В России государственные учреждения в обязательном порядке перешли на электронный документооборот, а для коммерческих организаций такой переход пока еще не является обязательным. У бизнеса есть время ознакомиться с решениями для кадрового ЭДО, протестировать системы, оценить все преимущества того или иного сервиса до выбора и внедрения.
Читайте, какой может быть оптимальная система КЭДО, и почему система «Добыто. КЭДО» таковой является, на что обратить внимание при выборе сервиса для кадрового документооборота.
Основные требования к системе КЭДО
Каждый работодатель предъявляет свои требования к системе кадрового электронного документооборота, поэтому универсальное решение найти трудно. Среди часто встречающихся требований можно отметить следующее:
- Веб-сервис для доступа к личному кабинету сотрудников. Персонал компании должен иметь возможность доступа к личному кабинету с любого устройства. Благодаря веб-сервису не требуется установка дополнительных приложений – зайти в личный кабинет, подписать документы, отправить заявление можно будет с любого устройства с доступом в интернет.
- Модуль интеграции с 1С:Зарплата и управление персоналом. Во многих компаниях кадровый учет ведется в 1С:ЗУП – логично, что работодатель выберет модуль интеграции с программой, а не будет дополнительно устанавливать отдельное ПО для кадрового ЭДО.
- Гибкие настройки маршрутов согласования. Часто кадровые документы должны быть согласованы не только с руководителем и сотрудником, но и с юристом, бухгалтером. Для этой цели подойдет последовательный маршрут согласования. Когда же кадровику нужно ознакомить всех сотрудников структурного подразделения с электронным документом под подпись, то можно использовать параллельный маршрут согласования.
- Удобство поиска и фильтрации электронных документов. Даже в небольшой компании за 1 год может накопиться большое количество кадровых документов. Интеллектуальный поиск с использованием искусственного интеллекта, реализованный в сервисе «Добыто. КЭДО» позволит быстро найти нужные документы.
- Поддержка всех видов электронных подписей. Основные электронные подписи, которые в соответствии с 63-ФЗ и ТК РФ можно использовать для подписания кадровых документов – простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись. Также должна быть предусмотрена поддержка машиночитаемых доверенностей. Поддержка «Госключа» и «Госуслуг» (подписей, выпущенных в данных сервисах) среди обязательных требований работодателей, как правило, отсутствует.
Разработчик системы КЭДО должен быть надежным – рекомендуется ознакомиться с отзывами клиентов и партнеров. Можно пообщаться со службой поддержки, уточнить, какие услуги предоставляются после внедрения сервиса, запросить демонстрацию. К таким надежным компаниям относится разработчик модуля «Добыто. КЭДО».
Безопасность кадрового ЭДО
Информационная безопасность при работе с кадровыми документами достигается несколькими способами. Во-первых, это соблюдение законодательства в сфере защиты персональных данных. Разработчик должен предоставлять гарантии, что к персональным данным сотрудников у третьих лиц не будет доступа. Во-вторых, это наличие собственного центра обработки данных на территории России. Если у разработчика нет ЦОД в РФ, то существуют риски отсутствия доступа к документам в любой момент времени. Наконец, в автоматическом режиме должно выполняться резервное копирование всех электронных документов.
Модель оказания услуг также важна для обеспечения безопасности кадрового электронного документооборота. Сервисы могут предоставляться только по модели SaaS (облачное хранение) или в версии On-Premise (коробочное решение, хранение данных на собственном сервере работодателя). Крупные компании, которые не хотят предоставлять доступ к кадровым документам любым сторонним компаниям, включая разработчиков ПО, обычно выбирают систему КЭДО по модели On-Premise. Индивидуальным предпринимателям, небольшим фирмам выгоднее будет облачная версия – сервис в таком случае можно быстро запустить и настроить, всю ответственность по защите информации возьмет на себя оператор кадрового ЭДО.
Функциональность сервиса КЭДО
Сервис кадрового электронного документооборота предназначен для подписания и обмена кадровыми документами в электронном виде. Но кроме обмена и подписания посредством электронной подписи некоторые разработчики предлагают дополнительный функционал. К полезным функциям можно отнести следующее:
- Выпуск простой и усиленной неквалифицированной электронной подписи. В модуле «Добыто. КЭДО» каждый сотрудник может выпустить для себя УНЭП и подписывать любые кадровые документы – заявления на отпуск, объяснительные записки, трудовой договор и др.
- Уведомления по e-mail и SMS. В системе КЭДО кадровикам и рядовым сотрудникам не нужно всегда быть онлайн – при поступлении нового документа или изменении его статуса уведомление будет отправлено на электронную почту и по СМС. Кадровик может настроить уведомления, чтобы они отправлялись только в определенных случаях.
- Архивное хранение. Некоторые кадровые документы хранить в архиве не требуется, другие же должны храниться до 50 или 75 лет. Если в сервисе есть электронный архив, то у работодателя не возникнет проблем с архивным хранением. Также документы можно выгружать из системы для локального хранения на собственном сервере, как это реализовано в сервисе «Добыто. КЭДО».
Еще одной полезной функцией является поддержка шаблонов. Кадровик создает шаблоны для типовых кадровых документов, после чего они становятся доступны в личном кабинете сотрудника. Сотруднику не нужно будет самостоятельно оформлять документ, загружать в систему и отправлять на согласование – достаточно лишь заполнить изменяемые поля шаблона. При таком подходе исключаются ошибки при заполнении документов, стандартизируется кадровое делопроизводство (вместо документов в свободной форме в архиве будут храниться документы по унифицированной форме, что упрощает процесс поиска), сокращается время на оформление и согласование электронных документов. В модуле «Добыто. КЭДО» есть поддержка шаблонов.
Мнение эксперта. Система кадрового электронного документооборота не является аналогом HRM-системы. Функция трудоустройства в режиме онлайн, автоматическое распознавание сканов документов, работа с графиками отпусков и командировками могут быть предусмотрены в сервисе, но обычно для управления персоналом используются специализированные HRM-системы, а для кадрового электронного документооборота будет достаточно сервиса «Добыто. КЭДО».
Удобство сервиса для пользователей
Система кадрового ЭДО предназначена для автоматизации кадровых процессов, поэтому и кадровики, и сотрудники не должны испытывать сложностей в освоении этой системы. Если в сервисе интуитивно понятный интерфейс, то не потребуется тратить время на обучение персонала. Каждый работник сможет самостоятельно разобраться, где находятся входящие и исходящие электронные документы, как подписывать документы, как заполнять шаблоны и отправлять документы в отдел кадров. Именно такой простой и понятный интерфейс предусмотрен в сервисе «Добыто. КЭДО».
Напротив, если интерфейс сложный, а назначение некоторых вкладов и кнопок, значков не всегда понятно, то кадровики и рядовые сотрудники будут больше времени тратить на освоение системы, а не на непосредственный обмен, подписание кадровых документов.
Хорошо, если у разработчика есть круглосуточная служба технической поддержки, куда клиенты могут обратиться при возникновении трудностей с системой КЭДО. Не лишним будет наличие учебных видеоматериалов, инструкций на сайте разработчика, FAQ – некоторые пользователи предпочитают самостоятельно искать ответы на вопросы, а не обращаться в службу поддержки.
Предоставление пробного периода
Разработчики сервисов кадрового электронного документооборота заинтересованы в том, чтобы клиенты смогли протестировать их решение, оценить все преимущества от перехода на КЭДО и выбрали их систему. Поэтому одним из требований к платформам и системам является предоставление пробного периода. Здесь возможно 2 варианта:
- Ограниченный функционал. Для демонстрации разработчик предоставляет ограниченный доступ к сервису – полноценно пользоваться весь срок пробного периода не получится, но кадровики и рядовые сотрудники смогут воспользоваться основными инструментами для создания, подписания, обмена документами.
- Бесплатный доступ без ограничений. Можно пользоваться всеми функциями сервиса кадрового электронного документооборота, а после окончания пробного периода оплатить подписку.
Модуль «Добыто. КЭДО» на пробный период предоставляется без ограничений. При тестировании клиенты смогут оценить функционал, удобство работы, отзывчивость службы поддержки. Можно узнать, как осуществляется интеграция с учетными системами, как настраиваются маршруты согласования, добавляются и редактируются шаблоны электронных документов.
Мнение эксперта. Одна из целей «тест-драйва» сервиса кадрового ЭДО – оценка автоматизации рутинных процессов. К основным инструментам автоматизации можно отнести настройку шаблонов и маршрутов согласования. Если кадровик сможет освоить эти инструменты самостоятельно, не обращаясь в службу поддержки разработчика, то такой сервис поможет существенно сэкономить время на типовых кадровых процедурах.
Тарифные планы
Практически все сервисы и платформы кадрового электронного документооборота имеют одинаковую модель расчета – по количеству сотрудников. Подписка может включать строго определенное количество работников – например, от 1 до 50, от 51 до 100 и пр. Лучше, если у работодателя будет возможность оплаты за каждого сотрудника – т.е., когда в компании работает 78 человек, не потребуется переплачивать как за 100 человек. Также на стоимость подписки влияет выбранная версия – модуль интеграции с учетными системами или только веб-версия и мобильная версия для доступа со смартфона, планшетного компьютера.
В системе «Добыто. КЭДО» в стоимость подписки уже включена услуга выпуска УНЭП для сотрудников – отдельно платить за выпуск электронных подписей не потребуется. Также не тарифицируются специалисты кадровой службы – работодатель оплачивает подписку только за рядовых сотрудников, которые будут пользоваться сервисом.
Преимущества системы «Добыто. КЭДО»
Сервис кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО» поможет компаниям любого размера и формы собственности быстро и безопасно перейти на КЭДО. Тут предусмотрен весь необходимый функционал для взаимодействия отдела кадров с сотрудниками. Из плюсов можно выделить следующее:
- Благодаря модулю интеграции кадровики смогут работать с кадровыми электронными документами в учетной системе с привычным интерфейсом – например, в 1С:Зарплата и управление персоналом.
- За счет возможности выпуска ПЭП и УНЭП для сотрудников прямо в сервисе работодателю не потребуется посещать удостоверяющий центр.
- Запуск облачной версии системы «Добыто. КЭДО» с настройкой займет от 10 минут – можно начать пользоваться сервисом уже в день оформления подписки.
Работодатель оплачивает подписку только за рядовых сотрудников. Стоимость подписки за 1 сотрудника в год – от 75 рублей. Можно выбрать подходящий тариф в зависимости от количества сотрудников, задействованных в КЭДО. За кадровиков платить не нужно. Можно записаться на демонстрацию сервиса и получать пробный период для тестирования возможностей, запросить расчет, сколько компания сможет сэкономить денег при переходе на кадровый электронный документооборот с помощью «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. При выборе системы кадрового электронного документооборота основные статьи расходов будут связаны с выпуском электронных подписей для сотрудников и общее количество сотрудников, на которых будет оплачиваться подписка. В сервисе «Добыто. КЭДО» выпуск УНЭП осуществляется бесплатно, а стоимость подписки – минимальная среди популярных систем КЭДО.
Заключение
- Хорошая система кадрового электронного документооборота должна обеспечивать удобный, безопасный и простой обмен электронными документами между кадровиками и остальными сотрудниками.
- Поддержка шаблонов документов, гибкая настройка маршрутов согласования, загрузка произвольных документов – полезные функции, которые упрощают рутинные кадровые процессы.
- Модуль «Добыто. КЭДО» поможет упростить кадровый документооборот как в крупных компаниях, так и небольших фирмах, ИП. Доступная стоимость сервиса, богатый функционал, интуитивно понятный интерфейс, подписание электронных документов с любого устройства – некоторые из выгодных отличий «Добыто. КЭДО» от других систем и платформ для кадрового ЭДО.
Вопросы и ответы
Разработчиком системы КЭДО может быть только оператор КЭДО или удостоверяющий центр?
Нет. Разработчик может пользоваться услугами партнеров для организации обмена кадровыми документами, проверки подлинности электронных подписей, хранения файлов на сервере.
Можно ли использовать систему кадрового электронного документооборота для обмена произвольными документами?
Да, отдел кадров и рядовые сотрудники могут обмениваться не только типовыми, но и произвольными документами. Обычно это файлы в формате DOCX, PDF или JPEG, загружаемые в систему и подписываемые посредством электронной подписи (ПЭП, УНЭП).
Может ли сотрудник пользоваться личной квалифицированной электронной подписью?
Да, при наличии УКЭП рядовые сотрудники могут использовать ее для подписания документов – модуль «Добыто. КЭДО» поддерживает все виды электронных подписей, разрешенных законодательством для подписания кадровых документов. Кадровикам при подписании документа от лица компании необходимо кроме УКЭП прикладывать к электронным документам машиночитаемую доверенность.
