе ФНС.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
МЧД в КЭДО: кто подписывает кадровые документы за работодателя
По статье 22.2 ТК РФ работодатель подписывает кадровые электронные документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Если трудовые договоры, приказы и уведомления подписывает не директор, а специалист по кадрам или главный бухгалтер, ему нужны своя УКЭП физического лица и МЧД от организации с полномочием на подписание кадровых документов. Работнику доверенность не нужна: свои заявления и ознакомления он подписывает от своего имени той подписью, которая допустима для конкретного документа.
Внутри компании право подписи закрепляют приказом о делегировании: в нём указывают, кто подписывает какие кадровые документы. МЧД подтверждает эти полномочия для внешних систем и для проверки, приказ — для внутреннего контроля. Расхождение между ними — первое, что стоит проверить при аудите КЭДО: приказ называет одного подписанта, а доверенность выпущена на другого.
В 1С:ЗУП машиночитаемые доверенности для КЭДО заводятся в разделе настроек: там указывается, по какой МЧД уполномоченный сотрудник подписывает печатные формы. В сервисе Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически, поэтому подписант со стороны работодателя работает по тем же данным, что и кадровая система.
Контроль полномочий в КЭДО касается не только доверенностей работодателя, но и того, как работнику выдают подпись. Суды смотрят, кто фактически подписал документ и умеет ли работник пользоваться системой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кейс из практики: работник уволился по заявлению, поданному через систему КЭДО. У работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок создания личного кабинета, и районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 в иске отказал. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) решение отменил: в материалах не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении, решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023, работник выиграл: подпись выдали в день заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, и что в локальном акте описан порядок идентификации работника.»
В практике Добыто УКЭП для подписантов со стороны работодателя получают через партнёров — удостоверяющие центры. Перед подключением всей компании мы закладываем пилотную группу: на ней проверяют, что работники действительно способны подписывать документы сами.
События, при которых нужно проверить реестр доверенностей
Доверенность теряет силу по истечении срока автоматически. Если срок в ней не указан, по статье 186 ГК РФ она действует 1 год со дня совершения. Досрочное прекращение полномочий, например при увольнении, требует отзыва сразу, без ожидания конца срока. Часть событий, которые кажутся поводом для перевыпуска, на МЧД не влияют: доверенность не ссылается на сертификат, а сверка идёт по данным физического лица.
| Событие | Что делать с МЧД |
|---|---|
| Сотрудник увольняется или перестаёт вести организацию | Отозвать все доверенности сотрудника по всем системам, включая систему маркировки; проверить, не передоверял ли он полномочия |
| Сотрудник перевыпустил сертификат, данные физлица не изменились | Ничего: доверенность продолжает работать |
| Сменился руководитель, подписавший доверенность | Перевыпуск не нужен: доверенность выдаёт юридическое лицо, а не конкретный руководитель |
| Сотруднику нужны новые полномочия или новый срок | Выпустить новую МЧД; изменить действующую нельзя |
| Организация сменила адрес и налоговую инспекцию | Переоформлять не нужно, если МЧД выдана на все налоговые органы или уже содержит код новой инспекции и ИНН с КПП совпадают |
| Доверенность выпущена в формате 002 | Действует до своего срока; новую выпускать в формате 003 |
| Юрлицо ликвидировано, представитель умер или признан недееспособным | Доверенность прекращается по статье 188 ГК РФ; отметить статус во внутреннем реестре |
Больше всего действий требует увольнение: только по нему приходится идти в несколько систем. Настройте в реестре напоминание заранее, до окончания срока каждой доверенности, и отдельную отметку в обходном листе увольняемого: «доверенности отозваны».
Полезно знать: МЧД не связана с конкретным сертификатом. За 5 лет действия доверенности сотрудник может сменить несколько сертификатов, и перевыпускать доверенность не нужно, если его персональные данные не изменились.
Как отозвать доверенность МЧД при увольнении и смене полномочий
Отзыв оформляется заявлением в электронной форме по формату ФНС. Его подписывает квалифицированной подписью лицо, выдавшее доверенность, — руководитель организации или ИП, и направляет в налоговый орган, который принимал МЧД. В заявлении указывают факт отзыва и реквизиты доверенности, прежде всего её номер. Если МЧД выпускалась через оператора ЭДО или учётную программу, отзыв запускается из её интерфейса: программа сама сформирует заявление. Сотрудник свою доверенность отозвать не может.
Для доверенностей, которые живут вне реестра ФНС, порядок свой. Доверенность в системе маркировки отзывается только в личном кабинете этой системы. Бумажные доверенности отменяются по статье 189 ГК РФ: организация обязана известить об отмене представителя и известных ей третьих лиц, которым доверенность предъявлялась.
Передоверие меняет последствия отзыва: при отзыве родительской доверенности все доверенности, выданные в порядке передоверия, отзываются по цепочке автоматически. Для увольнения это удобно, для планирования — нет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Цепочка передоверия рушится сверху вниз автоматически. Отзывая доверенность руководителя среднего звена, вы одновременно лишаете полномочий всех, кому он что-то передоверил. Поэтому перед отзывом откройте внутренний реестр, отфильтруйте дочерние доверенности и заранее выпустите новые тем, кто должен продолжить работу.»
Во что обходится подпись директора в чужих руках
Распространённая замена доверенности — бухгалтер хранит токен директора и подписывает им отчётность, либо ведёт несколько организаций и держит подписи всех директоров. Так делают, чтобы не оформлять МЧД и не ждать директора для каждого документа. Практика нарушает законодательство об электронной подписи: по статье 10 63-ФЗ владелец обязан обеспечивать конфиденциальность ключа. Ссылка руководителя на то, что он утратил контроль над ключом, от ответственности компанию не освобождает.
Важный нюанс из практики: встречались случаи, когда бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдавал отчётность с ошибками; организация получала штрафы, а разбирательства шли долго. С МЧД полномочия бухгалтера ограничены доверенностью и отзываются одним заявлением, а подпись директора остаётся у директора.
Вторая сторона той же проблемы — доверенности контрагентов. Организации обычно не отслеживают их срок: доверенность пришла, её убрали в папку, и позже выясняется, что человек подписал документ, когда полномочий уже не имел. С машиночитаемой доверенностью просроченные полномочия обнаруживает программа. Проверяйте статус МЧД контрагента по номеру в реестре ФНС перед подписанием крупных сделок.
Стоимость подключения КЭДО с подписантами по МЧД в 2026 году
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа: численности, видов подписи и нужных интеграций. Подписанту работодателя по МЧД нужна УКЭП, поэтому для этой схемы ориентир — тариф, где УКЭП поддерживается.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников и того, сколько подписантов со стороны работодателя работает по УКЭП и МЧД. Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены указаны на дату публикации.
Выводы
Машиночитаемая доверенность отделила полномочия от сертификата: подпись у сотрудника одна, а доверенностей столько, сколько организаций и систем с собственными правилами. Реестр ФНС подтверждает статус конкретной МЧД, но картину всех выданных полномочий, передоверий и систем, где их отзывать, даёт только внутренний реестр компании. Изменить действующую доверенность нельзя, перевыпуск сертификата и смена директора её не затрагивают, а увольнение требует отзыва сразу во всех системах.
В Добыто подписанты работодателя подписывают кадровые документы УКЭП, работники — ПЭП или УНЭП, а данные синхронизируются с 1С:ЗУП, поэтому полномочия по МЧД и кадровые документы ведутся в одной связке.
Частые вопросы о МЧД
Можно ли выдать МЧД человеку, который не работает в компании?
Да. Доверенность можно выдать любому физическому лицу, как и бумажную: внешнему бухгалтеру, юристу, сотруднику управляющей компании. Трудового договора с доверителем не требуется. Представитель подписывает документы своей УКЭП физического лица, а организация отвечает за объём полномочий, которые указала в доверенности, и за своевременный отзыв.
Нужен ли нотариус для передоверия по МЧД?
Правила передоверия из Гражданского кодекса действуют и для МЧД. По статье 187 ГК РФ доверенность в порядке передоверия удостоверяется нотариально, кроме случаев, когда передоверяет юридическое лицо или руководитель филиала либо представительства. Цепочка «юрлицо — юрлицо — физлицо» оформляется без нотариуса. Передоверие внутри одной организации от сотрудника к сотруднику, например от главного бухгалтера бухгалтеру, требует нотариального удостоверения.
Что будет с документом, подписанным без действующей доверенности?
Проверка полномочий подписанта — задача получателя документа. Операторы ЭДО, как правило, не блокируют передачу документа с непрошедшей проверку МЧД, а показывают предупреждение. Сделка, заключённая без полномочий, создаёт риск оспаривания, но по статье 183 ГК РФ организация может её одобрить последующим действием руководителя. На небольших суммах получатели этим риском часто пренебрегают, на крупных — проверяют статус МЧД до подписания.
Действует ли электронная доверенность представителя в суде?
Для суда действуют отдельные правила. По постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 доверенность в виде электронного документа при подаче документов через представителя подписывается усиленной квалифицированной подписью представляемого лица и нотариуса. Подпись представителя на самом заявлении полномочия не подтверждает. Перед подачей проверьте, действует ли доверенность на дату подачи и в каком виде она подписана.
Нужно ли прикладывать МЧД к каждому документу?
Закон допускает несколько способов передачи. Первый — файл доверенности в пакете с каждым документом, но он увеличивает объём передаваемых данных и не гарантирует, что доверенность зарегистрирована. Второй — реквизиты доверенности (номер, дата, ссылка на информационную систему хранения) в самом документе, если формат документа предусматривает такие поля. Третий — передача реквизитов в метаданных вместе с документом через оператора ЭДО; он подходит и для неформализованных документов вроде договора в PDF. Для ФНС доверенность достаточно один раз передать в информационную систему получателя.
Кто вправе подписать доверенность в системе маркировки?
Руководитель организации либо доверенное лицо, уже зарегистрированное в системе и имеющее право передачи полномочий. При добавлении сотрудника выбирается одна роль: администратор или сотрудник без права подписи, который только просматривает информацию. Если при формировании выбрать сертификат сотрудника, данные подтянутся из его открытой части, но наличие сертификата на этом шаге необязательно. Отзывает такую доверенность только руководитель и только в личном кабинете системы маркировки.
