Доверенность на подпись документов и приказ о наделении правом подписи решают одну задачу разными способами. Приказ действует внутри организации и только в отношении её работников, доверенность выдаётся для представительства перед третьими лицами и может быть оформлена на любое физическое лицо, в том числе не состоящее в штате. Приказ живёт по правилам внутреннего делопроизводства, доверенность — по главе 10 Гражданского кодекса, со сроком, объёмом полномочий и собственным порядком отмены. Различие, от которого зависит выбор: документ остаётся внутри компании (приказ о приёме, график отпусков, ознакомление с ЛНА) — хватает приказа; документ уходит наружу или подписывается электронно от имени организации — нужна доверенность, а в электронном обороте её роль выполняет машиночитаемая доверенность.
Разберём, как основание полномочий попадает в трудовой договор по статье 57 ТК РФ, почему при подписании сертификатом физического лица МЧД стала обязательной с 1 сентября 2024 года и что меняется в требованиях к её реквизитам с 1 февраля 2026 года. Покажем таблицу выбора инструмента под конкретный сценарий и разберём три схемы подписания за директора, которые прямо нарушают закон об электронной подписи. Порядок отзыва доверенности и МЧД, образцы приказа и доверенности, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Приказ и доверенность: чем различаются основания полномочий
Прямого указания, каким документом передавать право подписи кадровых документов, в законе нет. Статья 20 ТК РФ говорит только о том, что права и обязанности работодателя осуществляют органы управления юридического лица или уполномоченные ими лица в порядке, установленном законами, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами и локальными нормативными актами. Отсюда и практика двух инструментов: приказ и доверенность.
Приказ оформляют на должностное лицо компании, с которым заключён трудовой договор. Доверенность по статье 185 ГК РФ — письменное уполномочие для представительства перед третьими лицами, и её можно выдать физическому лицу, которое в штате не работает. Отсюда практический критерий: если подписант не ваш работник, приказ невозможен в принципе, потому что приказ — распорядительный документ в рамках трудовых отношений.
Второй критерий — куда попадёт документ. Приказ о приёме, заявление на отпуск, лист ознакомления с ЛНА остаются в кадровом деле. Трудовой договор, справка для банка, документы в СФР, пояснения в ГИТ или в суд адресованы другому лицу, и это лицо проверяет полномочия подписанта по доверенности, а не по вашему внутреннему приказу, содержания которого он не видит.
Отдельная норма, из-за которой вопрос вообще возникает у кадровой службы: в трудовой договор включаются сведения о представителе работодателя, подписавшем договор, и основание, в силу которого он наделён соответствующими полномочиями. То есть в тексте договора придётся написать конкретный документ с реквизитами — «на основании доверенности от 12.01.2026 № 4» или «на основании приказа от 12.01.2026 № 7». Пустая формулировка «действующий на основании Устава» для лица, которое не является руководителем, здесь не работает.
| Основание полномочий | На кого оформляется | Где действует | Срок | Как прекратить |
|---|---|---|---|---|
| Приказ о наделении правом подписи | Только на работника организации | Внутренние кадровые документы | До отмены приказа или прекращения трудового договора | Новым приказом |
| Доверенность в простой письменной форме | На любое физическое лицо, в том числе не работника | Отношения с третьими лицами: договоры, банки, фонды, суды | Указанный в доверенности; без указания — год со дня совершения (статья 186 ГК РФ) | Отмена с извещением представителя и известных третьих лиц (статья 189 ГК РФ) |
| Нотариально удостоверенная доверенность | На лицо, которому полномочия передаются в порядке передоверия | Передоверие внутри организации, кроме случаев, когда закон его не требует | В пределах срока основной доверенности | Через нотариуса, сведения вносятся в реестр нотариальных действий |
| Машиночитаемая доверенность (XML) | На физическое лицо, у которого есть УКЭП физического лица | Подписание электронных документов от имени организации | Указывается в самой доверенности, с 1 февраля 2026 года это обязательный реквизит | Заявление об отзыве, подписанное УКЭП руководителя, в ту систему, где доверенность зарегистрирована |
Из таблицы видно, что приказ и доверенность различаются не силой, а адресатом и механикой прекращения. Приказ вы отменяете своим же документом и об этом никого не извещаете; доверенность, пока вы не известили третьих лиц об отмене, продолжает создавать для вас последствия.
Когда достаточно приказа, а когда нужна доверенность
Самая частая ошибка при выборе — решать вопрос «вообще», а не под конкретный поток документов. В одной и той же компании кадровик может подписывать приказы по личному составу на основании приказа директора и одновременно трудовые договоры на основании доверенности, и это не дублирование, а разные основания для разных адресатов.
| Ситуация | Что оформлять | Что критично |
|---|---|---|
| Специалист по кадрам подписывает приказы о приёме, переводе, отпуске; документы не выходят за пределы компании | Приказ о наделении правом подписи | Закрытый перечень видов документов и образец подписи; полномочие дублируется в должностной инструкции |
| Трудовой договор подписывает не руководитель | Доверенность | Реквизиты доверенности вносятся в договор как основание полномочий по статье 57 ТК РФ; дата доверенности не может быть позднее даты договора |
| Документы уходят третьим лицам: банк, СФР, контрагент, суд, проверяющий орган | Доверенность | Объём полномочий описан так, как его будет читать адресат, а не как удобно вам |
| Кадровое делопроизводство передано на аутсорсинг, подписант не в штате | Только доверенность | Приказ здесь юридически невозможен: распорядительный документ действует в рамках трудовых отношений, которых нет |
| Руководитель обособленного подразделения подписывает документы по кадрам своего подразделения | Доверенность от юридического лица | Полномочия по положению о подразделении сверяются с текстом доверенности, чтобы они не расходились |
| Документ подписывается электронно от имени организации сертификатом физического лица | Машиночитаемая доверенность | Доверенность регистрируется там, где её будет проверять приёмная система; полномочия берутся из классификатора |
Практический вывод из последних двух строк: бумажный приказ в электронном обороте от имени организации не заменяет ничего. Приёмная система читает не ваш приказ, а связку «сертификат физического лица плюс доверенность в машиночитаемом формате».
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о подписи решает не формат документа, а процедура. Когда мы разбираем дело, первый вопрос — в каком режиме создавался документ и чем подтверждены полномочия того, кто его подписал. Проверьте у себя две вещи: совпадает ли основание полномочий в тексте трудового договора с фактически действующим документом и не выдана ли доверенность позже той даты, которой подписан документ.»
Полезно знать: организации почти никогда не отслеживают срок доверенностей своих контрагентов: доверенность пришла, её убрали, срок неясен, и потом выясняется, что человек подписывал документ, когда полномочий уже не имел. С машиночитаемой доверенностью просроченная подпись не сработает: программа обнаружит истёкший срок и не даст подписать документ.
Когда доверенность не нужна
Оформлять доверенность на каждое действие внутри компании смысла нет, и лишние доверенности создают лишний объём работы по их отзыву. Доверенность не требуется в четырёх случаях.
- Подписывает сам руководитель. Его полномочия следуют из учредительных документов и подтверждаются сведениями ЕГРЮЛ, дополнительный документ не нужен.
- Работник подписывает свои собственные документы. Заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, лист ознакомления с ЛНА человек подписывает от себя, а не от имени организации.
- Документ не выходит за пределы организации, а подписант — её работник. Здесь достаточно приказа и записи в должностной инструкции.
- Индивидуальный предприниматель действует лично. Доверенность понадобится только на того, кто будет подписывать за него.
Отдельно про ситуацию, когда полномочий не было, а документ уже подписан. Гражданский кодекс допускает последующее одобрение сделки представляемым, и этим иногда закрывают разрыв. Но на кадровые документы такая конструкция ложится плохо: одобрить задним числом приказ о применении дисциплинарного взыскания или увольнении в споре с работником не получится, поэтому полномочия оформляют до, а не после.
Как проверить полномочия подписанта до того, как документ ушёл в дело
Проверка полномочий — обязанность того, кто принимает документ, а не того, кто его подписывает. В бумажном обороте проверять приходится вручную: смотреть срок доверенности, объём полномочий, наличие права передоверия и соответствие подписи образцу. В электронном обороте часть проверок делает машина, но только часть.
По машиночитаемой доверенности полные сведения смотрят по её уникальному номеру: это 36-символьный идентификатор, который содержится в самом файле. Сервис показывает, активна доверенность или её действие прекращено, кто доверитель, кто представитель и какие полномочия переданы. Чтобы увидеть полные сведения, нужны три параметра сразу: номер доверенности, ИНН организации-доверителя и СНИЛС представителя. Одного номера недостаточно — это сделано для защиты персональных данных.
Единое хранилище, откуда эти сведения берутся, — распределённый реестр машиночитаемых доверенностей ФНС России: доверенность, загруженная в реестр через одного оператора, проверяется и в системах других операторов, потому что узлы обмениваются статусами.
Вторая половина проверки относится не к доверенности, а к подписи: действует ли сертификат подписанта на дату подписания, тот ли это человек, что указан в доверенности, и не изменялся ли документ после подписания. Сертификат и доверенность между собой технически не связаны: срок у них разный, за пять лет действия доверенности человек может сменить несколько сертификатов, и это нормально. Поэтому сроки сверяют по двум документам отдельно.
Проверьте, кто и когда подписал ваш документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
В практике Добыто на этом месте вскрывается характерная вещь: компания уверена, что документ подписан директором, а проверка показывает сертификат физического лица без каких-либо сведений об организации. Дальше вопрос один — приложена ли к такому файлу машиночитаемая доверенность.
МЧД: доверенность, которая работает в электронном документообороте
Раньше полномочия были зашиты внутрь сертификата: в нём указывались и данные сотрудника, и данные организации. Из такого сертификата нельзя было понять, для каких именно действий организация его выдала и что им вообще можно подписывать. Теперь у сотрудника один сертификат с данными его как физического лица, а доверенности — от каждой организации, за которую он подписывает. Было много сертификатов, стал один сертификат и много доверенностей.
Даты перехода стоит держать в голове, потому что на них строятся все остальные требования. Сертификаты на сотрудника организации перестали выдавать с 1 сентября 2023 года. Выданные до 31 августа 2023 года действовали до окончания своего срока, но не позднее 31 августа 2024 года. С 1 сентября 2024 года подписание от имени организации возможно двумя способами: УКЭП руководителя либо УКЭП физического лица с приложенной машиночитаемой доверенностью. Требование установлено статьями 17.2 и 17.3 закона 63-ФЗ об электронной подписи.
Технически МЧД — это файл в формате XML: машиночитаемость обеспечивается строгой структурой, из которой система автоматически считывает доверителя, представителя, полномочия и срок. К файлу всегда идёт отдельный файл электронной подписи руководителя организации. Конструкция та же, что у отсоединённой подписи под любым другим документом, и терять второй файл нельзя: без него доверенность не подтверждается.
С 1 февраля 2026 года действуют скорректированные единые требования: приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001 изменил правила заполнения реквизитов, которые до этого определял приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857. Наименование организации указывается полностью и строго по ЕГРЮЛ, срок действия доверенности стал обязательным реквизитом, помимо идентификатора полномочия из классификатора приводится его наименование, а паспортные данные представителя из обязательных реквизитов исключены — идентификация идёт по СНИЛС и ИНН. Требования распространены на филиалы, представительства и обособленные подразделения. Ранее выданные доверенности продолжают действовать до истечения своего срока, перевыпускать их из-за смены требований не нужно.
Факт: общий классификатор полномочий содержит несколько тысяч записей, и ориентироваться в нём сложно. Система, в которой применяется доверенность, может требовать указания полномочий либо текстом, либо кодом из классификатора: с текстом вопросов меньше, трудности возникают именно с выбором кодов.
Второй вопрос, который ломает планирование, — количество доверенностей. Правила работы с МЧД устанавливают сами площадки, и они отличаются. Полномочия по работе с маркировкой, с системой учёта алкоголя, по таможенным документам и по сделкам с контрагентами частично объединяются в одну доверенность. А работа с порталом закупок и сдача отчётности в фонд и налоговую — разные сценарии с разными требованиями, и под них нужны отдельные доверенности. В системе маркировки доверенность вообще формируется только в личном кабинете самой системы, и отзывается тоже только там.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При планировании перехода считайте не сотрудников, а сценарии: сколько разных приёмных систем, столько потенциально и доверенностей у одного человека. Пять доверенностей на одного специалиста — не перестраховка, а следствие того, что каждая система устанавливает свои правила. Выпишите системы, в которых работают ваши подписанты, и только после этого считайте объём работы по выпуску.»
Как оформить МЧД на сотрудника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите УКЭП руководителя в удостоверяющем центре ФНС России, а сотруднику — квалифицированный сертификат физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре. Сертификат руководителя выдаётся один на организацию и записывается на носитель без права копирования.
- Шаг 2. Определите приёмную систему, в которой доверенность будет применяться, и посмотрите её правила: формат, способ передачи, требования к описанию полномочий.
- Шаг 3. Опишите полномочия. Рабочий приём — взять бумажную доверенность, которая была у сотрудника, и перевести её пункт за пунктом, а не пытаться заново описать его работу.
- Шаг 4. Сформируйте XML-файл: в сервисе налоговой службы, в личном кабинете площадки, в сервисе оператора документооборота или в собственной информационной системе.
- Шаг 5. Подпишите доверенность УКЭП руководителя. Файл подписи сохраняется отдельно и передаётся вместе с доверенностью.
- Шаг 6. Зарегистрируйте доверенность в реестре и передайте сведения о ней в систему, где будете подписывать. Если полномочия потребуется изменить, выпускается новая доверенность: любое изменение XML-файла ломает подпись под ним.
Передоверие остаётся по правилам Гражданского кодекса, и здесь машиночитаемый формат ничего не упрощает. Нотариальное удостоверение требуется во всех случаях, кроме передоверия от юридического лица юридическому лицу и цепочки с руководителем обособленного подразделения. Передоверие внутри организации, когда главный бухгалтер передаёт полномочия бухгалтеру, а руководитель юридической службы — юристу, идёт через нотариуса.
Образцы приказа, доверенности и сопутствующих документов
Комплект собран под задачу делегирования подписи; начинать стоит с приказа об ответственном и делегировании права подписи, остальное подтягивается под выбранную схему.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность: образец и структура XML | Скачать |
| Доверенность на получение сертификата электронной подписи | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Как отозвать доверенность и машиночитаемую доверенность
Отмена доверенности не исчерпывается решением руководителя. По статье 189 ГК РФ тот, кто выдал доверенность и затем её отменил, обязан известить об этом и представителя, и известных ему третьих лиц, перед которыми доверенность давала право представительства. Пока извещения не было, документ продолжает работать для того, кто о прекращении не знал.
Порядок извещения зависит от формы. Сведения об отмене доверенности, совершённой в нотариальной форме, вносит в реестр нотариальных действий нотариус. Отмену доверенности в простой письменной форме можно опубликовать в официальном издании, в котором публикуются сведения о банкротстве, и внести в реестр. Третьи лица, не извещённые ранее, считаются извещёнными на следующий день после внесения сведений в реестр. По прекращении доверенности представитель обязан вернуть её доверителю.
С машиночитаемой доверенностью механика другая, но принцип тот же: отзыв должен дойти до системы, которая проверяет полномочия. Заявление об отзыве подаётся в электронной форме в тот орган или ту систему, куда доверенность направлялась, по утверждённому ФНС формату (приказ от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@). Подписывает заявление УКЭП того же лица, которое выдавало доверенность, то есть руководителя. В заявлении приводятся реквизиты, однозначно идентифицирующие нужную доверенность среди всех ранее направленных этим доверителем. Отзыв доверенности, зарегистрированной в распределённом реестре, проходит в два этапа: сначала регистрируется отзыв в реестре, затем в информационном ресурсе налоговой. С этого момента доверенность перестаёт действовать. При отзыве основной доверенности прекращаются и доверенности, выданные по цепочке передоверия.
Систему, где доверенность создавалась, отзыв не выбирает: если МЧД оформлена в личном кабинете системы маркировки, отозвать её можно только там же. Универсальной кнопки, которая гасит все доверенности сотрудника разом, не существует.
Лайфхак: ведите реестр доверенностей по сотрудникам и системам. Без него при увольнении вы физически не вспомните, что и где отзывать, а доверенность продолжит действовать до истечения своего срока.
В практике Добыто отзыв полномочий мы ставим отдельным пунктом чек-листа увольнения, рядом с блокировкой доступов: кадровая служба закрывает учётную запись в системе, а доверенности, выданные в другие приёмные системы, остаются жить своей жизнью, если за них никто не отвечает.
Три схемы подписания за директора, которые обходятся дороже всего
Эти практики распространены и незаконны одновременно, и встречаются они чаще всего в кадровой службе и бухгалтерии.
- Сотрудник хранит подпись директора и подписывает ею документы. Схема очень популярная, но она прямо нарушает требования законодательства об электронной подписи: ключ подписи персонален, и владелец обязан обеспечивать его конфиденциальность по статье 10 закона 63-ФЗ.
- Один специалист ведёт несколько организаций и хранит подписи всех директоров. Появляются стопки токенов: они изнашивают порты, теряются, и управлять этим и неудобно, и небезопасно.
- Каждый документ носят директору на подпись или отдают ему токен. Это медленно, специалист не может оперативно работать с сервисами и проверять результат, а вместе с токеном директор рискует подписать несогласованный документ.
Доверенность снимает все три сценария одним решением. Сотрудник выпускает одну подпись на себя как на физическое лицо, и к ней прикрепляются права от разных организаций. Прекращая работу с одной из компаний, он не перевыпускает подпись: доверенность отзывается, а ключ остаётся прежним.
Внимание: если проверяющие установят, что руководитель утратил контроль над ключом подписи, у него запрашивают соответствующее заявление, проводится проверка, а подписанные документы считаются недействительными. Ссылка на утрату контроля над ключом не освобождает компанию от ответственности, а подтверждает нарушение.
Кейс из практики: специалист продолжал использовать подпись директора и сдавал отчётность с ошибками от его имени. Организация получила штрафы, а разбирательства оказались очень длительными. Стоимость такой экономии считается не в цене сертификата физического лица, а в часах юриста, которые уходят на объяснение, кто и на каком основании подписывал документы.
В кадровых документах цена ошибки другая. Трудовой договор, подписанный лицом без полномочий, и приказ, изданный на основании доверенности, датированной позже самого приказа, оспариваются работником в первую очередь: это первое, куда смотрит представитель работника, когда разбирает комплект документов. Ненадлежащее оформление трудового договора образует состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ, и штраф на юридическое лицо по нему составляет от 50 000 до 100 000 рублей. Восстановление на работе и оплата вынужденного прогула по итогам спора обходятся дороже, чем оформление доверенности, на которое требуется один рабочий день.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Заявление руководителя о том, что он не контролировал ключ, — худшая из возможных линий защиты: обязанность обеспечивать конфиденциальность ключа лежит на владельце сертификата. Если в компании кто-то подписывает документы ключом директора, перестраивать схему надо до проверки, а не после. Посмотрите, у скольких людей физически есть доступ к носителю с подписью руководителя, и сравните это число с тем, сколько доверенностей вы выдали.»
Право подписи в КЭДО: приказ, матрица ролей и маршрут документа
При переходе на кадровый электронный документооборот вопрос о приказе и доверенности превращается в вопрос о настройке. В системе документ идёт по маршруту согласования, а подписанты определяются не фамилией, а ролью в оргструктуре: руководитель подразделения, специалист по кадрам, руководитель кадровой службы. Основание полномочий при этом никуда не девается: роль в системе описывает, кто нажимает кнопку, а приказ или доверенность — почему у этого человека есть право подписывать.
Виды подписи для кадровых документов определяются статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Со стороны работодателя документы подписываются усиленной квалифицированной подписью уполномоченного лица. Со стороны работника для заявления на отпуск, ознакомления с ЛНА и расчётных листков достаточно простой подписи, а для трудового договора, договора о материальной ответственности и заявления об увольнении требуется усиленная. При этом равнозначность собственноручной подписи для УКЭП следует из закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена: без него равнозначности нет, и этот документ теряют чаще всего.
Мы закладываем матрицу подписей и ролей на этапе внедрения и фиксируем её в положении о КЭДО: по каждому виду документа указано, кто подписывает со стороны работодателя, каким видом подписи и на каком основании. При проверке ГИТ это даёт кадровой службе готовый ответ, почему конкретный приказ подписал не директор.
Важный нюанс из практики: компании часто выдают электронные подписи только после испытательного срока, считая это разумным с точки зрения безопасности. Следствие такого решения: трудовой договор и весь комплект документов при приёме остаются на бумаге навсегда, то есть самый документоёмкий момент в жизни сотрудника из электронного оборота исключается. Развилку стоит проходить осознанно: подпись при приёме и полностью электронный комплект либо подпись после испытания и бумажный приём.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «По процессам, которые вы перевели в электронный вид и на которые работник дал согласие, вы уже не оформите документы в бумаге. Это не добавление удобного канала, а смена способа, и откатиться назад по конкретному документу нельзя. Поэтому сначала опишите свои процессы и основания полномочий подписантов, и только потом выбирайте систему.»
Что проверить до того, как делегировать право подписи
- Устав и внутренние документы. Если порядок и перечень уполномоченных лиц там уже описаны, действуйте по ним, а не создавайте параллельную схему.
- Статус подписанта. Работник организации — возможен приказ; не работник — только доверенность.
- Перечень документов. Составьте закрытый список видов документов, которые подписывает уполномоченное лицо, и не пишите «иные кадровые документы».
- Адресаты. Отметьте, какие из этих документов уходят третьим лицам: по ним нужна доверенность независимо от наличия приказа.
- Электронный контур. Выпишите системы, в которых подписант работает от имени организации, и проверьте, требует ли каждая из них машиночитаемую доверенность и в каком формате.
- Сроки и отзыв. Определите срок полномочий и заранее опишите, кто и в какой момент отзывает доверенность при увольнении или переводе.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что выстраивать матрицу подписей некому, отдельный проектный офис для этого не нужен: в Добыто маршруты согласования и роли подписантов настраиваются на пилотной группе, а на всю компанию схема раскатывается после того, как на ней прошли первые документы.
Стоимость перехода на КЭДО и электронные подписи для подписантов
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченное число сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | в день подключения |
| УКЭП для руководителя и подписантов | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: актуальные условия приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду оплаченного периода.
Выводы
Выбор между приказом и доверенностью определяется двумя вопросами: состоит ли подписант в штате и кому адресован документ. Внутренние кадровые документы работника компании закрывает приказ о наделении правом подписи; всё, что уходит третьим лицам, и трудовые договоры требуют доверенности с указанием её реквизитов в тексте документа. В электронном обороте от имени организации роль доверенности выполняет машиночитаемая доверенность в формате XML, а её отзыв работает только тогда, когда доходит до системы, которая проверяет полномочия.
Мы настраиваем право подписи как часть внедрения КЭДО: описываем матрицу документов, видов подписи и оснований полномочий, а затем закрепляем её в положении и маршрутах согласования, чтобы у кадровой службы не оставалось документов, подписанных непонятно на каком основании.
Частые вопросы про доверенность, приказ и МЧД
Нужна ли МЧД, если кадровые документы подписываются только внутри компании?
Машиночитаемая доверенность нужна там, где документ подписывается от имени организации сертификатом физического лица и полномочия проверяет внешняя приёмная система. Работник, подписывающий собственное заявление или знакомящийся с ЛНА, действует от себя, и доверенность ему не требуется. Для внутренних кадровых документов основанием полномочий подписанта со стороны работодателя остаётся приказ или бумажная доверенность, а вид подписи определяется статьями 22.1-22.3 ТК РФ и положением о КЭДО.
Можно ли одной доверенностью закрыть и кадровые документы, и отчётность, и закупки?
Нет. Правила устанавливают сами приёмные системы, и они различаются: работа с порталом закупок и сдача отчётности в фонд и налоговую — разные сценарии с разными требованиями. Часть полномочий объединяется в одну доверенность, например работа с маркировкой, с системой учёта алкоголя и подписание документов по сделкам с контрагентами. Единого универсального решения на все системы сразу нет, поэтому объём работы считают по числу сценариев, а не по числу сотрудников.
У сотрудника закончился сертификат подписи. Нужно перевыпускать МЧД?
Нет. Сертификат и машиночитаемая доверенность между собой не связаны: в реквизитах сертификата не указывается доверенность, а в доверенности не указывается сертификат. Доверенность может быть выдана на пять лет, и за этот срок представитель сменит несколько сертификатов. Система проверяет соответствие персональных данных: подпись должна принадлежать тому лицу, на которое выдана доверенность. Сроки действия сертификата и доверенности контролируются отдельно друг от друга.
Сменился генеральный директор. Надо ли перевыпускать все доверенности?
Доверенность выдана от имени юридического лица, а не от имени конкретного человека, который его представляет, поэтому сама по себе смена руководителя её не прекращает. Перевыпуск потребуется, если новый руководитель решит изменить объём полномочий или отозвать ранее выданные доверенности. Отдельно учитывайте, что сертификат УКЭП юридического лица выдаётся на руководителя лично и при смене директора оформляется заново.
Можно ли выдать доверенность на подписание кадровых документов человеку, который не работает в компании?
Да, доверенность выдаётся любому дееспособному физическому лицу, в том числе не состоящему в штате: это прямое отличие доверенности от приказа. Так оформляют полномочия при передаче кадрового делопроизводства на аутсорсинг. Учитывайте два ограничения: представитель получает доступ к персональным данным работников, и обработка должна быть урегулирована по 152-ФЗ, а объём полномочий стоит описывать закрытым перечнем видов документов.
Нужно ли заверять машиночитаемую доверенность у нотариуса?
При выдаче доверенности организацией своему представителю нотариус не нужен: документ подписывается УКЭП руководителя. Нотариальное удостоверение требуется при передоверии, кроме случаев, когда доверенность оформляется от юридического лица юридическому лицу и цепочки с руководителем обособленного подразделения. Передоверие внутри организации, например от главного бухгалтера бухгалтеру, идёт через нотариуса, и техническая готовность конкретной нотариальной конторы к работе с электронными доверенностями заранее не гарантирована.
